Registrar y administrar a los usuarios de CaDeFi Contabilidad Electrónica. Ir a Clic en Entrar y Clic en Crear una Cuenta.

Transcripción

1 CaDeFi Contabilidad Electrónica. Guía Rápida 1.- Registro de usuarios Registrar y administrar a los usuarios de CaDeFi Contabilidad Electrónica. Ir a Clic en Entrar y Clic en Crear una Cuenta. El usuario al proporcionar los datos solicitados en las formas desplegadas será registrado en el sistema. Una vez registrado, el usuario podrá ingresar al sistema desde la página de Login, es necesario utilizar exactamente el correo y la contraseña utilizados en el registro. El registro es gratuito y sin ningún compromiso para el usuario. Puede realizar pruebas del sistema con 1 RFC y 500 XMLs del Ingreso de usuarios Ingresar a CaDeFi Contabilidad Electrónica Ir a www Ir a Clic en Entrar, digitar el correo y la contraseña y Clic en Entrar. La primera vez que se ingresa, el sistema solicitará se registre el RFC y nombre del contribuyente cuya contabilidad se desea procesar. El RFC debe ser válido para poder contabilizar los XMLs. En ambiente de prueba solo se permite el uso de un RFC, en ambiente de producción el número de RFCs que un usuario puede registrar depende del Plan adquirido.

2 3.- Registro de RFCs Registrar y administrar los RFCs de los contribuyentes de los cuales el usuario registrará su contabilidad. En este proceso puede registrar hasta 99 contribuyentes para efectuar el registro de su contabilidad electrónica con base en los xml. Ingresar al sistema desde la página de Login, si no existen RFC registrados por este usuario, el sistema desplegará una pantalla solicitando el RFC y el nombre o razón social del contribuyente del cual se desee llevar la contabilidad. Al concluir el registro de al menos un RFC, el sistema le indicará que está listo para utilizar CaDeFi Contabilidad Electrónica. Estos son todos los pasos necesarios para empezar a registrar una contabilidad, el tiempo estimado para ejecutarlos es de 3 a 5 minutos. 4.- Carga CFDIs al Sistema NOTAS IMPORTANTES: a) El archivo debe tener formato ZIP. Para generar el ZIP es necesario seleccionar todos los XMLs y comprimirlos, no comprimir la carpeta que contenga los XMLs. b) Recomendamos no subir más de 500 CFDIs en cada archivo ZIP. El tiempo estimado para subir 500 CFDIs es de tres minutos. c) El archivo ZIP puede contener cualquier tipo de XML (Facturas y Notas de Crédito de Clientes y Proveedores, Nómina). Sin importar el orden ni la fecha d) Los archivos XMLs deben corresponder al RFC que se está procesando, en caso contrario el sistema no los procesará. e) Se sugiere que los descargue del portal del ; asegurándose que solo sean los marcados como vigentes Guardar, organizar, administrar y contabilizar, automáticamente, los archivos XMLs de clientes, proveedores y nómina del contribuyente. Adicionalmente se generarán, también automáticamente los catálogos de clientes, proveedores, empleados, deducciones y percepciones de nómina. Posteriormente será necesario que adicione los datos bancarios. Clic en el icono "Carga CFDIs al Sistema", Clic en Seleccionar, seleccionar el archivo que previamente guardó en su computadora. El nombre del archivo aparecerá en la ventana. Clic en icono Subir CFDIs localizado abajo del nombre del nombre del archivo.

3 El usuario recibirá un resumen de los XMLs procesados. Durante este proceso se generan automáticamente y de manera detallada, las pólizas de provisión de clientes, proveedores y nómina. Todas las pólizas y catálogos pueden revisarse y modificarse a criterio del usuario. 5.- Repositorio de CFDIs Consultar, localizar, visualizar y en su caso descargar los XMLs del contribuyente. Clic en CFDIs, Seleccionar período de consulta y Seleccionar Tipo de CFDIs. El sistema desplegará un listado con los CFDIs, se podrán consultar, ordenar y filtrar por cada una de las columnas mostradas (folio, serie, fecha, emisor, receptor, tipo, importe) o cualquier combinación. Al seleccionar Detalle, en la línea del CFDI, tendrá la opción de visualizar la información del comprobante, Descargar el XML original o bien marcarlo como No Contabilizar Al ingresar a esta sección se estará accediendo al Almacén Central Electrónico de XMLs del contribuyente. Con las funciones de esta sección ya no será necesario guardar, ordenar en carpetas, renombrar, etc los archivos XMLs de cada contribuyente en sus computadoras. 6.- "Revisión de Pólizas" Mostrar las pólizas del periodo y tipo seleccionado, se podrán ordenar, filtrar y buscar por cada de las columnas mostradas, se podrá desplegar el detalle de cada póliza y cambiarlo en caso necesario. También se podrá marcar la póliza con revisada. Clic en "Revisión de Pólizas", Seleccionar Tipo (Emitido, recibido o nómina o de pagos), Seleccionar Periodo de Consulta, Clic en Recargar. Para visualizar el detalle de una póliza Clic en Editar en el renglón correspondiente. Si se desea modificar la póliza Clic en Editar, Clic en Guardar y Clic en Marcar como revisada.

4 Resultado Esperado: Al concluir este proceso el usuario habrá revisado las pólizas validando que están afectando a las cuentas contables correspondientes. El usuario podrá modificar cualquier información contable de las pólizas. Para cumplir con la contabilidad electrónica y generar los Reportes XML del Anexo 24: El sistema realiza automáticamente las siguientes acciones: - La asociación de pólizas con el XML. - La identificación del XML (UUID), se reporta en cada partida de la póliza. - El número de la póliza es único y generado automáticamente por el sistema, no es modificable. 7.- "Pólizas de Nómina" Mostrar las pólizas de nómina del periodo seleccionado, se podrán ordenar, filtrar y buscar por cada de las columnas mostradas, se podrá desplegar el detalle de cada póliza y cambiarlo en caso necesario. También se podrá marcar la póliza con revisada. En esta sección se tiene acceso a los Catálogos de Percepciones, Deducciones y Empleados para poder asignar la cuenta contable correspondiente. Esto se hace solo una vez por cada percepción deducción. Clic en "Pólizas de Nómina" y Seleccionar Periodo de Consulta. Desde esta sección se puede acceder a los Catálogos de Empleados, Percepciones y Deducciones de nómina. Para visualizar el detalle de una póliza Clic en Editar en el renglón correspondiente. Si se desea modificar la póliza Clic en Editar, Clic en Guardar y Clic en Marcar como revisada. Resultado Esperado: Al concluir este proceso el usuario habrá revisado las pólizas de nómina, validando que están afectando a las cuentas contables correspondientes. El usuario podrá modificar cualquier información contable de las pólizas. El registró de la nómina es detallado a nivel de empleado, percepción y deducción. Para cumplir con la contabilidad electrónica y generar los Reportes XML del Anexo 24 publicado en el DO: El sistema realiza automáticamente las siguientes acciones: - La asociación de pólizas con el XML. - La identificación del XML (UUID), se reporta en cada partida de la póliza.

5 - El número de la póliza es único y generado automáticamente por el sistema, no es modificable. 8.- Pólizas de Diario Registrar, visualizar y modificar las pólizas no relacionadas con XMLs. En esta sección se registrarán las pólizas correspondientes a depreciaciones, amortizaciones, saldos iniciales, etc. O cualquier otra póliza que el sistema no pueda generar a partir de los XMLs. Clic en "Pólizas de Diario", Clic en Agregar nueva póliza, registrar los datos de la póliza y Clic en Guardar. Se pueden agregar la cantidad de partidas requerida, dando Clic en Agregar. Resultado Esperado: El usuario habrá registrado las pólizas que no están asociadas a XMLs. 9.- Pagos El sistema valida que la póliza cuadre, antes de guardarla, en caso contrario no la guardará. Registrar, contabilizar y permitir la modificación de los pagos de clientes, proveedores y nómina, generando automáticamente las pólizas contables. Clic en "Registro de Pagos", Seleccionar Tipo de Pago (Clientes, Proveedores o Nómina), Clic en Nuevo. Registrar los datos del pago (en caso de no marcar las facturas involucradas en el pago, el sistema las considerará como un anticipo de clientes, de proveedores o de nómina), seleccionar las facturas incluidas en este pago y Clic en Guardar. Al registrar un pago el sistema generará la póliza contable correspondiente, el usuario podrá desplegar y modificar las pólizas. El sistema despliega en la parte inferior las facturas pendientes de pago. El usuario podrá modificar cualquier información contable de las pólizas. Para cumplir con la contabilidad electrónica y generar los Reportes XML del Anexo 24: El sistema realiza automáticamente las siguientes acciones:

6 - La asociación de pólizas con el XML. - La identificación del XML (UUID), se reporta en cada partida de la póliza. - El número de la póliza es único y generado automáticamente por el sistema, no es modificable Movimientos Bancarios Registrar los movimientos bancarios no relacionados con los XMLs, como pueden ser: transferencias entre cuentas propias, préstamos, reposiciones de caja chica, anticipos de gastos, etc. Mostrar, clasificar, buscar, filtrar todos los movimientos bancarios. Clic en "Movimientos Bancarios", Seleccionar Tipo de Movimiento, capturar información solicitada y Clic en Guardar Clientes Acceso para la administración del universo del catálogo clientes creados de manera natural por el sistema, permitiendo la edición para complementar sus datos particulares incluidos los bancarios Clic en Catalogo de Clientes para dar un alta de un nuevo cliente de manera manual así como la opción de búsqueda por medio de filtros de uno existente, editando los datos para adicionar o corregir datos o complementar el registro son los datos bancarios. Mantener el catálogo de clientes actualizado con todos sus datos, incluyendo sus cuentas para contabilizar las operaciones En este punto del menú es posible desactivar un cliente del catálogo Proveedores Acceso para la administración del universo del catálogo proveedores creados de manera natural por el sistema, permitiendo la edición para complementar sus datos particulares incluidos los bancarios

7 Clic en Catalogo de Proveedores para dar un alta de un nuevo proveedor de manera manual así como la opción de búsqueda por medio de filtros de uno existente, editando los datos para adicionar o corregir datos o complementar el registro son los datos bancarios. Mantener el catálogo de proveedores actualizado con todos sus datos, incluyendo sus cuentas para contabilizar las operaciones En este punto del menú es posible desactivar un proveedor del catálogo Empleados Acceso para la administración del universo del catálogo empleados creados de manera natural por el sistema, permitiendo la edición para complementar sus datos particulares incluidos los bancarios Clic en Catalogo de Empleados para dar un alta de un nuevo empleado de manera manual así como la opción de búsqueda por medio de filtros de uno existente, editando los datos para adicionar o corregir datos o complementar el registro son los datos bancarios. Mantener el catálogo de empleados actualizado con todos sus datos, incluyendo sus cuentas para contabilizar las operaciones 14.- Otros En este punto del menú es posible desactivar un empleado del catálogo. Acceso para la administración de otros que nos son clientes, proveedores o empleados, permitiendo la creación o edición para complementar sus datos particulares incluidos los bancarios Clic en Otros para dar un alta de uno nuevo, teniendo la opción de búsqueda por medio de filtros de uno existente, editando los datos para adicionar o corregir datos.

8 Mantener el catálogo de otros con todos sus datos, incluyendo sus cuentas para contabilizar las operaciones En este punto del menú es posible desactivar otro del catálogo Catálogo de Cuentas Establecer por medio de esté las bases para el registro contable de las operaciones en el sistema, teniendo como punto de partida el publicado por el SAT (anexo 24) en el DO en enero de Clic en Catalogo de Cuentas, punto del menú que nos permitirá: el diseño y la carga de nuestro catálogo de cuentas de acuerdo con las bases publicadas por el SAT (esta carga puede ser a través del uso de una plantilla en Excel o en su caso ir creando cuentas de manera manual. Se sugiere no modificar las cuentas de la plantilla marcadas en azul (son las cuentas mínimas de operación del sistema) Una vez concluida la plantilla se puede subir al sistema de manera automática, desde la opción Subir Plantilla La administración de las cuentas contables base de la contabilidad electrónica, también permite la edición de cuentas contables para Eliminar o Desactivar Desde aquí será posible la generación del archivo XXX900905DD CT.xml para envío al SAT 16.- Catálogo de Bancos Administrar de manera eficiente las cuentas bancarias propias, incluyendo la definición de la cuenta contable que recibirá todas las transacciones que se realicen a través de estos. Clic en Catálogo de Bancos, en este punto el sistema nos permitirá el agregar tantas cuentas bancarias propias como tengamos definiendo los datos esenciales para la operación contable: No. de cuenta Bancaria, Banco, Cuenta contable y un alias (modo abreviado para referirnos a nuestro banco)

9 Tener actualizados los catálogos respectivos Debe existir la correlación entre la cuenta asignada al banco con la configurada en el catálogo de cuentas Reportes Que el usuario utilice los reportes generados por el sistema, que contienen información que le ayudará en la gestión financiera, así como los que estable el SAT como de envió obligatorio la Balanza de Comprobación* y las Pólizas Contables* Clic en Reportes, al hacer esto, el sistema desplegara un menú de los reportes disponibles. Libro Diario*, - Auxiliar de Cuentas, -Balanza de Comprobación*, - Estado de Resultados, - DIOT, -Antigüedad de CxC, - Antigüedad de CxP, - Reporte de Adquisiciones, - Reporte de Ventas, - Reporte de Pago a Proveedores y - Reporte de Cobranza. Generación de reportes, elaborados con base en la carga de los xml en el sistema, por la información cargada por medio de pólizas de diario o la gestionada directamente en el sistema como en el menú de Registro de Pagos o Movimientos Bancarios, por ejemplo. En CADEFI-SC.mx estamos comprometidos en brindar herramientas que ayuden al contribuyente con el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y que aporten valor a su trabajo dentro de su actividad