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Transcripción

1 Lo nuevo en el Re-instalable 9 de Aspel-COI 7.0 Las mejoras incluidas en este re-instalable son: Al agregar un documento asociado desde la consulta de pólizas, la asociación permanecerá en la consulta y no se perderá, como sucedía con anterioridad. Cuando se tengan XML generados por otros sistemas diferentes a Aspel, ya podrán ser usados para generar pólizas dinámicas, y no se enviará el mensaje "El XML seleccionado no corresponde a un CFDI". Al generar un reporte de emisión de pólizas (utilizando *.qr2) los montos de la póliza serán los correctos, independientemente de que contenga datos fiscales en las partidas o no. Cuando se modifiquen los Datos Fiscales de Terceros ya no se presentará el mensaje List index out of bounds (-1), cuando estos fueron dados de alta por medio de la importación, dado que todos los campos se están actualizando debidamente. Nuevas funciones integradas: Esta versión incluye nuevas funciones que tienen como finalidad proveer a las empresas un registro contable fácil, eficiente y correcto, además de cumplir con las disposiciones fiscales, tales como: 1. Sellar documentos de Contabilidad Electrónica Menú Configuración / Parámetros del sistema / Contabilidad Electrónica. Para mayor seguridad de los usuarios en los archivos de la Contabilidad Electrónica (Catálogo de cuentas, Balanza de comprobación y Pólizas), a partir de este Re-instalable, se podrá firmarlos digitalmente con el CSD (Certificado de Sello Digital) o Firma Electrónica. Por ello, ahora en AspelCOI podrá definirse el Certificado de sello digital o Firma Electrónica.

2 La configuración de estos campos es opcional, pero si se captura algún campo, se deben de terminar de capturar todos, parta terminar la configuración. Una vez capturados estos datos, el sistema colocará el número de certificado y sello, en los archivos correspondientes a la Contabilidad Electrónica. 2. Buzón contable. Es una función de espacio Aspel 4.0 la cual permite la administración e intercambio de información entre clientes y despachos de manera sencilla y eficiente. Organiza los comprobantes fiscales de las operaciones contables para su registro automático en Aspel COI. Es el fin de la era de los papeles! Ideal para despachos contables o empresas con sucursales.

3 a. Cómo funciona? 1. El Despacho de contadores crea un Buzón por cada empresa. 2. Asigna usuario y contraseña al buzón. 3. La empresa sube sus operaciones contables incluyendo CFDI. 4. El Despacho baja las operaciones y las contabiliza. 5. Buzón contable se actualiza. b. Beneficios El envío y recepción de comprobantes es fácil y transparente entre despacho de contadores y empresa, o bien entre empresas con sucursales! El registro contable es eficiente, se tiene información del detalle de la transacción, no sólo el CFDI. Contabilización automática. c. Cómo lo obtengo? Contrata el servicio de espacio Aspel o activa el espacio GRATUITO Aspel. Crea los buzones de las empresas. Registra tus usuarios al Buzón contable correspondiente. Con esto se obtiene un nombre de espacio, usuario y contraseña de ingreso. La forma de contratación pueden localizarla en el documento Contrata espacio ASPEL en Una vez que se ha activado o contratado el servicio, estamos listos para configurar Buzón Contable en Aspel-COI 7.0.

4 d. Configurando el buzón contable en Aspel-COI. Ingresar a: Menú Configuración / Parámetros del sistema / Buzón Contable En esta ventana se debe colocar la información correspondiente al espacio contratado, primero se indica el nombre del espacio, el usuario y contraseña (estos datos llegarán en un correo electrónico al usuario que contrató el servicio). Después se debe probar la conexión, haciendo clic en el botón correspondiente, con ello se verifica el acceso al espacio, y también se obtiene la información del mismo, la cual se mostrará al hacer clic en el botón del campo Buzón contable, con ello se presentarán los buzones creados en el paso c. Cómo lo obtengo?. Como esta definición se realiza por empresa de Aspel-COI, es necesario elegir en este campo el Buzón correspondiente a la empresa.

5 e. Ingresando a la Consulta. Ingresar a: Menú Archivo / Buzón contable. Esta consulta muestra todo el contenido del Buzón contable definido en Parámetros en el paso anterior.

6 La consulta consta de dos secciones: Sección derecha: Presenta la lista de "buzones". Sección Izquierda: Presenta el listado de las operaciones contables registradas en el Buzón contable. Consta de 3 pestañas No contabilizado, Contabilizado y Todos, por omisión se presentan las operaciones del periodo y ejercicio actual de Aspel-COI, sin embargo el usuario podrá indicar otro periodo o ejercicio para consultar. Los campos que se desplegarán de las operaciones son: ID: identificador único de la operación, este dato es proporcionado por espacio. Concepto: Concepto que el usuario haya capturado a la operación en su espacio. Fecha de operación: Fecha al que pertenece la operación. Fecha de contabilización: Fecha de la póliza generada desde COI para la operación, este campo se actualizará hasta el momento de contabilizar la operación. Tipo póliza: Tipo de la póliza generada para la operación. Número póliza: Folio de la póliza generada para la operación. Estado: Estado actual de la operación, se desplegará el estado actual de la operación en espacio. Contabilizada: Operación afectada (procesada). Adjuntos: Para indicar que la operación tiene archivos adjuntos. Observaciones: Indica si la operación tiene observaciones relacionadas.

7 Las opciones disponibles desde la consulta principal serán: Contabilizar: Contabiliza la operación, lo cual se realiza a través de pólizas dinámicas. Archivos adjuntos: Permite ver los archivos que forman parte del "paquete" de la operación. Ver póliza asociada: Despliega el detalle de la póliza relacionada con la operación. Detalle de la operación: Permite consultar los datos de la operación contable, así como cambiar el status de la operación a Contabilizado o Pendiente, editar las observaciones y el estado. Opciones avanzadas: Permite realizar filtros y ordenamientos personalizados. Actualizar operaciones: Refresca la información de la lista de operaciones con la información de espacio, en ese momento y en línea.

8 f. Contabilizando la operaciones contables. Una vez que en el espacio se han subido operaciones contables para ese buzón, la consulta de Buzón contable presentará dichas operaciones, una operación contiene una pequeña descripción de la operación contable y todos los archivos necesarios para su correcta contabilización. Dentro de la consulta de Buzón contable se debe elegir una operación y hacer clic al botón, con lo que el sistema presentará la interfaz de Pólizas dinámicas para la contabilización de la misma. Con esto las operaciones quedarán contabilizadas, actualizado su status a Contabilizadas o Pen

9 dientes, mismo que se actualizará en línea a espacio Aspel. 3. Datos Fiscales de Terceros A partir de este Re instalable se tiene una consulta con los datos de los Terceros, la cual facilita el manejo de los mismos, ofreciendo además, una eficiente búsqueda fonética para ubicar rápidamente a los proveedores o terceros.

10 4. Captura del comprobantes extranjeros Ahora los comprobantes correspondientes a operaciones con extranjeros podrán registrarse de acuerdo a las disposiciones fiscales, hemos agregado facilidades para el registro de esta información. A la ventana de Agregar Datos de comprobantes se agrega una pestaña llamada extranjero, para tales fines. En esta pestaña se debe indicar: Num. Fact., Id fiscal que es opcional para expresar el identificador del contribuyente extranjero. Este campo cuenta con un F2 donde únicamente se desplegarán los terceros con "Id fiscal", y el Monto del comprobante. 5. Actualización de campos en pólizas modelo e integración de pólizas Los procesos de "Integración de pólizas" y "Cargar póliza modelo" desde hojas de Excel, será capaz de procesar los nuevos datos relacionados a comprobantes, como: información del comprobante extranjero.

11 A la estructura del archivo de integración de pólizas se agrega una nueva columna en la sección de los comprobantes relacionados a las partidas de la póliza. Por lo que deberá de quedar de la siguiente manera: Las etiquetas que identificarán la sección de datos de CFDIs son: INICIO_CFDI FIN_CFDI

12 Campos referentes a comprobantes FechaCFDI: Es la fecha de timbrado del comprobante. Serie: Si no se estableciera la serie su valor por omisión será vacío. Folio: Si no se estableciera el folio su valor por omisión será vacío. RFCEmisor: Para el caso de comprobante CFDi el sistema validará si es un RFC válido, en caso de que no sea válido o que el usuario no haya especificado algún RFC, el registro del UUID no se realizará y se agregará un mensaje en la "bitácora" de resultado del proceso. Para el caso de comprobante extranjero corresponderá al ID Fiscal RFCReceptor: Para el caso de comprobante CFDi el sistema validará si es un RFC válido, en caso de que no sea válido o que el usuario no haya especificado algún RFC, el registro del UUID no se realizará y se agregará un mensaje en la "bitácora" de resultado del proceso. MontoCFDI: Este campo es obligatorio, deberá ser numérico, si no se estableciera el monto, no se agrega el comprobante a la partida. UUID: 36 caracteres, el sistema solamente validará la longitud del UUID, Para comprobante extranjero este campo corresponderá al Num Fact, es obligatorio, en caso que el usuario no lo haya especificado, el sistema no agregará dicho comprobante a la partida. También se validará que no se repita un mismo NumFact para cada partida de la póliza. Tipo: indica el tipo de comprobante, puede ser: o 1 = CFDi o 2 = Extranjero