Guía Rápida Facturación

Transcripción

1 Guía Rápida Facturación

2 Iniciar sesión Ingrese a la dirección de Internet: si-nube.appspot.com Inicie una sesión con su dirección de correo electrónico de Gmail. La primera vez Sinube le pedirá permita a la aplicación conectarse con su cuenta de Gmail.

3 Ingreso a la sucursal Después de iniciar la sesión, seleccione la empresa y la sucursal a la que desea ingresar. Toda empresa tiene al menos una sucursal llamada Matriz Haga doble clic sobre la sucursal o selecciónela y pulse el botón Abrir.

4 Entorno de trabajo (*) NOTA: Las pestañas o paneles de la banda de menús estarán disponibles de acuerdo a la licencia contratada, lo mismo que la ventana de inicio de CRM. El entorno de Sinube está formado de: A. Banda de menús*: 1. Área comercial (Facturación) 2. Administración 3. Contabilidad 4. Parámetros B. Ventana de inicio CRM: 1. Actividades 2. Muro de publicaciones 3. Notificaciones

5 Parámetros de Facturación Debe definir: Tipo de facturas a emitir Avisos para días de vencimiento y folios faltantes Base de cálculo para el IVA si se utiliza IEPS Moneda base Si el IVA se incluye en el precio Cantidad de decimales para redondeo Si se usarán addendas* * Addenda: Es un segmento de información adicional contenido en la factura electrónica, pero que no forma parte de la estructura oficial de la misma. Dicha información se incluye a solicitud del cliente o receptor de la factura, no del emisor.

6 Retenciones e impuestos trasladados De acuerdo a sus obligaciones fiscales, debe señalar si desglozará: Retención de ISR Retención de IVA Retenciones reguladas (para dependencias públicas) Impuestos trasladados (sector turismo)

7 Parámetros de la sucursal Para cada sucursal deberá definir: Tipo de IVA Lista de precios Folio inicial para cotizaciones y para pedidos Logotipo de la sucursal

8 Dirección para facturación En la sección para dirección de facturación debe capturar: El domicilio fiscal de la empresa El régimen o regímenes fiscales que apliquen

9 Certificado del SAT En la sección del certificado SAT incluya: El Certificado de Sello Digital (CSD), formado por: 1. Archivo.cer 2. Archivo.key 3. Contraseña de llave privada La serie y folios a utilizar para facturar, indicando si es el rango predeterminado.

10 Cotización Haga clic en el botón de Nueva cotización para abrir la ventana de captura. Captura de una nueva cotización: Elija un cliente. Seleccione las condiciones, forma y método de pago. Agregue los productos a cotizar. Modifique la cantidad y precio a cada producto. Agregue un descuento individual por producto o uno global por toda la cotización. Puede anotar observaciones. Haga clic en el botón Guardar para salvar los cambios a la cotización. Haga clic en el botón Duplicar para hacer una copia de la cotización.

11 Nuevo cliente y nuevo producto Tanto en cotización, pedido y factura puede realizar éstas acciones: Elegir un cliente Agregar un cliente nuevo Editar los datos de un cliente existente Elegir productos existentes Agregar un nuevo producto

12 Listas de precios Para preparar listas de precios de productos: Agregue el nombre de la lista en el catálogo Listas de precios En el catálogo de Productos haga clic en el botón Precios. En la ventana de Precios elija el nombre de la lista que desea modificar. Llene los precios manualmente También puede copiar los precios desde Excel o el portapapeles usando el botón Pegar.

13 Productos con retenciones y impuestos Si en parámetros se ha establecido el uso de retenciones reguladas e impuestos trasladados: Al agregar un producto, deberá indicar en Opciones adicionales que es sujeto de retenciones o traslados. En cotizaciones, pedidos y facturas, el monto de las retenciones o impuestos se calculará en base al importe de los productos que sean sujetos de retenciones o impuestos.

14 Código de barras y edición de productos Tanto en cotización, pedido y factura puede: Agregar productos usando un lector de código de barras: 1. Ponga la cantidad de unidades del producto 2. Escanee el código de barras Use el botón X rojo para eliminar un producto Use el botón Editar (hoja y lápiz) para modificar descripción, cantidad, precio o descuento en un producto

15 Agregar retenciones y impuestos Si en parámetros se ha establecido el uso de retenciones reguladas e impuestos trasladados: En cotizaciones, pedidos y facturas dispone de botones para agregar las retenciones reguladas o los impuestos trasladados. Al hacer clic en ellos, puede seleccionar las retenciones o impuestos a aplicar. Puede modificar el porcentaje o el monto de cada uno de ellos Los impuestos trasladados y retenciones reguladas aparecen en el xml.

16 Impresión y enviar por correo En cada cotización, pedido y factura guardados: Puede imprimir el movimiento haciendo clic en el botón Generar PDF El PDF generado se puede imprimir, descargar o almacenar en Google Drive Envíe el PDF como archivo adjunto haciendo clic en el botón Enviar por correo En la ventana del mensaje puede agregar direcciones de correo o modificar el mensaje

17 Pedido Para convertir la cotización en pedido: En la cotización haga clic en el botón Convertir a pedido Cambiará el estado del documento de cotización a pedido Revise los datos de cliente, condiciones, productos y descuentos. Haga clic en Guardar para conservar los cambios.

18 Consulta de cotizaciones y pedidos Existe una ventana para consultar cotizaciones y pedidos: El icono para entrar a la ventana de consulta está a la derecha del de Nueva cotización. En la misma ventana de consulta se puede elegir ver cotizaciones o pedidos. Puede filtrar la información por cliente, folio, fechas (mes, semana y día) Adicionalmente, puede filtrar los pedidos no facturados.

19 Generar factura Al hacer clic en el botón Generar factura de un pedido: Se abrirá la ventana de factura. Todavía puede hacer cambios en cliente condiciones o productos antes de guardarla. Puede capturar datos requeridos como Aduanas, Cuenta predial o Adicionales de parcialidades. Al hacer clic en Guardar se generará el archivo XML de CFDI o CFD, según se trate y la factura ya no podrá ser modificada.

20 Nueva factura También puede emitir una factura sin elaborar un pedido: Haga clic en el botón de Nueva factura para abrir la ventana de captura. Se abrirá la ventana de factura. Puede capturar datos requeridos como Cliente, condiciones, productos, descuentos, Aduanas, Cuenta predial o Adicionales de parcialidades. Al hacer clic en Guardar se generará el archivo XML de CFDI o CFD, según se trate y la factura ya no podrá ser modificada.

21 Botones de factura Los botones de la ventana de factura se activan o desactivan dependiendo si la factura ya se grabó o no: ANTES DE GUARDAR DESPUÉS DE GUARDAR Antes de guardar la factura solo están activos los botones Adicionales y Guardar. El botón Adicionales permite capturar los datos de la factura orinal cuando se facturan parcialidades. Luego de Guardar la factura se activan los botones de Generar PDF, Enviar por correo, Aplicar depósitos y en el bloque Otros: Cancelar y Xml para descargar el archvio.xml de la factura

22 Impresión y enviar por correo Para imprimir una factura cuenta con varios formatos, según sus necesidades: Al hacer clic en Generar PDF puede seleccionar el formato que corresponda a sus necesidades. Al hacer clic en el botón Enviar por correo se adjunta el XML y el PDF de la factura emitida.

23 Formatos para dependencias Puede personalizar el formato de factura para incluir un pie de factura para dependencias públicas: Al hacer clic en Generar PDF seleccione el formato deseado, de 2 a 5 columnas. Haga clic en el botón Editar pie de obra pública. Personalice el formato, capturando los importes, con el formato de moneda y decimales deseados. Al Guardar y salir, el formato aparecerá en azul al comienzo de la lista, podrá reimprimirlo las veces que sea necesario.

24 Cargar un logotipo para formatos Para cargar el logotipo para los formatos de facturas: En la pestaña de Parámetros abra el Diseñador de reportes. Haga clic en el botón Seleccionar imágenes. En la ventana de Subir archivo cargue la imagen del logotipo deseado.

25 Cambio de logotipo en formatos Para cambiar el logotipo en los formatos de facturas: Seleccione le formato que desea personalizar haciendo clic sobre él en el árbol y haga una copia del mismo con el botón Guardar como (Los formatos predeterminados de Sinube no se pueden modificar) Seleccione el nuevo formato y haga clic en el botón de Editar fuente HTML En el código HTML busque la línea <img y localice la propiedad src= y cambiar el valor entre comillas por la palabra imagen y la posición en que se cargó. Por ejemplo: src= imagen1 Por último haga clic en Guardar cambios, y ya verá el logotipo en el formato seleccionado.

26 Consulta de facturas Existe una ventana para consultar facturas: El icono para entrar a la ventana de consulta está a la derecha de Nueva factura. Puede filtrar la información por cliente, folio, fechas (mes, semana y día) Adicionalmente, puede filtrar las facturas por pendientes de timbrar, pendientes (no cobradas), canceladas y pagadas.

27 Depósitos Puede registrar depósitos desde dos opciones: El botón de Aplicar depósito dentro de cada factura.. El botón Nuevo depósito en la banda de menús. Ambos abrirán la ventana donde puede registrar un nuevo depósito, pero al hacerlo desde la factura, los datos de la misma serán precargados. Haga clic en Guardar para guardar los cambios de depósito, en Cancelar si desea cancelarlo o Eliminar si desea borrarlo.

28 Consulta de depósitos Para consultar los dépósitos registrados: Haga clic en el botón Listado de depósitos de la banda de menús. En la ventana de listado puede filtrar información por fecha (mes, semana, día), por cliente o por folio del depósito. Para ingresar a revisar, modificar o cancelar un depósito, haga doble clic sobre el mismo o en el icono de Editar (hoja y lápiz)