1.- Registro de usuarios Objetivo: Registrar y administrar a los usuarios de MAC Sistema Contable.

Transcripción

1 MAC Sistema Contable. Guía Rápida 1.- Registro de usuarios Registrar y administrar a los usuarios de MAC Sistema Contable. Ir a Clic en Entrar y Clic en Crear una Cuenta. El usuario al proporcionar los datos solicitados en las formas desplegadas será registrado en el sistema. Una vez registrado, el usuario podrá ingresar al sistema desde la página de Login, es necesario utilizar exactamente el correo y la contraseña utilizados en el registro. El registro es gratuito y sin ningún compromiso para el usuario. Puede realizar pruebas del sistema con 1 RFC y 500 XMLs del Ingreso de usuarios Ingresar a MAC Sistema Contable Ir a www Ir a Clic en Entrar, digitar el correo y la contraseña y Clic en Entrar. La primera vez que se ingresa, el sistema solicitará se registre el RFC y nombre del contribuyente cuya contabilidad se desea procesar. El RFC debe ser válido para poder contabilizar los XMLs. En ambiente de prueba solo se permite el uso de un RFC, en ambiente de producción el número de RFCs que un usuario puede registrar depende del Plan adquirido.

2 3.- Registro de RFCs Registrar y administrar los RFCs de los contribuyentes de los cuales el usuario registrará la contabilidad. Ingresar al sistema desde la página de Login, si no existen RFC registrados por este usuario, el sistema desplegará una pantalla solicitando el RFC y el nombre o razón social del contribuyente del cual se desee llevar la contabilidad. Al concluir el registro de al menos un RFC, el sistema le indicará que está listo para utilizar MAC Sistema Contable. Estos son todos los pasos necesarios para empezar a registrar una contabilidad, el tiempo estimado para ejecutarlos es de 3 a 5 minutos. 4.- Subir CFDIs NOTAS IMPORTANTES: a) El archivo debe tener formato ZIP. Para generar el ZIP es necesario seleccionar todos los XMLs y comprimirlos, no comprimir la carpeta que contenga los XMLs. b) Recomendamos no subir más de 500 CFDIs en cada archivo ZIP. El tiempo estimado para subir 500 CFDIs es de tres minutos. c) El archivo ZIP puede contener cualquier tipo de XML (Facturas y Notas de Crédito de Clientes y Proveedores, Nómina). d) Los archivos XMLs deben corresponder al RFC que se está procesando, en caso contrario el sistema no los procesará. Guardar, organizar, administrar y contabilizar, automáticamente, los archivos XMLs de clientes, proveedores y nómina del contribuyente. Adicionalmente se generarán, también automáticamente los catálogos de clientes, proveedores, empleados, deducciones y percepciones de nómina. Clic en el icono Subir CFDIs, Clic en Seleccionar archivo, seleccionar el archivo en su computadora. El nombre del archivo aparecerá en la ventana. Clic en icono Subir CFDIs localizado abajo del nombre del nombre del archivo.

3 5.- CFDIs El usuario recibirá un resumen de los XMLs procesados. Durante este proceso se generan de manera detallada, las pólizas de provisión de clientes, proveedores y nómina. Todas las pólizas y catálogos pueden revisarse y modificarse a criterio del usuario. Consultar, localizar, visualizar y en su caso descargar los XMLs del contribuyente. Clic en CFDIs, Seleccionar período de consulta y Seleccionar Tipo de CFDIs. El sistema desplegará un listado con los CFDIs, se podrán consultar, ordenar y filtrar por cada una de las columnas mostradas (folio, serie, fecha, emisor, receptor, tipo, importe) o cualquier combinación. También es posible visualizar la información del comprobante y en su caso descargar el XML original. Al ingresar a esta sección se estará accediendo al Almacén Central Electrónico de XMLs del contribuyente. Con las funciones de esta sección ya no será necesario guardar, ordenar en carpetas, renombrar, etc los archivos XMLs de cada contribuyente en sus computadoras. 6.- Revisión de Pólizas Mostrar las pólizas del periodo y tipo seleccionado, se podrán ordenar, filtrar y buscar por cada de las columnas mostradas, se podrá desplegar el detalle de cada póliza y cambiarlo en caso necesario. También se podrá marcar la póliza con revisada. Clic en Revisión de Pólizas, Seleccionar Tipo (Emitido, recibido o nómina), Seleccionar Periodo de Consulta, Clic en Recargar. Para visualizar el detalle de una póliza Clic en Editar en el renglón correspondiente. Si se desea modificar la póliza Clic en Editar, Clic en Guardar y Clic en Marcar como revisada.

4 Resultado Esperado: Al concluir este proceso el usuario habrá revisado las pólizas validando que están afectando a las cuentas contables correspondientes. El usuario podrá modificar cualquier información contable de las pólizas. Para cumplir con la contabilidad electrónica y generar los Reportes XML del Anexo 24: El sistema realiza automáticamente las siguientes acciones: - La asociación de pólizas con el XML. - La identificación del XML (UUID), se reporta en cada partida de la póliza. - El número de la póliza es único y generado automáticamente por el sistema, no es modificable. 7.- Nómina Mostrar las pólizas de nómina del periodo seleccionado, se podrán ordenar, filtrar y buscar por cada de las columnas mostradas, se podrá desplegar el detalle de cada póliza y cambiarlo en caso necesario. También se podrá marcar la póliza con revisada. En esta sección se tiene acceso a los Catálogos de Percepciones y Deducciones para poder asignar la cuenta contable correspondiente. Esto se hace solo una vez por cada percepción deducción. Clic en Nómina y Seleccionar Periodo de Consulta. Desde esta sección se puede acceder a los Catálogos de Empleados, Percepciones y Deducciones de nómina. Para visualizar el detalle de una póliza Clic en Editar en el renglón correspondiente. Si se desea modificar la póliza Clic en Editar, Clic en Guardar y Clic en Marcar como revisada. Resultado Esperado: Al concluir este proceso el usuario habrá revisado las pólizas de nómina, validando que están afectando a las cuentas contables correspondientes. El usuario podrá modificar cualquier información contable de las pólizas. El registró de la nómina es detallado a nivel de empleado, percepción y deducción. Para cumplir con la contabilidad electrónica y generar los Reportes XML del Anexo 24: El sistema realiza automáticamente las siguientes acciones: - La asociación de pólizas con el XML. - La identificación del XML (UUID), se reporta en cada partida de la póliza.

5 - El número de la póliza es único y generado automáticamente por el sistema, no es modificable. 8.- Pólizas de Diario 9.- Pagos Registrar, visualizar y modificar las pólizas no relacionadas con XMLs. En esta sección se registrarán las pólizas correspondientes a depreciaciones, amortizaciones, saldos iniciales, etc. O cualquier otra póliza que el sistema no pueda generar a partir de los XMLs. Clic en Pólizas de Diario, Clic en Agregar nueva póliza, registrar los datos de la póliza y Clic en Guardar. Se pueden agregar la cantidad de partidas requerida, dando Clic en Agregar. Resultado Esperado: El usuario habrá registrado las pólizas que no están asociadas a XMLs. El sistema valida que la póliza cuadre, antes de guardarla, en caso contrario no la guardará. Registrar, contabilizar y permitir la modificación de los pagos de clientes, proveedores y nómina, generando automáticamente las pólizas contables. Clic en Pagos, Seleccionar Tipo de Pago (Clientes, Proveedores o Nómina), Clic en Nuevo. Registrar los datos del pago, seleccionar las facturas incluidas en este pago y Clic en Guardar. Al registrar un pago el sistema generará la póliza contable correspondiente, el usuario podrá desplegar y modificar las pólizas. El sistema despliega en la parte inferior las facturas pendientes de pago. El usuario podrá modificar cualquier información contable de las pólizas. Para cumplir con la contabilidad electrónica y generar los Reportes XML del Anexo 24: El sistema realiza automáticamente las siguientes acciones:

6 - La asociación de pólizas con el XML. - La identificación del XML (UUID), se reporta en cada partida de la póliza. - El número de la póliza es único y generado automáticamente por el sistema, no es modificable Movimientos Bancarios Registrar los movimientos bancarios no relacionados con los XMLs, como pueden ser: transferencias entre cuentas propias, préstamos, reposiciones de caja chica, anticipos de gastos, etc. Mostrar, clasificar, buscar, filtrar todos los movimientos bancarios. Clic en Movimientos Bancarios, Seleccionar Tipo de Movimiento, capturar información solicitada y Clic en Guardar Clientes 12.- Proveedores 13.- Empleados 14.- Otro 15.- Cuentas 16.- Cuentas Bancarias 17.- Reportes