AUXILIAR DIGITAL MANUAL DE USUARIO. Portal Integrado de Proveedores

Transcripción

1 AUXILIAR DIGITAL MANUAL DE USUARIO Portal Integrado de Proveedores

2 Índice Índice.. 1 Acceso al Sistema Mi Configuración Carga de Facturas Todas Mis Facturas Mis CXP, Mis CXC, Mis Nominas Impuestos Lista Negra SAT Conexión Socios Comerciales Crecimiento y Personalización Desarrollo de Páginas WEB Corporativas Asesoría en Documentos Electrónicos del SAT M a n u a l d e U s u a r i o Página 1

3 Acceso al Sistema Para tener acceso al sistema se hace a traves de la opcion PORTAL INTEGRADO en la direccion de internet: y se teclea su usuario y contraseña como se detalla en las imagenes anexas: Si usted cuenta con un portal corporativo propio contamos con la opcion de integrar nuestro sistema en su propio portal. M a n u a l d e U s u a r i o Página 2

4 Una vez que se tiene acceso al sistema, se cuenta con las opciones: Mi Configuración Carga de Facturas Todas Mis Facturas Mis CXP Mis CXC Mis Nominas Impuestos Salir M a n u a l d e U s u a r i o Página 3

5 Mi Configuración En esta sección se cuenta con diferentes opciones que de configuración de su portal integrado, como son: Mis Socios Comerciales Carga de Facturas y Archivos. Mi Contraseña Mi Logo Mis Comunicados Solicitud de Documentos Mis Socios Comerciales En esta opción de configuración usted puede consultar y dar de alta los socios comerciales con los que tiene alguna relación (comercial), ya sean clientes, proveedores, empleados, etc. y que pueden enviarle facturas electrónicas a través de este portal, al dar de alta a un socio comercial y asignarle una dirección de correo, el sistema generara una contraseña que se hará llegar a su socio comercial vía correo electrónico con las indicaciones para conectarse al sistema y enviarle a usted sus CFDis correspondiente. Cabe señalar que no es necesario capturar manualmente a todos sus socios comerciales, en la opción del sistema Carga de Facturas y Archivos cuando el M a n u a l d e U s u a r i o Página 4

6 sistema detecte que se envía un CFDi con un RFC para el cual usted no cuenta con un socio comercial registrado el sistema lo registrara automáticamente quedando pendiente únicamente que usted indique una dirección de correo electrónico para enviarle una notificación a su nuevo socio comercial. Carga de Facturas y Archivos En esta opción de configuración usted puede consultar y modificar aspectos relacionados a la carga de facturas electrónicas y sus respectivas expresiones impresas. M a n u a l d e U s u a r i o Página 5

7 Mi Contraseña En esta opción de configuración usted puede consultar y modificar aspectos concernientes a si información personal, tal como su contraseña, su correo electrónico y su razón social. M a n u a l d e U s u a r i o Página 6

8 Mi Logo En esta opción de configuración usted puede definir un logotipo personalizado para mostrar en su Portal Integrado de Proveedores. M a n u a l d e U s u a r i o Página 7

9 Mis Comunicados Solicitud de Documentos Estas opciones de configuración se encuentran actualmente en desarrollo y serán liberadas próximamente. M a n u a l d e U s u a r i o Página 8

10 Carga de Facturas Para cargar facturas en su Portal Integrado de Proveedores debe seleccionar la opción Carga de Facturas. Una vez hecho esto usted puede presionar el botón Seleccionar (botón azul) o simplemente arrastrar y soltar de una carpeta de su sistema hacia su portal sus XMLs y PDFs, una vez hecho esto debe dar click al botón Enviar (botón naranja). El sistema procesara la información y ejecutara las validaciones seleccionadas en la opción Carga Facturas y Archivos, aquellos documentos que no cumplan con su parametrización serán rechazados y se mostraran en color rojo, aquellos documentos que si cumplan con su parametrización se mostraran en color verde indicando que fueron aceptados y cargados en el portal. En el caso particular de los PDFs el sistema los pondrá de color verde cuando el envío sea exitoso, sin embargo, el sistema efectuará una segunda etapa de revisión para vincular las expresiones impresas a sus correspondientes XMLs, esto se hace a través del nombre de los archivos, por ejemplo, si el XML se llama archivo.xml, la expresión impresa deberá llamarse de la misma manera archivo.pdf pero con la extensión apropiada. Si el sistema detecta PDFs que fueron enviados pero no corresponden a ninguno de los XMLs cargados, el mismo eliminara los PDFs subidos e indicara la situación con un mensaje. M a n u a l d e U s u a r i o Página 9

11 Si el envío del PDF no es en la misma carga del XML, el mismo deberá tener por nombre ID_FISCAL.PDF, es decir por ejemplo: 795E8C11-3B40-A54D-A66A- FB734BB59BE5.PDF Una vez finalizado el envío de documentos es importante que revise renglón por renglón si el envío fue exitoso o si el documento fue rechazado por alguna razón. M a n u a l d e U s u a r i o Página 10

12 Todas Mis Facturas En la sección Todas Mis Facturas podrá consultar todas las facturas que están cargadas en su Portal Integrado de Proveedores, además de las columnas correspondientes a los datos de la factura, el color de la columna Ori le indicara en color azul las facturas de sus proveedores y en color verde las facturas de sus clientes. El color de la columna SAT le indicara en color verde si la factura está vigente en SAT, en rojo si esta cancelada, y en color azul si la misma no fue encontrada en el portal del SAT, en este caso cabe señalar que el sistema intentara validarla en el portal del SAT por 5 días, si la misma no aparece en el portal del SAT después de ese periodo de tiempo, la situación le será reportada a usted en forma automática. Esta pantalla cuenta con dos grupos de filtros de información: - Filtros de la parte superior: este grupo de filtros actúan con la información que esta almacenada en el sistema y el resultado envía los datos a su explorador de internet. - Filtros de la parte inferior: Estos filtros actúan sobre la información que ya fue enviada a su navegador a través de los filtros de la parte superior. Cabe señalar que por cuestiones de comunicación generalmente estos filtros son más rápidos que los filtros de la parte superior. M a n u a l d e U s u a r i o Página 11

13 Arrastrando y soltando algunos encabezados de columnas al recuadro que está en la parte superior de los filtros de la parte inferior, es posible agrupar las facturas que se están mostrando, de modo que usted podrá crear subtotales del conjunto de documentos que está visualizando, por ejemplo, subtotales por proveedor, por moneda, etc. En esta sección además es posible asignar información adicional a las facturas si así lo requiere usted, por ejemplo, fecha de vencimiento, fecha de pago, fechan de registro contable, fecha para almacén y fecha para impuestos, además de un campo de observaciones. Considere que el sistema pone a su disposición estos campos, pero no es obligatorio llenarlos, sin embargo, mientras más información proporcione al sistema sobre sus documentos de mayor utilidad será su sistema debido a que con estos campos usted podrá consultar y filtrar la información de forma adecuada para sus necesidades, por ejemplo si asigna fecha de vencimiento en un momento dado usted podrá consultar los pagos que hará en un momento determinado, si captura la fecha de registro contable podrá consultar sus comprobantes por periodo contable, etc. M a n u a l d e U s u a r i o Página 12

14 Desde esta sección usted podrá consultar el detalle de su factura partida por partida únicamente dando click a la flecha de la primer columna (en gris), además de tener la posibilidad de visualizar el XML, la expresión impresa (PDF) y ver los detalles de la validación de ese comprobante en particular. El sistema cuenta con opciones para exportar a Excel, validar las facturas en el SAT (en cualquier momento, incluso previo al pago) y para asignar o modificar en forma masiva la información adicional mencionada previamente. M a n u a l d e U s u a r i o Página 13

15 Mis CXP, Mis CXC, Mis Nominas Nuestro servicio de recepción y validación de factura electrónica CFDi te permitirá verificar en segundos, que tus facturas emitidas y las facturas que recibes de tus proveedores cumplen con las disposiciones del SAT de conformidad con lo señalado en el antepenúltimo párrafo del artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, automatizando tu proceso de control de gastos y pago a proveedores y reduciendo tus procesos de cuentas por cobrar. Validamos la estructura del CFDI, los complementos, la validez del certificado de sello digital, entre otros para que no tengas problemas con el SAT ya que serás capaz de detectar comprobantes erróneos antes de realizar tu pago al proveedor. Estas secciones del sistema ofrecen la información de manera similar a Todas Mis Facturas, sin embargo, cada una de estas consulta única y exclusivamente la información que corresponde con base en el tipo de comprobante y si usted fue el emisor o receptor, además, en el caso de Mis CXP y Mis CXC se mostrara únicamente la información que en la sección Todas Mis Facturas haya sido marcada como Cobranza en los campos adicionales ya mencionados. Esto con el fin de que en estas secciones se tengan conjuntos de información enfocado a la administración de sus carteras de cobranza y pagos. M a n u a l d e U s u a r i o Página 14

16 Impuestos En la seccion Impuestos se desglosan detalladamente los impuestos indicados en cada CFDi. Es posible consultar la informacion con base en los campos adicionales ya mencionados con el fin de llevar un control detallado de sus impuestos. M a n u a l d e U s u a r i o Página 15

17 Lista Negra SAT Su sistema Portal Integrado de Proveedores constantemente y en forma automática descarga las listas negras del SAT y si uno de sus socios comerciales está en ella el sistema le notificara a través de un correo electrónico, además de que en las secciones los RFCs aparecerán en color amarillo. M a n u a l d e U s u a r i o Página 16

18 Conexión Socios Comerciales Sus socios comerciales que tengan acceso al sistema únicamente tendrán disponibles las opciones: Mi Configuración Carga de Facturas Todas Mis Facturas Con las cuales podrán enviar y consultar únicamente las facturas electrónicas emitidas por el hacía usted. M a n u a l d e U s u a r i o Página 17

19 Crecimiento y Personalización Crecimiento El sistema constantemente está en revisión y actualización, actualmente ya aceptamos y validamos CFDis 3.3 y próximamente aceptara y validara CFDis de Pago. Además de almacenarlos y validarlos, se tiene la idea de indicar CFDi por CFDi de tipo ingreso, desplegar la información del complemento de pago correspondiente si lo hay. Si usted tiene alguna sugerencia o comentario por favor envíenosla a la dirección de correo electrónico sugerencias@auxiliardigital.com.mx. Tenga la seguridad de que su sugerencia o comentario será tomada en cuenta. Personalización Es posible crear reportes personalizados a medida de sus necesidades. Si tiene algún reporte que requiere automatizar con la información que cuenta su Portal Integrado de Proveedores no dude en solicitarlo a la dirección de correo electrónico soporte@auxiliardigital.com.mx. Nuestro personal evaluara el reporte solicitado y determinara su factibilidad, tiempo de desarrollo y costo. M a n u a l d e U s u a r i o Página 18

20 Desarrollo de Páginas WEB Corporativas M a n u a l d e U s u a r i o Página 19

21 Asesoría en Documentos Electrónicos del SAT Se brinda asesoría en documentos electrónicos del SAT tales como Facturación Electrónica 3.2 y 3.3, Complemento de Pago 1.0 y Contabilidad Electrónica 1.0 y 1.3 M a n u a l d e U s u a r i o Página 20