SALDOS INICIALES CARTERA INTERFACES

Transcripción

1 SALDOS INICIALES CARTERA INTERFACES Qué son saldos iníciales? Los saldos iníciales corresponden a los valores de cada cuenta contable del Balance general con los cuales inicia la compañía, para el ingreso de esta información a SIIGO es necesario: 1. Tener creados todos los parámetros y catálogos. 2. Haber definido la cuenta puente, se sugiere que a esta se le asigne el código La cuenta puente es de uso temporal y solamente se utilizará para el ingreso de saldos iníciales, contablemente no existe. Esta cuenta quedara con saldo cero una vez se termine de ingresar el Balance de apertura. 3. Es necesario definir un documento tipo L para la contabilización de saldos iniciales. 4. Se recomienda organizar, discriminar y clasificar la información de todos los Clientes, es decir, es necesario conocer el saldo total de la cartera pendiente de recaudar, pero a su vez se requiere tener discriminado por cada tercero los siguientes datos: Número y valor de cada una de las facturas pendientes de cobro estén o no vencidas. Fechas de cada uno de los vencimientos. Discriminar los anticipos con su correspondiente valor (En caso que existan).

2 Cuál es el proceso para el ingreso de saldos iníciales de cartera por medio de interfaces? Para ingresar saldos iníciales de cartera por medio de interfaces, es necesario: 1. Tener el archivo de Excel de interfaces, el cual es suministrado por SIIGO S.A. Este archivo lo puedes descargar desde la página portal de clientes preguntas frecuentes o te puedes comunicar a la línea de servicio al cliente y solicitarlo. 2. Una vez tengas el archivo en Excel, lo debes descargar en tu computador y ubicarte en la pestaña llamada Saldos CxC y CxP

3 3. Allí es necesario que diligencies la siguiente información: Nit del tercero y código de la cuenta contable los cuales se deben encontrar previamente creados en SIIGO. Código del centro y sub centros de costos los cuales de igual forma deben estar previamente creados; el sub centro de costo será creado dependiendo de las necesidades específicas de la empresa. Valor de la cartera a recaudar tanto en moneda local como en moneda extranjera, este último en caso que la empresa así lo requiera. Códigos tanto de vendedor como de cobrador los cuales deben estar previamente creados; estos son asignados al momento de crear el tercero. Datos del documento en este caso de cada una de las facturas de venta que los clientes le deben a la empresa, la información de cada vencimiento y cual es la forma de pago.

4 Recomendaciones para el diligenciamiento del archivo de Excel Algunas recomendaciones importantes al diligenciar el archivo de Excel son: No se debe ampliar el ancho de las columnas. No se debe cambiar ni el tipo ni el tamaño de la fuente. Para los valores el archivo maneja 15 posiciones, las primeras 13 siempre será para el valor entero y las siguientes 2 serán posiciones decimales. Para los códigos de centro de costos, vendedor, cobrador y forma de pago es necesario que estos se encuentren previamente creados en SIIGO. En las columnas de signo de la transacción, solamente ingresaras el signo negativo cuando el valor del saldo contable sea contrario a la naturaleza de la cuenta. La cuenta contable que se ingresa debe estar detallada por cobrar, para que los datos del documento cruce (correspondientes a las facturas de venta que estan pendientes de recaudar), las fechas de vencimiento y las formas de pago SIIGO lo reconozca en forma correcta y se puedan incorporar. En necesario tener en cuenta que las cuentas contables que se emplean en esta pestaña no se pueden utilizar en ninguna otra del archivo de Excel. Cómo se incorpora a SIIGO los saldos iníciales de cartera por medio de interfaces? Para realizar la incorporación de saldos iniciales de cartera por medio de interfaces es necesario: 1. Ingresar la información de cada uno de los clientes discriminando cada una de facturas a recaudar con su correspondiente fecha de vencimiento y los valores con los cuales la empresa ingresa a SIIGO el balance inicial. 2. Una vez se diligencie la información a incorporar, es necesario seleccionar toda la información digitada desde la primera hasta la última columna y última fila, luego dar clic en el icono que presenta las letras de color azul.

5 El cual se encuentra en la parte inferior, este icono permitirá convertir los datos seleccionados en un archivo con extensión.txt, formato que SIIGO reconoce para incorporar la información. 3. Luego el sistema solicita el nombre y la ruta donde se guardara el archivo 4. Luego para incorporar esta información a SIIGO, es necesario buscar en el directorio de programas, es decir, en SIIGO Windows el archivos llamado SALDOS.EXE

6 5. Una vez das doble clic el sistema habilita la siguiente ventana en la cual es necesario diligenciar algunos datos o información: Empresa: Es necesario seleccionar la empresa en la cual se va a incorporar información. Saldos cuentas por cobrar y por pagar: Indicar la ruta donde se encuentra el archivo que se generó. En esta ruta es necesario digitar la extensión del archivo la cual debe ser TXT, si no se ingresa el sistema no permitirá la incorporación de la información a SIIGO Comprobante L: Digitar el número del documento tipo L previamente parametrizado en SIIGO y en el cual se realizara la contabilización o el ingreso de saldos iniciales. Fecha saldos iniciales: Corresponde a la fecha en la cual se va a incorporar información a SIIGO, se ingresa en el orden año, mes, día. Tercero: En necesario digitar o realizar la búsqueda del Nit del tercero que estará en el encabezado del documento de saldos iniciales. Se sugiere que este Nit siempre sea el de la propia empresa por ser un proceso interno de la organización.

7 Bodega y sub bodega: Es necesario digitar la principal. Recuerda así la empresa no maneje bodegas y sub bodegas o ubicaciones, es necesario crear mínimo una bodega como principal. Centro de costo: Es necesario digitar la principal. Recuerda así la empresa no maneje centros y sub centros de costos, es necesario crear mínimo una bodega como principal. 6. Una vez se digiten los anteriores datos es necesario dar clic en el icono el cual inicia el proceso de incorporación de información a SIIGO en forma automática. Si se llegan a presentar inconsistencias, el sistema genera un listado y en pantalla SIIGO muestra la ruta donde se generó este informe. 7. Luego es posible consultar la información incorporada en SIIGO, para ello puedes consultar el documento previamente contabilizado, esto lo puedes hacer por entrada de comprobantes para ello se puede utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad Generación comprobantes Entrada de comprobantes.

8 Al ingresar a esta opcion el sistema habilita la ventana en la cual es necesario digitar el tipo y número del documento a consultar: Recuerda el número de documentos que se contabilizan depende de la cantidad de registros que se ingresaron en el archivo de Excel