SIIGO WINDOWS. Saldos Iníciales de Inventarios. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Saldos Iníciales de Inventarios Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Saldos Iníciales de Inventarios? 3. Qué debe Realizar el Usuario Antes de Ingresar Saldos Iníciales de Inventarios? 4. Cuál es la Ruta para Ingresar Saldos Iníciales de Inventarios? 5. Qué Datos Solicita el Sistema al Ingresar Saldos Iníciales de Inventarios?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía para realizar la inclusión del Balance General o saldos iníciales de inventarios a una fecha de corte determinada, el cual es de vital importancia para iniciar la digitación de las operaciones comerciales diarias de la empresa y para tener una óptima y oportuna información de acuerdo a las necesidades del usuario.

4 SALDOS INICIALES DE INVENTARIOS Qué son Saldos Iníciales de Inventarios? Los saldos iníciales de inventarios corresponden a los valores de las cuentas contables 14nnnn que se reflejan en el Balance General de la compañía. Para incluir los saldos iníciales de inventario es necesario tener discriminada toda la información por cada uno de los productos Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de saldos iníciales, corresponde a la fecha de instalación de la Empresa. Ej. Si la Empresa se instaló en diciembre 31 del 2011, los saldos iníciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en Enero 1 de Qué debe Realizar el Usuario Antes de Ingresar Saldos Iníciales de Inventarios? Para realizar la inclusión de saldos iníciales, se debe: a. Crear todos los parámetros básicos del programa como son: Países y Ciudades Zonas Centros de Costos y Subcentro de Costos Registro de Control Plan Único de Cuentas

5 Definición de Documentos Tablas de Inventario Creación catálogos de Terceros y Productos Entre otros b. Es recomendable organizar, discriminar y clasificar la información de la siguiente manera, con fecha de corte y sus valores correspondientes: Inventarios: Se debe tener discriminada la información producto por producto las cantidades por cada una de las bodegas y ubicaciones si aplica, el costo unitario y la valorización por cada producto. c. Tener creada una cuenta puente, se sugiere la cuenta , esta es de uso temporal La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos iníciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial d. Se debe definir un documento tipo L, el cual se RECOMIENDA codificar con el número 999 y se denomina SALDOS INICIALES. e. Se debe fijar una fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo inicial. La fecha en cual se ingresan saldos iníciales, es la fecha que fue incluida en el momento de la instalación de la empresa. Cuál es la Ruta para Ingresar Saldos Iníciales de Inventarios? Para ingresar saldos iníciales de Inventarios se recomienda hacerlo por entrada de comprobantes por la ruta: Contabilidad Procesos Generación Comprobantes Entrada de Comprobantes

6 Qué Datos Solicita el Sistema Para Ingresar Saldos Iníciales de Inventarios? Al ingresar al sistema solicita la siguiente informacion la cual se divide basicamente en dos campos los cuales son: a. De carácter generar y obligatorios b. De caracter especifo Los cuales se describen a continuacion: a. Campos de Carácter General: Tipo: Corresponde al tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iníciales en este caso Documento tipo L. Numero Comprobante: El definido previamente en nuestro ejemplo se escogerá el 999. Numero de Documento: Es el consecutivo del documento, el cual el sistema trae automáticamente digitando enter. Vendedor: Es dato informativo Fecha: Corresponde a la que se digito en el momento de la instalación de la empresa. b. Campos de Carácter Especifico:

7 Secuencia: Corresponde al número de ítem del documento con el cual se ingresa la información, el sistema lo trae de forma automática Cuenta: Digitar la cuenta contable a utilizar para incluir el saldo inicial, para el ejemplo ingresaremos la cuenta de inventarios; si esta cuenta esta a nivel auxiliar o sub auxiliar solicitara el correspondiente código. Centro de costo/ Sub Centro: Digitar el código del centro de costo en donde se afectará el movimiento contable y sub centro de costos, si el tipo de SIIGO lo maneja y si fue seleccionado este parámetro. Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como Centros de Costo. Nit y Suc.: Digitar el número de Nit (EMPRESA) al cual se le cargará el saldo de esta cuenta. Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como Si Terceros Una vez se empieza a digitar la información de inventarios, el sistema trae la siguiente pantalla donde solicita datos del producto a incluir, la bodega y ubicación si aplica que se afectara y la cantidad de mercancía que se ingresara

8 Este campo se habilitara siempre y cuando se tenga el modulo de inventarios y la cuenta contable utilizada este asociada en una tabla de inventarios en la apertura de líneas y grupos. Debito o crédito: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial. Descripción: Se debe digitar la descripción del comprobante que se está incluyendo. En este campo el sistema siempre trae la descripción de la cuenta contable y puede ser modificado haciendo aclaración al tipo de documento que se está ingresando, para mantener esta misma descripción en las siguientes secuencias cada vez que se llegue a este campo se debe digitar la tecla de función F2.

9 Valor: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra en el Balance Inicial. Base gravable: Aparece inmediatamente después de indicar el valor de la secuencia. Siempre y cuando se digite una cuenta que posea una marcación diferente a retención y únicamente para los documentos F, J, L, N, P y U. Este campo se habilitara siempre y cuando: En la definición del documento se marco la opción Solicita Marca para Base Gravable. Siempre y cuando se digite una cuenta que posea una marcación diferente a retención. Sirve para la correcta generación del Libro de Ventas. El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iníciales cuenta por cuenta; así hasta registrar toda la información.

10 Finalmente teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados (lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos), para cuadrar el comprobante de saldos iníciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código y el Nit que se asigna a esta cuenta es el Nit de la empresa Luego se procede a grabar el comprobante con la tecla de Función F1 o el icono Para el ingreso de saldos iníciales de cuentas de Inventarios se debe en cada secuencia discriminar: producto, bodega, ubicación y la cantidad; esto siempre y cuando se tenga el modulo; caso contrario solo sería el ingreso de un valor general sin cantidades.