SIIGO CONTADOR Definición Registro de Control Cartilla

Transcripción

1 SIIGO CONTADOR Definición Registro de Control Tabla de Contenido Cartilla I

2 1. Presentación 2. Qué es el Registro de Control? 3. Cuál es la Ruta para Ingresar al Registro de Control? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir el Registro de Control?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los parámetros a diligenciar en el registro de control, esta definición se debe realizar empresa por empresa de acuerdo a las necesidades del usuario.

4 DEFINICION REGISTRO DE CONTROL Qué es el Registro de Control? El registro de control es un catalogo donde se ingresan algunos parámetros generales; de las correctas marcaciones en las opciones que aquí se habilitan depende en gran parte el éxito en ciertos procesos principales; algunos son datos generales de la empresa y otros tienen efecto más adelante en la generación de procesos e informes en algunos módulos Es por eso la importancia de tener en cuenta la causa o efecto de cada uno de los datos digitados en esta opción. Cuál es la Ruta para Ingresar al Registro de Control? La ruta para ingresar al registro de control es: Parámetros Registro de Control Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir el Registro de Control? Al momento de ingresar a esta opción, el sistema presenta la siguiente ventana:

5 a. Datos Generales: El sistema inicialmente solicita estos datos los cuales se describen a continuación: Dirección: Tiene una longitud de cien posiciones alfanuméricas y se debe incluir la dirección de la empresa.

6 Muestra Nombre de la Empresa: Esta Campo se habilita en el registro de control de la segunda empresa en adelante, el cual permite que al momento de estar en el menú principal de acceso, el nombre de la empresa se visualice o no en ese panel Se digitara el correo electrónico de la empresa, no es campo obligatorio, pero en caso de digitar allí información debe ser válida, para ello el sistema valida que tenga el campo de cien posiciones alfanuméricas Ciudad: Este dato se ve reflejado en el archivo del medio magnético, cuando se relacionen los datos de la empresa. De igual forma se debe asignar el código del país y el código de la ciudad, de este último se puede digitar, hacer la búsqueda o crear la ciudad donde se encuentra la empresa. Para crear una ciudad desde esta opción al momento de realizar la búsqueda con las teclas de función o los iconos correspondientes en la ventana de búsqueda se habilita un nuevo icono creación, con el cual es posible realizar la

7 Teléfonos: Los teléfonos digitados aquí son los de la empresa y se pueden ingresar hasta cuatro números Moneda Nacional: Digitar la descripción de la moneda del país, para el caso Colombia es Pesos M/CTE. Signo Moneda: Digitar el símbolo para el caso de Colombia es el símbolo de pesos ($). Idioma. Seleccione idioma Español o inglés. La opción ingles tendrá incidencia en el registro de documentos en moneda extranjera. Sigla Identificación: Esta sigla (Nit, Rut, Ced, Etc.) se refleja directamente en el catálogo de terceros, debido a que permite de forma automática visualizar esta sigla y no un campo en blanco. Sigla Impuesto Ventas: Esta sigla se refleja automáticamente en él catalogo de productos, debido a que permite de forma automática visualizar esta sigla y no un campo en blanco. para el caso de Colombia IVA Porc. Interés Mora: El porcentaje digitado es informativo, debido a que el programa no contabiliza intereses de mora; solo tiene efecto en algunos informes del módulo de cuentas por cobrar. Este porcentaje es la tasa efectiva mensual. (Es un campo opcional, no es obligatorio) Número de Informe Diario: Este número se debe asignar para aquellas empresas obligadas a llevarlo y tienen la resolución de facturación por computador, es decir cuando el formato y el consecutivo va ser el genérico por el programa. Este informe se genera por el modulo de Contador Control de Comprobantes Informe de Comprobantes Comprobante de Informe Diario, el cual refleja lo vendido por tipo de facturación, además de la forma de pago y el número y nombre del computador que facturo y por último el consecutivo del comprobante que se calcula por esta opción. Es un campo opcional

8 Ayuda en línea: Este campo se selecciona si se requiere que durante los procesos realizados en el programa, antes de ejecutarlos el software genere un cuadro explicando la opción o el proceso a realizar Conversión Extranjera: Este campo se marca si la empresa genera operaciones en moneda extranjera, para el correcto funcionamiento se debe alimentar en la creación del Registro de monedas la tasa diaria, en la cual se contabilizara el movimiento, pero además se deben marcar las cuentas correspondientes que se desean manejar y ajustar en dichas monedas; para esto en la creación de las cuentas contables el pregunta si desea manejar moneda extranjera y si desea ajustar la moneda extranjera. Maneja Cooperativas: Es una reclasificación de cuentas que se realiza en los informes de edades de cartera y edades de proveedores. (Aplica únicamente para Cooperativas como tal, pero la opción está presente en el registro de control, independientemente si se instaló con PUC Comercial o PUC Cooperativas). Administración de Tareas: Esta funcionalidad permite crear y administrar una serie de tareas a realizar concernientes no solamente a los procesos o actividades a desarrollar en el software; sino como tal a la labor diaria de los integrantes de la empresa, permitiendo incluir en el sistema un proceso que de manera automática pase a cada uno de actores, realizando controles de fechas de ejecución de dichas actividades y recordación continua

9 Impuesto al Deporte: Aplica para las personas naturales o jurídicas responsables de espectáculos públicos. Al habilitar esta opción se habilita en la definición del documento tipo F el campo correspondiente para definir la cuenta contable donde se contabilizara el impuesto y en el catalogo de productos el porcentaje o el valor del Impuesto a calcular. Sincronización automática Base de Datos: Esta opción aplica para la sincronización automática de SIIGO Add-in. Genera números de páginas en presentación preliminar: Al marcar esta opción el programa habilita una ventana para indicar el rango de páginas a imprimir, esto solo funciona cuando el informe inicial se envía por vista preliminar

10 Identificación del Servidor Teniendo en cuenta la resolución 2002 de 1997 en donde se establece los sistemas técnicos para la actividad productora de renta, se estableció en el capítulo I, articulo 1, el reporte de la Cinta testigo Magnética, la cual es equivalente a la copia física de las facturas y contiene la información necesaria para recuperar o generar nuevamente el documento factura generado. En SIIGO la cinta testigo es el archivo llamado IMPSAFNNNN.PRN, en donde NNNN es el año, este archivo se encuentra en la carpeta de la empresa SIIWIXX y se va alimentando cada vez que se realice una factura o se recontabilice la misma Campo es alfanumérico de 15 caracteres, aquí se debe ingresar el nombre del servidor luego enviar a imprimir. Generación Archivo Cinta Testigo:

11 Periodicidad para la generación del archivo que guarda la información de la facturación Bloquear Clave de Admón. y usuarios Esta opción permitirá al usuario seleccionar si se bloquean o no las claves de usuario y administrador al momento de ingresar al sistema; el sistema lo trae por defecto en blanco Nro. de Intentos fallidos: Corresponde al número de veces que puede digitar la clave en forma incorrecta, antes de ser bloqueada.

12 Importante: 1. Para definir o realizar modificaciones en el registro de control, se debe ingresar al sistema con clave de administrador 2. Cada modificación realizada en la definición del registro de control para que el sistema la asuma se debe salir del programa y volver a ingresar.