MODULO DE CUENTAS POR COBRAR

Transcripción

1 MODULO CUENTAS POR COBRAR Manual del Usuario Página 1

2 Tabla De Contenido Introducción Modulo De Cuentas Por Cobra Administración Menú Tablas Básicas Menú Bancos Menú Ubicación Geográfica Menú Zonas Menú Directorio Nits Menú Formas De Pago Abono Menú Tipos Documentos Cartera Menú Clase Cuenta Menú Exportar Excel Nit Menú Cambio De Clave Menú Auditoria Menú Cuenta Por Cobrar Menú Edición Cuenta Por Cobrar Menú Reportes Cartera Menú Exportar Excel Menú Cuentas Por Cobrar Menú Recibo De Cajas Menú Edición De Recibos De Caja Menú Reportes Menú Notas Debito-Crédito Menú Edición Notas Debito Menú Notas Crédito Menú Edición Notas Crédito Menú Cta Cobrar Manual del Usuario Página 2

3 6.1 Menú Edición Anticipo Menú Reportes Menú Cruce Menú Edición Cruce Menú Reportes Menú Procesos Menú Cerrar Periodo Menú Reabrir Mes Manual del Usuario Página 3

4 Introducción Este modulo le permitirá obtener mayores beneficios para su empresa los cual formara parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objetivo coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo optimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a sus clientes y estrategia de otros. Ante la necesidad de tener información rápida, segura, detallada y con los nuevos desarrollos tecnológicos, surgió la necesidad no solo de sistematizar los procesos contables que satisfagan los requerimientos en el manejo de los datos contables y financieros mediante operaciones automáticas sino además de establecer tecnologías que permitan disponer de la información oportuna en cualquier momento y lugar, evitando los riesgos de traslado de documentos y optimizando el tiempo del personal involucrado. Para cubrir todas estas expectativas surge el Sistema de Información Corporativo - SINCO El sistema más sencillo, flexible y completo para el manejo de la información de la gestión contable y financiera de las organizaciones. El manual de usuario describe las principales funciones y modo de operación del Sistema de Información Corporativo - SINCO Modulo Cuentas Por Cobrar. Manual del Usuario Página 4

5 1. Modulo De Cuentas Por Cobrar Una vez el usuario ha seleccionado la empresa escoge el módulo de Cuentas Por Cobrar y para ingresar hace clic en el botón Confirmar en la parte inferior de la pantalla Una vez ha ingresado al modulo de CUENTAS POR COBRAR, encuentra los menús de: Administración, Compras, Reportes y Procesos. 2. Administración El menú de ADMINISTRACION, desplegara la ventana que contiene Tablas básicas, Cambio de clave y Auditoria. Manual del Usuario Página 5

6 2.1.1 Menú Tablas Básicas Permite configurar inicialmente la información mínima requerida para el adecuado funcionamiento del módulo Manual del Usuario Página 6

7 2.1.2 Menú Bancos Le permite codificar y crear las cuentas de ahorros y corrientes que la empresa maneja en los bancos y en las corporaciones financieras Manual del Usuario Página 7

8 2.1.3 Menú Ubicación Geográfica Permite configurar la ubicación geográfica que permita posteriormente ubicar a los terceros que tienen alguna relación con las operaciones comerciales de la empresa, a nivel de Departamento, Municipio y Barrio. El sistema por defecto se configura con los códigos utilizados por la DIAN para los Departamentos y Municipios, los cuales no podrá modificar, pero sí podrá anexar los barrios según corresponda. Una vez seleccionado el Departamento mostrará los campos: Código Municipio y Nombre Municipio y permitirá que se diligencien las casillas con la información del Barrio identificado por: Barrio Código y Barrio Nombre de acuerdo al pantallazo que se muestra a continuación. Manual del Usuario Página 8

9 Manual del Usuario Página 9

10 2.1.4 Menú Zonas Esta opción permite configurar la clasificación de la información por zonas para que en los informes pueda obtener una mayor precisión en la clasificación de la información relacionada con terceros Manual del Usuario Página 10

11 2.1.5 Menú Directorio Nits Tiene las diferentes opciones con las que desee buscar los Nits, debe llenar todos los espacios son obligatorios están Nits, Razón Social, Nombre, Apellidos, Orden Impresión, y puede buscar dando clic a las casillas que desee ver la información ya sea clientes, Proveedores, Empleados, Socios y Otros y le da clic en buscar. De clic sobre la casilla que quiera saber más información y de clic en DETALLE, y saldrá la información requerida. Y debe dar clic en el botón de la parte inferior de la imagen GRABAR Manual del Usuario Página 11

12 2.1.6 Menú Formas De Pago Abono Registra los tipos de pago los cuales son los que se abonaran o se pagaran Manual del Usuario Página 12

14 2.1.7 Menú Tipos Documentos Cartera Existen los diferentes tipos de cartera que necesite crear Manual del Usuario Página 14

15 2.1.8 Menú Clase Cuenta Permite registrar el tipo de cuenta que utilice Manual del Usuario Página 15

16 2.1.9 Menú Exportar Excel Nit De clic en la pestaña de la parte derecha de la casilla de Inicial y Final y saldrá la siguiente imagen en la cual debe diligenciar: Nit, Razón Social, Nombres y Apellidos, para poder exportar el documento que desee a Excel Manual del Usuario Página 16

17 Esta pantalla saldrá cuando de clic en el Nit Inicial Esta pantalla saldrá cuando de clic en el Nit Final Manual del Usuario Página 17

18 2.2 Menú Cambio De Clave Se le dará un usuario el cual es su documento de identidad y su contraseña será el mismo usuario pero usted puede personalizar su contraseña. 2.3 Menú Auditoria Permite la revisión o verificación de quien tenga el manejo del software que ha sucedido en el. Y debe digitar las fechas de los días en los cuales desea saber cuáles fueron esos movimientos y quienes los realizaron Manual del Usuario Página 18

19 Se le generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 19

20 3 Menú Cuenta Por Cobrar 3.1 Menú Edición Cuenta Por Cobrar Le permite registrar y editar las cuentas por cobrar que realice en debidas fechas las cuales debe digitar Año y Mes, debe digitar los espacios requeridos para poder encontrar específicamente su cuenta por cobrar deseada, y si desea crear una nueva cuenta por cobrar debe dar clic en el botón llamado AGREGAR que está en la parte inferior de la pantalla Manual del Usuario Página 20

21 Una vez ya creada su cuenta por cobrar aparecerá de la siguiente forma, y si desea mirar o verificar su información se puede ver dando clic encima de la casilla que desea ver y en la parte inferior de la pantalla da clic en el botón DETALLE Manual del Usuario Página 21

23 3.2 Menú Reportes Cartera Le permite buscar el registro de los movimientos realizados en cartera digitando todos los espacios requeridos Aparecerán todos sus reportes de carteras que tenga registrados Manual del Usuario Página 23

25 3.3 Menú Exportar Excel Menú Cuentas Por Cobrar Le permitirá exportar su reporte de cuentas por cobrar en formato Excel de manera más ordenada Manual del Usuario Página 25

26 Generara el siguiente reporte en formato Excel Manual del Usuario Página 26

27 4 Menú Recibo De Cajas 4.1 Menú Edición De Recibos De Caja Le permite editar los recibos de caja que tenga registrados Manual del Usuario Página 27

29 4.2 Menú Reportes Le permite ver los reportes realizados o registrados dependiendo del tipo de reportes que tenga registrados y digitando el tipo de documento Inicial y Final el numero de documento Inicial y Final y el rango de fechas Inicial y Final Manual del Usuario Página 29

31 5 Menú Notas Debito-Crédito 5.1 Menú Edición Notas Debito Le permite editar la información almacenada en dicha nota de debito lo cual le generara un reporte del usuario que realice esa actividad Manual del Usuario Página 31

33 5.2 Menú Notas Crédito Menú Edición Notas Crédito Le permite editar en caso de que por algún motivo a un acreedor se le conceda un descuento o no pague lo estipulado se realiza el cuadre por intermedio de una nota crédito Manual del Usuario Página 33

35 6 Menú Cta Cobrar Manual del Usuario Página 35

36 6.1 Menú Edición Anticipo Le permite grabar los pagos anticipados cuando aun no se han registrado la venta a crédito, lo cual también le permitirá hacer uso cuando un cliente da un anticipo y posteriormente se registra la venta Menú Reportes Le permite observar los reportes que en dichas fechas: Inicial y Final y Nit: Inicial y Final digite lo cual le generara un reporte Manual del Usuario Página 36

38 6.2 Menú Cruce Menú Edición Cruce Le permitirá editar un cruce que haya registrado lo cual el cruce le servirá para cruzar las facturas pendientes de pago con los anticipos del cliente, y así poder descargarlos de las cuentas por cobrar Manual del Usuario Página 38

40 6.2.2 Menú Reportes Le permitirá ver los reportes realizados digitando el tipo de reporte, el documento Inicial y Final Manual del Usuario Página 40

42 7 Menú Procesos Este menú le permitirá ingresar a los procesos los cuales son Cerrar Periodo y Reabrir Mes 7.1 Menú Cerrar Periodo Le permitirá cerrar el periodo que desee realizar, digitando el Año y el Mes y saldrán dos mensajes informándole que se realizo satisfactoriamente su cierre deseado Manual del Usuario Página 42

43 7.2 Menú Reabrir Mes Permite retomar un mes ya cerrado como actual. De esta manera se tiene acceso a modificar nuevamente sus datos Manual del Usuario Página 43