MANUAL DE USUARIO. BUSINESS INTELLIGENT Confianza, calidad y tecnología

Transcripción

1 1 MANUAL DE USUARIO

2 2 Contenido Pantalla Inicial... 4 Menú Vertical... 5 Primeros Pasos del Perfil Administrador en el Software... 6 Primeros pasos Menú Usuarios... 7 Editar Usuario... 8 Eliminar Usuario... 9 Primeros pasos Menú Empresa Agregar los datos de Empresa Primeros pasos Menú Banco Agregar nuevo Banco Primeros Pasos en el Software Menú Clientes Agregar datos de nuevo Cliente Pasos de Listado Proveedores Agregar nuevo Proveedor Pasos de Menú Personal Agregar Personal Enlaces Directos Agregar nuevo Enlace Tesorería Cuentas por cobrar Tesorería Cuentas por Pagar Tesorería Cheques Factura Contabilidad Libro de Compras Contabilidad Libro de Ventas Contabilidad Libro Diario Productos Maestro Productos Productos Categoría Productos Productos Marcas Productos Productos Inventario productos Inventario Bodega... 33

3 3 Inventario Traspasos Agregar Traspaso de bodega Gestión de Compras Agregar Nueva Orden de Compra Gestión de Ventas Factura Venta Agregar Nueva Factura Gestión de Ventas Guía de Despacho Gestión de Ventas Cotización Venta Agregar Nueva Cotización de Venta Gestión de Ventas Boleta Gestión de Ventas Pos Gestión de Venta Nota de Venta Parámetros Tipo de Cliente Parámetros Tipo dedocumento Parámetros Caja Pos Parámetros Caja Nota de Venta Parametros Factores Parámetros Medios de Pago Reportes de Factura Reportes Pos Reportes Ventas Reportes Nota de Credito Reportes sin Stock Reporte Comisiones Reporte de Caja... 55

4 4 Pantalla Inicial Descripción: El usuario deberá escribir, como primer paso, su usuario entregado por BUSINESS INTELIGENT, luego la persona a cargo podrá asignar distintos usuarios nuevos. Como es la primera vez que se ingresará al software, el usuario deberá ingresar la clave designada por BUSINESS INTELIGENT, que estará asociada al usuario. Es muy importante que el usuario seleccione la sucursal, ya que al momento de ingresar al software, algunas informaciones estarán asociadas a dicha sucursal. El usuario deberá dar click para entrar en el software.

5 5 Menú Vertical El Software cuenta con un menú vertical el cual será visualizado dependiendo el perfil de Usuario que ingrese al sistema. Menú Perfil Administrador Menú Perfil Vendedor

6 6 Primeros Pasos del Perfil Administrador en el Software Lo primero que debe realizar el perfil de Usuario Administrador es conocer las distintas funcionalidades del menú. En la Sección de administración, podrá agregar, modificar y eliminar las siguientes especificaciones : 1-Usuarios 2.-Empresa 3.-Banco 4.-Clientes 5.-Proveedores 6.-Personal

7 7 Primeros pasos Menú Usuarios En la pantalla usuarios usted podrá ver el listado de usuario, también podrá editar y eliminar un usuario, o simplemente ver su estado, si se encuentra activo o no activo. Modificar usuario. Eliminar usuario.

8 8 Editar Usuario Al seleccionar al usuario que desea editar, le aparecerán todos los campos con la información actual del usuario. Donde podrá modificar el campo que desee por algún error al momento de digitar, cambio de correo electrónico del usuario, cambio de perfil, también si desea cambiar la situación de Activo o Suspendido.

9 9 Eliminar Usuario ELIMINAR UN USUARIO: Al dar clic en el icono de basura, este le enviara el siguiente mensaje: Al presionar ACEPTAR usted estará confirmando la eliminación de dicho usuario, de lo contrario si presiona CANCELAR, su eliminación se cancelará.

10 10 Primeros pasos Menú Empresa En la siguiente ventana vemos el listado de empresas, conjuntamente podemos ver su estado y al igual que en otros módulos podemos agregar una nueva empresa, editarla o eliminar dicha empresa. Agregar los datos de su empresa u otras si tuviera. Modifica los datos de una empresa. Elimina los datos de una empresa.

11 11 Agregar los datos de Empresa Al agregar una nueva empresa, se abrirá la siguiente interfaz, de manera que llegaremos los siguientes campos. La empresa debe tener un cliente asociado, ósea ya registrado. Empresa asociada a un cliente. Ingresa Rut de la Empresa o Rut del Emprendedor.

12 12 Emprendedor. Emprendedor. Nombre de la empresa que está estipulada en SII o nombre del Nombre Fantasía de la empresa o Nombre de Fantasía del Giro comercial: Es a lo que se dedica la empresa (RUBRO). Página Web de la Empresa o del Emprendedor. Dirección de la casa matriz de la Empresa. Región de la casa matriz de la Empresa. Ciudad donde se encuentra la casa matriz de la Empresa. Comuna donde se encuentra la casa matriz de la Empresa. Opciones de pago. Tipo de precios. Tipo de valor de moneda. Banco principal asociado a la Empresa. Número de cuenta del banco asociado a la Empresa. Este campo no es obligatorio. Este campo no es obligatorio. Este campo no es obligatorio. Este campo no es obligatorio.

13 13 Este campo no es obligatorio. Este campo no es obligatorio. Este campo no es obligatorio. Empresa. Observación: Nota escrita que explica o aclara al referente a su

14 14 Primeros pasos Menú Banco En este menú podemos visualizar una lista con los siguientes bancos agregados en el sistema, y al igual que en otros módulos podemos agregar un nuevo banco, dejar su estado activo o no activo, editar un banco ya agregado o eliminar dicho banco. En esta opción, se podrá modificar un banco, ya sea por cambio de datos o datos erróneos. Seleccionando este icono, borraremos el banco seleccionado. En esta opción podemos agregar un nuevo banco, lo que desplegará otro menú. Donde desplegará el siguiente menú.

15 15 Agregar nuevo Banco Acá llenamos los campos correspondientes para agregar un nuevo banco, de ser así guardamos el nuevo ingreso, de lo contrario cancelamos la operación.

16 16 Primeros Pasos en el Software Menú Clientes En la siguiente interfaz, visualizamos el listado de clientes en el sistema. Podemos agregar, editar o eliminar un cliente. En esta opción, se podrá modificar un cliente, ya sea por cambio de datos o datos erróneos. Seleccionando este icono, borraremos al cliente seleccionado. Presionar este botón que nos abrirá una nueva interfaz, para agregar un nuevo cliente. En la siguiente imagen veremos cómo agregar a un nuevo cliente.

17 17 Agregar datos de nuevo Cliente Ingresa Rut del cliente. Nombre cliente. Apellido paterno cliente. Apellido materno de cliente. Nombre de fantasía del cliente. Rubro del cliente.

18 18 Página web del cliente. Dirección del cliente. Comuna donde reside en cliente. Ciudad donde reside en cliente. Opciones de pago. Tipo de precios. Tipo de valor de moneda. Banco principal asociado a la Empresa. Número de cuenta del banco asociado a la Empresa. Este campo no es obligatorio. Teléfonos del cliente. del cliente. cliente. Observación: Nota escrita que explica o aclara al referente a su

19 19 Pasos de Listado Proveedores Esta interfaz muestra el listado correspondiente de los proveedores de la empresa. Se podrá modificar o eliminar en los iconos ya antes mencionados. Luego si el usuario selecciona agregar, podrá ingresar un nuevo proveedor con sus datos correspondientes, siendo obligatorio llenar los campos Rut, razón social.

20 20 Agregar nuevo Proveedor

21 21 Pasos de Menú Personal En la siguiente imagen, vemos el listado del personal, y al igual que en otros módulos podemos agregar, editar y eliminar, algún usuario del personal. Con el siguiente botón, agregaremos un nuevo usuario del personal. Lo cual nos mostrará la siguiente ventana.

22 22 Agregar Personal En esta ventana ingresaremos los datos necesarios para agregar un nuevo personal a nuestro sistema.

23 23 Enlaces Directos En la siguiente imagen, el usuario podrá ver todos los enlaces registrados. Agregar nuevo Enlace Si presionamos el botón agregar, el usuario podrá registrar un nuevo enlace con su correspondiente empresa o nombre.

24 24 Tesorería Cuentas por cobrar En la siguiente imagen, se puede visualizar la lista de cuentas por cobrar del usuario, aca solo visualizamos, ya que esta cuenta se agregará en el modulo Gestion de Ventas, Factura de Venta, y de manera remota aparecerá en cuentas por cobrar. Como en otros modulos podemos ver en estado, pero aca en acciones solo podemos ver el datalle de dicha cuenta, siempre teniendo la opcion de volver al menú anterior. Tesorería Cuentas por Pagar En esta ventana, podemos apreciar el listado de cuentas que tenemos por pagar, acá podemos ver el estado y acciones, podemos editar o ver el detalle de la cuenta, también si queremos buscar alguna cuenta especifica, podemos usar el filtro que nos facilitará dicha búsqueda.

25 25 Presionando este botón podemos agregar una nueva cuenta por pagar y llenaremos los siguientes campos. De lo contrario si queremos cancelar la operación solo debemos presionar el botón cancelar. Tesorería Cheques Factura Se aprecia listado y estado de Cheques Factura, en acciones solo podemos editar el estado, ya sea Pagado o Rechazado. Además podemos filtrar la búsqueda por estado del cheque.

26 26 Contabilidad Libro de Compras Listado de compras realizadas, insertadas en el módulo Gestión de Compras, con el detalle correspondiente, los cuales se pueden exportar en formato PDF o EXCEL. Al igual que en otros módulos, también podemos filtrar la búsqueda, pero esta vez por fecha. Contabilidad Libro de Ventas

27 27 Listado de ventas realizadas, insertadas en el módulo Gestión de Ventas, con el detalle correspondiente, los cuales se pueden exportar en formato PDF o EXCEL. Al igual que en otros módulos, también podemos filtrar la búsqueda. Contabilidad Libro Diario Acá se registran todas las transacciones diarias, donde la suma de débitos sea igual a la suma de créditos. Donde se detallarán la fecha de transacción, cuentas involucradas, el importe de la operación, el debe y haber.

28 28 Productos Maestro Productos Tenemos en la siguiente imagen, el listado de los productos ingresados en el software, con la correspondiente descripción, es decir, nombre, código de barra, categoría, marca, stock, precio de compra, factor pv, precio de venta, estado y acciones.

29 29 En esta ventana podemos modificar el esquema de precios, el decir, aumentar el porcentaje de venta. Esto lo encontraremos en el siguiente icono Al igual que en otras ventanas, podemos apreciar que podemos agregar productos, presionando el botón agregar producto, que nos abrirá la siguiente interfaz. Solo queda introducir los datos correspondientes en cada campo.

30 30 Productos Categoría Productos En esta imagen podemos ver la descripción de cada producto junto con su alias, y cada una de sus posibles acciones, ya sea modificar, eliminar y editar su esquema de precios. En la esquina superior derecha, el botón que nos indica agregar una nueva categoría de producto. En la siguiente ventana, podemos agregar el nombre de la categoría, y alias, llenando los campos correspondientes.

31 31 Productos Marcas Productos Esta interfaz muestra un listado de las marcas agregadas en nuestro sistema, y conjuntamente sus acciones, ya sean modificar, eliminar y editar su esquema de precios. En la esquina superior derecha, encontraremos el botón agregar marca. Donde llenaremos los campos con sus respectivos datos, como son el nombre, alias, y situación, a continuación presionaremos guardar cambios o de lo contrario cancelaremos la operación, presionando cancelar.

32 32 Productos Inventario productos En esta ventana, visualizamos la lista de productos del inventario, ingresado en el software, detallando las características del producto, el stock, entre otras.

33 33 También podemos exportar en dos tipos de formato, los cuales son Excel y PDF. Inventario Bodega En la siguiente imagen podemos ver las bodegas agregadas a nuestro sistema. De este depende en ingreso de producto, ya que si no tenemos una bodega en nuestro sistema, no se podrá ingresar un nuevo producto.

34 34 Si queremos agregar una nueva bodega, solo debemos dar click en el botón agregar bodega y este mostrará la siguiente ventana. Llenamos los campos con los datos correspondientes a la bodega que queremos ingresar y presionamos el botón guardar, de lo contrario si queremos cancelar esta operación, damos el click en cancelar. Inventario Traspasos Acá tenemos una lista de los traspasos de productos, con detalle de la fecha, el número de traspaso, la bodega de origen y destino, y por último las acciones

35 35 para modificar o descargar la información en un documento PDF. Agregar Traspaso de bodega El siguiente paso, para agregar un nuevo traspaso, es presionar el botón agregar traspaso y llenando los campos correspondientes, podremos confirmar presionando generar, o descartar la operación presionando cancelar.

36 36 Gestión de Compras La siguiente interfaz nos muestra la orden de compras registradas en el software, con cada detalle correspondiente, como es la fecha, numero de orden, proveedor, fecha de entrega, total, estado y acciones.

37 37 Agregar Nueva Orden de Compra Para agregar una nueva orden, seguimos los siguientes pasos, presionar el botón superior derecho, nueva orden de compra y llenamos los campos correspondientes. Por último presionamos el botón guardar si es lo que quiere el usuario, de lo contrario, le damos click a cancelar.

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39 39 Gestión de Ventas Factura Venta En la siguiente pantalla, vemos una lista de las facturas, con sus detalles correspondientes, podemos ver que en la acciones, tienen diferentes iconos, el primer icono de las acciones, identifica una factura pendiente, es decir que aun puede ser editada, el siguiente icono nos dice que esta factura ya está realizada, es decir que al momento de eliminarla, nos arrojará una nota de crédito. Esto se verá reflejado en panel de reportes, reportes N.C. Agregar Nueva Factura El usuario podrá generar una nueva factura al presionar el botón nueva factura, deberá llenar los correspondientes datos. Podrá confirmar la factura, guardar la factura y cancelar la factura.

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41 41 Gestión de Ventas Guía de Despacho En esta pantalla, podemos apreciar la lista de las guías de despacho, con sus respectivos detalles, es decir, fecha, número de guía, cliente, dirección, total, estado y acciones, que ya antes mencionado, acá es donde podemos modificar o eliminar dicha guía. Presionando este icono, podemos agregar una nueva guía de despacho. Llenando los campos pertinentes.

42 42 Gestión de Ventas Cotización Venta Listado de cotizaciones con su detalle, como lo son la fecha, número de cotización, el cliente, la dirección, total, estado y acciones, que ya mencionado antes, en esta opción podemos editar y descargar un archivo en formato PDF, para ver el detalle del producto, a través de esta misma.

43 43 También podemos activar o desactivar el parámetro IVA, en el botón parámetros I.V.A. En la siguiente imagen, se modificarán los parámetros IVA. Agregar Nueva Cotización de Venta Agregar una nueva cotización en el botón Nueva Cotización. Conjuntamente llenado los campos, con los datos que corresponden. Si no agregan el cliente en esta cotización, no podrá agregar el producto. Para registrar esta cotización deberá guardar la cotización en el botón Guardar Cotización o presionando F4,

44 44 de lo contrario tendrá que cancelar la operación en el botón Cancelar Cotización o presionando F9. Gestión de Ventas Boleta En este listado, vemos las boletas gestionadas, con sus respectivos datos, al igual que las facturas, también podemos anular la boleta, en la acciones y esto generará una nota de crédito. Esto se verá reflejado en panel de reportes, reportes N.C.

45 45 Gestión de Ventas Pos Para realizar el inicio de caja, abrimos la siguiente pantalla. Y para dar inicio a la caja, damos click en el botón Apertura caja o presionamos F4. Lo que nos mostrará la siguiente interfaz. El usuario deberá insertar el alias y contraseña del vendedor, la caja y el monto inicial. Finalmente presionar el botón Apertura Caja.

46 46 Gestión de Venta Nota de Venta Para realizar el inicio de caja, abrimos la siguiente pantalla. Y para dar inicio a la caja, damos click en el botón Apertura caja Nota Venta o presionamos F4. Lo que nos mostrará la siguiente interfaz. El usuario deberá insertar el Nombre de Usuario y contraseña, la caja y el monto inicial. Finalmente presionar el botón Apertura Caja.

47 47 Parámetros Tipo de Cliente En la siguiente imagen, podemos apreciar los tipos de clientes que tenemos agregados en el software. Con cada detalle propio. El cual podemos modificar o eliminar el cliente seleccionado. También podemos agregar un nuevo tipo de cliente, y designarle un parámetro. Guardamos el nuevo parámetro con el botón Guardas Cambios, de lo contrario presionamos Cancelar. De ser así el nuevo tipo de cliente no quedará registrado.

48 48 Parámetros Tipo dedocumento En la siguiente imagen, podemos apreciar los tipos de documentos que tenemos agregados en el software. Con cada detalle propio. El cual podemos modificar o eliminar el documento seleccionado. También podemos agregar un nuevo tipo de documento, y designarle un parámetro. Guardamos el nuevo parámetro con el botón Guardas Cambios, de lo contrario presionamos Cancelar. Y la operación será cancelada.

49 49 Parámetros Caja Pos En esta imagen, veremos una lista de las cajas agregadas en nuestro sistema, con su correspondiente sucursal. También podemos modificarlas o eliminarlas, según la necesidad de la empresa. De ser requerido podemos agregar un nuevo parámetro de caja pos, con la sucursal que lo necesite. Solo agregando una nueva caja, con el botón Agregar Caja y llenado los campos necesarios.

50 50 Parámetros Caja Nota de Venta Tenemos la descripción de la caja de nota de venta, con su número y descripción de caja, como la otras ventanas, acá también podemos modificar o eliminar una de estas. Si queremos agregar una nueva caja, solo debemos presionar el botón agregar caja y llenar los campos necesarios. Y Correspondientemente guardar si así de desea. Parametros Factores Vemos el listado de los parámetros de factores, como por ejemplo el porcentaje del I.V.A con su alias, descripción y el valor del porcentaje. Al presionar el siguiente icono, podemos agregar un nuevo parámetro de factor. En la siguiente imagen se deberán llenar los campos necesarios y guardar este nuevo factor.

51 51 Parámetros Medios de Pago En este listado, podemos visualizar los medios de pagos que tenemos en nuestro sistema, podemos ver en estado que se encuentran activos, y al igual que el resto de las ventanas, en acciones podemos modificar o eliminar los tipos de pagos. Para agregar un nuevo medio de pago, solo debemos dar el click en el botón Agregar Modo de Pago, que se encuentra en la esquina superior derecha, describimos el medio de pago y seleccionamos si dejamos activo este medio o no, luego confirmamos nuestra operación en Guardar Cambios de lo contrario solo cancelamos esta operación.

52 52 Reportes de Factura En esta imagen vemos el detalle de los reportes de factura, fecha, número de factura, el cliente, vendedor, sucursal, medio de pago y el monto total, como vemos en el icono que sigue después del monto total, también podeos ver y descargar el detalle en formato PDF, en la esquina superior derecha vemos que podemos exportar a Excel y exportar a PDF.

53 53 Reportes Pos Aquí vemos el listado de boletas, con sus respectivos detalles y al igual que en la ventana anterior también lo podemos exportar a formato Excel o PDF. Podemos buscar por filtro de fecha, vendedor y sucursal. Reportes Ventas En este listado, apreciamos la venta de productos, desde la cantidad, hasta la categoría o totales, podemos ver los productos por bodega, categoría o marca, también filtrar la búsqueda o incluso si son producto activos. Y el medio de pago que se realizo esta venta.

54 54 Reportes Nota de Credito Esta imagen nos muestra las anulaciones, es decir, las notas de creditos que generarón en el sistema, con su correspondiente detalle. Reportes sin Stock En esta lista, vemos los productos sin stock, es decir, que tenemos en saldo cero, sin embargo aún podemos ver el detalle de su valor y su estado. De igual manera podemos exportar a formato Excel o PDF.

55 55 Reporte Comisiones En la siguiente pantalla, detallamos la comisión de nuestro producto, también podemos ver el vendedor, producto, cantidad, comisión y comisión total y fecha de venta, también podemos exportar a Excel y PDF. Reporte de Caja Acá ingresamos la fecha, Rut del vendedor y nombre para visualizar luego el reporte de caja. Y poder verlo en formato PDF.