Manual del Usuario INGRESO AL PORTAL

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1 Manual del Usuario Nuestro portal Web permite que nuestros usuarios puedan obtener información de sus transacciones, agilizando los tiempos de respuesta a sus necesidades. INGRESO AL PORTAL 1. Ingrese a la página de Harinera del Valle: 2. Diríjase a la opción proveedores y posteriormente oprima el botón Acceso a Proveedores 3. Automáticamente se despliega la Ventana de Acceso al Sistema. 1

2 4. Se elige la compañía por la cual desea consultar la información: Harinera del Valle, Ingenio Maria Luisa, Portagraneles, Fundación Arcesio Paz, Inversiones Chondular, Industria Santa Clara. 5. Se ingresa el usuario: corresponde al NIT del Proveedor sin dígito de verificación. 6. Se ingresa la clave: inicialmente corresponde al NIT del proveedor sin dígito de verificación, pero deberá ser cambiada por seguridad una vez ingrese al portal.** 7. Se le da la opción: Aceptar **Para cambiar la clave se debe presionar en el botón Cambiar la clave, éste los llevará a una pantalla de cambio de clave donde se solicita: Usuario, Clave actual y Nueva clave, una vez se ingresen estos datos se le da la opción: Aceptar y saldrá el mensaje: Clave actualizada correctamente. Nota: En caso de que un usuario olvide su clave, deberá ingresar el usuario y presionar el botón Recordar la clave, de inmediato se genera el mensaje: Su clave ha sido enviada al correo electrónico registrado. Si no tiene correo electrónico registrado o se encuentra desactualizado, deberá actualizar su información enviando a la persona de contacto en Harinera del Valle, la siguiente documentación: Copia legible y actualizada del Rut. Certificado de cámara y comercio = no mayor a 3 meses. Si es persona natural = fotocopia de la cédula de ciudadanía. Certificación bancaria de la cuenta = no mayor a 6 meses. Formato de matricular cuenta para pago electrónico totalmente diligenciado con firma del representante legal y sello de la empresa, debe enviarse en original. (formato interno) Formato para creación / Autorización-Tratamiento de Información de proveedor diligenciado, debe ser enviado en original. (formato interno) 2

3 PANTALLA DE INICIO En la pantalla de inicio se visualiza automáticamente la opción del menú: Tablero Resumen, que muestra un área de mensajes donde encontrará los documentos requeridos para actualización de datos, los datos del proveedor, datos de comunicación, últimos pagos y facturas pendientes. MENU En la parte izquierda de la pantalla se encuentra el menú principal de navegación. Este menú contiene: Estado de cuenta: Fact. Pend Pagos Certificados Tablero resumen Salir Estado de cuenta: Fact. Pend Esta opción permite a los proveedores consultar las facturas que estaban pendientes de pago hasta una fecha determinada. En el cuadro de Listado de Facturas pendientes: parámetro de selección siempre se deberá ingresar una fecha de corte y a continuación se oprime el botón Buscar. Si se requiere una búsqueda por número de factura, se debe ingresar la fecha de corte y el número de la factura y se oprime el botón Buscar. En el cuadro intermedio se visualizarán todas las facturas que se encontraban pendientes de pago hasta la fecha indicada. Para visualizar la información detallada por documento, se debe seleccionar cada una de las facturas y en el último cuadro Detalle del documento, se podrá observar la información de las retenciones practicadas. 3

4 Esta información puede ser descargada en formato Excel, presionando el botón Generar Archivo Excel y posteriormente la opción Descargar Archivo Excel. Búsqueda por Fecha Búsqueda por Fecha y por número de factura Pagos Esta opción permite a los proveedores consultar los pagos que se le han realizado en los últimos seis (6) meses a partir de la fecha actual. En el cuadro Listado de pagos: Parámetros de selección se puede ingresar una fecha inicial y final, si desea limitar o ampliar la búsqueda de pagos. En el cuadro intermedio se podrán visualizar todos los pagos realizados en el periodo seleccionado. Para visualizar el detalle del pago, se debe seleccionar en este cuadro el documento de pago para que pueda desplegar la información de las facturas pagadas. En el último cuadro Detalle de Pagos solo se visualizará el detalle de las facturas pagadas en los últimos seis (6) meses a partir de la fecha actual. En este cuadro se podrá observar el detalle del IVA y de las retenciones practicadas a cada una de las facturas. Esta información puede ser descargada en formato Excel, presionando el botón Generar Archivo Excel y posteriormente la opción Descargar Archivo Excel. 4

5 Certificados En esta opción el proveedor puede generar los certificados de Retención en la fuente por Renta, Retención de Industria y Comercio, Retención de IVA, entre otros. En el cuadro Parámetros de Selección se marca el tipo de certificado que se desea generar y en cuadro siguiente se marca el periodo que se requiere, posteriormente se oprime el botón Generar Certificado el cual abrirá el certificado en archivo PDF, que puede ser descargado a su equipo o se puede imprimir directamente del portal. 5

6 Nota: en caso de que el navegador no permita que se despliegue la ventana emergente para descargar el certificado, se deberá habilitar la opción haciendo clic en el icono de bloqueo y posteriormente deben volver a generar los certificados: 6

7 Salir 7