MANUAL DE USUARIO SISTEMA SOLICITUD BOLETAS DE HONORARIOS ELECTRÓNICAS

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA SOLICITUD BOLETAS DE HONORARIOS ELECTRÓNICAS Julio 2009

2 1. Introducción El presente documento tiene por finalidad ser una herramienta de apoyo para el uso de la aplicación que permite generar Boletas de Honorarios de manera electrónica. Esta aplicación permitirá realizar las siguientes acciones: Ingreso de una boleta de Honorarios. Ingreso de un nuevo prestador de servicio a honorarios. Modificación de los datos de un prestador existente en las bases de datos. Revisión de las boletas de honorarios aprobadas, pendientes o rechazadas. Aprobación o rechazo de la boleta por parte del Jefe de Unidad. Una vez que la boleta ha sido aprobada por el Jefe de Unidad, el Departamento de Contabilidad o Recursos Humanos (según corresponda) serán los encargados de la revisión y pronta aprobación o rechazo de las mismas. 2. Ingreso a la Aplicación La dirección Web utilizada para acceder a la aplicación de Honorarios, es la misma que se utiliza actualmente para realizar las solicitudes de Viáticos: Luego de haber digitado la dirección señalada en su navegador Web, se debe pinchar sobre el enlace Iniciar Sesión. Al iniciar el sistema se presenta la ventana de identificación de usuario en la cual se debe ingresar el usuario y contraseña de acceso al sistema. El formato de la pantalla de ingreso al sistema se presenta a continuación: 2

3 Usuario: Digite en esta área su nombre de usuario de acceso al sistema. Como norma general esto corresponde a su RUN sin puntos ni dígito verificador, anteponiendo cero si el largo de su RUN es menor a 8. Contraseña: Digite en esta área su contraseña de acceso al sistema. En un principio será la misma que su nombre de usuario, pero posteriormente podrá cambiar la clave de forma automática dentro de un módulo de la aplicación llamado Clave. Aceptar: Haga un clic con el botón izquierdo del mouse sobre este comando para confirmar la operación. Cancelar: Haga un clic con el botón izquierdo del mouse sobre este comando para cancelar la operación. 3. menú Principal de la Aplicación El menú principal del sistema de solicitudes presupuestarias contempla las siguientes opciones actualmente válidas: Viáticos: Permite realizar las solicitudes de Viáticos, siempre y cuando las unidades cuenten con el presupuesto disponible. Honorarios: Permite generar las Boletas de Honorarios. Este módulo será revisado detalladamente en la sección siguiente. Clave: Módulo disponible para realizar el cambio de clave de acceso del usuario al sistema. 3

4 Manual: El usuario podrá revisar en línea los manuales disponibles de las aplicaciones de Viáticos y Honorarios. Salir: Esta opción permite salir de la aplicación Módulo Honorarios Una vez seleccionada la opción Honorarios, se desplegará un menú dependiendo del tipo de usuario que acceda al sistema: Usuario Solicitante Usuario Jefe de Unidad Para aquellos usuarios solicitantes, el menú desplegado será el siguiente: Las opciones contempladas en este menú, son igualmente compartidas por los usuarios Jefe de Unidad. Cada una de las opciones de este menú serán descritas por separado. 4

5 3.1.2 Solicitud Seleccione esta opción del menú toda vez que desee ingresar una nueva boleta de honorarios. Rut: Ingresar el RUN del prestador, sin puntos ni guión. Docente / Profesional: Seleccionar la opción Docente cuando corresponda a prestador que realice funciones como profesor Part-Time para la Universidad (ingresado a través de Sinfipro). Nombre: Será desplegado automáticamente. Monto Bruto: Monto total (en pesos) señalado en la boleta de honorarios electrónica del prestador generada a través del SII. Nº Boleta: Número de la boleta registrado en la boleta de honorarios electrónica del prestador generada a través del SII. Fecha Ingreso: Fecha dado automáticamente, donde se señala la fecha de digitación de la boleta. Fecha Boleta: Fecha de la boleta registrada en la boleta de honorarios electrónica del prestador generada a través del SII. Fecha Vencimiento: Corresponde a la fecha de pago de la boleta, de acuerdo a calendario de pago de honorarios. Periodo de Pago: Periodo académico por el cual se esta cancelando el servicio. Unidad: Unidad a la que le será imputado el pago del honorario. Monto: Monto (en pesos) que le será imputado a la unidad. Glosa: Detalle de la prestación. Adjuntar Boleta: Boleta de honorarios electrónica que debe ser adjuntada. Grabar Honorarios: Haga un clic con el botón izquierdo del mouse sobre este comando para confirmar la operación. 5

6 En la parte superior de este módulo, se distingue un enlace que hace alusión al calendario de pago de las boletas Calendario Pagos Honorarios. Este calendario muestra las fechas en que las boletas serán pagadas, dependiendo de la fecha de ingreso al sistema. Grabación de datos y Validaciones Al momento de grabar los datos ingresados, la aplicación realiza validaciones de saldos, procediendo a grabar los datos sólo si se han ingresado correctamente los valores en cada uno de los campos indicados, en éste caso el sistema grabará los datos ingresados, y presentará un mensaje de información que indica el éxito de la operación de grabación. Si es primera vez que el usuario emite una boleta de honorario para la Universidad, el sistema le indicara que sus datos no existen registrados en Recursos Humanos, por lo cual se deberá crear el usuario a través del módulo Crea Usuario, en caso contrario no podrá emitir su boleta. 6

7 3.1.3 Aprobados En este módulo se podrán visualizar todos las boletas de honorarios aprobadas (las propias y las que he digitado) por el Departamento de Recursos Humanos o el Departamento de Contabilidad respectivamente. En este módulo se observan dos listados: Mis Honorarios Aprobados: Son todas mis boletas que han sido aprobadas por Contabilidad o RR.HH. Honorarios Digitados: Son todos los honorarios que yo como usuario he digitado y que se encuentran aprobados. 7

8 3.1.4 Pendientes En este módulo se podrán visualizar todos las boletas de honorarios que aún no han sido aprobadas por el Departamento de Recursos Humanos o el Departamento de Contabilidad respectivamente. En este módulo se observan dos listados: Mis Honorarios Pendientes: Son todas mis boletas que aún no han sido aprobadas por Contabilidad o RR.HH. Honorarios Digitados: Son todos los honorarios que yo como usuario he digitado y que aún se encuentran pendientes Rechazados Este módulo muestra todas las boletas que han sido rechazadas por el Jefe de Unidad, el Departamento de Contabilidad o el Departamento de Recursos Humanos. Al igual que el módulo anterior, acá podemos observar dos listados: Mis Honorarios Rechazados: Muestra todas las boletas que me han sido rechazadas. Honorarios Digitados: Muestra todas las boletas que han sido rechazadas de aquellas personas en que yo como usuario he digitado su boleta. 8

9 3.1.6 Crea Usuario Esta opción del menú permite ingresar toda la información referida a la creación de un nuevo prestador de servicio a honorario. Datos importantes a considerar: Rut prestador: Ingresar el RUN del prestador, sin puntos ni guión. Forma de Pago: Al seleccionar la forma de pago Depósito, el usuario deberá ingresar el banco y la cuenta corriente. Si la forma de pago es Vale Vista, el usuario deberá ingresar los datos personales de los retiradores. Cuenta Corriente: La cuenta corriente ingresada para aquellos cuya forma de pago es Depósito, no debe incluir puntos ni guiones, solo números. Además, para aquellos casos donde la cuenta corriente sea la cuenta Rut, no debe ser ingresado el dígito verificador. Datos Retiradores: Corresponden a los datos de las personas autorizadas para retirar los Vale Vista Edita Usuario Este módulo permitirá modificar los datos de prestadores ya ingresados en las bases de datos. Es así como se podrá modificar los datos personales, forma de pago, banco, cuenta corriente, y datos de los retiradores. Para modificar los datos de un usuario ya creado, primero se debe ingresar su RUN sin puntos ni dígito verificador. 9

10 Si el usuario existe, sus datos serán desplegados en una pantalla, en donde podrá ser modificada la información desplegada Usuario Jefe de Unidad El usuario Jefe de Unidad, posee adicionalmente las opciones de Aprob x Unidad y Aprobación, las cuales serán descritas a continuación, el resto de opciones ya han sido explicadas con anterioridad: 10

11 Aprobación por Unidad (Aprob x Unidad) En este modulo, el Jefe de Unidad puede ver todas las boletas de honorarios que él ha aprobado. Además puede revisar el estado de pago de la boleta, revisando si existe un número de nómina y si fue generado el cheque por Tesorería Aprobación Dentro de esta opción, el Jefe de Unidad podrá aprobar o rechazar las boletas de honorarios que han sido imputadas a su centro de gestión. Las opciones válidas en este reporte para el Jefe de Unidad son: Aprobar boleta: Haciendo click sobre la casilla Seleccionar. Rechazar boleta: Haciendo click sobre el enlace Elimina. Revisar boleta: El Jefe de Unidad puede revisar la boleta de honorario, y aprobarla si esta de acuerdo con lo señalado en la boleta y lo informado en el listado. Campo para rechazar Boleta Campo para visualizar Boleta Campo de Aprobación de Boleta Botón para Grabar Boleta Aprobada 11