Sistema Integral de Tesorería Módulo de Control Financiero Manual de Operación

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1 Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 1 de 20

2 CONTENIDO Breve descripción del... 3 Menú Archivos... 4 Saldos Bancarios Catálogo de Movimientos Bancarios Administración de Fondos Bancarios Menú Disponibilidad... 7 Análisis de Movimientos Bancarios (Disponibilidad) Transferencia de Movimientos Bancarios Consulta de Saldos Bancarios Reportes Menú Conciliación Captura de Movimientos de Conciliación Transferencia de Movimientos de Conciliación Cierre Mensual Reportes Menú Procesos Estados de Cuenta Bancarios Como salir del Guías Rápidas Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 2 de 20

3 CONTROL FINANCIERO Breve descripción del El módulo de Control Financiero esta diseñado para establecer un control sobre los Saldos Bancarios, conocer la disponibilidad financiera de las diferentes cuentas de bancos en línea al momento de la consulta y realizar las conciliaciones bancarias respectivas. Figura 1 Pantalla principal del Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 3 de 20

4 Menú Archivos Para llevar a cabo el registro del Control Financiero es necesario proporcionar al Sistema una serie de catálogos que necesita para funcionar correctamente. Todos estos catálogos podrán darlos de alta por medio del menú Archivos del módulo de Control Financiero. Saldos Bancarios.- A través de ésta opción podrá realizar la consulta de los Saldos Bancarios, ultimo cierre efectuado y ultima conciliación realizada de cada una de las Cuentas Bancarias. Cabe señalar que los saldos siempre están actualizados, pues cada vez que se entra en esta pantalla el Sistema transfiere todos aquellos movimientos generados antes de realizar esta consulta. Figura 2 Ventana de Consulta de Saldos Bancarios Para imprimir los Saldos Bancarios siga los siguientes pasos: Pulse el botón Imprimir Figura 3 Ventana Reporte de Saldos Bancarios Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 4 de 20

5 Proporcione los rangos de fechas de cierre y pulse el botón Impresora / Pantalla o Salir para abortar la operación. Catálogo de Movimientos Bancarios.- Una vez que son integradas las Cuentas Bancarias proceda a dar de alta estos movimientos que nos permitirán especificar a las Pólizas que afecten un Banco el tipo de movimiento realizado sobre este. Figura 4 Tipos de Movimientos Bancarios Para adicionar un nuevo movimiento bancario, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón de la barra de navegación Proporcione el Tipo, No., Descripción y Grupo del Movimiento Bancario Pulse el botón de la barra de navegación para aceptar la captura Para eliminar un Movimiento Bancario, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione un movimiento con la barra de navegación Presione el botón Nota: Solo se podrán eliminar movimientos bancarios que no sean: tipo C, E1, E2, I1, I2, I3. Para Salir de Movimientos Bancarios, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 5 de 20

6 Administración de Fondos Bancarios.- Este catalogo nos permite clasificar las diferentes Cuentas Bancarias según el tipo de Fondo que manejen. Figura 5 Administración de Fondos Bancarios Para adicionar tipo de Administración de Fondos Bancarios, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón de la barra de navegación Proporcione el No. y Descripción del fondo Pulse el botón de la barra de navegación para aceptar la captura Para eliminar un Tipo de Administración Fondos Bancario, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione un movimiento con la barra de navegación Presione el botón Para Salir de Admón. de Fondos Bancarios, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 6 de 20

7 Menú Disponibilidad En este menú se podrán consultar, analizar reportar, los saldos bancarios, siempre estarán actualizados al momento que se realice la consulta, esto es que una vez que en los módulos en donde se generan los movimientos afecten a una cuenta bancaria, se afectará la Disponibilidad. Análisis de Movimientos Bancarios (Disponibilidad).- Esta opción del Sistema permite consultar aquellos movimientos que estén relacionados con alguna cuenta bancaria. Para realizar una consulta deberá seguir los pasos que a continuación se describen: Elija la opción Análisis de Movimientos Bancarios (Disponibilidad) en el menú Disponibilidad. A continuación indique la cuenta bancaria a consultar. El tipo de movimiento (Ingresos o Egresos). El movimiento Bancario. Un rango de fechas de los movimientos. Y por ultimo un rango de importes a consultar. Enseguida presione sobre el botón Visualizar y en la parte inferior de la ventana se mostrarán aquellos movimientos que cumplan con las especificaciones antes señaladas. Para imprimir un listado de estos movimientos pulse sobre alguno de los botones de impresión (Pantalla o Impresora). Figura 6 Ventana de Análisis de Movimientos Bancarios (Disponibilidad) Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 7 de 20

8 Transferencia de Movimientos Bancarios.- Con el uso de esta opción podrá transferir nuevamente todos los movimientos bancarios generados en el ejercicio actual. Para esto el Sistema primero elimina los movimientos registrados en este módulo, después desmarca todos los movimientos que fueron marcados como transferidos y por ultimo transfiere nuevamente los movimientos marcándolos como transferidos. Figura 7 Ventana Transferencia de Movimientos Bancarios Para transferir los movimientos, usted debe realizar los pasos siguientes: Lea cuidadosamente las Advertencias que se indican Pulse el botón Transferir Para salir de la Transferencia de Movimientos Bancarios, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir para regresar al menú principal del módulo Consulta de Saldos Bancarios.- Aquí podrá realizar consultas sobre los saldos de las cuentas bancarias, mismas que le indicarán el saldo inicial de la cuenta, los movimientos ejercidos sobre esta (cargos y abonos) y el saldo final de la misma. Para llevar a cabo una consulta realice lo siguiente: En la pantalla de Consulta de Saldos Bancarios, indique primero la Cuenta Bancaria a consultar, el Período de Cierre y el Tipo de Administración de Fondos. A continuación pulse sobre el botón Visualizar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 8 de 20

9 Para imprimir el reporte de Saldos Bancarios siga los puntos que a continuación se muestran: Primero deberá elegir si desea incluir las firmas en el reporte a generar, utilice el recuadro Incluir Firmas. Ahora deberá pulsar sobre uno de los botones de impresión (pantalla Impresora). El reporte agrupa por default a los bancos pertenecientes a un mismo tipo de administración de Fondos. Figura 8 Ventana de Consulta de Saldos Bancarios Reportes.- Esta opción nos permite obtener los productos necesarios para conocer el Saldo Bancario de cada una de las Cuentas, seleccione la opción Reportes que encontrará en el menú Disponibilidad. Movimientos Bancarios Figura 9 Ventana Movimientos Bancarios Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 9 de 20

10 Saldos Bancarios Figura 10 Ventana Saldos Bancarios Resumen de Movimientos Bancarios Ordenes de Pago Figura 11 Ventana de Resumen de Movimientos Bancarios Figura 12 Ventana de Órdenes de Pago Para imprimir un reporte, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione hasta rango de fecha Indique si requiere firmas (en algunos casos) Pulse el botón Impresora / Pantalla o Salir para abortar la operación Para salir de cada uno de los reportes, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir para regresar al menú principal del módulo. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 10 de 20

11 Menú Conciliación Este menú nos permitirá realizar las conciliaciones de todas las Cuentas Bancarias, esto con la finalidad de poder determinar los Saldos Bancarios y los Saldos en Libros. Debe seleccionar del menú la opción de Conciliación. Captura de Movimientos de Conciliación.- Una vez realizada la Transferencia de Movimientos de Conciliación, tiene la posibilidad de llevar a cabo la captura de los movimientos, la conciliación bancaria, eliminar registros buscar movimientos de alguna cuenta especifica, seleccione la opción Captura de Movimientos de Conciliación que encontrará en el menú Conciliación. Figura 13 Ventana de Captura de Movimientos de Conciliación Bancaria Para conciliar un movimiento, usted debe realizar los pasos siguientes: Nota: Todos los movimientos que su Tipo sea I, E y los C del 5 al 6 podrán conciliarse, el resto es para efectos de Incorporar Movimientos que no estén transferidos y que vienen registrados el Estado de Cuenta que entrega el Banco. Primero indique los parámetros de captura presionando el botón de Parámetros (parte superior de la pantalla) proporcionando el Mes, Cuenta Bancaria y No. de Hoja del estado de Cuenta que desea conciliar. Enseguida pulse el botón Parámetros ubicado en el parte central de la ventana. Pulse el botón Conciliar para iniciar con la conciliación, vera como se limpian los datos de la ventana. Si el movimiento que va a conciliar es un cheque, proporcione el número de este e indique el Importe. Automáticamente el Sistema determinara si existe algún cheque con las características capturadas, si el movimiento existe se le notificara que ha sido conciliado, en caso contrario le preguntara si lo desea Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 11 de 20

12 incorporar. Otro de los mensajes que aparece es cuando el cheque tiene diferencias en el importe y le preguntara si lo desea conciliar con diferencias. Si el movimiento no es un cheque, deje en blanco este dato y proporcione el Importe y el Movimiento (Deposito/Retiro). Automáticamente el Sistema determinara si existe algún Importe con las características capturadas, si el movimiento existe se le notificara que ha sido conciliado, en caso contrario le preguntara si lo desea incorporar. Si el mensaje que se le indica es, si desea incorporar el movimiento, proporcione la Fecha, Referencia y Tipo de Movimiento (Solo aparecerán los C ) y pulse el botón de Aceptar para grabar los datos capturados o el botón de Cancelar para abortar la operación. Para regresar a la barra de botones de la ventana de Captura de Movimientos de Conciliación, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Regresa. Para analizar los movimientos que se encuentran en el Archivo de Conciliaciones o en el Histórico, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse sobre el botón Análisis y aparecerá otra ventana con la Consulta Analítica de Movimientos Bancarios. Indique la modalidad de la consulta y presione el botón Visualizar y le presentara los resultados de esta. Si desea una nueva búsqueda presione el botón Limpiar para inicializar las diferentes modalidades a sus valores originales y vuelva a indicarlos. Figura 14 Ventana de Consulta Analítica de Movimientos Bancarios Para regresar a la ventana de Captura de Conciliaciones, pulse el botón Regresar. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 12 de 20

13 Para eliminar un movimiento de la Captura de Movimientos de Conciliación solo podrá hacerlo sobre los que son del tipo C, usted debe realizar l paso siguiente: Pulse el botón de Eliminar y aparecerá una advertencia si desea eliminarlo definitivamente, seleccione la alternativa. Para buscar un movimiento usted debe realizar el paso siguiente: Figura 15 Ventana de Búsqueda de Movimientos Pulse el botón de Buscar y aparecerá una ventana de Búsqueda de Movimientos de Conciliación Bancaria. Indique la modalidad de la consulta y presione el botón Buscar y le presentara los resultados de esta. Seleccione el movimiento que desea y pulse el botón de Aceptar. Esto le regresara a la ventana de Captura de Conciliación con el movimiento indicado con anterioridad. Para salir de la captura de Movimientos de Conciliación, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir para regresar al menú principal del módulo Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 13 de 20

14 Transferencia de Movimientos de Conciliación.- Una vez cerrado el periodo contable es necesario transferir los movimientos que afecten a una Cuenta Bancaria, seleccione la opción Transferencia de Movimientos de Conciliación que encontrará en el menú Conciliación. Figura 16 Ventana de Proceso de Transferencia de Movimientos Para transferir los movimientos, usted debe realizar los pasos siguientes: Lea cuidadosamente las Advertencias que se indican. Seleccione el mes que desea transferir, automáticamente habilita el rango de fechas del mes. Seleccione una Cuenta Bancaria. Pulse el botón Transferir Mov. Para salir de la Transferencia de Movimientos Bancarios, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir para regresar al menú principal del módulo. Cierre Mensual.- Una vez hecho el proceso de la Conciliación Bancaria y habiendo impreso los reportes necesarios, se debe realizar el cierre para transferir los movimientos conciliados al Histórico, seleccione la opción Cierre Mensual que encontrará en el menú Conciliación. Figura 17 Ventana de Proceso de Cierre Mensual de Conciliaciones Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 14 de 20

15 Para cerrar el periodo de una Cuenta Bancaria, usted debe realizar los pasos siguientes: Lea cuidadosamente las Advertencias que se indican Indique el mes a cerrar Seleccione la Cuenta Bancaria. Pulse el botón Cierre Conciliación Para salir del Cierre Mensual, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir para regresar al menú principal del módulo. Reportes.- Esta opción nos permite obtener los productos necesarios para conocer el Saldo Bancario Conciliado de cada una de las Cuentas Bancarias, seleccione la opción Reportes que encontrará en el menú Conciliación. Movimientos de Conciliación Figura 18 Ventana del reporte Movimientos de Conciliación Conciliación Bancaria Figura 19 Ventana del reporte Conciliación Bancaria Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 15 de 20

16 Para imprimir un reporte, usted debe realizar los pasos siguientes: Seleccione el mes Seleccione la Cuenta Bancaria Seleccione el Tipo de Movimiento (solo para Movimientos de Conciliación) Indique si requiere firmas (solo para Conciliación Bancaria) Pulse el botón Impresora / Pantalla según desee el reporte Pulse el botón de Salir para regresar al menú principal del módulo Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 16 de 20

17 Menú Procesos Estados de Cuenta Bancarios.- Use esta opción para importar datos de los estados de cuenta emitidos por el banco a través de un archivo TXT. Figura 20 Ventana de Estados de Cuenta Bancarios Para hacer la conciliación bancaria importando el estado de cuenta de un archivo TXT, deberá hacer lo siguiente: Una vez que se tenga el archivo en la ruta establecida en parámetros del sistema, presionar el botón Importar Cuando ya se tengan los registros en la pantalla, presionar el botón Validar para que el sistema verifique la información proporcionada por el banco, si existen inconsistencias deberá solicitarse un nuevo archivo con la información correcta. Una vez que no existan inconsistencias, proceder con la conciliación, presionando el botón Conciliar. Como salir del Para salir del módulo, usted debe realizar el paso siguiente: Seleccione del menú de Archivos la opción de Salir Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 17 de 20

18 Guías Rápidas CONCILIACIÓN BANCARIA Para hacer la conciliación bancaria realice lo siguiente: 1. Deberá estar seguro de que todos los movimientos que afecten a bancos ya han sido capturados 2. Entrar a Conciliación- Transferencia de Movimientos de Conciliación Elegir el mes que se va a hacer la conciliación (el mes anterior al que se conciliará deberá estar cerrada la conciliación). Elegir la cuenta bancaria que se conciliará Presionar el botón de Transferir Mov. 3. Antes de iniciar la conciliación deberá estar seguro del saldo final en libros, para revisar esto emita el reporte de conciliación bancaria ( Conciliación-Reportes- Conciliación Bancaria) 4. Ahora entre a Conciliación-Captura de Movimientos de Conciliación. Presione Parámetros y proporcione los datos solicitados, mes y cuenta bancaria Presione el botón para seleccionar los movimientos de ese banco. 5. Ya se han habilitado los botones de Captura y Conciliación 6. Para Conciliar los movimientos haga los siguientes pasos. Presione el botón Conciliar y proporcione los datos solicitados, mes y cuenta bancaria Inicie con la captura de los movimientos según aparezcan en el estado de cuenta bancario Si se trata de un cheque proporcione el número y el importe, el sistema le propondrá siempre un retiro. Si se trata de un depósito deje en blanco el espacio para el número de cheque, indique el importe y el sistema propondrá un depósito. Si el movimiento es un retiro sin número de cheque, deje en blanco ese espacio y capture el importe y en tipo de movimiento elija retiro. 7. Casos especiales de movimientos de conciliación. Si existe algún movimiento del estado de cuenta y que no haya sido registrado en contabilidad, el sistema emitirá un mensaje para preguntar si desea que ese movimiento sea incorporado, presione que si y seleccione el tipo de movimiento con el cual será registrado. Ejemplo: si en el estado de cuenta aparece una comisión y no fue registrada en contabilidad, seleccionar el tipo de movimiento. Indique la fecha y la descripción del movimiento 8. Una vez conciliados todos los movimientos bancarios, analizar los reportes de movimientos Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 18 de 20

19 9. Verificar aquellos movimientos que están en circulación, en tránsito y por aclarar 10. Cuando el saldo del banco de la conciliación coincida con el del estado de cuenta, podrá cerrar la conciliación de ese mes. Entre a Conciliación-Cierre Mensual Indique los parámetros de mes y cuenta bancaria Presione el botón Cierre Conciliación Los datos que quedaron pendientes de conciliar se pasarán a la conciliación del siguiente mes Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 19 de 20

20 DISPONIBILIDAD BANCARIA Para conocer la disponibilidad bancaria realice lo siguiente: 1. Ingrese a los reportes de saldos bancarios en Archivos Saldos Bancarios o bien en Disponibilidad Reportes Saldos Bancarios. 2. El sistema automáticamente actualizará los saldos con los nuevos movimientos generados en los módulos de egresos y contabilidad. Cuando en el módulo de contabilidad se cambie el tipo de movimiento bancario o se cancele una póliza de ingresos deberá hacer lo siguiente: 1. Ingrese a Disponibilidad-Transferencia de Movimientos Bancarios 2. Presione Transferir y el sistema desmarcara todos los movimientos que afecten a una cuenta bancaria y los transferirá nuevamente a la Disponibilidad para que los saldos se afecten. 3. Volver a emitir los reportes de saldos bancarios Menú Sistema Menú Contenido Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 20 de 20