Atención al Público en Ventanilla

Transcripción

1 Atención al Público en Ventanilla Introducción Este documento tiene por finalidad explicar el proceso para poder atender al público en las diferentes operaciones que estos pueden realizar en tiempo real. Es importante resaltar que este mismo documento se aplica para la atención de las opciones de Notas de Cargo Abono que existen en los diferentes módulos del SIFC Net, las diferencias entre la atención al público en ventanilla y las otras opciones es que las de ventanilla pueden realizar operaciones con cheque, efectivo y comprobantes contables mientras que las otras solo operaciones con cheque y comprobantes contables. Asimismo, es necesario resaltar que todos los códigos de operación, al margen de la descripción o nombre que se le haya puesto, funcionaran según el tipo de afectación y procedimiento con el cual hayan definido, por lo tanto la explicación del presente manual se ha desarrollado en base las posibles afectaciones que el SIFC Net puede administrar y se describen las diferentes pantallas que mostrara el SIFC Net según el procedimiento que tenga el código de operación a utilizar. Requisitos Previos Para el uso de esta opción es indispensable que previamente se haya registrado lo siguiente: 1. Parámetros Generales de Operaciones 2. Maestro de Oficinas o Sucursales 3. Códigos de Operación a Utilizar

2 4. Si se va atender operaciones de Ingresos / Egresos varios deben de haberse registrado los diferentes tipos Conceptos Movimientos Varios 5. Registro de las denominaciones de las monedas a utilizar 6. Límite de Efectivo, definir si se quiere controlar que los cajeros operadores no puedan realizar operaciones superiores a un monto limite, y para realizarlos tendrán que tener la autorización de un supervisor 7. Mensaje para Boletas de Operación, registrar el mensaje que desean que se imprima en cada boleta de convalidación de las operaciones 8. Límite de operaciones en efectivo, indicar por cada tipo de moneda el límite de efectivo que puede tener cada cajero operador en su propia caja, requisito de las compañías de seguro. 9. Si se quiere que el SIFC Net controle los limites operaciones sobre el lavado de activos deberá de haberse registrado dichos limites a través de la opción Limite de Operaciones que está en Personalización de los Módulos / Lavado de Activos 10. Si se van aceptar operaciones en moneda extranjera se deberá de haber registrado los siguientes tipos de cambio: a. Tipo de cambio Fijo b. Tipo de Cambio Compra Venta de Moneda Extranjera Las opciones a utilizar para registrar estos tipos de cambios se encuentran en Contabilidad / Registro de los Tipos de Cambio Ruta en Menú del SIFC Net Esta opción en el menú del SIFC Net se encuentra en Operaciones y seleccionar la opción Atención al Público en Ventanilla. Modo de Uso Al ingresar a esta opción y luego que el SIFC Net ha validado su respectiva autorización le mostrara la siguiente imagen:

3 Esta imagen o pantalla será mostrada si el cajero operador está autorizado a atender más de un oficina o sucursal, para ello deber seleccionar la oficina o sucursal que este atendiendo. Luego de seleccionar la oficina o sucursal el SIFC net verificara que las operaciones del día anterior hayan sido debidamente cerradas, de no ser así se emitirá el mensaje correspondiente y no se permitirá continuar hasta que se realice el cierre de las operaciones para la oficina, para ello debe ingresarse a la opción Cierre de Operaciones Atención al Público que se encuentra en Operaciones / Procesos de Cierre Diario de Atención al Público. Para las operaciones de Notas de Cargo Abono el control de cierre de operaciones se realiza a través del cierre contable, vale decir a través de estas opciones se pueden realizar operaciones indistintamente de cualquier fecha siempre y cuando correspondan a una fecha superior a la fecha de cierre contable que el área respectiva registre. Una vez seleccionada la oficina de atención y el SIFC Net haya validado que se cumplen con todos los requisitos para iniciar la atención del publico se mostrara la siguiente imagen

4 Para aquellos usuarios que solo estén autorizados a atender en una sola oficina luego de verificar la seguridad y los cierres de operaciones respectivos el SIFC Net, automáticamente, mostrara esta imagen o pantalla. A través de esta pantalla se deberá seleccionar el código de operación que identifique al tipo de atención del público a realizar. Para ello se podrá: 1. Si se conoce el código de operación a utilizar podrá indicarlo en Indique el Código de Operación luego dar a la tecla ENTER o hacer clic en el botón Aceptar 2. Según el tipo de operación a realizar buscarlo en la lista desplegable correspondiente y seleccionarlo, luego de ello hacer clic en el botón Aceptar. Luego de haber seleccionado el código de operación y dependiendo del tipo de afectación y procedimiento que tenga registrado el SIFC Net mostrara la imagen o pantalla correspondiente. 1. Movimientos de Cajero

5 2. Cuenta Corriente Aportaciones 3. Cuentas de Depósitos 4. Créditos 5. Operaciones Varias 6. Compra/Venta Moneda Extranjera 7. Empeños 8. Transferencia entre Sucursales 9. Previsión Social NOTA: Hacer clic en el tipo de operación que desea consultar para ir directamente al manual respectivo.

6 MOVIMIENTOS DE CAJERO En esta parte del manual tiene por finalidad describir todas las operaciones que pueden realizar los cajeros para la administración de su saldo en caja. Saldo Inicial.- A través de los códigos de operación que estén definidos con el procedimiento Saldo Inicial se permite registrar el saldo con el cual el cajero está iniciando su saldo de caja. Téngase presente que este saldo de caja inicial solo puede ser registrado, por cajero, oficina, fecha y moneda una sola vez. Al ingresar a este tipo de operación el SIFC Net mostrara el siguiente formulario o pantalla En esta pantalla se deberá seleccionar la moneda a la cual corresponda el saldo de caja a ser aperturado. Luego de seleccionar la moneda se deberá hacer clic en el botón Aceptar que se encuentra al lado izquierdo para continuar con el procedimiento de registro del saldo inicial.

7 Si se desea indicar otro código de operación deberá hacer clic en el botón Código Operación. Si se desea regresar al menú principal del SIFC Net hacer clic en el botón Salir. Luego de hacer clic en el botón Aceptar se le mostrará el siguiente formulario o pantalla. A través de este formulario se deberá ingresar el saldo con el cual se desea aperturar la caja, para ello deberá ingresar lo siguiente: Indique el Asunto por el cual Realiza la Operación.- Este es un dato opcional que se puede o no indicar. Si se indica este será guardado en la base de datos e impreso en la boleta de convalidación de la operación. Importe de la Operación a Realizar.- Indicar el importe de saldo con el cual se está aperturando la caja En el supuesto caso que el código de operación haya sido definido que requiere de una autorización un usuario, que tenga las facultades para

8 autorizar la realización de este tipo de operación, deberá indicar su código de usuario y contraseña en la parte del formulario donde esta titulado como Autorización. Una vez completados los datos solicitados se deberá hacer clic en el botón Aceptar para registrar el saldo de apertura en la base de datos. Si se quiere cancelar la operación y regresar al formulario para seleccionar otro código de operación se deberá hacer clic en el botón Código Operación. Para salir al menú principal del SIFC Net se debe hacer clic en el botón Salir. Una vez hecho clic en el botón Aceptar el SIFC Net actualizara la base de datos del cajero con el saldo de apertura y si todo es correcto se mostrara el siguiente formulario o pantalla, caso contrario se mostrara el mensaje de error encontrado. A través de este formulario se imprimirá la boleta de convalidación de la operación del saldo de apertura del cajero, para la impresión de la boleta se deberá hacer clic en el botón Coloque formulario para imprimir boleta del

9 movimiento, hecho esto el SIFC Net imprimirá la boleta en la impresora que se le haya asignado para el cajero. Una vez impresa la boleta el SIFC Net mostrara el siguiente formulario o pantalla A través de este formulario se podrá reimprimir la boleta para lo cual se debe hacer clic en el botón Reimprimir boleta del movimiento o hacer clic en el botón No reimprimir boleta del movimiento para dar por concluida la operación y regresar al formulario para seleccionar otro código de operación. Ingreso.- El código de operación con el procedimiento de ingreso tiene por finalidad permitir realizar ingresos de dinero al saldo del cajero, este tipo de operaciones pueden realizarse varios durante toda la sesión de atención al público. Al ingresar a este tipo de operación el SIFC Net mostrara el siguiente formulario o pantalla

10 En esta pantalla se deberá seleccionar la moneda a la cual corresponda el importe a ser ingresado al saldo de caja del cajero. Luego de seleccionar la moneda se deberá hacer clic en el botón Aceptar que se encuentra al lado izquierdo para continuar con el procedimiento de registro del ingreso. Si se desea indicar otro código de operación deberá hacer clic en el botón Código Operación. Si se desea regresar al menú principal del SIFC Net hacer clic en el botón Salir. Luego de hacer clic en el botón Aceptar se le mostrará el siguiente formulario o pantalla.

11 A través de este formulario se deberá ingresar el importe del dinero que se desea ingresar al saldo de la caja del cajero, para ello deberá ingresar lo siguiente: Indique el Asunto por el cual Realiza la Operación.- Este es un dato opcional que se puede o no indicar. Si se indica este será guardado en la base de datos e impreso en la boleta de convalidación de la operación. Importe de la Operación a Realizar.- Indicar el importe del ingreso al de saldo de cajero. En el supuesto caso que el código de operación haya sido definido que requiere de una autorización un usuario, que tenga las facultades para autorizar la realización de este tipo de operación, deberá indicar su código de usuario y contraseña en la parte del formulario donde esta titulado como Autorización. Una vez completados los datos solicitados se deberá hacer clic en el botón Aceptar para registrar el ingreso en la base de datos.

12 Si se quiere cancelar la operación y regresar al formulario para seleccionar otro código de operación se deberá hacer clic en el botón Código Operación. Para salir al menú principal del SIFC Net se debe hacer clic en el botón Salir. Una vez hecho clic en el botón Aceptar el SIFC Net actualizara la base de datos del cajero con el importe del ingreso y si todo es correcto se mostrara el siguiente formulario o pantalla, caso contrario se mostrara el mensaje de error encontrado. A través de este formulario se imprimirá la boleta de convalidación de la operación realizada, para que el SIFC Net realice la impresión de la boleta se deberá hacer clic en el botón Coloque formulario para imprimir boleta del movimiento, hecho esto el SIFC Net imprimirá la boleta en la impresora que se le haya asignado para el cajero. Impresa la boleta el SIFC Net mostrara el siguiente formulario o pantalla

13 A través de este formulario se podrá reimprimir la boleta para lo cual se debe hacer clic en el botón Reimprimir boleta del movimiento o hacer clic en el botón No reimprimir boleta del movimiento para dar por concluida la operación y regresar al formulario para seleccionar otro código de operación. Egreso.- El código de operación con el procedimiento de egreso tiene por finalidad permitir realizar egresos o retiros de dinero al saldo del cajero, este tipo de operaciones pueden realizarse varios durante toda la sesión de atención al público. Al ingresar a este tipo de operación el SIFC Net mostrara el siguiente formulario o pantalla

14 En esta pantalla se deberá seleccionar la moneda a la cual corresponda el importe a ser retirado al saldo de caja del cajero. Luego de seleccionar la moneda se deberá hacer clic en el botón Aceptar que se encuentra al lado izquierdo para continuar con el procedimiento de registro del egreso. Si se desea indicar otro código de operación deberá hacer clic en el botón Código Operación. Si se desea regresar al menú principal del SIFC Net hacer clic en el botón Salir. Luego de hacer clic en el botón Aceptar se le mostrará el siguiente formulario o pantalla.

15 A través de este formulario se deberá ingresar el importe del dinero que se desea retirar al saldo de la caja del cajero, para ello deberá ingresar lo siguiente: Indique el Asunto por el cual Realiza la Operación.- Este es un dato opcional que se puede o no indicar. Si se indica este será guardado en la base de datos e impreso en la boleta de convalidación de la operación. Importe de la Operación a Realizar.- Indicar el importe del egreso o retiro al de saldo de cajero. En el supuesto caso que el código de operación haya sido definido que requiere de una autorización un usuario, que tenga las facultades para autorizar la realización de este tipo de operación, deberá indicar su código de usuario y contraseña en la parte del formulario donde esta titulado como Autorización. Una vez completados los datos solicitados se deberá hacer clic en el botón Aceptar para registrar el ingreso en la base de datos.

16 Si se quiere cancelar la operación y regresar al formulario para seleccionar otro código de operación se deberá hacer clic en el botón Código Operación. Para salir al menú principal del SIFC Net se debe hacer clic en el botón Salir. Una vez hecho clic en el botón Aceptar el SIFC Net actualizara la base de datos del cajero con el importe del egreso, si todo es correcto se mostrara el siguiente formulario o pantalla, caso contrario se mostrara el mensaje de error encontrado. A través de este formulario se imprimirá la boleta de convalidación de la operación realizada, para que el SIFC Net realice la impresión de la boleta se deberá hacer clic en el botón Coloque formulario para imprimir boleta del movimiento, hecho esto el SIFC Net imprimirá la boleta en la impresora que se le haya asignado para el cajero. Impresa la boleta el SIFC Net mostrara el siguiente formulario o pantalla

17 A través de este formulario se podrá reimprimir la boleta para lo cual se debe hacer clic en el botón Reimprimir boleta del movimiento o hacer clic en el botón No reimprimir boleta del movimiento para dar por concluida la operación y regresar al formulario para seleccionar otro código de operación. Arqueo General.- A través de los códigos de operación que puedan ser definidos con el procedimiento de Arqueo General se puede obtener una consulta en pantalla con los saldos de todos los cajeros de la oficina de atención, la consulta será mostrada en un formulario o pantalla similar al siguiente

18 Si se desea imprimir esta consulta bastara hacer clic en el logo de la institución que se muestra en la parte superior izquierda del mismo, hecho esto el sistema operativo le mostrara una pequeña ventana para que se seleccione la impresora a donde se desea se realice la impresión. Para regresar al formulario para indicar otro código de operación se deberá hacer clic en el botón Código Operación. Arqueo en Ventanilla.- Los códigos de operación definidos con este procedimiento permiten consultar el saldo disponible, por monedas, que tenga el cajero que ejecute el código de operación. Esta operación puede realizarse varias veces durante una sesión de atención al público. Al ingresar a este código el SIFC Net mostrar un formulario similar al siguiente

19 Si se desea imprimir esta consulta bastara hacer clic en el logo de la institución que se muestra en la parte superior izquierda del mismo, hecho esto el sistema operativo le mostrara una pequeña ventana para que se seleccione la impresora a donde se desea se realice la impresión. Para regresar al formulario para indicar otro código de operación se deberá hacer clic en el botón Código Operación. Cierre de Ventanilla.- El código de operación definido con este procedimiento tiene por objetivo realizar el cuadre de la caja del cajero que la ejecuta y registrar el cierre de su caja. Téngase presente, al ejecutarse este código de operación quedaran bloqueadas todas las posibilidades que el cajero pueda realizar una o más operaciones en la misma fecha y oficina donde realizo el cierre. Al ingresar a este código de operación el SIFC Net mostrara el siguiente formulario o pantalla

20 En este formulario se mostraran, por cada tipo de moneda que puedan realizarse operaciones, todos los tipos de denominaciones de cada moneda. Para realizar el cierre se deberá indicar, por cada moneda que tenga que cerrar el cajero, el número de monedas o billetes que tenga por cada denominación que tenga según la moneda de los mismos, de tal modo que la suma de la multiplicación de la cantidad por cada denominación corresponda al saldo de caja que tenga el operador por cada moneda. Una vez que se ha completado con el ingreso de las monedas se deberá hacer clic en el botón Aceptar, hecho esto el SIFC Net mostrara el siguiente formulario o pantalla

21 A través de este formulario e SIFC Net realizara el cuadre entre lo ingresado por el cajero versus el saldo según sus operaciones debe tener. Si el saldo de una o más monedas no cuadra se podrá hacer clic en el botón Regresar para volver al formulario y corregir el número de monedas o billetes ingresados de tal modo que se logre cuadrar el saldo. En el caso que las diferencias son cero (0) o la diferencia es igual o menor a la diferencia que se haya registrado que se puede aceptar se deberá hacer clic en el botón Conforme para que el SIFC Net actualice la base de datos del cajero con el cierre respectivo. Una vez que el SIFC Net complete la actualización de la base de datos del cajero con el cierre se mostrara el siguiente formulario

22 A través de este formulario se imprimirá la boleta de convalidación de la operación de cierre de la ventanilla del cajero, para que el SIFC Net realice la impresión de la boleta se deberá hacer clic en el botón Coloque formulario para imprimir boleta del movimiento, hecho esto el SIFC Net imprimirá la boleta en la impresora que se le haya asignado para el cajero. Impresa la boleta el SIFC Net mostrara el siguiente formulario o pantalla

23 A través de este formulario se podrá reimprimir la boleta para lo cual se debe hacer clic en el botón Reimprimir boleta del movimiento o hacer clic en el botón No reimprimir boleta del movimiento para dar por concluida la operación y regresar al formulario para seleccionar otro código de operación. Recuerde que luego de hacer el cierre de ventanilla el cajero que lo ejecute ya no podrá realizar operaciones hasta el día siguiente del cierre. Regresar

24 OPERACIONES DE EMPEÑO Si el código de operación corresponde a Empeños y su procedimiento es de Empeños el SIFC Net mostrara la siguiente imagen o pantalla Es a través de esta imagen o pantalla que se deberán registrar todas las prendas que se van a recibir para empeño, téngase presente que existe un parámetro para limitar el número de prendas por contrato, lo cual se hará de la siguiente manera: 1. Prenda.- Se deberá indicar la información que identifique el tipo de la prenda, estos tipos de prendas deben de haber sido registradas previamente a través de la opción Tipos de Prendas que se encuentra en Personalización de los Módulos / Casas de Empeño. Para ello se podrá hacer: a. Código.- En el caso que se conozca el código que identifica a la prenda se deberá indicar en este lugar

25 b. Selección.- Si no se conoce el código de la prenda deberá buscarse en esta lista desplegable que el SIFC Net, previamente habrá llenado. Una vez identificada la prenda y dependiendo del tipo de metal al cual corresponda el SIFC Net buscara para la oficina y tipo de metal los plazos que puedan otorgarse para el pago de las prendas, los cuales debieron de haber sido registrados previamente a través de la opción Plazos para Empeños según Tipo de Metal que se encuentra en Personalización de los Módulos / Casas de Empeño 2. Plazos.- Seleccionar el plazo que el cliente desee pagar el empeño de la prenda. Una vez seleccionado el plazo el SIFC Net buscara los niveles que tengan valores fijos registrados a través de la opción Valores Fijos para Empeños y Compras que se encuentra en Personalización de los Módulos / Casas de Empeño, los mismos que serán ingresados a la lista desplegable de Niveles. 3. Niveles.- Seleccionar el nivel al cual corresponda la prenda 4. Cantidad.- Indicar la cantidad de prendas que correspondan al mismo código y características de plazos y niveles que se estarían entregando para el empeño de la misma prenda. 5. Peso.- Indicar el peso total de las prendas que correspondan a la cantidad indicada. 6. Descripción Adicional.- Si tiene alguna característica especial la prenda que está siendo recibida deberá indicarse aquí, para esta descripción se tiene hasta 250 caracteres. Una vez completado con indicar la información sobre la prenda se deberá hacer clic en el botón Adicionar, al hacerlo el SIFC Net lo guardara y colocara dicha información en la lista de Prendas Registradas y le regresara a la misma imagen o pantalla para que puede ingresar otras prendas mas. Al hacer clic en el botón Adicionar el SIFC Net calculara el muto a entregar por le prenda. Si debe modificar alguna de las prendas que se encuentran en la lista de Prendas Registradas se deberá seleccionar y luego hacer clic en el botón Editar esto hará que el SIFC Net borre la prenda de esta lista y la

26 información la regrese al mismo sitio donde se registro, luego de completarse con las modificaciones se deberá hacer clic en el botón Adicionar para que nuevamente se muestre en la lista de Prendas Registradas. Si se desea borrar una prenda de la lista de Prendas Registradas se deberá seleccionar y luego hacer clic en el botón Eliminar. Una vez completado el ingreso de la prenda o prendas a ser empeñadas se deberá hacer clic en el botón Conforme lo cual hará que el SIFC Net muestre la siguiente imagen o pantalla A través de esta imagen o pantalla se deberá indicar el documento de identidad del cliente para poder proceder con registro definitivo del empeño y redacción del contrato respectivo. Si se desea regresar al formulario anterior a fin de realizar uno o más cambios a la información sobre las prendas registradas se deberá hacer clic en el botón Regresar.

27 Una vez ingresado el documento de identidad se deberá hacer clic en el botón Aceptar, hecho esto el SIFC Net verificara si el documento de identidad del cliente está registrado en la base de datos, en caso de no ser así se mostrara la siguiente imagen o pantalla para realizar el registro de la información del cliente Luego de completar el registro de la información del cliente se deberá hacer clic en el botón Conforme para poder continuar con la operación del empeño. Para personalizar la información que se desea registrar y no registrar para los clientes se deberá hacer a través de la opción Parámetros Generales Padrón de Clientes que se encuentra en Personalización de los Modulo / Padrón de Clientes Regresar