MODULO DE CONTABILIDAD
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- Rosa María Parra Márquez
- hace 7 años
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1 MODULO DE CONTABILIDAD Manual del Usuario Página 1
2 Tabla De Contenido Introducción CONTABILIDAD Menú Administración Menú Tablas básicas Menú Ubicación Geográfica Menú Zonas Menú Bancos Menú Centros De Costo Menú Tipo Documento Identidad Menú Tipo Comprobantes Menú Directorio Nits Menú Certificados Retención Menú Importar Datos Menú Exportar Excel Directorio Nits Menú Cambio De Clave Menú Auditoria MENU Contabilidad Menú Plan De Cuentas Menú Comprobantes Menú Edición Comprobante Menú Listado Revisión Menú Procesos Menú Sumas Iguales Menú Verificar Cuentas Menú Copiar Comprobante Menú Generar Certificados MENU Libros Menú Libro Diario Manual del Usuario Página 2
3 4.2 Menú Libro Acumulado Menú Balances Menú Balance General Menú Nit Menú Balance Detallado Menú Balance Inventario Menú Mayor y Balance Menú Auxiliar Menú Auxiliar General Menú Nit Menú Centro Costo Menú PYG Menú Detallado Menú Acumulado Menú Mensual Menú Centro Costo Menú Acumulado Pagos Terceros Menú Numerar Registrados Menú Exportar Excel Menú Movimiento Periodo MENU Cierre Periodo Menú Cerrar Mes Menú Reabrir Mes Menú Cerrar Cuentas Menú Recalcular Estados Financieros Menú Trasladar Saldos MENU Medios Magnéticos Menú Formatos Dian Menú Configuración Menú Generar Menú Conceptos Dian Manual del Usuario Página 3
4 Introducción La Contabilidad es antigua y la razón de su evolución es fruto de las necesidades del momento, como instrumento es valedero en la industria, el gobierno y otros, en el manejo y control ya que sus técnicas y métodos reflejan en valores económicos la disposición de la empresa contribuyendo con los administradores a la toma de decisiones. Ante la necesidad de tener información rápida, segura, detallada y con los nuevos desarrollos tecnológicos, surgió la necesidad no solo de sistematizar los procesos contables que satisfagan los requerimientos en el manejo de los datos contables y financieros mediante operaciones automáticas sino además de establecer tecnologías que permitan disponer de la información oportuna en cualquier momento y lugar, evitando los riesgos de traslado de documentos y optimizando el tiempo del personal involucrado. Para cubrir todas estas expectativas surge el Sistema de Información Corporativo - SINCO El sistema más sencillo, flexible y completo para el manejo de la información de la gestión contable y financiera de las organizaciones. El manual de usuario describe las principales funciones y modo de operación del Sistema de Información Corporativo - SINCO Modulo Contabilidad.. Manual del Usuario Página 4
5 1. CONTABILIDAD Una vez el usuario ha seleccionado la empresa escoge el módulo de Contabilidad y para ingresar hace clic en el botón Confirmar en la parte inferior de la pantalla. Una vez ha ingresado al modulo de CONTABILIDAD, encuentra los menús de: Administración, Contabilidad, Libros, Cierre periodo y Medios magnéticos Donde: Administración: Permite configurar los datos básicos requeridos para el funcionamiento del módulo. Se utiliza principalmente cuando se comienza a utilizar la plataforma y esporádicamente cuando se genera nueva información que modifica los parámetros de funcionamiento del mismo. Contabilidad: Una vez configurado el módulo, en esta opción se realiza el registro de la información contable de la empresa. Libros: Permite generar e imprimir los libros e informes contables a partir de la información registrada en los comprobantes. Cierre periodo: Permite ejecutar el cierre de periodos contables y su apertura si el usuario tiene autorización para realizarlo. Igualmente permite realizar el cierre de cuentas de resultado a final de año. Manual del Usuario Página 5
6 Medios magnéticos: Permite configurar los formatos y conceptos de los medios magnéticos para la DIAN y generar los archivos de los medios magnéticos a partir de la información registrada en los comprobantes. 2. Menú Administración El menú de ADMINISTRACION, desplegara la ventana que contiene Tablas básicas, Cambio de clave y Auditoria. 2.1 Menú Tablas básicas Permite configurar inicialmente la información mínima requerida para el adecuado funcionamiento del módulo. Manual del Usuario Página 6
7 2.1.1 Menú Ubicación Geográfica Permite configurar la ubicación geográfica que permita posteriormente ubicar a los terceros que tienen alguna relación con las operaciones comerciales de la empresa, a nivel de Departamento, Municipio y Barrio. El sistema por defecto se configura con los códigos utilizados por la DIAN para los Departamentos y Municipios, los cuales no podrá modificar, pero sí podrá anexar los barrios según corresponda. Una vez seleccionado el Departamento mostrará los campos: Código Municipio y Nombre Municipio y permitirá que se diligencien las casillas con la información del Barrio identificado por: Barrio Código y Barrio Nombre de acuerdo al pantallazo que se muestra a continuación. Manual del Usuario Página 7
8 2.1.2 Menú Zonas Esta opción permite configurar la clasificación de la información por zonas para que en los informes pueda obtener una mayor precisión en la clasificación de la información relacionada con terceros. Manual del Usuario Página 8
9 Las zonas las configura el cliente de acuerdo a su necesidad. Si configura una zona que es innecesaria puede eliminarla con el botón Eliminar Menú Bancos Le permite codificar y crear las cuentas de ahorros y corrientes que la empresa maneja en los bancos y en las corporaciones financieras Manual del Usuario Página 9
10 2.1.4 Menú Centros De Costo Depende del número de negocios que haya en una misma empresa y estén funcionando con un mismo Nit. Manual del Usuario Página 10
11 2.1.5 Menú Tipo Documento Identidad Para ver el tipo de documento de identidad debe dar clic sobre el documento que desee ver y le damos clic en DETALLE. Manual del Usuario Página 11
12 También puede modificar el tipo de documento de identidad Manual del Usuario Página 12
13 2.1.6 Menú Tipo Comprobantes Si requiere otros tipos de comprobantes se asigna el Nombre el número de Documentos Tipo Transacción y puede escoger una opción de campo de cheque que permite indicar si al imprimir el formato del comprobante se debe dejar espacio para la elaboración del cheque ejemplo: Para los egresos. Manual del Usuario Página 13
14 Y saldrá la siguiente imagen mostrando su comprobante Menú Directorio Nits Tiene las diferentes opciones con las que desee buscar los Nits, debe llenar todos los espacios son obligatorios están Nits, Razón Social, Nombre, Apellidos, Orden Impresión, y puede buscar dando clic a las casillas que desee ver la información ya sea clientes, Proveedores, Empleados, Socios y Otros y le da clic en buscar. De clic sobre la casilla que quiera saber más información y de clic en DETALLE. Manual del Usuario Página 14
15 Manual del Usuario Página 15
16 Y sale la información requerida. Y debe dar clic en el botón de la parte inferior de la imagen GRABAR Menú Certificados Retención Se configura las cuentas a reportar por los certificados de retención. Saldrán todos los nombres de certificados que tenga administrados en el servicio. Manual del Usuario Página 16
17 De clic sobre el nombre del certificado y en el botón de DETALLE y da clic y sale la siguiente imagen. Cada vez que desee mirar o actualizar sus certificados debe escribir el nombre de certificado y llenar las casillas que aparecen en la imagen y para poder mirar el certificado da clic sobre la cuenta del código y en el botón de VERIFICAR da clic para mirar el contenido y para crear un nuevo certificado, de clic en la casilla vacía y en la pestaña que está al lado derecho de la casilla Y saldrá la siguiente imagen Manual del Usuario Página 17
18 Debe dar clic sobre la opción que desee que sea su certificado Menú Importar Datos Le permite importar los datos de la versión anterior a la versión de SINCO Manual del Usuario Página 18
19 Menú Exportar Excel Directorio Nits Al querer exportar algún Directorio Nit a Excel tendrá que dar clic en la pestaña del lado derecho de las casillas llamadas Inicial y Final. Manual del Usuario Página 19
20 Al dar clic sobre la flecha saldrá la siguiente imagen para poder buscar el inicial y al igual que el final del Nit Manual del Usuario Página 20
21 Llene los espacios requeridos y de clic en el botón BUSCAR y le da clic sobre el resultado que salga para poder seguir con la exportación, y da clic en el botón GENERAR. 2.2 Menú Cambio De Clave Se le dará un usuario el cual es su documento de identidad y su contraseña será el mismo usuario pero usted puede personalizar su contraseña. Manual del Usuario Página 21
22 2.3 Menú Auditoria Permite la revisión o verificación de quien tenga el manejo del software que ha sucedido en el. Y debe digitar las fechas de los días en los cuales desea saber cuáles fueron esos movimientos y quienes los realizaron. 3. MENU Contabilidad De clic en el botón de CONTABILIDAD y aparecerán las siguientes opciones como Plan de Cuentas, Comprobantes y Generar Certificados. Manual del Usuario Página 22
23 3.1 Menú Plan De Cuentas Debe dar clic en la opción Plan de Cuentas En Plan de Cuentas usted tendrá las opciones de Código y Nombre y da clic en el botón BUSCAR para encontrar el plan de cuentas que desee saber su información y debe dar clic sobre determinada casilla. Manual del Usuario Página 23
24 Al darle clic sobre la casilla y le da clic al botón DETALLE saldrá la siguiente imagen. Manual del Usuario Página 24
25 3.2 Menú Comprobantes Da clic en COMPROBANTES y salen tres opciones edición de Comprobante, Listado Revisión y Procesos Menú Edición Comprobante Da clic en Edición Comprobante y sale la siguiente imagen. Para editar el comprobante debe dar clic sobre el botón de la parte inferior llamado ACEPTAR y saldrá la siguiente imagen. Manual del Usuario Página 25
26 En Tipo de Comprobante debe escoger la opción que desee para saber la información y en la parte inferior de la imagen en el botón llamado DETALLE da clic y saldrá la siguiente imagen. Manual del Usuario Página 26
27 Debe llenar todos los espacios que estén como Tipo De Comprobante, # Comprobante Fecha, Nit y Concepto. Para escoger el Tipo de Comprobante debe dar clic en la parte derecha de la casilla y saldrá la siguiente imagen. Da doble clic sobre el tipo de comprobante que desee y saldrá seleccionado el Tipo de Comprobante haya requerido que este en dicha casilla. Para escoger el Nit debe dar clic en la parte derecha de la casilla y saldrá la siguiente imagen Al buscar la Cuenta Código en la parte derecha de la casilla. Manual del Usuario Página 27
28 Saldrá la siguiente imagen. Donde usted podrá escoger digitando Cuenta y Nombre y dando clic en el botón BUSCAR saldrán los resultados y debe darle clic sobre el Plan Cuenta Código En la casilla Deb/Cred debe escoger alguna de las dos opciones que aparecen así como muestra las siguiente imagen Manual del Usuario Página 28
29 En Nit debe dar clic en la parte derecha Saldrá la siguiente imagen Manual del Usuario Página 29
30 En la casilla de centro costo debe dar clic en la parte derecha Y al darle clic a esa pestaña saldrá la siguiente imagen, Y da doble clic sobre la opción que desee realizar. Al estar llenas todas las casillas debe dar clic en el botón VERIFICAR en la parte inferior de la pantalla debe salir que el valor sean ceros si salen ceros es porque al diligenciar o llenar las casillas no se cometió ningún error de lo contrario si salen valores es porque hay un error y debe buscar y leer bien lo que diligencio. Manual del Usuario Página 30
31 3.2.2 Menú Listado Revisión Si desea ver su listado debe llenar las casillas Tipo, Rango Fecha Inicial y Final, Rango comprobante Inicial y Final Manual del Usuario Página 31
32 Debe dar clic en el botón de IMPRIMIR si desea imprimirlo Menú Procesos Manual del Usuario Página 32
33 3.2.4 Menú Sumas Iguales Permite verificar que todos los comprobantes registrados tengan sumas iguales, si hay un comprobante descuadrado se genera un reporte Manual del Usuario Página 33
34 3.2.5 Menú Verificar Cuentas Permite verificar que todas las cuentas usadas de los comprobantes. Manual del Usuario Página 34
35 3.2.6 Menú Copiar Comprobante De clic en Copiar comprobante y saldrá la siguiente imagen Manual del Usuario Página 35
36 Para completar bien el proceso debe estar seguro de: el periodo de trabajo corresponda a la fecha del comprobante, si haya comprobante para copiar y debe complementar los campos para generar el documento. 3.3 Menú Generar Certificados Permite generar los certificados de las retenciones efectuadas por la empresa, de acuerdo por la configuración generada en los certificados de retención Saldrá la siguiente imagen Manual del Usuario Página 36
37 4. MENU Libros 4.1 Menú Libro Diario En la primera opción llamada DIARIO se despliega una ventana con dos opciones una llamada Libro Diario y otra llamada Libro Acumulado de clic en la opción Libro Diario. Su funcionamiento es el de generar un archivo de impresión del libro del mes seleccionado. Presenta totales débitos y créditos de las cuentas que recibieron movimientos ese día. Y saldrá la siguiente imagen Manual del Usuario Página 37
38 4.2 Menú Libro Acumulado Genera el archivo de impresión del libro acumulado del mes seleccionado. Presenta totales Débitos y Créditos de las cuentas que recibieron movimiento durante ese periodo. Manual del Usuario Página 38
39 4.3 Menú Balances Permite generar Balance General, Nit, Balance Detallado, Balance Inventario y Mayor Y Balance Menú Balance General Genera el archivo de impresión del balance general con el Año y el Mes ingresado. Manual del Usuario Página 39
40 Se generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 40
41 4.3.2 Menú Nit Genera un archivo de impresión con el balance generado por Nit del mes dado. Se utiliza para las cuentas que requieren control a nivel de Nit como: cuentas por cobrar y cuentas por pagar y presenta en resumen del movimiento de cada Nit de las cuentas indicadas. Se generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 41
42 4.3.3 Menú Balance Detallado Genera un archivo de impresión con el balance detallado del mes dado. Se digita el rango de cuentas que se desea saber en el balance detallado. Manual del Usuario Página 42
43 Los datos presentados son el saldo anterior, movimiento debito y crédito del mes y nuevo saldo. Se totalizan las columnas de créditos y débitos las cuales deben ser iguales cuando se genera el balance con todas las cuentas (solo suman las cuentas auxiliares). Se le generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 43
44 4.3.4 Menú Balance Inventario En este balance se encuentra todo aquello que esté en su inventario para un mejor manejo y funcionamiento de enterarse de con que materiales usted cuenta en su empresa. Se le generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 44
45 4.3.5 Menú Mayor y Balance Genera un archivo de impresión con el libro Mayor y Balance del mes dado. Presenta columnas con el código, nombre, valor saldo anterior, debito, crédito y nuevo saldo de cada cuenta mayor. Totaliza las columnas de créditos y débitos que deben ser iguales. Se genera el siguiente reporte Manual del Usuario Página 45
46 4.4 Menú Auxiliar Presenta opciones para generar libros auxiliares a nivel de cuenta (genera), Nit centro de costo o centro de Nit Menú Auxiliar General Genera un archivo de impresión del libro auxiliar a partir del rango de cuentas y meses dados debe llenar todos los espacios dados para generar correctamente el archivo de impresión. Manual del Usuario Página 46
47 Se generara el siguiente reporte MODULO DE CONTABILIDAD Menú Nit Genera un archivo de impresión del libro auxiliar por Nit a partir del rango de cuentas, Nits y meses dados Manual del Usuario Página 47
48 Se generara el siguiente reporte MODULO DE CONTABILIDAD Menú Centro Costo Genera un archivo de impresión del libro auxiliar por centro de costo a partir del Periodo Rango de Cuentas y Centro Costos. Manual del Usuario Página 48
49 Se generara el siguiente reporte MODULO DE CONTABILIDAD 4.5 Menú PYG Permite generar los estados de Pérdidas y Ganancias Detallado, Acumulado y por Centro de Costo Manual del Usuario Página 49
50 4.5.1 Menú Detallado Genera un archivo de impresión con las cuentas de resultados de cada uno de los meses del año actual. Presenta una columna por cada mes transcurrido. Manual del Usuario Página 50
51 4.5.2 Menú Acumulado Genera un archivo de impresión con el estado de pérdidas y ganancias acumulado hasta el mes que se indique. Se le generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 51
52 4.5.3 Menú Mensual Genera un archivo con el estado de pérdidas y ganancias mensual en las fechas digitadas que desee saber. Se le generara el siguiente reporte Menú Centro Costo Genera un archivo de impresión con el estado de pérdidas y ganancias por centro de costo con una presentación similar al Pérdidas y Ganancias Detallado. Manual del Usuario Página 52
53 Se generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 53
54 4.6 Menú Acumulado Pagos Terceros Genera un archivo de impresión con acumulados por Nit de las cuentas en el rango solicitado. Se debe digitar rango de cuentas, rango de Nits. Rango de meses y el año de la información que se desea obtener Manual del Usuario Página 54
55 Se generara el siguiente reporte 4.7 Menú Numerar Registrados Permite numerar formas continuas para registrar en la cámara del comercio. Se debe seleccionar el nombre del libro y el rango de hojas de numerar. Cada página se marca con el nombre de la empresa, el Nit nombre del libro y número del folio Manual del Usuario Página 55
56 4.8 Menú Exportar Excel Movimiento en esta opción usted podrá exportar su documento a Excel para una mejor guía, también puede aplicarle graficas cuando sea necesario o usted desee realizarlas. Manual del Usuario Página 56
57 Manual del Usuario Página 57
58 LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS TAMBIEN PUEDEN SER EXPORTADOS AL FORMATO DE EXCEL. DETALLADO CENTRO DE COSTO Manual del Usuario Página 58
59 BALANCE- DETALLADO Manual del Usuario Página 59
60 4.9 Menú Movimiento Periodo Le permite saber que movimientos se han realizado durante las fechas que desee saber debe diligenciar Mes Inicial, Mes Final y en rango de cuentas debe digitar Inicial y Final Manual del Usuario Página 60
61 Se generara el siguiente reporte: 5. MENU Cierre Periodo Brinda opciones de Cierre mensual, Cierre Cuentas de Resultado, Trasladar Saldos, Reabrir Mes, Procesar Mes y Reversar Mes. 5.1 Menú Cerrar Mes Realiza el cierre del periodo contable pasando los saldos del mes actual como datos iniciales del mes siguiente. Una vez cerrado un mes no se permite realizar modificaciones a la información de meses ya cerrados. SINCO utiliza un mes 13 de Cierre para efectuar los procesos de cierre de cuentas de resultado independiente del periodo 12. El periodo 13 no debe contener movimiento diferente al del cierre de cuentas de resultado y traslados de estos valores a las cuentas de patrimonio. Manual del Usuario Página 61
62 Cuando el mes a cerrar es 13, se diferencia el cierre del año por lo cual previamente se deben realizar los comprobantes de traslado del valor de P y G generado por el cierre de cuentas (cuenta P y G) a las cuentas de pérdidas o ganancias del ejercicio. Manual del Usuario Página 62
63 5.2 Menú Reabrir Mes Permite retomar un mes ya cerrado como actual. De esta manera se tiene acceso a modificar nuevamente sus datos. Manual del Usuario Página 63
64 5.3 Menú Cerrar Cuentas Al efectuar el cierre de cuentas de resultado los datos de las cuentas de los egresos, gastos y costos quedan en cero (0), por lo cual antes de efectuar el proceso se deben obtener los reportes de pérdidas y ganancias. Esta debe ser la última operación que se realice antes de cerrar el año contable Manual del Usuario Página 64
65 5.4 Menú Recalcular Estados Financieros Permite actualizar los estados financieros a partir del movimiento registrado en los comprobantes Manual del Usuario Página 65
66 5.5 Menú Trasladar Saldos Traslada los saldos finales del balance del periodo sin necesidad de realizar cierre de periodo Manual del Usuario Página 66
67 6. MENU Medios Magnéticos 6.1 Menú Formatos Dian Le permite saber cuáles son los códigos formatos, descripción y formatos ya dados de la Dian que le permiten saber cuáles son los que usted debe aplicar para debida opción que desee manejar. Al igual si no llega a tener el Código Formato usted puede agregarlo Manual del Usuario Página 67
68 6.2 Menú Configuración Usted debe escribir el periodo y Código Formato y dar clic en el botón buscar si no tiene el periodo y el código formato, puede crear dando clic en el botón AGREGAR que está en la parte inferior de la imagen. Para poder agregar el Periodo y Código Formato saldrá la siguiente imagen Manual del Usuario Página 68
69 De clic en la flecha que está al lado derecho de la casilla de Código Formato y saldrá la siguiente imagen Manual del Usuario Página 69
70 Escoja el código que desee aplicar. En Periodo, debe digitar en que periodo desea que se cumpla. En valor limite cuantías menores funciona cuando tiene cuentas menores a un valor ponderado puede sumar todas las cuentas menores en esta opción, las puede sumar y que tenga un valor que siempre maneja pero usted esta enterándose de que trata cada cuenta 6.3 Menú Generar Debe escribir cual es el Periodo y buscar el nombre de ese periodo y dar clic en la opción Archivo y en Excel dar clic, generara el archivo en Excel y le permitirá tener una idea más clara de sus documentos archivados. Menú Conceptos Dian Podrá encontrar los conceptos necesarios los cuales la Dian facilita. Manual del Usuario Página 70
71 Si no tiene el concepto puede fácilmente agregar cual es el concepto de el código formato que desee saber, dando clic sobre la casilla que de requiera escribir el concepto y en la parte inferior de la pantalla da clic en el botón DETALLE. Y da clic en el botón GRABAR. Manual del Usuario Página 71
72 Igualmente si usted desea agregar puede dar clic en el botón de la parte inferior llamado AGREGAR, si sabe cuál es el Código Concepto, Descripción Concepto y Código Formato, dando clic en la parte derecha de la casilla escoge cual desea aplicar, puede agregar un concepto y dar clic en el botón GRABAR de la parte inferior. Manual del Usuario Página 72
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