Configuración de Integración Bancaria

Transcripción

1 Configuración de Integración Bancaria Este proceso permite configurar los módulos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar de la empresa del sistema Administrador. La finalidad es alimentar los movimientos de la cuenta bancaria dentro de la empresa del sistema de Bancos. Para poder realizar la configuración se debe de considerar lo siguiente: Contar con los módulos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar dentro del sistema Administrador. Empresa registrada y configurada para la emisión de movimientos dentro de la empresa del sistema Administrador para los módulos de Facturación, Cuentas por Cobrar, Compras y Cuentas por Pagar. Tener instalado el sistema de Bancos en el equipo. Contar con el sistema de Bancos y tener registrada y configurada la empresa para la emisión de movimientos. Importante!!! Esta configuración es exclusiva para versiones de Administrador versión 5.0 y Bancos versión 2.2. Consulta de Directorio de Datos en Bancos Se debe verificar que el directorio de la empresa de Bancos que se pretenda enlazar con la empresa del sistema Administrador. Para consultar es necesario abrir el sistema de Bancos e ingresar al menú Archivo Abrir Empresa. Desplegara la ventana Apertura de Empresas e identificar la empresa. Para conocer el directorio debemos consultar la columna Directorio de Datos. Importante!!! Anotar o copiar el directorio de la empresa de Bancos ya que posteriormente se le dará uso.

2 Una vez consultado el Directorio de Datos es necesario cerrar el sistema de Bancos con la finalidad de no tener complicaciones durante el proceso de configuración. Configuración Parámetros de la empresa Administrador Para realizar la configuración de la integración bancaria es necesario abrir la empresa dentro del sistema Administrador e ingresar al menú Archivo Parámetros de la Empresa Bancos - Generales. Para comenzar con la parametrización es necesario activar la opción Integrado a bancos, esto permitirá capturar o pegar el directorio de la Empresa del sistema de Bancos.

3 Importante!!! Previamente ya se había consultado el directorio de datos de la empresa. Generar movimientos en línea: al activar el campo permite enviar el registro de manera inmediata a la empresa de Bancos. Aplicar cheques si la fecha de trabajo es mayor o igual a la fecha de su aplicación: si se activa permite Aplicar el movimiento cheque muy independiente a la fecha en que se emite el registro. En caso de no activar el movimiento aparecerá como Por Aplicar. Ver movimiento en pantalla: se activa si se desea visualizar el movimiento generado en la empresa de Bancos. Margen en importes al sincronizar: Al generar un movimiento en Bancos desde el Administrador, pueden existir diferencias en los importes por la conversión entre diferentes monedas. Por lo que al realizar el proceso de sincronización se mostrarán estas diferencias en los importes.

4 Configuración Cuentas por Cobrar Dentro de la empresa del sistema Administrador se pueden realizar dos tipos de aplicaciones Otro y Documento. En la sección de Parámetros de la empresa se configuran las aplicaciones de tipo Otro. Ingresar a la sección Archivo Parámetros de la Empresa Bancos Cuentas por Cobrar. Genera movimiento: si desea generar movimiento en sistema de Bancos es necesario activar. Centro de costo, Concepto, Subconcepto: no son datos obligatorios a configurar, pero se pueden asignar en caso de que ya estén definidos en la empresa de Bancos. Tipo de movimiento: seleccionar el movimiento que se generara en la empresa de Bancos. Descripción del movimiento: leyenda que aparecerá en la descripción del movimiento generado en la empresa de Bancos. Esta referencia aplica para ambos tipos de aplicaciones Otro y Documento. Permitir modificar datos: al activar permite generar el movimiento bancario en modo edición para que se pueda modificar directamente en el sistema de Bancos. Esta referencia aplica para ambos tipos de aplicaciones Otro y Documento. Imprimir movimiento: habilité el parámetro si desea que se envié a imprimir el movimiento desde la empresa del sistema de Bancos.

5 Importante!!! Para poder imprimir el movimiento, es necesario tener configurado una plantilla de impresión desde la empresa de Bancos. Configuración Cuentas por Pagar Dentro de la empresa del sistema de Administrador se pueden realizar dos tipos de aplicaciones Otro y Documento. Dentro de la sección de los Parámetros de la Empresa se configura las aplicaciones de tipo Otro. Ingresar a la sección Archivo Parámetros de la Empresa Bancos Cuentas por Pagar. Genera movimiento: si desea generar movimiento en la empresa del sistema de Bancos es necesario activar. Centro de costo, Concepto, Subconcepto: no son datos obligatorios a configurar, pero se pueden asignar en caso de que ya estén definidos en la empresa de Bancos. Tipo de movimiento: seleccionar el movimiento que se generara en la empresa de Bancos. Descripción del movimiento: leyenda que aparecerá en la descripción del movimiento generado en la empresa de Bancos. Esta referencia aplica para ambos tipos de aplicaciones Otro y Documento. Permitir modificar datos: al activar permite generar el movimiento bancario en modo edición para que se pueda modificar directamente en la empresa del sistema de

6 Bancos. Esta referencia aplica para ambos tipos de aplicaciones Otro y Documento. Imprimir movimiento: habilité el parámetro si desea que se envié a imprimir el movimiento desde la empresa del sistema de Bancos. Importante!!! Para poder imprimir el movimiento, es necesario tener configurado una plantilla de impresión desde la empresa de Bancos. Una vez realizara la configuración pulsamos la opción de Aceptar para guardar los cambios de los Parámetros de la empresa. Configuración Tipos de Documento Ingresar al menú Catálogos Principales Tipos de Documentos. Seleccionar el documento que se utilizara para realizar el cobro/pago a nuestros clientes/proveedores, pulsamos la opción Editar e ingresamos a la sección Integración bancos.

7 Genera movimiento: si desea generar movimiento en la empresa del sistema de Bancos es necesario activar. Tipo de movimiento: seleccionar el movimiento que se generara en la empresa de Bancos. Centro de costo, Concepto, Subconcepto: no son datos obligatorios a configurar, pero se pueden asignar en caso de que ya estén definidos en la empresa de Bancos. Imprimir movimiento: habilité el parámetro si desea que se envié a imprimir el movimiento desde la empresa del sistema de Bancos. Una vez realizara la configuración pulsamos la opción de Aceptar para guardar los cambios. Importante!!! Esta configuración se deberá de realizar para los documentos que se utilicen para cobrar/pagar a los clientes/proveedores. Configuración Monedas Ingresar al menú Catálogos Principales Monedas. Seleccionar la moneda con la que se realizan operaciones comerciales y pulsar la opción Editar. En el apartado Integración bancos pulsar y elegir la clave de la moneda según corresponda y guardar los cambios pulsando Aceptar.

8 Importante!!! Esta configuración se deberá de realizar para cada una de las monedas que se estén utilizando. Configuración Bancos Ingresar al menú Catálogos Principales Bancos. Seleccionar el Banco con el que se pretenda trabajar y pulsar Editar. En el apartado Integración bancos deberá elegir la cuenta bancaria que se tiene registrada en la empresa de Bancos, pulsar Aceptar para guardar cambios.

9 Integración a Bancos en línea con tipo documento Importante!!! El proceso de emisión de movimientos en Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar son similares. El proceso de generación del documento de abono se realiza de manera normal dentro de los módulos de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar. Una vez guardado, comenzara con el proceso de integración en línea con la empresa del sistema de Bancos (generación del movimiento). Importante!!! Deberá de utilizar el documento previamente configurado. Una vez concretada la captura, guardar el registro pulsando la opción de Aceptar. Inmediatamente mostrara la ventana Listado de cuentas por cobrar para seleccionar los documentos de cargo (facturas) que desea saldar ya seleccionado pulsar Aceptar.

10 Aparece la ventana de Alta de aplicaciones. En esta opción solo deberá de colocar la Forma de pago y posteriormente pulsar la opción de Aceptar. Importante!!! Si se tiene configurado la integración en línea con el sistema de bancos. El proceso se caracteriza porque minimizara la ventana de Administrador para darle paso a la apertura del sistema de Bancos (proceso que puede demorar algunos segundos).

11 Mostrara la fecha de apertura de la empresa de Bancos, para continuar solo debe pulsar paloma verde y posteriormente visualizara la generación automática del movimiento que se transfiere desde la empresa del sistema Administrador. Importante!!! Al ingresar a la empresa puede aparecer una ventana haciendo mención al tipo de cambio. Para continuar solo dar clic en Aceptar. Deberá guardar el movimiento generado en la empresa de Bancos pulsando paloma verde. Si desea verificar el movimiento generado puede consultar en la relación de movimientos de la cuenta bancaria en la empresa de Bancos. Importante!!! En caso de manejar usuarios en la empresa de Bancos para accesar es necesario autentificarse indicando usuario y contraseña. Integración a Bancos en línea con tipo otro. El proceso de aplicación de tipo otro en el documento de cargo se realiza de manera normal dentro de los módulos de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar. En este apartado encontrará una sección correspondiente a la Integración Bancos donde podrá seleccionar el tipo de movimiento a generar en la empresa de Bancos y también tendrá la opción de elegir el Centro de Costo, Concepto y Subconcepto.

12 Una vez guardada la aplicación pulsando Aceptar, comenzara con el proceso de integración en línea dentro del sistema de Bancos (generación del movimiento).

13 Integración por lote Por medio de esta opción el usuario tiene la ventaja de integrar uno o varios movimientos a la empresa de Bancos. Para poder llevar acabo el movimiento deberá de considerar las siguientes recomendaciones: Tener deshabilitado la opción de Genera movimientos en línea desde los Parámetros de la Empresa Bancos Generales. Para realizar este proceso es necesario que los usuarios de la empresa de Administrador y Bancos se encuentren fuera. Solo debe permanecer el usuario que realizara el movimiento. Una vez ingresa a la opción de Bancos, se desplegará una ventana mostrando todos los movimientos que están pendientes por integrarse. De manera predeterminada comenzara con los movimientos del módulo de Cuentas por Cobrar. Importante!!! Solo aparecerán los documentos de tipo abono y que hayan sido configurados para integrarse con la empresa de bancos.

14 Para realizar la selección de varios movimientos basta con oprimir la tecla Ctrl+botón secundario del ratón. Para continuar deberá pulsar Aceptar. Importante!!! Mostrará un mensaje indicando que el proceso puede ser tardado dependiente la cantidad de información. Los movimientos seleccionados se generan 1 a 1 dentro de la empresa de Bancos, solo deberá de pulsar paloma verde para continuar y seguir generando los demás movimientos.

15 Al finalizar la integración, mostrara un reporte en Excel de los movimientos que fueron integrados o en su defecto indicara el motivo por el cual no pudo integrar el movimiento. Importante!!! El reporte solo es compatible con Microsoft Office, en caso de contar con otra paquetería enviara mensaje de error.

16 Al regresar a la ventana de selección de movimientos, deberán de desaparecer los movimientos que fueron seleccionados. Posteriormente podrá seleccionar el modulo de Cuentas por Pagar para poder continuar con la integración. Desplegara una ventana donde notificara que cambiara la visualización de datos, pulsar Si para continuar. El proceso de integración para los movimientos de Cuentas por Pagar es con el mismo proceso. Seleccionar uno o varios movimientos y pulsar Aceptar.