I. Verificación de la Versión de Outlook instalado

Transcripción

1 Contenido I. Verificación de la Versión de Outlook instalado... 2 II. Agregar una cuenta de correo de UNICAUCA a outlook III. Verificar las carpetas suscritas en outlook IV. Sincronización de la carpeta de enviados entre la interfaz WEB y la interfaz de Outlook V. Copias de respaldo de una cuenta de correo... 20

2 I. Verificación de la Versión de Outlook instalado 1. Configuración de una cuenta de correo electrónico usando Outlook Ingresar al programa de Outlook, verificar la versión del Outlook instalado Dar click en en el icono? 1 Elegir Acerca de Microsoft Office Outlook 2 Verificar la información de la ventana emergente 3 II. Agregar una cuenta de correo de UNICAUCA a outlook 2007 Para el proceso de configuración se tomara como ejemplo la cuenta serviciosinternet@unicauca.edu.co y los parámetros propios asociados a la cuenta 1. Verificación de los parámetros para configuración tipo de servidor

3 Antes de iniciar el proceso de configuración se deben tener la siguiente información. Nombre de Usuario al correo de Unicauca Contraseña de acceso al correo de Unicauca Datos del servidor. (Esta información la obtiene con el siguiente procedimiento) Ingresar al correo electrónico institucional Una vez que el proceso de se haya efectuado de forma satisfactoria, elegir de la parte superior derecha la opción configuración En la ventana que se habilita elegir la opcion servidor

4 Debe tener anotar los parámetros referenciados con #3, en esta opción se puede determinar el nombre de los servidores. 2. Agregar una cuenta nueva Dar click en herramientas Configuración de la Cuenta Aparece una ventana nueva que permite agregar la cuenta que se va a configurar Dar click en el botón Nuevo

5 Se abre una nueva ventana emergente en la cual se deben configurar los parámetros de la cuenta como muestra la imagen adjunta Su Nombre = El nombre que se le quiere brindar para identificar la cuenta Dirección de correo electrónico: Cuenta de correo electrónico de unicauca Contraseña: Contraseña de acceso al correo electrónico de unicauca Despues de colocar los datos, se debe elegir la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales

6 NOTA: Es importante que la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales este seleccionada Dar click en siguiente

7 Elegir la opción correo electrónico de Internet, dar click siguiente Se debe tener la información obtenida en el paso 2.1 (Nombre de usuario, contraseña y nombres de los servidores), esta información debe ser llena en los campos solicitados

8 Dar click en el botón Más configuraciones, lo que permite abrir la ventana siguiente:

9 Se debe seleccionar la opción Mi servidor de salida SMTP, requiere autenticación y utilizar la misma configuración que i servidor de correo de entrada Dar click en aceptar y verificar que la información introducida se correcta, para esto dar click en Probar configuración de la Cuenta

10 Si los parámetros introducidos son correctos la ventana debe mostrar información como la siguiente. En caso de que la acción en el estado no termine o salga información diferente a completado se debe verificar la información introducida. Paso siguiente es dar click en cerrar y en siguiente para finalizar el proceso de configuración.

11 III. Verificar las carpetas suscritas en outlook Lo que se pretende es que las carpetas que se visualizan en la interfaz de Outlook sean las mismas que las listadas en la interfaz de correo electrónico.

12 Verifique que las carpetas estén de igual manera que como las observa en la interfaz WEB Si desea agregar o sincronizar carpetas que no observa en la interfaz del Outlook, siga el siguiente procedimiento.

13 Aparece un menú, en el cual se debe escoger Carpetas IMAP

14 Después se debe dar click sobre la opción consulta, el automáticamente visualizara todas las carpetas que se encuentran disponibles, solo debe elegirse las carpetas que se van a sincronizar

15 Después de dar aceptar la carpeta aparece sincronizada en la interfaz de Outlook IV. Sincronización de la carpeta de enviados entre la interfaz WEB y la interfaz de Outlook Seguir el siguiente procedimiento Click en la parte superior en la opción herramientas opciones cuentas de correo electrónico, conforme la siguiente figura

16 Elegir la cuenta de correo electrónico configurada y dar click en el botón reparar

17 Se abrirá la siguiente ventana, se debe elegir la opción Configurar manuelamente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales

18 En la siguiente ventada dar click en el botón Mas configuraciones

19 En la ventana siguiente se debe elegir la pestaña Carpetas y se debe seleccionar la opción Elegir una carpeta existente o crear una carpeta nueva para guardar los elementos enviados con esta cuenta, paso siguiente se debe seleccionar la Carpeta Sent, la cual esta configurada por defecto para almacenar los correos enviados en la interfaz de correo institucional.

20 Dar click en aceptar, siguiente y por ultimo en finalizar. De esta manera los correos que se envíen usando la interfaz de Outlook quedaran sincronizados con la interfaz WEB. V. Copias de respaldo de una cuenta de correo 1. Seleccionar una carpeta en la interfaz del Outlook, perteneciente a la cuenta de correo electrónico 2. Dar click en archivo Importar y Exportar

21 Seleccionar la opción Exportar a un archivo y dar click en siguiente.

22 Seleccionar la opción Archivo de carpetas personales.pst y dar click en siguiente. Seleccionar la carpeta a la cual se le realizara la copia de respaldo y dar click en siguiente.

23 Indicar la ruta en la cual almacenara el nuevo archivo y el nombre que le dara seleccionando la opción Examinar. Sleccione la opción reemplazar duplicados con los elementos exportados y dar click en siguiente. VI. Liberación de espacio. En este momento usted cuenta con una copia de sus correos en su computador personal, así que puede proceder a eliminar manualmente los correos desde la interfaz del correo institucional ingresando a Le recomendamos organizar sus mensajes por tamaño en orden descendente, para así saber que mensajes son los más pesados y ocupan mayor espacio en su cuenta.

24 Como último paso, por favor envíe un correo a la cuenta serviciosinternet@unicauca.edu.co, notificando que ha realizado el proceso de respaldo de información especificando su nombre y su cuenta. De esta manera se finaliza el proceso de liberación de espacio para la carpeta seleccionada. El proceso se puede repetir para las diferentes carpetas para las cuales requiera liberar espacio.