SIIGO Pyme. Elaboración Facturación Rápida. Cartilla II

Transcripción

1 SIIGO Pyme Elaboración Facturación Rápida Cartilla II

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Cuál es el Objetivo de Manejar Facturación Rápida? 3. Cuál es la Ruta para Contabilizar Facturación Rápida? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Contabilizar Facturación Rápida?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de elaboración de facturación rápida, es decir, generar facturas sin necesidad de asignar los datos del tercero como son Nit, Nombre, Dirección, Centro de Costos y Bodegas ya que el movimiento se carga a un solo Nit.

4 ELABORACIÓN FACTURACIÓN RAPIDA Cuál es el Objetivo de Manejar Facturación Rápida? El objetivo de manejar facturación rápida es elaborar la factura de venta de una manera más ágil. Esta funcionalidad permitirá elaborar la facturación de manera eficiente tal como se hace en un punto de venta. Cuál es la Ruta para Contabilizar Facturación Rápida? Para contabilizar facturación rápida se debe ingresar por la ruta: Documentos Facturación Rápida. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Contabilizar Facturación Rápida? Al momento de ingresar a la opción de Factura Rápida, se habilita la siguiente pantalla para seleccionar el Tipo de Factura definida previamente en los Parámetros de Facturación Rápida:

5 Al seleccionar un tipo de factura que no se ha definido en los parámetros de facturación rápida el sistema presentara la siguiente pantalla y no permite continuar Al seleccionar la factura de venta definida para la contabilización de facturación rápida, el sistema trae en forma automática los datos del encabezado del documento, los cuales corresponden a la fecha, cliente, centro de costos y vendedor; ya que estos se asignaron en la parametrización de la facturación rápida y habilita la pantalla de transacciones para incluir el producto o las cuentas contables a afectar

6 DATOS DE TRANSACCIONES Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda. Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica, Cuenta Contable o Código de Barras.

7 Centro de costo y Sub-centro: El sistema trae los datos asignados en la definición de los parámetros de facturación rápida El campo de sub-centro se habilita solo si el Centro de Costos los maneja y de acuerdo a las necesidades de la empresa. Bodega y Sub-Bodega: El sistema trae los datos asignados en la definición de los parámetros de facturación rápida. El campo de sub-bodega se habilita solo si la Bodega las maneja y de acuerdo a las necesidades de la empresa. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso y permite modificarlo para la impresión Saldo: Corresponde al saldo en cantidades que el producto tiene en la bodega, el sistema trae automáticamente esta cifra. Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas. Cantidad: Este campo depende de lo definido en los parámetros de facturación rápida. Si en la definición de los parámetros de la facturación rápida se asignó una cantidad, el sistema trae en forma automática ese dato y no permite modificación; pero si no se asignó cantidad en los parámetros de la facturación rápida este campo se habilita en cada producto facturado Valor unitario: El sistema trae el valor de la correspondiente lista de precios asignada en la definición de los parámetros de facturación rápida.

8 Si en los parámetros de la facturación rápida en lista de precios se definió algún digito de 1 a 12 el sistema traerá en forma automática ese valor, pero si se definió el digito 13 el sistema traerá en un recuadro todas las listas de precios asignadas al producto para permitir su selección % Descuento: Se debe incluir el porcentaje de descuento para el producto seleccionado, esto depende si en la Definición del documento se marco la casilla Desc. por producto. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo, multiplicando el valor unitario por el número de unidades vendidas. Cantidad * Valor Unitario = Valor Total Q * $ = $ 10 * =

9 DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS a. Descuentos: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.

10 Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos. b. Cargos: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asignó porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE SE VAN A FACTURAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE

11 FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA siguiente ventana:. El programa presentara la Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. En los cargos totales el porcentaje de IVA siempre estará en cero y la razón es que si se incluyeron productos y/o servicios a varias tarifas de IVA, el sistema no hace promedios de porcentajes de IVA, pero el valor del IVA si es la sumatorio de los valores de cada ítem del documento. FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente.

12 Forma de Pago: Esta puede ser seleccionada o creada, con el icono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar la consulta o la creación de una nueva forma de pago con el icono Por ser una facturación que se realiza a un tercero genérico se recomienda asignar la forma de pago contado Tipo Numero - Vencimiento: Estos datos corresponden a ventas a crédito como esta es venta de contado estos campos no se habilitan y el sistema los deja en blanco Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la factura. Por último el sistema pregunta sí el documento está correcto.

13 El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Venta si en la parametrización del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento. En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita un recuadro para ingresar un mensaje fijo de este documento. Cada vez que se reimprima el documento será necesario volver a digitar esta información.

14 De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. C Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. Por último el programa permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impresora o Excel, este último siempre y cuando se elabore el template de documentos.