ELABORACIÓN FACTURA DE COMPRA

Transcripción

1 ELABORACIÓN FACTURA DE COMPRA Qué es la Factura de compra? La factura de compra es un documento contable el cual va a permitir registrar la adquisición de productos, servicios y activos fijos. Cuál es la ruta elaborar la factura de compra? Para elaborar y contabilizar la factura de compra se puede utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Documentos Registro de Compra. Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita una pantalla en la cual es necesario seleccionar el tipo de compra a elaborar:

2 1. Factura de compra (Documento contable) cruza con Orden de compra de activos fijos (Documento extracontable) Si está definido este cruce en los parámetros de la factura de compra, se habilita la siguiente ventana solicitando el número de la orden de compra de activos fijos que será cruzada; aquí es posible digitar el tipo y número de la orden de compra previamente registrada o realizar la búsqueda con el icono pendiente por cruzar. del documento Al ingresar el sistema me trae la siguiente información para tener en cuenta al llamar los activos fijos. Importante: Al seleccionar el documento cruce (orden de compra de activos) y continuar con enter, el sistema trae en la nota de entrada todos los datos digitados en la factura de compra, tanto de encabezado como de transacciones, esta información puede ser modificada de acuerdo a las necesidades del usuario. Al elaborar la factura de compra es posible realizar un cruce TOTAL o un cruce PARCIAL de los activos fijos registrados en la orden de compra de activos. 2. Factura de venta sin cruce: Al momento de ingresar a elaborar este documento el sistema solicita los siguientes datos: a. Datos generales o de encabezado:

3 Estos son: Fecha: Corresponde al día y mes en el cual se va a elaborar el documento. Nit: Corresponde al tercero (proveedor) al cual se le elabora el registro de compra, este puede estar previamente creado o desde la elaboración del documento es posible realizar su creación. Fra No: En estas casillas se digita el número de factura entregada por el proveedor; en la primera casilla se incluye el prefijo que tenga la factura y en la segunda se incluirá el número de la factura que ha sido emitida. Centro de costos: Es necesario tener creado mínimo uno como principal. Fecha: Esta segunda fecha corresponde a la impresa en la factura del proveedor b. Datos de transacciones: Importante: Al realizar una compra de Activos fijos, se llama la cuenta que tiene la marcación de Activos fijos, por defecto el sistema traerá los activos de fijos asociados. En esta pantalla se incluyen cada uno de los Activos fijos que se compraron al proveedor. Para cambiar y llamar la cuenta recuerda cambiarla con F7.

4 Al llamar la cuenta del activo fijo el sistema me habilitara una nueva ventana para llamar el activo fijo. Al escoger el activo fijo me pregunta si es una compra o una Adición/Mejora. Le indicamos que es una compra y le damos continuar el sistema me habilitara la siguiente ventana, confirmando datos del tercero.

5 c. Cargos y descuentos: Es posible asignar los porcentajes que apliquen para cada uno de los impuestos y el sistema realiza el cálculo en forma automática. Al momento de terminar de ingresar todos los activos que se van a incluir en el registro de compra, es necesario grabar esos datos, labor que se realizar con la tecla de función F1 o el icono de la bandera. d. Vencimientos y formas de pago: En la siguiente ventana se incluye información de como la empresa cancela esta compra al proveedor, es decir, la forma de pago, las cuotas, las fechas de vencimiento y el valor de cada cuota.

6 Importante: El sistema traerá automáticamente el número del registro de compra si en la parametrización del documento se marcó el campo Numeracion Automatica, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo.