SIIGO Pyme. Generación Facturación en Bloque. Cartilla II

Transcripción

1 SIIGO Pyme Generación Facturación en Bloque Cartilla II

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Cuál es el Objetivo de Manejar Facturación en Bloque? 3. Cuáles son los Pasos a Realizar Antes de Ejecutar el Proceso de Facturación? 4. Cuál es la Ruta para Generar la Facturación en Bloque? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar Facturación en Bloque?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de generación de facturación en bloque el cual aplica para propiedades horizontales o empresas administradoras de oficinas o locales.

4 GENERACIÓN FACTURACIÓN EN BLOQUE Cuál es el Objetivo de Manejar Facturación en Bloque? El objetivo principal es la optimización en el proceso de facturación, porque después de haber definido algunos parámetros el sistema de manera automática carga a los diferentes terceros los conceptos y valores que se hayan fijado. Cuáles son los Pasos a Realizar Antes de Ejecutar el Proceso de Facturación? Antes de ejecutar el proceso de facturación se debe ingresar por la ruta: Documentos Facturación en Bloque Allí se habilita la siguiente ventana: En la cual se deben definir las siguientes opciones:

5 1. Datos por Establecimiento: Esta opción permite llamar los diferentes establecimientos (oficina, local) que se manejen, para asignarle uno a uno los conceptos de facturación, allí se habilita la siguiente pantalla: Clase (Oficina/Local): Seleccionar O si es Oficina o L si corresponde a local Numero: Consecutivo que haya fijado la administración Periodo de Pago: Se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o la tecla de función F2 de los periodos previamente creados Establecimiento: Nombre de la oficina o local al cual se le va a facturar Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica).

6 El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. CONCEPTOS FACTURABLES: Concepto: Allí se deben asignar los códigos de facturación previamente creados.

7 Importante: Se debe realizar esta parametrización oficina por oficina o local por local. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS CONCEPTOS QUE SE VAN A FACTURAR A CADA TERCERO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA 2. Generación de Novedades: En esta opción se realiza el cargue de las novedades a cada uno de los establecimientos que se tienen parametrizados: al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla: Codigo Periodo: Se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o la tecla de función F2 de los periodos previamente creados Redondea Valores: Seleccionar la casilla si se requiere que en los registros se aproxime al peso. Desea Continuar: Inicia el proceso de asignación de novedades y al terminar su ejecución el sistema presentara la siguiente ventana:

8 3. Verificación Novedades: En esta opción se genera un informe de los establecimientos creados con todas las novedades asignadas a cada uno de ellos, el sistema permite su generación en forma impresa o por pantalla: Pantalla: En esta opción se puede generar uno a uno los establecimientos. Importante: En esta opción se puede incluir algún concepto de facturación adicional que solo aplique para un establecimiento y se debe hacer uno por uno. Impreso: El sistema solicita la clase de establecimiento al cual generar la información (Oficina o Local) y el rango de cada uno de ellos. Importante: La selección de establecimiento es excluyente, se puede filtrar por Oficina o por Local. La presentación del informe se puede hacer por vista preliminar, impreso o a Excel.

9 Cuál es la Ruta para Generar la Facturación en Bloque? Para generar el proceso de facturación se debe ingresar por la ruta: Documentos Facturación en Bloque Allí se habilita la siguiente ventana:

10 En la cual se debe marcar Generación de Facturas Importante: El proceso de generación de facturas, realiza la contabilización de la facturación en bloque. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar Facturación en Bloque? En esta opción se generan las facturas para cada uno de los establecimientos creados (oficinas o locales) parametrizados, al ingresar a la ruta indicada se habilita la siguiente pantalla:

11 Clase Inicial: El sistema solicita la clase de establecimiento al cual se generara la facturación (Oficina o Local) Importante: Los establecimientos (oficina local) son excluyentes, en caso de manejar los dos tipos el proceso de facturación se debe ejecutar dos veces. Rango de Establecimientos: Se puede seleccionar solo un rango o al pasar los campos con enter el sistema toma todos los establecimientos del rango seleccionado Comprobante: El sistema habilita la pantalla para seleccionar cuál de los tipos de factura previamente parametrizados se utilizara en este proceso

12 Fecha de Vencimiento: Digitar la fecha de plazo máxima que se tiene para cancelar la factura Centro de Costo: El sistema permite digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente al momento de la generación de la facturación en bloque, para ello al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono centro y subcentro de costos el cual permite realizar la creación del Código Periodo: Corresponde a la cuota del mes a cancelar

13 Luego el sistema solicitara confirmación si está seguro del proceso Paso seguido en realizar la impresión de las facturas contabilizadas, para ello se debe ingresar por la ruta: Documentos Facturación en Bloque Allí se habilita la siguiente ventana:

14 En la cual se debe marcar Impresión de Facturas, al ingresar a esta opcion se habilita un nuevo recuadro: Formato Antiguo Formato Nuevo: Corresponde al formato que utilizara en la impresión, son formatos estándar de SIIGO Numero desde Numero hasta: Asignar el o los numero de facturas que se requieran imprimir Imprime valor de interés: Este campo solo se habilita manejando formato antiguo y trae en la impresión de la factura un ítem con los saldos pendientes de periodos anteriores Saldo del Nit o Valor Vencido (N/V): Este campo solo se habilita manejando formato antiguo y es la forma de generación de la facturación Discrimina saldo por concepto: Este campo solo se habilita manejando formato antiguo y es la forma de presentación de la facturación Comentarios: Observaciones adicionales que se visualizaran en la impresión de la factura

15 A continuación se visualiza la presentación de una factura con Formato Antiguo A continuación se visualiza la presentación de una factura con Formato Nuevo