SIIGO Pyme. Procesos Moneda Extranjera. Cartilla II

Transcripción

1 SIIGO Pyme Procesos Moneda Extranjera Cartilla II

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Cuál es el Objetivo de Manejar Moneda Extranjera? 3. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta para Contabilizar Documentos en Moneda Extranjera? 4. Cuáles son los Procesos que se Pueden Ejecutar al Manejar Moneda Extranjera? 5. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta para Ejecutar el Proceso de Diferencia en Cambio? 6. Cómo se Ejecuta el Proceso de Diferencia en Cambio?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los procesos a realizar para poder contabilizar documentos en moneda extranjera y realizar la ejecución del proceso de diferencia en cambio; para expresar la información contable en cifras iguales en los diferentes tipos de moneda definidos en el programa de una forma automática.

4 PROCESOS MONEDA EXTRANJERA Cuál es el Objetivo de Manejar Moneda Extranjera? El objetivo de manejar moneda extranjera en el programa es permitir elaborar e imprimir documentos contables en cualquier tipo de moneda y a su vez realizar el proceso de conversión automática de pesos a la moneda extranjera o viceversa Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta para Contabilizar Documentos en Moneda Extranjera? Antes de elaborar documentos contables en moneda extranjera se debe: 1. Ingresar el valor diario de la Tasa de Cambio: Al manejar moneda extranjera es necesario todos los días digitar en el sistema la tasa de cambio representativa del mercado. Este proceso se puede realizar de dos formas a saber: 1. Ingresar por la ruta: Parametrización Registro de Monedas Allí se habilita una ventana en la cual se debe hacer la búsqueda o digitar el tipo de moneda previamente creado, al repasar todos sus campos y llegar al Cambio Día el sistema abre un nuevo recuadro en el cual se puede ingresar la tasa de cambio diaria

5 2. Ingresar por la ruta: Administración Cambio Valor Moneda Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

6 Se debe seleccionar la moneda a modificar y luego dar clic en el icono y con él se habilita la siguiente ventana donde se debe digitar el valor de la tasa de cambio diaria. El sistema en esta opción actualiza el valor de la moneda para el día con el cual se ingresó a SIIGO

7 2. Cambiar el Tipo de Moneda Para ello se debe ingresar por la ruta: Administración Cambio moneda Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana: El sistema muestra todos los Tipos de Moneda parametrizados; para seleccionar en cuál de ellos se va a contabilizar los documentos se debe ubicar sobre la moneda y dar enter. El sistema genera el siguiente mensaje aclarativo.

8 Para tener la certeza que el proceso funciono en forma correcta, se puede confirmar en la parte superior del menú. Cuáles son los Procesos que se Pueden Ejecutar al Manejar Moneda Extranjera? Los procesos que se pueden ejecutar en moneda extranjera son: 1. Elaboración de Documentos Contables Cuando se realiza el cambio del tipo de moneda a extranjera, se ingresa a elaborar un documento contable de la misma forma como se elabora estando en moneda local. Se debe ingresar por la ruta: Documentos y allí seleccionar el tipo de documento a elaborar Ejemplo. Elaboración Factura de Venta en Moneda Extranjera. Se elabora la factura de venta el día 15 de Noviembre F Tasa de Cambio del día Se debe tener en cuenta que los valores digitados son en la moneda extranjera que se seleccionó, es decir si esta en Dólares y se digita en valor unitario ; se está diciendo que son cien mil dólares.

9 Impresión de la factura en Dólares Impresión de la Factura en Pesos Para ver la deuda en Moneda Local es necesario estar trabajando en el sistema en Moneda Local, si se requiere ver la información en Dólares, es necesario cambiar el tipo de moneda y ubicarse en Dólares. Este es el efecto de la Marcación conversión a extranjera.

10 Estado de Cuenta en Dólares Estado de Cuenta en Pesos Al momento de realizar el cambio de moneda, el sistema tomara y cambiara las cifras a la nueva moneda solo en las nuevas ventanas e informes que se generen, en los informes o las opciones-ventanas que se encontraban abiertas seguirán mantenimiento la moneda inicial. 2. Ajustes de Moneda Extranjera Este proceso se realiza a fin de mes (Ultimo día del mes) con el fin de contabilizar los ingresos o pérdidas por operaciones en Moneda Extranjera, esto obedece a los cambios de valores que se registran de la tasa representativa o tasa de cambio diaria. Ejemplo: Elaboración Recibo de Caja en Moneda Extranjera. Se elabora el recibo el día 30 de Noviembre F Tasa de Cambio del día 1.990

11 Impresión Recibo de caja en Dólares Impresión Recibo de Caja en Pesos Estado de Cuenta en Pesos después de cancelar la factura

12 Estado de Cuenta en Dólares después de cancelar la factura Con la anterior presentación se visualiza que la factura F 2-17 se canceló y en dólares queda con saldo cero pero en pesos queda un saldo de 495 pesos, los cuales se ajustaran a final de mes con el proceso de diferencia en cambio. Los valores pendientes de ajustar representan un ingreso o una perdida para la empresa; dependiendo del saldo de la cuenta (positivo o negativo) DIA 15 Nov. 30 Nov. Tasa de Cambio Factura en Dólares Factura en Pesos Recibo en Dólares Recibo en Pesos Diferencia Por la anterior diferencia que se genera de $ -495 se debe correr el proceso de diferencia en cambio, este se ejecuta una sola vez el último día del mes. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta para Ejecutar el Proceso de Diferencia en Cambio? Para ejecutar el proceso se diferencia en cambio se debe: 1. Haber ingresado la tasa de cambio diaria de la moneda; el sistema toma como tasa representativa del mes, la tasa ingresada el ultimo día calendario del mes sea este 30 o 31

13

14 Se debe tener especial cuidado porque si el mes es de 30 días y por equivocación se ingresó un valor en el día 31 el sistema tomara como tasa mensual el valor registrado el día Las cuentas contables deben estar marcadas como Moneda Extranjera y las que se necesite tener en cuenta en el proceso de diferencia en cambio deben estar marcadas como Ajuste a Extranjera, de esta forma el programa toma el saldo de esas cuentas y les realiza los ajustes necesarios al momento de realizar el proceso de diferencia en cambio dependiendo de la tasa representativa del mes De igual forma haber asignado la cuenta de ingreso y la cuenta del gasto para realizar la correspondiente contabilización del ajuste por diferencia en cambio 3. Haber Definido el Documento Tipo A, para contabilizar el proceso de diferencia en cambio 4. Ingresar al sistema o estar ubicado el último día del mes

15 Cómo se Ejecuta el Proceso de Diferencia en Cambio? Para el ajuste de diferencia en cambio, el sistema toma los saldos de las cuentas al último día del mes en el cual se ejecutara el proceso y no los movimientos del mes en el que se está haciendo el proceso. Para ejecutar el proceso de diferencia en cambio se debe: 1. Ingresar al sistema por la ruta: Contabilidad - Ajustes por Inflación - Diferencia en Cambio 2. Seleccionar el documento Tipo A, definido para contabilizar el proceso de diferencia en cambio.

16 3. Luego el sistema habilita la siguiente pantalla: Centro de costo: El sistema permite digitar, realizar la búsqueda o crear el centro de costo desde el momento de la contabilización, para crear el centro de costo al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar este proceso desde la ejecución de la diferencia en cambio

17 Nit a Usar: Se debe digitar, realizar la búsqueda con el icono o crear el Nit, para crear el tercero al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar este proceso desde la ejecución de la diferencia en cambio Sucursal: En caso que el Nit este marcado que usa sucursales el sistema habilita esta casilla para indicar cuál es la sucursal a la cual se realizara la contabilización. Por ser un proceso interno de la compañía se recomienda utilizar o contabilizar el comprobante de diferencia en cambio al Nit de la empresa Seguro (S/N): Si El sistema inicia el proceso de contabilización, para ello repasa el detalle de la cuentas

18 Luego valida los terceros de la empresa Por último realiza la contabilización del documento En esta opción el sistema no permite la impresión del documento, si se requiere imprimir se debe ir por la ruta Documentos Impresión de documentos previos; si se requiere solo verificar su contabilización se puede ingresar por la ruta: Contabilidad Generación de Comprobantes Comprobante General Al revisar la contabilización del documento de diferencia en cambio queda: En este momento al revisar un informe de cartera del tercero estará en ceros Movimiento de Cartera en Dólares

19 Movimiento de Cartera en Pesos Si la cuenta contable está detallada, el sistema hace el ajuste tomando como base el saldo de cada uno de los documentos asociados a la cuenta en los módulos de cuentas por cobrar y/o cuentas por pagar. Si la cuenta contable está marcada como tercera, hace el ajuste tomando como base el saldo de cada uno de los terceros asociados a la cuenta. Si la cuenta contable no tiene ninguna de las anteriores marcaciones, se toma como base el saldo de la cuenta.