ENTRADA DE COMPROBANTES (Modificar Borrar)

Transcripción

1 ENTRADA DE COMPROBANTES (Modificar Borrar) En qué consiste la opción de entrada de comprobantes? Entrada de comprobantes es una opción del menú que permite tanto elaborar como realizar algunos procesos sobre los documentos contables previamente registrado en SIIGO. Cuál es la ruta para ingresar a la opción de entrada de comprobantes? Para ingresar a la opción de entrada de comprobantes se puede utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes (Modificar / Borrar). Cuáles son los procesos que se pueden ejecutar por la opción de entrada de comprobantes? Al ingresar por entrada de comprobantes es posible realizar algunos procesos únicamente a los documentos contables, estos son: Contabilizar o grabar Consultar Borrar Anular Modificar Genera copia Comprobante predefinido A continuación se explican cada uno de los procesos:

2 a. Contabilizar o grabar Se recomienda todo documento elaborarlo por el módulo de documentos. Al momento de ingresar a grabar documentos el sistema permite realizar la contabilización de la información, para ello se habilita la siguiente ventana: En ella es necesario incluir la siguiente información: Tipo y número de tipo: Es posible seleccionar cualquier tipo de documento contable previamente parametrizado. Número de documento: El sistema lo trae en forma automática validando el número que se asignó en la definición del documento. Fecha: El sistema inicialmente asigna la misma fecha con la cual se ingresó al sistema, de igual forma es posible cambiar el día y el mes pero dentro del mismo año.

3 Secuencias: El sistema permite la captura o ingreso de datos tales como: cuenta contable, centro y subcentro de costo, nit, sucursal, naturaleza del registro (debito crédito) y valor; esta información se captura ítem por ítem. Algunos de los anteriores campos se habilitan dependiendo de las marcaciones realizadas en la apertura de la cuenta contable. Teniendo en cuenta que SIIGO solo permite grabar comprobantes cuadrados (lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos), todo valor registrado debe tener la correspondiente contrapartida. Una vez la contabilización no presente diferencias, es posible grabar el comprobante con la tecla de función F1 o el icono en la parte superior de la ventana que se encuentra

4 b. Consultar Para realizar la consulta de la contabilización del documento, es necesario al momento de ingresar a esta opción digitar la letra y el número del tipo de documento (Ejemplo L 001) y número del documento previamente contabilizado. Con ello el sistema trae todos los registros del documento y en la parte superior aparece el icono el cual permite salir de la pantalla. c. Borrar Esta opción permite reversar la contabilización del comprobante en su totalidad y liberar el número del documento para ser utilizado posteriormente, para realizar este proceso es necesario al momento de ingresar a la opción de entrada de

5 comprobantes digitar la letra y el número del tipo de documento (Ejemplo L 001) y número del documento previamente contabilizado. Con ello el sistema trae todos los registros del documento y en la parte superior se visualiza el icono el cual permite realizar este proceso. Una vez se borre la contabilización de un documento no es posible traer nuevamente los datos previamente digitados. d. Anular Esta marcación permite borrar la contabilización registrada en el documento, pero a su vez el documento queda en estado anulado evitando nuevamente su utilización, para realizar este proceso es necesario al momento de ingresar a la opción de entrada de comprobantes digitar la letra y el número del tipo de documento (Ejemplo L 001) y número del documento previamente contabilizado.

6 Con ello el sistema trae todos los registros del documento y en la parte superior se visualiza el icono el cual permite realizar este proceso. Una vez el documento sea anulado no es posible traer nuevamente los datos previamente digitados. e. Modificar Para modificar cualquier dato del documento previamente contabilizado como la descripción, el centro de costo, la cuenta contable, los valores, incluir más registros, entre otros; es necesario al momento de ingresar a la opción de entrada de comprobantes digitar la letra y el número del tipo de documento (Ejemplo L 001) y número del documento previamente contabilizado.

7 Con ello el sistema trae todos los registros del documento y en la parte superior se visualiza el icono realizar son: el cual permite realizar este proceso. Los pasos a Repasar los datos de fecha del documento y vendedor A continuación al momento de llegar al campo de secuencias es necesario digitar el código del renglón o ítem a modificar Una vez en la grilla se esté repasando la secuencia, en la parte inferior de la ventana, se visualizara este renglón de color azul.

8 Una vez se termine de repasar la secuencia, el sistema la deja en negrilla como evidencia de la modificación realizada. Por ultimo una vez realizadas todas las modificaciones es necesario grabar el documento, proceso que se realiza con la tecla de función F1 o el icono que se encuentra en la parte superior de la ventana Si se modifican los valores de un documento, es necesario modificar tanto la partida debito como la partida crédito; para que el documento continúe cuadrado (débitos iguales a créditos). f. Genera copia: Esta opción permite aumentar la productividad de los empleados evitando digitar mes a mes comprobantes que sean idénticos o que solo se requieren cambiar algunos datos. Ejemplo. Pago de servicios públicos Pago arriendo

9 Para aplicar esta funcionalidad es necesario: Elaborar el comprobante modelo para el tercero correspondiente y por los valores requeridos para la contabilización. Al siguiente mes, es necesario ingresar a SIIGO con la fecha en la cual se requiere realizar la contabilización por la ruta: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes, digitar los datos del comprobante digitado en el mes anterior y dar clic en el icono que se encuentra en la parte superior y el sistema de forma automática actualiza el número del consecutivo del documento, a continuación es posible repasar cada una de las secuencias permitiendo realizar las modificaciones requeridas. Por último Por ultimo una vez realizadas todas las modificaciones es necesario grabar el documento, proceso que se realiza con la tecla de función F1 o el icono que se encuentra en la parte superior de la ventana Si se modifican los valores de un documento, es necesario modificar tanto la partida debito como la partida crédito; para que el documento continúe cuadrado (débitos iguales a créditos).

10 g. Comprobante predefinido: Los comprobantes predefinidos es una funcionalidad que agiliza el proceso de elaboración de documentos permitiendo elaborar un documento y definirlo como modelo para la elaboración de nuevos documentos, al hacer uso de esta funcionalidad es posible cambiar algunos datos o toda la información digitada en el documento inicial. Para hacer uso de esta funcionalidad es necesario: Contabilizar el documento modelo con la información correspondiente. Al siguiente mes o fecha requerida, es necesario ingresar a siigo con la fecha en la cual se requiere realizar la contabilización por la ruta: Contabilidad Generación de comprobantes Entrada de comprobantes, digitar los datos del comprobante digitado en el mes anterior y dar clic en el icono que se encuentra en la parte superior, con ello se habilita la siguiente ventana: En ella se digita un consecutivo del comprobante predefinido con una descripción que permita una fácil identificación al momento de su utilizaciones y el programa trae por defecto la información del tipo, comprobante y número del documento seleccionado. Para contabilizar un comprobante predefinido se deben realizar los siguientes pasos: Ingresar a SIIGO con la fecha en la cual se va a contabilizar el documento Iniciar la elaboración del documento con el mismo tipo de documento que se creó el comprobante predefinido; con ello se habilita en la parte superior de la pantalla el icono, el cual te permite hacer la búsqueda del documento predefinido que se han asignado.

11 Aquí el sistema únicamente muestra los comprobantes predefinidos relacionados al tipo, número y consecutivo del comprobante predefinido; una vez seleccionado el comprobante predefinido el sistema permite repasar y/o modificar algunos datos como: Tercero, cuenta contable o producto, centro y subcentro de costos, bodega, descripción, valor, entre otros. El sistema de forma automática actualiza el número del consecutivo del documento, a continuación es posible repasar cada una de las secuencias permitiendo realizar las modificaciones requeridas. Por ultimo una vez realizadas todas las modificaciones es necesario grabar el documento, proceso que se realiza con la tecla de función F1 o el icono que se encuentra en la parte superior de la ventana Si se modifican los valores de un documento, es necesario modificar tanto la partida debito como la partida crédito; para que el documento continúe cuadrado (débitos iguales a créditos).