TALLER PROCESO DE FACTURACIÓN. Diligenciamiento de la factura de venta

Transcripción

1 TALLER PROCESO DE FACTURACIÓN Diligenciamiento de la factura de venta 1. Definición del comprobante de facturación. La compañía desea configurar la factura que se usara para realizar sus ventas, la contadora sugiere que se realice en el comprobante Factura de Venta (Documento Tipo F-099), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones, los demás datos usted los puede completar según sea sus necesidades. F 099 Nivel de actualización NIIF SIIGO Actualiza Inventario SI No Vencimientos 10 Cta. Retención Dcto 3 Si Cruza Remisión /Pedido /Cotización /No Cruza N/A NO Cuenta Ica Anticipado Cuenta Ica Retenido Cuenta Retención IVA Cuenta Tarifa Dif. Reteiva Descuento 1 Dcto Comercial Descuento 3 Rete fuente Cargo 1 Fletes Cargo 3 IVA Generado Cuenta Débito CREE Cuenta Crédito CREE Venta: 2. Elaboración factura de Venta. Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite factura, y de clic en el botón Por ultimo seleccione la opción Factura de venta del menú Documentos Realizar factura a DISTRUBUIDORA SAN FELIPE Nit , régimen común, por concepto de los siguientes productos

2 REFERENCIA FABRICA DESCRIPCION CANTIDAD TVSONY20 TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 10 HITMD26 EQUIPO DE SONIDO HITACHI MD El sistema de pago se realizara en dos (2) cuotas, pagando 50% de contado y el restante a 30 Días. Diligenciamiento de la cotización 3. Definición del comprobante de cotización. La compañía desea implementar la cotización al proceso comercial, buscando con esto agilizar el proceso de facturación, usando la misma información que trae la cotización. Para que Siigo realice este proceso, se deberá parametrizar el cruce entre la cotización y la factura de venta. La contadora sugiere que se realice en el comprobante Cotización (Documento Tipo V-099), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos usted los puede completar según sea sus necesidades. V Cta. Retención Dcto 3 Si Descuento 3 - Rete fuente Cargo 3 - IVA Generado Adicionalmente modificar los parámetros del comprobante de factura de venta F-099 así: F 099 Cruza Remisión /Pedido /Cotización /No Cruza C SI Con estos cambios podemos iniciar el proceso de comercial creando la cotización y posteriormente la factura de venta.

3 Cotización: 4. Elaboración de cotizaciones. Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite cotizaciones, y de Por ultimo seleccione la opción Elaboración que está en el menú Administración de cotizaciones Realizar cotización a TECNOSUMINISTROS LTDA, Nit 860,350,320 régimen común, por concepto de los siguientes productos REFERENCIA FABRICA DESCRIPCION CANTIDAD TVSONY20 TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 5 HITMD26 EQUIPO DE SONIDO HITACHI MD Venta: 5. Elaboración factura de Venta. Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite factura, y de Por ultimo seleccione la opción Factura de venta Realizar factura a TECNOSUMINISTROS LTDA, Nit 860,350,320, régimen común, usando el documento cruce por concepto de los productos de la cotización anterior. El sistema de pago se realizara en dos (2) cuotas, pagando 50% de contado y el restante a 30 Días. Diligenciamiento del pedido 6. Definición del comprobante de pedido. La compañía desea implementar el pedido como una opción a su proceso comercial, buscando con esto agilizar el proceso de facturación, usando la misma información que trae el pedido. Para que Siigo realice este proceso, se deberá parametrizar el cruce entre el pedido y la factura de venta.

4 La contadora sugiere que se realice en el comprobante Pedidos (Documento Tipo Z-099), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos usted los puede completar según sea sus necesidades. Z 099 Cruza Cotización/No Cruza N N Cta. Retención Dcto 3 Si Descuento 3 - Rete fuente Cargo 3 - IVA Generado Adicionalmente modificar los parámetros del comprobante de factura de venta F-099 así: F 099 Cruza Remisión /Pedido /Cotización /No Cruza P SI Con estos cambios podemos iniciar el proceso de comercial creando el pedido y posteriormente la factura de venta. Pedido: 7. Elaboración del Pedido. Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite ordenes, y de Por ultimo seleccione la opción Elaboración de Ordenes de Pedido. Realizar el pedido a LIBRERIA Y PAPELERIA PANAMERICANA, Nit 820,421,689 régimen común, por concepto de los siguientes productos Venta: REFERENCIA FABRICA DESCRIPCION CANTIDAD TVSONY20 TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 3 HITMD26 EQUIPO DE SONIDO HITACHI MD Elaboración factura de Venta. Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite factura, y de clic en el botón

5 Por ultimo seleccione la opción Factura de venta Realizar factura a LIBRERIA Y PAPELERIA PANAMERICANA, Nit 820,421,689, usando el documento cruce por concepto de los productos del pedido anterior. El sistema de pago se realizara en dos (2) cuotas, pagando 50% de contado y el restante a 30 Días. Diligenciamiento de la Remisión 9. Definición del comprobante de remisión. La compañía desea implementar el remisión como una opción a su proceso comercial, buscando con esto agilizar el proceso de facturación, usando la misma información que trae la nota de remisión. Para que Siigo realice este proceso, se deberá parametrizar el cruce entre la nota de remisión y la factura de venta. La contadora sugiere que se realice en el comprobante Nota de Remisión (Documento Tipo S-099), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones. Los demás datos usted los puede completar según sea sus necesidades. S 099 Cruza Pedido/Cotización/No Cruza N N Cta. Retención Dcto 3 Si Descuento 3 - Rete fuente Cargo 3 - IVA Generado Adicionalmente modificar los parámetros del comprobante de factura de venta F-099 así: F 099 Cruza Remisión /Pedido /Cotización /No Cruza R SI Con estos cambios podemos iniciar el proceso de comercial creando la remisión y posteriormente la factura de venta. Notas de Remisión: 10. Elaboración Notas de Remisión.

6 Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite Notas, y de clic en el botón Por ultimo seleccione la opción Notas. Ingrese a Documentos Notas Notas de Remisión Realizar la nota de remisión a CLIENTE DEMOSTRACION, Nit , Gran Contribuyente por concepto de los siguientes productos REFERENCIA FABRICA DESCRIPCION CANTIDAD TVSONY20 TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 19 HITMD26 EQUIPO DE SONIDO HITACHI MD Venta: 11. Elaboración factura de Venta. Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite factura, y de Por ultimo seleccione la opción Factura de venta Realizar factura a CLIENTE DEMOSTRACION, Nit , usando el documento cruce por concepto de los productos de la nota de remisión anterior. El sistema de pago se realizara en dos (2) cuotas, pagando 50% de contado y el restante a 30 Días. Diligenciamiento del anticipo 12. Definición del Recibo de Caja. R 099 Cuenta Caja Cuenta Intereses Mota Cuenta Bonos Elaboración del Recibo de Caja.

7 Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite recibo, y de clic en el botón Por ultimo seleccione la opción Recibo de Caja Anticipo Se le informa al A TODA HORA, Nit , que para poder hacer envió de la nueva mercancía es necesario que le realice a la empresa un ANTICIPO del 50% para efectuar el despacho de la mercancía, por lo que se debe registrar un Recibo de Caja (R 099) Campo Datos Fecha 2013 / 12 / 01 Cuenta Centro y Subcentro de Costo Nit (Cliente) A TODA HORA Tipo de Contabilización (O) Otros Cuenta Anticipo Clientes Valor $ Venta: 14. Elaboración factura de Venta. Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite factura, y de Por ultimo seleccione la opción Factura de venta Luego se procede a realizar la Factura de Venta para ser cruzada con el anticipo. Campo Datos Fecha 2013 / 12 / 06 Nit A TODA HORA Forma de Pago Contado Vendedor 002 Centro y Subcentro de Costo Producto C.C / Subc Bod / Ubi Cantidad Valor Unit. % Desc. Portátil Toshiba Dynabook NX Unidades $ Forma de Pago Crédito Clientes Nacionales Fecha de Vencimiento 201_ 03 / 26 NOTA: Al momento de elaborar la Factura de Venta, se debe descargar el ANTICIPO de $ con el botón en el Recuadro de Vencimientos. Pago o Abono

8 15. Elaboración del Recibo de Caja. Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite recibo, y de clic en el botón Por ultimo seleccione la opción Recibo de Caja El cliente DISTRUBUIDORA SAN FELIPE, Nit Hace un Abono y Pago de las siguientes Facturas, el mismo día y se registra en el mismo recibo de caja (R 099), Campo Factura Fecha 201 / / 05 Cuenta Centro y Subcentro de Costo Tipo de Contabilización (A) Pago Nit (Cliente) Factura No. F (Valor de la Factura) Saldos Iniciales de Cartera 16. Definición del comprobante de saldos Iniciales L L 099 Saldos Iníciales Solicita Marca para Base Gravable N La empresa a decidió incluir los saldos iníciales al programa el día 31 de de 201 con la siguiente información, para ello se debe ingresar el comprobante (L 999) Saldos Iniciales. 17. Elaboración del Comprobante de Saldos Iniciales de cartera L-999 Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite comprobantes, y de Por ultimo seleccione la opción Entrada de comprobantes BALANCE DE COMPROBACION INICIO DE ACTIVIDADES CUENTA DETALLE TERCERO CC SUB.C DOCUMENTO VENCIMIENTO DEBITO CREDITO S. Inicial LIBRERIA Y PAPELERIA F / 11 / 05 $ Cartera PANAMERICANA

9 TOTAL CARTERA S. Inicial Cartera Cuenta Puente LIBRERIA Y PAPELERIA PANAMERICANA EMPRESA DE CAPACITACION S.A F / 12 / 15 $ $ $ $ Informes y otros Procesos 18. Circulares de Cobro Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite circulares, y de Por ultimo seleccione la opción Circulares de Cobro - Actualiza Ingresar a definir el texto de las circulares de cobro Descripción Datos Modelo a Utilizar 1 Parte Superior Escriba un párrafo de saludo donde se hace la presentación del estado de cuenta o lo que está pendiente por cobrar. Parte Inferior Escriba un párrafo de despedida donde indique a que números o a que persona debe contactar el cliente para realizar el pago. 19. Parametrización Edades de Cartera Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite Edades, y de Por ultimo seleccione la opción Edades de Cartera - Actualiza a 5 Columnas Descripción Actualiza a 5 Columnas Modelo 1 Nombre Cartera Vencida Rango a a a Datos 20. Informes de Cuentas por Cobrar Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite por cobrar, y de Por ultimo seleccione la opción Cuentas por cobrar

10 Los informes de cartera se generan en el Modulo de Cuentas por Cobrar, algunos de los informes que se recomiendan generar son: Informe Ruta Datos Modelo : 001 Circulares de Cuentas por Cobrar Terceros: Todos Cobro Circulares de Cobro Utiliza Cartera: Vencida Estados de Cuenta Movimiento de Cartera Análisis de Cartera Proyección Vencimientos Cuentas por Cobrar Estado de Cuenta Cuentas por Cobrar Movimiento de Cartera Movimiento Auxiliar Cuentas por Cobrar Análisis de Cartera Análisis General Cuentas por Cobrar Proyección de Vencimientos Proyección General Consulta de Estado de Cuenta A Corte Anterior: NO Nit: Informática y Partes Ltda. Pantalla o Impreso: Impreso Rango de Meses: Escoja Varios Nit: Informática y Gestión S.A. y/o Cliente Prueba Pantalla o Impreso: Pantalla Nit: Informática y Gestión S.A. y/o Cliente Prueba Fecha: Escoja Varios meses Terceros: Escoja todos los rangos 21. Informes módulo de ventas Ingrese al menú de Siigo y en la opción buscar de la parte superior izquierda digite ventas, y de clic en el botón Por ultimo seleccione la opción Ventas Con la información anterior se van a generar los siguientes INFORMES DE VENTAS teniendo en cuenta que los rangos de Cuentas, Fechas, Documentos, Vendedores los va a incluir de acuerdo a lo utilizado Informe Estadísticas de Ventas Estadísticas de Cumplimiento Informes de Rentabilidad Ruta Ventas Estadísticas de Ventas- Ventas X Cliente Ventas Estadísticas de Ventas - Ventas X Producto Ventas Estadísticas de Ventas - Facturas Emitidas x Vendedor Ventas Estadísticas de Ventas - Informe Ventas por Tercero por Tipo de Empresa Ventas Estadísticas de Cumplimiento - General Ventas Análisis de Rentabilidad Rentabilidad por Producto Ventas Análisis de Rentabilidad Rentabilidad por Vendedor