Para ingresar al módulo de nómina; haga clic sobre el botón nómina del menú principal de SYS Plus o presione las teclas SHIFT + F8.

Transcripción

1 El módulo de nómina de SYSplus le permite realizar, consultar y verificar todas las operaciones de liquidación, pago y control de empleados tales como creación y clasificación del personal, liquidación y pago de nómina mensual o quincenal, pago de aportes a la seguridad social, registro de provisiones y control de préstamos a empleados. Para ingresar al módulo de nómina; haga clic sobre el botón nómina del menú principal de SYS Plus o presione las teclas SHIFT + F8. FIGURA: Menú principal En ese momento verá la pantalla principal del módulo de nómina como se muestra en la figura.

2 Esta pantalla se divide en tres secciones, la primera en la parte superior que incluye el menú de acceso tradicional a las opciones y los datos de la compañía de trabajo y el usuario actual. La segunda parte ubicada en el costado izquierdo de la pantalla muestra los botones de acceso rápido a las principales opciones del programa, para seleccionar una de estas opciones basta con hacer clic sobre el botón respectivo. La tercera parte corresponde a la parte central de la pantalla que es el área de trabajo en donde se desplegarán las ventanas del programa. 1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EMPEZAR A TRABAJAR EL MODULO DE NÓMINA Antes de empezar a trabajar en este módulo es importante hacerle la configuración correspondiente a cada una de las opciones que nos brinda. Por esta razón empezaremos por explicar la opción de mantenimiento. 1.1 MANTENIMIENTO Esta opción le permite realizar la configuración de datos básicos relacionados con la nómina como son la definición de períodos de pago, los porcentajes generales de aportes, recargos, extras, la clasificación de los empleados en departamentos y secciones, los tipos de novedades y lo más importante, la definición de los conceptos de pagos, deducciones, aportes y provisiones que se incluirán en la nómina. El menú de mantenimiento se muestra en la siguiente figura.

3 1.1.1 Ingreso de datos Para crear un nuevo elemento en las ventanas de mantenimiento usted podrá ingresar directamente los datos sobre la grilla empleando las teclas de movimiento del cursor o la tecla TAB o ENTER, cada vez que usted baja un renglón sobre la grilla está agregando un nuevo ítem, adicionalmente usted cuenta con una barra de navegación en la cual puede realizar las siguientes opciones: Para grabar todos los registros ingresados en la grilla usted puede presionar F2 o hacer clic sobre el botón Grabar. Si desea deshacer los cambios realizados a las categorías presione ESC o haga clic sobre el botón Cancelar.

4 Parámetros anuales Cada año cambian el salario mínimo mensual legal que sirve de parámetro para algunos cálculos en el programa como por ejemplo determinar si se tiene derecho o no a auxilio de transporte, así mismo pueden variar las tarifas de aportes a las administradoras de la seguridad social, las tablas de retenciones, los porcentajes de liquidación de incapacidades, etc. Todos estos parámetros se deben definir cada nuevo año a través de esta opción.

5 Para ingresar los nuevos parámetros se debe ubicar en la parte superior e insertar un nuevo registro con el año nuevo y el dato del salario mínimo y el auxilio de transporte correspondiente y luego en la parte inferior ingresar los porcentajes de aportes parafiscales, de aportes a la EPS, a AFP, cesantías y ARP así como los factores para recargos y extras y las tablas de solidaridad pensional y retenciones en la fuente. Si se inicia a liquidar nóminas sin ingresar los parámetros correspondientes al año de la fecha indicada en la liquidación SYSplus no podrá generar correctamente auxilios de transporte, aportes, parafiscales, provisiones y en general cualquier concepto que dependa de los porcentajes indicados en esta opción, luego cada nuevo año antes de liquidar la primera operación de nómina se deben ingresar estos parámetros Períodos de pago Define los periodos de nómina que se pueden liquidar, debe incluir los doce meses del año partidos en quincenas o semanas si la periodicidad lo requiere más periodos especiales para el pago de primas, cesantías o intereses de cesantía. Inicialmente muestra el código del periodo de pago, el nombre del periodo, el numero de periodos que vendría a liquidar durante el año es decir si el pago de la nomina se efectúa mensualmente los periodos a liquidar vendrían a ser doce, en la última columna se debe definir el día el pago del periodo en el que se va a realizar el pago de manera informativa. En la parte inferior se pueden personalizar los nombres de cada uno de estos periodos de pago. Es importante revisar el mes y día de pago de cada período ya que una incorrecta parametrización puede hacer que no se liquiden correctamente los conceptos que se liquidan por días Tipos de aportante

6 De acuerdo con el ministerio de protección social, para los cotizantes de afiliados a cualquier tipo de administradora EPS, ARP, AFP,CCF, AFC, cada cotizante y debe estar clasificado de acuerdo con su situación laboral actual Tipos de novedades Las novedades preestablecidas en la base de datos inicial tomadas por las ya definidas por el ministerio de trabajo. Cada uno de ellas maneja parámetros de configuración internos en las cuales solicita llenar diferente información para cada una. Algunas son de uso interno como las vacaciones o la variación permanente de salario que se deben registrar por opciones diferentes a la de novedades de nómina, estas novedades tienen la última columna desactivada de forma que no se puedan ingresar manualmente por la opción de novedades periódicamente.

7 Administradoras En esta opción se encuentran almacenados los datos perteneciente a cada uno de las EPS, fondos de pensiones, fondos de cesantías, cajas de compensación y ARP registradas en el país dependiendo de su condición a qué tipo de administradora pertenecen. Estos registros deben estar creados en la base de datos como terceros. Para crear una nueva entidad debe presionar el botón F5:Nuevo y sobre la nueva ventana ingresar los siguientes datos: Nit: número de identificación de la administradora DV: digito de verificación Código: código de identificación que se podría manejar con el mismo número de nit. Nombre: razón social con la que se identifica la administradora.

8 Dirección, Cuidad y Contacto o Razón social. Tipo de administradora: EPS, ARP, AFP,CCF, AFC, Código administradora: Código asignado por el ministerio de protección social a la administradora y que se usa para reportar la información al operador de información (SOI, SIMPLE, Mi planilla, etc.) Cuenta Contable: código de la cuenta contable por pagar para causar el pago de aportes si se habilita esta opción al definir la interfaz contable, si esta opción no se habilita no es obligatorio colocar la cuenta contable y todos los aportes se irán a la cuenta contable indicada en la configuración del concepto respectivo Departamentos Determinan la clasificación de los empleados por grupos significativos. El primer nivel llamado departamento determinará los centros de costos sugeridos para cada empleado así como la tarifa de ARP que aplica luego deben tenerse en cuenta estos parámetros para definirlos. El segundo nivel corresponde a la sección y el tercer nivel al área que se usan solamente para clasificar los empleados en los informes del módulo de nómina.

9 Conceptos de nómina Esta opción es el corazón del módulo de nómina ya que aquí se parametriza cualquier pago, deducción, aporte, provisión o beneficio que afecte la liquidación de la nómina y que luego se asocian a los empleados. La mayoría de conceptos de ley se encuentran establecidos en la base de datos pero el usuario puede agregar, suprimir o modificar como sea necesario para su liquidación.

10 Para modificar cada uno de los conceptos que requiere parametrización basta con presionar F4:Consultar, si se requiere crear no nuevo hay que presionar F5:Nuevo y alimentar los siguientes datos : Código del concepto: Número único que identifica internamente al concepto. Nombre del concepto: descripción para identificar el concepto. Nombre corto: Nombre de la columna en la liquidación de nómina. Este nombre debe ser único ya que se al usarse como nombre de la columna de la opción de liquidación no se pueden tener dos columnas repetidas. Este dato es obligatorio. Grupo de cuentas: Puede ser Administración, Ventas, Producción o Todos lo que determina a que empleados se sugiere este concepto al crearlo ya que cada departamento tiene también esta clasificación Mostrar en liquidación: Determina si este concepto se muestra o no en pantalla al liquidar la nómina. Número de columna: Orden en que se quiere que aparezca el concepto en la liquidación. Puede repetirse para conceptos similar excluyentes como por ejemplo salario administrativo, salario de ventas y salario de producción ya que nunca un empleado tendrá dos de estos conceptos. Salario: Aplicado para los conceptos que hacen parte del cálculo del salario como las comisiones, horas extras, etc. Deducción: es un check donde definimos si el concepto es deducible o no para el empleado que tenga agregado ese concepto, los conceptos deducibles se restan de valor a pagar.

11 Aporte: los conceptos aplicados a la liquidación de aportes deber tener este check habilitado, para liquidar posteriormente el pago de aportes a cada administradora. Por ejemplo el descuento de AFP EMPLEADO. Provisión: aplicado a los conceptos que no se pagan ni se descuentan al empleado pero que se calculan como provisión para futuros pagos como por ejemplo el pago de la prima. Beneficio: Son conceptos que se reportan por separado en los comprobantes de pago y que no constituyen salario pero si afectan el valor a pagar al empleado, pueden ser pagos o deducciones. LIQUIDACION Todo concepto tiene por objeto calcular un valor que se suma o resta del valor a pagar al empleado o se lleva como aporte o provisión. La forma cómo se calcula el concepto en la liquidación de la nómina es la siguiente: Si se trata de un aporte se liquidan sobre el salario con base en los porcentajes definidos en la tabla de parámetros anuales para los conceptos internos predefinidos en el programa. Si se trata de un concepto personalizado por el usuario se debe especificar un porcentaje en el concepto o en la definición del concepto del empleado o un monto fijo para su cálculo. Si se trata de una provisión se liquidan siempre sobre el salario devengado por el empleado y obligatoriamente deben tener un porcentaje definido en el concepto o en el concepto del empleado. Si se trata de un pago o deducción lo primero que se mira es si se calcula sobre un promedio en ese caso se calcula el promedio de los conceptos marcados como aplican para promedios y sobre esa base se toma el porcentaje del concepto o del empleado. Si no se calcula sobre promedio pero si sobre otro concepto se calcula el promedio de ese otro concepto para el número de periodos indicado y sobre ese valor se aplica el porcentaje del concepto. Si es un pago o deducción simple se mira si existe un valor predeterminado (digitado por la opción de definir valor para el periodo actual), si no hay valor se mira si hay monto fijo para el empleado para ese concepto y si es así se toma ese valor o ese valor por el porcentaje si el concepto o el empleado tienen porcentaje. Si no hay monto del empleado se mira si hay monto fijo para el concepto y se toma ese valor o ese valor por el porcentaje del concepto si lo hay. Por último si el concepto se liquida por días se aplica la proporción dependiendo del número de días laborados por el empleado en el período. Los datos a definir en la parametrización general del concepto son: Base: monto base para calcular a partir de allí el monto del concepto junto con el porcentaje. Si se deja en cero o vacío pero se define porcentaje se asume que la base es el Salario. Porcentaje: valor a calcular sobre la base para descontar o liquidar en la nómina, puede ser cero o vacío si se especifica un monto fijo para el concepto o el concepto corresponde a un concepto interno liquidado por el programa con base en los parámetros anuales.

12 Monto: este campo es utilizado para definir allí el valor a pagar o descontar en la liquidación de la nómina como un monto fijo para aplicar no calculado sobre una base. Aplica para cálculo de promedio: aplica para los conceptos a partir de los cuales se calculan otros, por ejemplo el salario y comisiones deben marcarse para que se tengan en cuenta para el cálculo de vacaciones sobre un promedio. Liquida por días: aplica para conceptos cuya liquidación se realiza proporcionalmente al número de días laborados por el empleado en el periodo actual. Ejemplo el auxilio de transporte. Incluye días de incapacidad: Si el concepto se liquida por días permite indicar si se incluyen o no los días de incapacidad, por ejemplo para el aporte a salud se incluyen pero para el auxilio de transporte no. Se calcula sobre otro concepto: para un concepto definido que se calcula sobre otro concepto en este caso el sistema suma los valores liquidados en nóminas anteriores de un determinado concepto indicado en el campo código del concepto base para el número de periodos indicado en Número de periodos a promediar. Se calcula sobre el promedio: este check define si el concepto se calcula con base en el promedio de las nóminas anteriores para los conceptos marcados como aplica para cálculo de promedio durante el número de periodos indicado en Número de periodos a promediar. TIEMPO Aplicar a todos los periodos: define si el concepto es aplicado a todos los periodos de nómina de los 12 meses del año. Los conceptos marcados de esta forma aplican para los 12 meses (24 quincenas o 52 semanas) pero no en periodos especiales como pagos de primas, cesantías, etc. Si tiene este check activo no se mira el rango de fechas del concepto. Fecha inicial / final: hay conceptos que aplican solo durante un rango de tiempo, por ejemplo cuotas extraordinarias de un fondo de empleados, estos conceptos no deben tener el check de aplica a todos los periodos. Sólo en periodo: Conceptos como el pago de prima de junio solo aplican a un periodo del año, en ese caso se debe indicar el código del periodo de pago asignado para el pago especifico y el programa sólo liquidará este concepto en ese periodo de cualquier año. APORTE Entidad: si el concepto que se esta parametrizando es un aporte en este espacio se define el NIT de la administradora a la que se le acumulará la cuenta por pagar. Para los conceptos internos de seguridad social se toma el nit asociado al empleado para el concepto específico y por tanto no se requiere este dato, sin embargo para conceptos personalizados como por ejemplo un seguro funerario se debe indicar el NIT de la empresa. A cargo de la empresa: este check define si el concepto es un gasto para la empresa y por tanto no se descuenta del valor a pagar al empleado.

13 Reportar a la seguridad social: Si el check está activo y el concepto es un aporte se incluirá en el archivo del operador de información. CONTABILIZACION Cómo la liquidación de la nómina es a su vez la base de la contabilización de la misma, cada concepto puede tener su cuenta débito y crédito asociada de forma que se componga el comprobante contable con esta base. Una vez generado el comprobante contable detallado empelado por empleado y concepto por concepto este puede resumirse agrupado por cuenta y tercero de forma que quede un comprobante más pequeño y fácil de entender. Para ello se definen: Cuenta débito: define el código de la cuenta contable débito (normalmente gasto) donde se contabilizara el valor del concepto liquidado en la nomina. Cuenta crédito: código contable de la cuenta contable crédito (normalmente cuenta por pagar) donde se va a contabilizar el concepto. Cruza con cartera: Si se usa el módulo de cartera de SYSplus este check permite que ese concepto este asociado al pago de una cuenta por cobrar previamente causada, por ejemplo en caso que los empleados compren productos de la empresa, estos se facturan a crédito y luego con un concepto de deucción de nómina se cancelan las facturas. En este caso antes de liquidar del periodo de deben seleccionar las facturas a cancelar en cartera por cada empleado.

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