MULTINET. Versión: 1301

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1 MULTINET Versión: 1301

2 CONTENIDO CONTENIDO GESTIÓN DE DOCUMENTOS ACCIONES VER, EDITAR, ELIMINAR Y DUPLICAR DOCUMENTOS POSIBLES ERRORES EN GESTION DE DOCUMENTOS CORRECCION GENERACION CUENTA DE COBRO GESTIÓN DÍAS FESTIVOS Y TEMPORADAS POSIBLES ERRORES EN GESTIÓN DÍAS FESTIVOS Y TEMPORADAS MARCAR COMO PUBLICO LOS HOTELES QUE SE PUEDEN MOSTRAR EN LA PAGINA DE SOCIOS INCLUIR ACOMODACION TRIPLE EN REPORTES DE RESERVAS... 7 DECAMERON All inclusive Hotels & Resorts MULTINET - Versión:

3 1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS La gestión de documentos consiste en la administración del contenido dinámico que se le presenta al usuario para algunos tipos de documentos establecidos, actualmente para los documentos (Afiliación RCI, Contrato, Entrega documentos, Otro si, Pagaré, Retracto contrato, Tabla TI y/o SE y Verificación). El proceso de gestión consiste en: a. Generación de documentos: En la opción Administración / Gestión documentos, se muestra una grilla(tabla) con las plantillas creadas para los diferentes documentos del sistema, en esta se muestra la información básica de dichas plantillas. En la parte superior se encuentran los botones para agregar nuevas plantillas o para recarga la información que se despliega en la grilla. Al oprimir el botón Agregar, puede el navegador generar un mensaje similar a: Si este caso se presenta, debe elegir la primera opción, con esto no se volverá a presentar un bloqueo de pantallas. La ventana para agregar nueva plantilla al documento es:

4 Esta ventana cuenta inicialmente con una Nota fundamental para el correcto uso de la opción del sistema. Seguida de esta se encuentra la sección de Variables de parametrización la cual cuenta inicialmente con un botón Ver variables, este botón despliega todas las posibles variables 1 que se podrán emplear en el contenido del documento, y las equivalencias de las misma. El campo siguiente de la misma sección llamado No. contrato ejemplo es una utilidad que ofrece el sistema para que se digite un número de contrato de ejemplo y al oprimir el botón Vista 1 Entiendase por variable una palabra reservada que puede tomar uno o varios valores según se muetra en la tabla de relación, que se despliega al oprimir el botón Ver variables. 4

5 preliminar se visualizara un ejemplo real de cómo se verá la plantilla que está creando en dicho contrato. La siguiente sección: Consiste en la parametrización que se aplicará a la plantilla que se está creando, se establece el tipo de plantilla que es (a que documento aplica la plantilla), si ésta es para algún país en específico, si se deja vacío se aplicara a todos los países que no tienen plantilla especifica asignada, y las fechas de vigencia de la plantilla que se está creando. La última sección (Cuerpo del documento): Contiene un complemento que permite realizar texto enriquecido para las plantillas que se están creando, en ella se puede crear tablas, asignar formato de negrilla, subrayado, viñetas, entre otros. Las variables también pueden tomar el formato que se le asigne, obedece exactamente el mismo comportamiento que un texto común, en pocas palabras si por ejemplo a una variable se le asigna negrilla, cuando el valor de ésta sea remplazado hereda dicho formato. Si se desea ver un ejemplo de cómo se visualizará el contenido que se está ingresando, puede hacer uso de la opción No. contrato ejemplo ubicado en la primera sección. Si ha terminado de ingresar y parametrizar la plantilla podrá guardar la misma al oprimir el botón guardar ubicado al final de ésta sección. 5

6 2. ACCIONES VER, EDITAR, ELIMINAR Y DUPLICAR DOCUMENTOS En el módulo demás de Agregar nuevas plantillas es posible realizar cuatro acciones adicionales para su fácil uso. Cada una de estas acciones se muestra en la parte derecha de cada plantilla existente dentro de la grilla. Al dar clic sobre cada una de estas acciones usted podrá: Ver: Despliega una ventana emergente (pop-up), con el contenido de la plantilla, es una opción netamente informativa. Editar: Despliega exactamente la misma ventana emergente que al oprimir el botón Agregar, pero en ésta nueva venta se cargan los datos asociados a la plantilla que se pretende editar. Eliminar: Elimina la plantilla que se ha creado, posterior a un mensaje de confirmación de la acción. El sistema antes de eliminar una plantilla verifica que no existan contratos creados con fechas que se encuentren dentro del rango de vigencia de la planilla, si encuentra al menos un contrato no permitirá eliminar la plantilla. Duplicar: Esta es una opción muy útil para la creación de nuevas plantillas, puesto que como su nombre lo indica permite duplicar una plantilla existente, para poder tomar esta como marco de trabajo y asi crear una nueva plantilla. 3. POSIBLES ERRORES EN GESTION DE DOCUMENTOS Es posible que al momento de guardar la plantilla se presenten los siguientes errores: Si la acción que se está realizando es una edición de una plantilla vigente o con fechas menores a la fecha actual, el sistema no le permitirá realizar dicha edición ya que alteraría la información que se le presenta a los documentos pasados. Esté error se informa con un mensaje como este: Cuando se ingresa una fecha final de vigencia menor a una fecha inicial el error se informará con el siguiente mensaje: 6

7 Cuando se asignan fechas de vigencia para un tipo de documento, y estas fechas hacen parte del rango de fechas de un documento existente, el sistema no permite guardar la plantilla y despliega un mensaje similar a: Cuando se trata de eliminar una plantilla que aplica para contratos ya creados, es decir que existen contratos creados dentro de la fecha de vigencia de la plantilla, se presenta el siguiente error: Si se consulta un documento que no se encuentra configurado, se mostrará el siguiente error: 4. CORRECCION GENERACION CUENTA DE COBRO Caso: solicito su colaboración en verificar la inconsistencia que se está presentando en el contrato quien tiene pendiente por cancelar de la cuota No13 USD0.11 y de la cuota No14 USD175 y al generar la cuenta de cobro no aparece la de la cuota No13 y de la cuota No14 de USD175 se le están descontando USD0.11 que corresponden al saldo de la cuota No13. Reportado por: ÁNGEL DAVID ROMERO RODRIGUEZ. Se encuentra error en el sistema al generar la cuenta de cobro cuando se tiene saldo pendiente por pagar de una cuota anterior, se realiza la respectiva corrección. 7

8 5. GESTIÓN DÍAS FESTIVOS Y TEMPORADAS En la opción de menú Reservas / Parámetros / Festivos, se registran todos los días festivos existentes en un país determinado. A estos días festivos que se registren se les podrá asignar múltiples temporadas según un rango de fechas de vigencia establecidos. Al momento de realizar la reserva el sistema verificará si el rango de fechas de la reserva comprende un día festivo, de ser así verifica si éste feriado tiene una temporada configurada para así tomar la temporada parametrizada, de lo contrario toma la temporada de la semana correspondiente. El proceso para el registro de un día festivo o feriado ha cambiado, los pasos son: b. Pantalla inicial: Al ingresar a la opción del menú Reservas / Parámetros / Festivos, la pantalla inicial que se visualizará es similar a la imagen siguiente. En ella podrá agregar nuevos días festivos dando clic sobre Agregar Festivo o editar y/o eliminar festivos ya creados, los cuales se despliegan en una grilla. Inicialmente se aplicará el filtro del país correspondiente al usuario que consulta ésta opción de menú, pero éste filtro puede ser suprimido o modificado. c. Agregar Festivo: Al dar clic sobre el botón Agregar festivo, se abrirá una ventana emergente (pop-up), como se muestra en la siguiente imagen, en ésta se debe ingresar la información correspondiente al festivo que se intenta registrar, información como el país, día del festivo y la conmemoración como dato opcional, al terminar dar clic sobre guardar; si la información suministrada es correcta se creara el día festivo y se desplegaran campos adicionales para asignar las temporadas a dicho festivo. d. Asignar temporadas: Si el proceso de guardar el día festivo fue exitoso, se despliegan los siguientes nuevos campos en la misma ventana (ver imagen abajo). En la parte superior de esto están los datos básicos para registrar la temporada, datos como: Tipo de temporada y la fecha de vigencia de la temporada (todos estos datos son obligatorios); al terminar dar clic sobre el botón Agregar temporada, si el proceso es correcto la temporada que se registró se visualizara en la grilla (tabla) inferior. 3

9 e. Editar / Eliminar temporada: En la grilla inferior (imagen superior) al final se muestran dos columnas adicionales, de derecha a izquierda la primera consiste en el proceso de editar la información de la temporada asociada al día festivo, si se da clic sobre esta opción el sistema asignan los valores de la temporada al formulario de Temporada para que así la información pueda ser editada y al terminar, nuevamente dar clic sobre el botón Agregar Temporada. La segunda columna corresponde al proceso de eliminar la temporada asociada, el sistema le pide confirmación al usuario para esta acción y si el usuario lo confirma, entonces dicha temporada es eliminada. f. Editar / Eliminar Festivos: En la pantalla inicial parte inferior (ver imagen abajo) se encuentra una grilla con la información de todos los días festivos registrados en el sistema y que cumplen con el filtro asignado (si existe). Al igual que en la grilla de Temporadas, ésta tiene dos columnas para interactuar con la información que en ella se muestra, de izquierda a derecha la primera columna corresponde a la acción de Editar, en la cual al dar clic sobre ella se abre la misma ventana emergente (pop-up) que al dar clic sobre el botón Agregar Festivo, pero en esta nueva ventana ya se encuentra toda la información del día festivo y las temporadas asociadas a este, para que así se pueda proceder a editar cualquier dato deseado, al dar clic sobre el botón Guardar toda la información se almacenará en el sistema. Respecto a la segunda columna, al dar clic sobre ella se ejecuta el proceso de eliminar el día festivo, el sistema pide una reconfirmación de la acción al usuario, si éste confirma se eliminará el día feriado. 4

10 6. POSIBLES ERRORES EN GESTIÓN DÍAS FESTIVOS Y TEMPORADAS A continuación se mencionaran los mensajes de error posibles en el sistema y la causa de estos. Los formularios (campos de ingreso de información) tienen unos campos obligatorios mínimos que deben ser diligenciados para poder continuar con el proceso, si esto no se cumple el sistema no continua y genera un mensaje similar a: Cuando se trata de ingresar un día festivo para un país determinado y éste ya se encuentra almacenado en el sistema, el mensaje de error será similar a: Al guardar las temporadas correspondientes a un día festivo, si la fecha final de vigencia de ésta es menor a la fecha inicial, entonces el error a generar es similar a: Si al guardar una temporada se asignan fechas de vigencia que traslapan (sobreponen) temporadas ya registradas para el día festivo, el error a generar es: 5

11 Al intentar eliminar un día festivo que tenga asociado temporadas, el sistema no procede y genera un error similar a este: 7. MARCAR COMO PUBLICO LOS HOTELES QUE SE PUEDEN MOSTRAR EN LA PAGINA DE SOCIOS Requerimiento: Se requiere que los hoteles de convenio (Tota y Providencia) no se puedan tomar reservas por la Web Solicitado por: Ángel David Romero Rodriguez En Multinet En las opciones Reservas / Parámetros / Adm Hoteles, al crear o editar la información de un Hotel hay un campo llamado Público que permite visualizar o no el Hotel en la Página del Socio. Si está chequeado, es visible para que el socio tome reservas en la página de socios. Si NO está chequeado, está oculto para la toma de reservas en la página de socios. En la Página del Socio 6

12 8. INCLUIR ACOMODACION TRIPLE EN REPORTES DE RESERVAS Requerimiento: me permito informarte que al generar el reporte de cambios de estado no está mostrando la acomodación triple; por lo anterior, solicito de tu colaboración en revisar para que salga reflejada esta Nueva acomodación en este reporte: Liquidación voucher: Reservas reportes liquidación voucher Cambio de Estados: Reservas reportes- cambio de estados Reserva confirmada, preconfirmada, espera, anulada ó todas: Reservas reportes general de reservas Solicitado por: Mayra Luz Calabria M. - Se agrega al reporte de general de reservas ubicado en la opción Reservas / Reportes / General Reservas / En Excel, la acomodación triple: - Se agrega al reporte de general de reservas ubicado en la opción Reservas / Reportes / General Reservas / En pantalla, la acomodación triple. 7

13 - Se agrega al reporte de general de reservas ubicado en la opción Reservas / Reportes / Cambios de Estados / En pantalla, la acomodación triple. - Se agrega al reporte de general de reservas ubicado en la opción Reservas / Reportes / Cambios de Estados / En excel, la acomodación triple: - Se agrega al reporte de general de reservas ubicado en la opción Reservas / Reportes / Liquidación Voucher, la acomodación triple. 8