26. Como Manejar Cuentas Corrientes

Transcripción

1 26. Como Manejar Cuentas Corrientes Facilita el manejo de las cuentas corrientes del Personal, sus préstamos, programaciones, pagos y sus reflejos en la liquidación del personal. Las funcionalidades disponibles son: Generación de préstamos con cargo automático. Programación de cuotas, fechas y montos a cancelar de préstamos recibidos. Tipificación de las cuentas corrientes según conceptos contables y códigos de descuentos asociados. Administración de sobregiros de la cuenta corriente y su repactación. Castigo de deudas. Anulación de préstamos. Traspaso automático de cuotas a descontar al módulo de liquidación de sueldos. Consultas de saldos por trabajador. Informes para análisis de cuentas corrientes. Alimenta directamente al módulo de liquidación de remuneraciones. Al seleccionar desde la pantalla principal el módulo de Cuentas Corrientes, se activa la siguiente pantalla: 1

2 En términos generales, se puede indicar que éste permite, entre otras funcionalidades, el ingreso, modificación y anulación de registros de Cuenta Corriente de los trabajadores de la empresa; es decir, permite llevar un control de todas las deudas del trabajador con la organización, en cuotas o para un mes, en cualquier moneda creada dentro del sistema. Además, permite generar abonos al total del préstamo, agruparlos por tipo de deuda (por ejemplo, compras del personal, préstamos de auxilio, préstamos empresa, etc.), reajustar los saldos pendientes y emitir varios informes que ayudan a la toma de decisiones o a la entrega de dinero usando comprobantes para tal efecto. En efecto, facilita el manejo de las cuentas corrientes del Personal, sus préstamos, programaciones, pagos y sus reflejos en la liquidación de remuneraciones. Para ello, mediante el ingreso al menú correspondiente el usuario tendrá acceso a las siguientes funcionalidades: Es importante considerar que, para usar algún descuento en este Módulo, debe configurarse previamente en los atributos del descuento mismo, como se muestra en la siguiente pantalla: Para ello, se recurre al botón señalado con las letras TD, en la pantalla principal del Módulo de Parámetros. 2

3 Mantención Permite realizar mantención a todas las opciones que usa el Módulo, entendiendo por mantención la creación de registros de cargo en Cuenta Corriente, abonos a deudas, ingreso y actualización de tablas del módulo. Las opciones que maneja este menú son las siguientes: Cargos a la Cuenta Corriente Una vez seleccionado un trabajador, pinchando con el botón izquierdo del mouse sobre éste, y ejecutando esta opción se abrirá la siguiente pantalla: 3

4 Dentro de esta pantalla se pueden ver los siguientes datos que deben ser llenados obligatoriamente por el usuario: Descripción Corresponde a una glosa explicatoria de la causal de ingreso del registro, que puede ser un número de formulario de solicitud de préstamo, una orden de compra o un comprobante de caja, por ejemplo. Código Descuento Corresponde al descuento que será asociada la deuda del trabajador, los que deben estar previamente configurados en el Módulo de Parámetros, como se señaló anteriormente. Al indicar un código de descuento, automáticamente se llenarán los campos Tipo Cuenta Corriente, Moneda y Tipo Reajuste. Valor Préstamo Debe ingresarse el monto total del préstamo otorgado al trabajador, el que puede ser en Pesos, U.F., UTM, Dólares o alguna moneda configurada anteriormente. Fecha Valorización Es la fecha en la cual se está generando el préstamo, contablemente hablando. Tasa de Interés Se aplicará sólo si se quiere calcular un interés mensual sobre el saldo insoluto del préstamo. Tipo de Interés Este interés puede ser del tipo Compuesto o Lineal. Cantidad Cuotas Es el número total de cuotas pactadas para pagar el préstamo. Primera Cuota Corresponde al mes y año que comenzará a descontarse el préstamo. 4

5 Si se presiona la grilla con el título Cuotas del Préstamo, se visualizará la ventana con los datos como se muestra a continuación: Una de las particularidades de este módulo es que, si al dividir el total del préstamo por el número de cuotas y quedar algún saldo pendiente, éste se acumulará en la última cuota. Por lo tanto, el préstamo se descontará íntegramente y no es necesario que el usuario encargado de ingresar los registros deba realizar ajustes manuales. Por último, una vez que se hayan revisado completamente los datos ingresados, se presiona el botón. Con ello quedará grabado el registro y el sistema estará en condiciones de descontar mensualmente cada una de las cuotas adeudadas, mostrando además en la pantalla principal del módulo el registro recién creado, como se visualiza a continuación: 5

6 Abonos Esta opción de menú despliega la siguiente pantalla, que permite generar abonos a la cuenta corriente, ya sean éstos con distribución automática o manual: El concepto de Distribución significa lo siguiente: Distribución Automática: El sistema calculará por sí solo cuánto deberá descontar de cada cuota, comenzando desde la más cercana hacia adelante, considerando la fecha de descuento. Distribución Manual: Será el usuario mismo quién ingresará el monto a descontar de cada cuota. Cabe hacer presente que, si el usuario usa esta opción, deberá manualmente llegar al saldo de abono, ya que WinPer sólo le informará en una Combo box la descuadratura en el caso de que la suma de los abonos sea diferente del abono total (diferencia menor o mayor a lo informado). 6

7 Al presionar el botón Abonar, se desplegará la siguiente pantalla: En ella se reflejan los siguientes campos: Valor del Abono Corresponde al monto total, en U.F., Pesos o alguna moneda de cálculo, que el trabajador desea abonar. Unidad Se elige la unidad de moneda por la cual será calculado el monto de abono (Pesos, U.F., U.T.M., etc.). Fecha Abono Será la fecha que considerará para la valorización de la moneda de cálculo, en el caso que sea diferente a Pesos. Además, será a partir de esa fecha que empezará el abono a la deuda del trabajador. Nro. Comprobante Ingreso Es el documento por el cual se respaldará el ingreso de esos fondos a cuenta corriente, para todos los efectos contables pertinentes. 7

8 Luego de completar los antecedentes descritos anteriormente se presiona el botón con la figura de un Diskette, lo que gatillará la siguiente pantalla con las cuotas abonadas, en el caso del Abono Automático, o con el campo de Abono en blanco, en el caso de Abono Manual: Para los abonos manuales debe ingresarse el monto a abonar, para cada cuota, teniendo especial cuidado de no descontar en un mes un monto mayor a la cuota ni que la suma de los abonos sea diferente al monto total a abonar. Una vez ingresada la información, se presiona el botón para que se actualicen los saldos de cada mes. Terminada la actualización de saldos volverá automáticamente a la pantalla inicial previa al Abono, pero con los saldos ya actualizados, ante lo cual el usuario puede volver a la pantalla principal del módulo presionando el botón. 8

9 Actualización de Préstamos Esta opción del menú permitirá al usuario actualizar todos los datos de cada cuota de un préstamo, considerando las siguientes opciones: Sobregiros y/o Período de Aplicación Actualiza los sobregiros y/o el período de aplicación de la cuota para un trabajador en particular. Reprogramación Préstamos Al marcar esta opción aparecerá la siguiente pantalla: El proceso de reprogramar un préstamo se lleva a cabo marcando el registro e ir a la pestaña Datos del Préstamo. Con ello permitirá generar un nuevo préstamo con el saldo, en Pesos, y asociarle nuevos datos respecto al número de cuotas, la moneda de cálculo y el período inicial de descuento. Para grabar los datos ingresados, el usuario debe presionar el botón con el Diskette, ubicado al lado superior izquierdo de la pantalla. Con ello se cancelará el préstamo reprogramado y se generará un nuevo registro con el préstamo actual. 9

10 Castigo de Deudas Permite una cancelación ficticia por parte de la empresa de una deuda pendiente para un trabajador que ya no forma parte de la nómina estable del personal. Basta con marcar los préstamos a castigar y presionar el Diskette, ante lo cual se le preguntará al usuario si está seguro de castigar los préstamos castigados, a lo que debe responder con Sí o No. En el caso de presionar la opción afirmativa, en la pantalla principal del módulo, el registro castigado aparecerá sin saldo pendiente. Anulación de Préstamos Permite anular un préstamo para un trabajador, siempre y cuando no tenga ninguna cuota cancelada, pues en ese caso la anulación queda sin efecto. La pantalla es similar al Castigo de Deudas, pero dejará internamente un registro del usuario que anuló el registro y la fecha de esa acción Tablas y Relaciones Esta opción permitirá configurar la información concerniente a las tablas de uso en este Módulo. Las alternativas son las siguientes: Tipos Cuentas Corrientes Permite crear todas las posibles clasificaciones de la Cuenta Corriente, con el objeto de agrupar todos los préstamos en conjuntos de ellos, según lo estipulado por la empresa. Entre estas agrupaciones podrían señalarse Descuentos C.C.A.F., Préstamos Empresa, Compras Personal, etc.. 10

11 La pantalla que se desplegará, al presionar Mantención/Tablas y Relaciones/Tipos Cuentas Corrientes, será la siguiente: Tipos Transacción La pantalla que se despliega, al presionar Mantención/Tablas y Relaciones/Tipos Transacción, muestra los tipos de movimientos contables que pueden efectuarse al generar alguna deuda en Cuenta Corriente. Se visualiza el siguiente formato de pantalla: 11

12 Relación Tipos de Cuentas Esta pantalla permitirá relacionar los descuentos que se manejarán por Cuenta Corriente con los Tipos de Cuenta Corriente que existen en el módulo y que el usuario debe crear al configurar inicialmente las opciones de éste. Para ingresar a esta pantalla debe presionarse Mantención/Tablas y Relaciones/Relación Tipos de Cuentas, con lo cual se visualizará lo siguiente: 12

13 Las columnas que deben ingresarse en esta grilla son las siguientes: Tipo Descuento : Se elige el descuento a asociar, el que previamente debe definirse como afecto a Cuenta Corriente en el Módulo de Parámetros. Tipo Cta. Cte. : Es la agrupación que se le dará al descuento. Es decir, a qué grupo de descuentos pertenecerá el Tipo de Descuento. Tipo Reajuste : Permite indicar si este descuento se reajustará y con qué periodicidad. Tipo Moneda : Se indica la moneda sobre la cual se calculará el descuento. Vigencia : Se le indicará al préstamo si sigue vigente dentro del proceso de Cuentas Corrientes y, por supuesto, en el cálculo de las remuneraciones. Una vez ingresados los datos, para grabarlos el usuario presionará el botón Cuenta Corriente Permite realizar modificaciones sobre los montos generados por la creación automática de la deuda. Entre las modificaciones que podrían realizarse sobre el préstamo, se pueden dar las siguientes: Cambios en los montos a descontar por cuota. En el caso que el trabajador desee que se le descuente más en unos meses que en otros. Que el trabajador y/o la empresa prefiera no descontarle alguna cuota en algunos meses particulares; por ejemplo, Marzo o Diciembre. Una vez realizadas las actualizaciones pertinentes y los cambios que el usuario, en conjunto con el trabajador, quieran realizar, se presiona el botón de Actualización ( ). 13

14 Consultas Las opciones de este menú permiten realizar consultas sobre los registros de cuenta corriente o sobre los saldos al mes de proceso, en detalle o resumidos, sólo por pantalla y sin opción alguna de modificación. Estas opciones son las siguientes: Cuentas Corrientes Trabajador Permite realizar consultas a la Cuenta Corriente del Trabajador, por deudas canceladas o pendientes de descontar. Para ingresar a la pantalla que se muestra a continuación el usuario debe presionar las opciones de menú Consultas / Ctas. Ctes. Trabajador. Si se da doble click sobre cualquiera de los registros resumidos, entonces mostrará un detalle del préstamo en cuestión, con los Datos del Préstamo, las Cuotas Canceladas y Adeudadas y los Abonos al mismo, según la siguiente pantalla: 14

15 Descuentos Mes Proceso Mediante esta opción de consulta se indica el detalle, en cuotas, de todos los préstamos a descontar en el Mes de Proceso Actual, con el monto correspondiente. Para ello debe marcarse al trabajador en la pantalla principal y luego la opción Consultas / Descuentos Mes Proceso, con lo cual WinPer mostrará la siguiente pantalla: Al igual que en el punto anterior, al hacer doble click con el botón izquierdo del mouse, sobre cualquiera de los registros de esta pantalla, mostrará el detalle del préstamo, con sus Cuotas y Abonos asociados. Cabe hacer presente nuevamente, que estas pantallas sólo son para Consulta y, en ningún caso, se podrán modificar datos por estas opciones. 15

16 Informes Permite la emisión de informes diversos que ayudarán a la toma de decisiones y la gestión sobre los recursos económicos del trabajador, respecto de las deudas que pueda asumir este trabajador con la organización. La pantalla de impresión es similar en casi todos los reportes; es decir los botones significarán lo siguiente, en cualquiera de las pantallas: Permite salir de la pantalla de impresión. Permite visualizar por pantalla el informe actual. Las opciones de la pantalla de impresión permiten lo siguiente, en orden de botones de izquierda a derecha: Botón 1 : Permite hacer un Zoom sobre el informe, de manera tal que muestra el informe completo y acorde al tamaño de la pantalla. Botón 2 : Permite enviar a impresión directamente a la impresora predeterminada por Windows. Botón 3 : Permite ir a la página anterior a la actual del reporte. Botón 4 : Permite ir a la página siguiente del reporte. Botón 5 : Permite ir a la última página del reporte. 16

17 Para salir de esta pantalla basta con presionar el botón con una X, que se encuentra ubicado al lado superior derecho de la pantalla anterior. Permite enviar a impresión el reporte actual, usando la Impresora Predeterminada de Windows. Permite generar un archivo ASCII o Enriquecido, de Texto (Extensión TXT) o Texto Enriquecido (Extensión RTF ) a partir del reporte a imprimir. Para ello, debe indicar la ruta donde desea guardar el archivo y el nombre con el cual lo dejará. A continuación aparecerá la siguiente pantalla, desde donde debe seleccionar el directorio en el que dejará el archivo. Presionando el Botón Aceptar, se posesiona en la Pantalla Principal de Impresión, para realizar la siguiente operación, ya sea salir de la ventana o imprimir con otras opciones. 17

18 Los informes de este Módulo son los siguientes: Detalle Cuenta Corriente Permite emitir un Informe con todos los préstamos pendientes al mes de proceso actual, con sus cargos y abonos. Se puede imprimir con diferentes criterios de selección, orden y cortes de control. Además, pueden imprimirse sólo los trabajadores vigentes, retirados o todos. Por último se pueden omitir los préstamos que tengan una cuota ya cancelada o descontada Movimientos del Mes Genera un informe con todos los movimientos del Mes. También puede emitirse con diferentes criterios de selección, orden y cortes de control Resumen por Concepto Emite un informe con un Resumen de los préstamos con saldo pendiente de cancelar. Este muestra los datos del trabajador, el concepto, monto del préstamo, total en pesos y su saldo en moneda de origen. Puede emitirse con diferentes criterios de selección, orden y cortes de control Impresión Solicitud de Pago Permite emitir una Solicitud para proceder al pago del préstamo, por parte del área de Tesorería o la entidad encargada de entregar los montos al trabajador. Con ella es posible emitir un respaldo de lo ya ingresado al sistema y que se encuentra en condiciones de ser entregado al involucrado. 18

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20 Su formato es el siguiente: En las opciones de impresión permite imprimir, en el pie de página, los Títulos de Autorización y de Aprobación, como se señala a continuación: Detalle por Fecha Emite, a partir de las Fechas de Inicio y Término de la Solicitud y el Período de la Primera Cuota, el Detalle de la Cuenta Corriente. Puede imprimirse usando diferentes Criterios de Selección, Ordenamientos y Cortes de Control Resumen Cuentas Corrientes por Trabajador El usuario puede emitir un Resumen de la Cuenta Corriente de todos los trabajadores, a partir de períodos topes o sólo desde una fecha dada, para los trabajadores vigentes o sólo el personal No Vigente. 20

21 Permite seleccionar el Tipo de Proceso, el Trabajador (en el caso de los Trabajadores No Vigentes) y los Descuentos que necesita el usuario que se reflejen en este informe. Para seleccionar los descuentos basta con pinchar con el botón izquierdo del mouse el o los conceptos. El formato de este reporte es el siguiente: Procesos Este Módulo permite realizar diversos procesos sobre los saldos de Cuentas Corrientes de los trabajadores Los procesos que pueden llevarse a cabo, son los siguientes: Aplica Reajustes Permite aplicar un cierto Reajuste, en forma Masiva (a todos los trabajadores que poseen préstamo con saldo pendiente o a un Tipo de Trabajador seleccionado) o a una persona en particular. 21

22 Esta opción de menú permite dos alternativas: Masivo : Aplicará un reajuste de acuerdo a los tipos de reajuste y tipo de trabajador seleccionados, conforme al porcentaje indicado. Su pantalla de ingreso correspondiente es la que se muestra a continuación, sobre la cual debe presionarse el botón, para que se grabe éste. Individual : Aplicará un reajuste de acuerdo a los tipos de reajuste y trabajador individual, conforme al porcentaje indicado. Su pantalla de proceso se muestra a continuación, sobre la cual debe presionarse el botón, para proceder a grabar este reajuste: 22

23 Borra Cuenta Corriente Al ejecutar la opción del menú Procesos / Borra Cuenta Corriente, se abre la siguiente pantalla: Esta permite borrar registros previamente marcados. Si se requiere marcar más de un registro a la vez, entonces el usuario debe mantener presionada la tecla Ctrl (Control) y marcar los registros a borrar usando el Botón Izquierdo del mouse. Luego de ello, se presiona el siguiente Combo Box: botón, para dar lugar a la Si se presiona el Botón Aceptar, entonces se borrará el o los registros seleccionados. 23

24 Esta pantalla además, permite seleccionar sólo a los trabajadores No Vigentes y los préstamos de un cierto Código de Descuento, los que tienen Saldo de Cuenta Corriente o a un Trabajador en particular, marcando la opción elegida y presionando el botón Regulariza Cuenta Corriente Mediante la pantalla que se visualiza a continuación WinPer permite regularizar los saldos de Cuenta Corriente de todos los trabajadores, a la fecha actual de proceso: Para llevar a cabo este proceso, debe presionarse el Botón con el Diskette, con lo cual se ejecutará la aplicación y volverá a la pantalla principal. Si no se marca la opción Aplica Regularización, sólo se generará una simulación Reversa Reajustes Permite eliminar la aplicación de un Reajuste, en forma Masiva (a todos los trabajadores a los que se le aplicó el reajuste) o a una persona en particular. 24

25 Esta opción de menú permite dos alternativas: Masivo : Reversará un reajuste de acuerdo a los tipos de reajuste y tipo de trabajador seleccionados. Su pantalla de proceso es la siguiente: Individual : Permitirá la reversa de un reajuste para un trabajador en particular. Su pantalla se muestra a continuación: 25