1.- INTRODUCCIÓN 2.- PARÁMETROS

Transcripción

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2 1.- INTRODUCCIÓN Hemos diseñado una aplicación que facilite el envío a las entidades bancarias de las de cobro por domiciliación. La entrada de esta aplicación pueden ser, tanto ficheros cuyos formatos sean conocidos por la aplicación o bien, de forma manual. En la aplicación distinguiremos las domiciliaciones emitidas de las no emitidas y podremos operar sobre estos dos estados de las domiciliaciones integradas en la aplicación. Las domiciliaciones emitidas nos permitirán llevar un control histórico de las domiciliaciones emitidas y las domiciliaciones no emitidas serán las que pasarán a un estado de emitidas, una vez hayan sido añadidas a un fichero que posteriormente enviaremos al banco. La aplicación es capaz de relacionar cuentas bancarias propias y cuenta bancarias de las órdenes de cobro, de tal manera que coincida la entidad bancaria por la que operan, y así conseguir un coste mínimo en la tramitación de las domiciliaciones. A continuación veremos cada apartado de la aplicación, sus funcionalidades y la manera de trabajar con ellos. 2.- PARÁMETROS Cuando nos referimos a parámetros queremos hacer entender que se trata de la información del ordenante de la domiciliación. Es la entidad, empresa y particular que emite la orden de cobro. Estos datos serán utilizados repetidamente, es por ello que nos es de gran utilidad guardarlos para su uso. En la imagen de la derecha podemos ver los distintos parámetros que somos capaces de definir y que la aplicación conservará para la emisión de las domiciliaciones. Veremos cada una de estas ramas de la aplicación de forma individual y comentaremos su razón de ser y su utilidad y necesidad dentro de nuestra aplicación.

3 2.1.- SOCIEDADES Las sociedades, son las encargadas de la emisión de las peticiones de cobro. Serán las beneficiarias de la domiciliación que emitiremos. Para tener correctamente definida una sociedad, necesitamos los siguientes datos: NIF de la sociedad: Un símil de los DNI para las personas, aplicado a las empresas o sociedades. Nombre de la sociedad: Un nombre identificativo de la sociedad. Sufijo de la sociedad: En caso de tener muchas sociedades, puede ser útil asignar un sufijo a cada sociedad para distinguir unas sociedades de otras. La corrección de los datos, sobre todo del NIF de la sociedad se realiza en el momento en el que los datos se intentan guardar en la base de datos. El NIF siempre debe de comenzar por un carácter alfabético y después estar compuesto por 8 dígitos. En cuanto al sufijo, su longitud ha de ser de 3 dígitos y sobre los nombres de la sociedad no realizamos ninguna comprobación. Para dar de alta, baja o modificar las distintas sociedades debemos de pinchar con el botón derecho del ratón en la pantalla de las sociedades y elegir la opción deseada sobre el menú emergente. La aplicación nos mostrará en cada caso el formulario que debemos cumplimentar para realizar la acción requerida.

4 2.1.- CUENTAS La manera de manejar las cuentas es similar a la que utilizamos para manejar las sociedades. La diferencia radica en la información que manejamos a la hora de definir una cuenta y sus propiedades. La información relacionada a la cuenta es la siguiente: IdCuenta: Un identificador de la cuenta que nos de la suficiente información sobre la cuenta de la forma más abreviada posible. CCC Entidad: Son los 20 dígitos de la cuenta bancaria. NIF Entidad gestora: Es el identificador de la sociedad a la cual pertenece esta cuenta bancaria. Este NIF debe de ser previamente dado de alta en el apartado de Sociedades FORMATOS Los formatos son la definición de la forma en la que la información es introducida en la aplicación. Podemos definir tantos formatos como ficheros diferentes queramos integrar en la aplicación. Este formato lo utiliza la aplicación para saber donde puede encontrar la información que necesita para la generación del fichero de domiciliaciones. Para definir de una manera más sencilla los formatos, disponemos de un formulario en el cual podemos cargar el fichero de texto de entrada y sobre este mismo fichero, definir las posiciones de inicio y final de cada uno de los campos de los que debe de constar cualquier fichero de entrada para que sea válido. Estos formatos se guardan en la aplicación para su futuro utilización.

5 La información que debe de contener el fichero de entrada de datos y por tanto la que tenemos de definir en el formato de entrada son los siguientes campos: Nombre de la persona pagadora del recibo domiciliado, 20 dígitos de la cuenta sobre la cual se va a cargar el recibo, el importe del recibo, 3 campos para definir los conceptos de la domiciliación, así como una referencia para el cliente y un código en caso de devolución y una referencia interna de uso particular del emisor. Una vez definidos los formatos, siempre podemos ver una lista de los formatos definidos y sobre esa lista, eliminar los formatos que no estemos utilizando ENTRADA DE DATOS La entrada de datos nos sirve para incorporar a la aplicación la información necesaria para generar el fichero de domiciliaciones. Esta incorporación de los datos puede ser tanto de manera automática, por medio de los formatos definidos en la aplicación, o bien introduciendo la información de forma manual.

6 ENTRADA AUTOMÁTICA Debemos de seleccionar el formato en el cual vienen los datos que queremos integrar en la aplicación. Posteriormente debemos de especificar la ruta del fichero que queremos cargar en la aplicación. Una vez seleccionado en fichero, hacemos una previsualización para ver como quedará la información en cada uno de los campos necesarios. En caso de que la manera en la que se muestra la información es correcta, nos disponemos a cargar la información en la aplicación. La aplicación integrará la información en la base de datos. La primera vez que integramos un fichero en la aplicación, se marcarán como recibos no emitidos. No se realiza ningún tipo de comprobación sobre los datos integrados en la aplicación. Por tanto, en la previsualización debemos de estar seguros de que la información mostrada es exactamente la información que deseamos que la aplicación guarde.

7 ENTRADA MANUAL En cuanto seleccionamos esta opción, se muestra un formulario con la información que debemos cumplimentar para poder crear una domiciliación. Esta entrada, sólo nos permite introducir un recibo domiciliado cada vez. Es por ello que introducir recibos manuales es más costoso. Por tanto, si tenemos muchos recibos que integrar en la aplicación, es muy aconsejable crear un patrón de fichero para poder introducir los movimientos desde un fichero ordenado a la aplicación. Los datos que introducimos de forma manual son comprobados por la aplicación para que no falte ninguno o para que el tipo de dato sea correcto. La aplicación nos informará del error en los datos, en caso de que éste exista. Además, la aplicación nos da la posibilidad de mantener un histórico de los nombres y cuentas de los pagadores. De este modo, la entrada manual de recibos la podemos asociar a un pagador solo con buscarlo en la lista de pagadores históricos. Esta

8 opción la tenemos pinchando en el botón de la primera cabecera referente a la información del pagador. Con solo seleccionar la línea en la cual aparece la información del pagador, se asociará a éste con el recibo que vamos a emitir. Y se guardarán en la aplicación como cualquier otro recibo integrado en la misma, esperando a que se confirme su emisión al banco.

9 3.- RECIBOS Este apartado de la aplicación nos mostrará los recibos tanto emitidos como no emitidos. Los recibos emitidos dispondrán de más información debido a que ya sabremos por que cuenta propia hemos solicitado que nos sean pagados. Sin embargo, los recibos sin emitir solo dispondrán de la información de la persona a al cual queremos cargar el recibo. Obviamente, para poder pasar de un estado ha otro, un recibo debe poder ser emitido por una cuenta propia a la cual queremos que nos carguen el abono de la cuenta. Para realizar esta operación, se nos mostrará una lista de los recibos pendientes de emitir. Podremos seleccionar todos los recibos que queremos emitir pinchando sobre la línea que identifica el recibo y marcándolo. Tanto los recibos emitidos como los no emitidos, se muestran en una cuadricula en la cual cada línea representa un recibo y cada columna es la información del recibo que representa. Sobre los recibos emitidos y no emitidos podemos realizar la acción de eliminarlos de la aplicación. Con ello conseguiremos controlar la cantidad de información que guardamos en la aplicación, al mismo tiempo que podemos mantener una situación lo más actual posible de los datos o guardar datos históricos para futuras consultas.

10 Por tanto una vez seleccionados los recibos que queremos emitir al banco, aceptamos el envío y la aplicación nos mostrará una nueva ventana en la cual debemos de seleccionar la sociedad y entidad bancaria por la cual queremos recibir esas domiciliaciones. En esta ventana debemos de especificar la siguiente información: 1.- La fecha de vencimiento para aquellos recibos que aún no tengan asociada ninguna fecha de vencimiento. 2.- La sociedad en el nombre de la cual se emitirán los recibos domiciliados. 3.- La cuenta bancaria por la cual esa sociedad quiere recibir el pago de las domiciliaciones. A la hora de emitir los recibos domiciliados, podemos pedir a la aplicación que intente casar los recibos domiciliados con las entidades bancarias propias, de tal manera, que el coste de emisión será menor. La aplicación buscará aquellos recibos que hayan sido domiciliados a la misma entidad bancaria a la cual pertenece la cuenta seleccionada. Posteriormente, y si aún quedan recibos domiciliados por emitir, podemos seleccionar la opción de emitir todos los recibos, independientemente de que la entidad bancaria sea la misma para el pagador como para la sociedad emisora.

11 El último paso de la emisión de de recibos será seleccionar la ubicación del fichero en nuestro ordenador. Una vez guardado el fichero, éste está preparado y cumple el formato necesario para ser emitido a la entidad bancaria correspondiente.