SCANTERRA. Manual de usuario

Transcripción

1 SCANTERRA Manual de usuario

2 Introducción...2 Escáner y Equipo Recomendado...2 El Programa Scanterra. Instalación....3 Adquirir Documentos...4 Subir Documentos...5 Gestión de Documentos...6 Otras opciones de Menú...6 1

3 Introducción Scanterra es un programa exclusivo realizado por el departamento de Desarrollo de Terraminium. Gracias a este programa podremos digitalizar y contabilizar de forma automática todos los documentos relacionados con la Administración de nuestras comunidades. Para una visión general del programa debe consultar la GUIA RAPIDA de Scanterra. El objetivo de Scanterra es que cada Administrador de Fincas y Franquiciado, gestionen la documentación de sus administraciones y las custodien, y a través de este programa suban e incorporen a la plataforma Web de Terraminium todos los documentos, actas, facturas, etc. De esta forma conseguimos dos cosas: Mantener de una forma eficaz nuestra plataforma evitando envíos de documentos a la central y gastos de envíos. Tener un archivo en soporte digital de toda la documentación que cada Comunidad nos aporte. Escáner y Equipo Recomendado El escáner que recomendamos tiene que ser de bandeja para que el escaneo sea fácil. Tenga en cuenta que el puesto de Escaneado comprende un ordenador con suficiente disco duro, 300 Gb. mínimo, preferentemente dedicado exclusivamente a este cometido y el escáner conectado. Además el ordenador debe estar conectado a Internet y tener el sistema operativo Windows XP, Windows vista o Windows 7. 2

4 El Programa Scanterra. Instalación. El programa se ejecuta en modo local pero tiene que tener conexión con internet para poder enviar los documentos al servidor de Terraminium. El modus operandis del programa se describe en la GUIA RAPIDA. La primera vez que ejecutemos Scanterra debemos introducir el Usuario y Contraseña remitidos por la Central de Terraminium. Las siguientes veces que utilicemos Scanterra no se nos volverán a pedir estos datos. Una vez dentro del programa nos aparece la pantalla principal con una barra de menús tres apartados principales, este menú consta de tres apartados: Adquirir Documentos: Nos lleva al menú de escaneado de documentos. En esta subpantalla también podemos adquirir documentos previamente escaneados, o bien documentos que nos hayan enviado digitalizados las entidades financieras, proveedores etc. Por lo tanto es importante resaltar que Adquirir significa introducir y preparar en la base de datos de Scanterra para su posterior subida. Subir Documentos: En este apartado gestionaremos todos los documentos adquiridos y que ya están preparados para subir, podremos subir de forma urgente un documento o bien dejar todos los documentos preparados para que se suban de forma automática en horario nocturno, con el objeto de no perjudicar nuestra conexión a internet. Se podrá programar la subida a la hora que mejor nos venga. Gestionar Documentos: En este apartado Gestionaremos los documentos, ya subidos, pendientes de subir, o los que la central de Terraminium de por error. Desde este apartado además podemos eliminar documentos o volverlos a preparar para subir. 3

5 Adquirir Documentos Dentro de esta pantalla debemos seleccionar la comunidad de la que se trate los documentos que vamos a subir, por lo tanto no podremos mezclar en una sesión de escaneado varias comunidades, sino que lo tendremos que hacer por comunidad. Una vez seleccionada por comunidad, debemos elegir el tipo de documento que vamos a escanear. Actas, Facturas, etc. Como hemos comentado anteriormente tenemos dos formas de preparar un documento para subirlo, bien escaneándolo en nuestro escáner, que empezara a trabajar dándole al botón escanear, o bien incorporando a la base de datos de subida un documento previamente digitalizado o que nos ha enviado en formato digital, un banco una factura etc. Y que no necesitamos digitalizar, en ese caso lo tendremos guardado en las carpetas del ordenador, lo buscaremos con el explorador buscar Documentos y lo incorporaremos a la base de datos. Existe una opción que es mostrar opciones del escáner, si activamos esta opción el programa no mostrará la pantalla previa con las opciones de nuestro escáner por si queremos comprobar o ver cómo está configurado. 4

6 Subir Documentos Una vez escaneados los documentos vamos a la pantalla Subir Documentos Desde esta pantalla gestionamos los archivos que están preparados para subirlos al servidor de Terraminium. Podremos dejar programada la subida de documentos para la hora que mejor nos venga, para no colapsar nuestro ancho de banda en horario de oficina. No debemos cerrar el programa cuando tengamos una subida programada. 5

7 Gestión de Documentos En esta pantalla podemos ver una vista previa de cada documento. En ella vemos tanto los documentos pendientes de subir, como los subidos. Es un histórico de todos los documentos que hemos introducido en el sistema, el cual nos indica el estado del documento (escanead, adquirido, subido ). Otras opciones de Menú Backup A través de esta opción podemos hacer copias de seguridad en cualquier dispositivo de todos nuestros archivos y restaurar estas copias de seguridad. Opciones A través de este menú se harán pruebas para determinar el tipo de escáner compatible, en el supuesto de que el usuario tuviese otro escáner diferente al recomendado. Se han dividido los escáneres en dos tipos TIPO A Y TIPO B el recomendado al principio de este manual es TIPO A. 6