MODULO DE CUENTAS POR PAGAR

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1 MODULO DE CUENTAS POR PAGAR El módulo de Cuentas por Pagar le permite llevar un control de todos sus movimientos de CUENTAS POR PAGAR, consultar la Cuentas por Pagar de cada uno de sus proveedores, así mismo la generación de documentos como Notas débito, descuentos, anticipos, aplicaciones y pagos a proveedores. Para ingresar al módulo de cuentas por pagar entre al programa y seleccione la compañía en la que desea trabajar; haga clic sobre el botón Cuentas por Pagar del menú principal de S&S Plus o presione Shift + F4 en el teclado, en ese momento verá la pantalla principal del módulo de Cuentas por Pagar como se muestra en la figura. FIGURA: Aspecto de la ventana principal del módulo de cuentas por pagar. Esta pantalla se divide en tres secciones, la primera en la parte superior que incluye el menú de acceso tradicional a las opciones y los datos de la compañía de trabajo y el usuario actual. La segunda parte ubicada en el costado derecho de la pantalla muestra los botones de acceso rápido a las principales opciones del programa, para seleccionar una de estas opciones basta con hacer clic sobre el botón respectivo, así por ejemplo para consultar o realizar una búsqueda de Proveedores solo debe hacer clic sobre el primer botón que dice Proveedores. La tercera parte corresponde a la parte central de la pantalla que es el área de trabajo en donde se desplegarán las ventanas del programa y en donde inicialmente aparece una ventana con el movimiento Proveedores mensual. También trae otro informe en Pantalla que se llama Análisis de Cuentas por Pagar que nos muestra de forma rápida el nit del Proveedor, con digito de verififación, nombre, teléfono, Ciudad, Contacto, código del nit, zona, cobrador,

2 grupo, sucursal, numero de días que lleva la Cuentas por Pagar de vencida y la sumatoria de las facturas generadas al Proveedor con rangos de fechas de análisis 0-30, 31-60, y mas y total de los documentos independientemente de los vencimiento. Desde esta opción, estando posicionado en un Proveedor en particular se puede ver el movimiento de del Proveedor del mes en el que estemos ubicados o de el rango de fecha que necesitemos analizar o la Cuentas por Pagar que tenga a la fecha del análisis el objetivo de estas opciones es optimizar el uso de las impresoras y poder buscar la información consultarla sin necesidad de imprimir. Como lo muestran las Figura FIGURA: Vista en Pantalla Análisis de Cuentas por Pagar FIGURA: Consulta de Cuentas por Pagar desde el Análisis 2

3 FIGURA: Consulta a la pantalla del movimiento por Proveedor Además desde esta misma pantalla estando posicionado en un documento específico de la Cuentas por Pagar se puede con F4 consultar el documento factura, nota, o recibo que tenga el Proveedores o ver que cruces tiene cada documento independiente. 3 CONSULTA DEL MOVIMIENTO PROVEEDORES MENSUAL Una vez se abre el módulo de Cuentas por Pagar el sistema despliega automáticamente una ventana llamada movimiento Proveedores mensual donde aparece detallado los valores débitos y créditos de cada uno de los Proveedores de la empresa, igualmente aparece el saldo final de los mismos, de esta manera usted puede conocer el valor de la Cuentas por Pagar a sus Proveedores. A medida que se van afectando los movimientos de sus Proveedores, estos valores se van reflejando directamente en los valores del consolidado de Proveedores mensual, para ello solo debe realizar una actualización de sus datos tal como se explicará más adelante. FIGURA. Movimiento Proveedores Mensual 3

4 En la ventana de movimiento Proveedor mensual usted puede consultar el detalle de los movimientos de cada uno de sus Proveedores de una manera muy rápida mediante las siguientes opciones: 3.1 Seleccionar el período Usted puede seleccionar el período de consulta de movimientos de sus Proveedores mensual sobre la ventana de consolidados usando los botones con las flechas adelante y atrás ubicadas en la parte superior de la ventana, de esta manera si se hace clic sobre el botón hacia adelante o hacia atrás el sistema cambia el período de consulta mostrando el nuevo año y mes. 3.2 Opciones de consulta desde el movimiento Proveedores mensual Sobre esta ventana del movimiento consolidado usted puede rápidamente consultar todos los detalles de los movimiento de sus Proveedores; a continuación se explican las opciones disponibles desde esta ventana. Ubicar un Proveedor: Para ubicar rápidamente un Proveedor ubíquese sobre la columna de Nit o nombre dependiendo de cómo quiere buscarla y luego digite la parte inicial del Nit o nombre del Proveedor hasta ubicarlo. Consultar saldos de un Proveedor: Para ello ubíquese en la grilla de datos correspondiente al Proveedor que desea consultar, luego de clic sobre el botón Saldos o F8, esta operación desplegará una ventana de Cuentas por Pagar detallada por Proveedor. Figura. Cuentas por Pagar detallada por Proveedor. Cuentas por Pagar detallada por Proveedor: En esta ventana puede consultar de forma detallada cada uno de los documentos que generan los saldos del Proveedor seleccionado. Puede verificar el tipo de documento, así mismo detalles como el número del mismo, y los valores de retefuente, reteiva, reteica y descuentos. Para conocer el detalle de cada uno de los documentos basta con dar clic en el botón consultar o presionar F4, igualmente puede ubicarse en la grilla de datos correspondiente al documento a consultar y dar doble clic en cualquiera de las columnas. Igualmente puede consultar los abonos realizados a cada uno de los documentos del Proveedor, dando clic en el botón Abonos o simplemente presionando la tecla F8. 4

5 Consultar movimientos de un Proveedor: Una vez seleccionado el Proveedor, usted puede consultar los movimientos detallados del mismo en el período indicado; simplemente haciendo doble clic sobre cualquier columna de dicho Proveedor o dando clic sobre el botón Movimientos o presionando la tecla F9. En ese momento el sistema desplegará una nueva ventana con la consulta de los movimientos detallados del Proveedor seleccionado, para ver en detalle los documentos de cada uno de los movimientos del Proveedor presione F4 o de clic sobre el botón consultar. Figura: Consulta del movimiento de Proveedores. Desde esta columna puede consultar también los abonos efectuados a cada uno de los documentos, presionando la tecla F8, o dando clic sobre el botón Abonos. Actualización de Movimiento Consolidados: Usted puede actualizar la ventana de movimientos Proveedores mensual para que pueda visualizar los últimos movimientos realizados por el Proveedor simplemente dando clic en el botón Actualizar o presionando la tecla F2. Mostrar el Movimiento Proveedores Mensual: Si se está trabajando en otra ventana o por alguna razón usted cerró la ventana de movimientos Proveedores mensual, usted puede volver a mostrarla haciendo clic sobre el botón Ver Cuentas por Pagar del encabezado de la página principal del módulo de Cuentas por Pagar. 4 PROVEEDORES A través de esta opción usted puede crear, consultar, modificar y eliminar Proveedores, igualmente puede consultar y verificar la Cuentas por Pagar y los movimientos de cada uno de ellos. Usted puede acceder a esta opción a través del menú Principal del módulo de Cuentas por Pagar seleccionando el botón Proveedores. 1.3 Buscar proveedor Acceda a esta opción a través del menú Principal del módulo Compras seleccionando Proveedores. 5

6 El sistema desplegará una ventana como la que se muestra a continuación. Figura. Búsqueda de proveedores Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar los criterios de búsqueda de los terceros que son: NIT, nombre, código y contacto, de acuerdo con los datos que usted especifique el sistema retornará en la grilla de datos de la parte intermedia los proveedores que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. Si no aparece ningún proveedor reintente especificando menos datos o verifique que los datos indicados sean correctos. Sobre la grilla de datos usted puede hacer doble clic para consultar y modificar el tercero o presionar la tecla F4 o hacer clic sobre el botón modificar. Por último la parte inferior que posee los botones que se explican a continuación. F5. Nuevo: Esta opción permite desplegar la ventana de creación de un nuevo proveedor, esta ventana se divide en cinco partes: 6

7 Figura: Nuevo proveedor a. Identificación: Usted puede definir los datos concernientes a la identificación del proveedor como son; NIT, tipo de identificación y nombre del proveedor. b. Ubicación: Puede ingresar aquí detalles de la ubicación del proveedor, como la dirección, ciudad, teléfonos, fax, celular, mail y contacto. c. Clasificación: En esta sección puede indicar el código del proveedor, el grupo, el contacto de ventas, el número de días de pago y el contacto para cartera. d. Retenciones: Usted puede ingresar aquí los valores de base mínima, porcentaje de retención, porcentaje ReteIVA y porcentaje Rete ICA; además indicar si el proveedor pertenece al régimen simplificado. e. Observaciones: Puede digitar en este espacio observaciones generales del proveedor registrado. F5 Contabilidad: Presionando la tecla F5 o dando clic sobre el botón Contabilidad el sistema desplegará una pequeña ventana llamada contabilización, donde usted deberá indicar las cuentas contables que afectan al proveedor cuando se realiza un documento en su nombre, como son Cuenta por pagar, la cuenta de gasto si lo requiere, la cuenta de retención en la fuente y la cuenta de retención de iva. Para finalizar la creación del proveedor de clic en el botón continuar o presione la tecla F5. 7

8 Utilice la tecla F2 o presione el botón grabar para salvar el registro, si desea cancelar el registro actual sin salir de la ventana utilice la opción ESC o de clic sobre el botón Cancelar. F4. Modificar: Usted puede modificar o consultar un proveedor existente a través de esta opción presionando la tecla F4 o dando clic sobre el botón Modificar. Si desea cancelar los cambios realizados en el registro actual de clic en el botón cancelar o presione ESC, una vez haya realizado los cambios puede grabar mediante el botón del mismo nombre o presionar F2. F3. Eliminar: Si desea eliminar un proveedor ubíquese inicialmente en el proveedor a eliminar y seleccione la opción eliminar o use la tecla F3, el sistema le pedirá verificación de la eliminación del tercero, si esta seguro de hacerlo responda Yes cuando el sistema le pregunte. Si el proveedor ya tiene movimientos el sistema no permitirá eliminarlo. F8. Cartera: En esta ventana se indica las cuentas por pagar por proveedor, para consultar cada proveedor, simplemente ubíquese en el proveedor que desee consultar, luego presione el botón F8 o de clic sobre el botón Cartera. Se desplegará una ventana como la que se muestra a continuación. Figura. Cartera por proveedor. En esta ventana puede consultar en detalle la cartera del proveedor seleccionado actualmente, para ello ubíquese en cualquiera de las columnas y desplegará la ventana particular seleccionada o puede utilizar también F4 o dar clic sobre el botón Consultar. F9. Movimiento: Al presionar la tecla F9 o dar clic en el botón consultar, se despliega la ventana de Movimientos en la que se detalla el movimiento del proveedor que este seleccionado en ese momento y a la vez en esta ventana puede consultar el detalle de los documentos que allí aparecen, presionando la 8

9 tecla F5 o dando clic en el botón Consultar que aparece en la parte inferior de la ventana. Figura: Consulta de Movimiento Proveedor El sistema desplegará una ventana como la que se muestra a continuación. 1.3 Buscar proveedor Acceda a esta opción a través del menú Principal del módulo Compras seleccionando Proveedores. El sistema desplegará una ventana como la que se muestra a continuación. Figura. Búsqueda de proveedores 9

10 Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar los criterios de búsqueda de los terceros que son: NIT, nombre, código y contacto, de acuerdo con los datos que usted especifique el sistema retornará en la grilla de datos de la parte intermedia los proveedores que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. Si no aparece ningún proveedor reintente especificando menos datos o verifique que los datos indicados sean correctos. Sobre la grilla de datos usted puede hacer doble clic para consultar y modificar el tercero o presionar la tecla F4 o hacer clic sobre el botón modificar. Por último la parte inferior que posee los botones que se explican a continuación. F5. Nuevo: Esta opción permite desplegar la ventana de creación de un nuevo proveedor, esta ventana se divide en cinco partes: Figura: Nuevo proveedor f. Identificación: Usted puede definir los datos concernientes a la identificación del proveedor como son; NIT, tipo de identificación y nombre del proveedor. g. Ubicación: Puede ingresar aquí detalles de la ubicación del proveedor, como la dirección, ciudad, teléfonos, fax, celular, mail y contacto. h. Clasificación: En esta sección puede indicar el código del proveedor, el grupo, el contacto de ventas, el número de días de pago y el contacto para cartera. 10

11 i. Retenciones: Usted puede ingresar aquí los valores de base mínima, porcentaje de retención, porcentaje ReteIVA y porcentaje Rete ICA; además indicar si el proveedor pertenece al régimen simplificado. j. Observaciones: Puede digitar en este espacio observaciones generales del proveedor registrado. F5 Contabilidad: Presionando la tecla F5 o dando clic sobre el botón Contabilidad el sistema desplegará una pequeña ventana llamada contabilización, donde usted deberá indicar las cuentas contables que afectan al proveedor cuando se realiza un documento en su nombre, como son Cuenta por pagar, la cuenta de gasto si lo requiere, la cuenta de retención en la fuente y la cuenta de retención de iva. Para finalizar la creación del proveedor de clic en el botón continuar o presione la tecla F5. Utilice la tecla F2 o presione el botón grabar para salvar el registro, si desea cancelar el registro actual sin salir de la ventana utilice la opción ESC o de clic sobre el botón Cancelar. F4. Modificar: Usted puede modificar o consultar un proveedor existente a través de esta opción presionando la tecla F4 o dando clic sobre el botón Modificar. Si desea cancelar los cambios realizados en el registro actual de clic en el botón cancelar o presione ESC, una vez haya realizado los cambios puede grabar mediante el botón del mismo nombre o presionar F2. F3. Eliminar: Si desea eliminar un proveedor ubíquese inicialmente en el proveedor a eliminar y seleccione la opción eliminar o use la tecla F3, el sistema le pedirá verificación de la eliminación del tercero, si esta seguro de hacerlo responda Yes cuando el sistema le pregunte. Si el proveedor ya tiene movimientos el sistema no permitirá eliminarlo. F8. Cartera: En esta ventana se indica las cuentas por pagar por proveedor, para consultar cada proveedor, simplemente ubíquese en el proveedor que desee consultar, luego presione el botón F8 o de clic sobre el botón Cartera. Se desplegará una ventana como la que se muestra a continuación. 11

12 Figura. Cartera por proveedor. En esta ventana puede consultar en detalle la cartera del proveedor seleccionado actualmente, para ello ubíquese en cualquiera de las columnas y desplegará la ventana particular seleccionada o puede utilizar también F4 o dar clic sobre el botón Consultar. F9. Movimiento: Al presionar la tecla F9 o dar clic en el botón consultar, se despliega la ventana de Movimientos en la que se detalla el movimiento del proveedor que este seleccionado en ese momento y a la vez en esta ventana puede consultar el detalle de los documentos que allí aparecen, presionando la tecla F5 o dando clic en el botón Consultar que aparece en la parte inferior de la ventana. 5. Registro de documentos Figura: Consulta de Movimiento Proveedor 12

13 En el registro de documentos como notas débito, crédito, anticipos, pagos y aplicaciones podemos observar elementos con características comunes los cuales se explican a continuación de manera general. 5.1 Elementos del Documento La ventana de registro de documentos se divide en tres partes: Encabezado: La parte superior que sirve de encabezado al documento y permite ingresar datos como el prefijo y número del documento, la fecha, el Proveedor entre otros dependiendo del documento a generar. Detalle del documento: El detalle del documento es donde se registran los valores relacionados con el tipo de comprobante generado. Detalle adicional del documento: En esta sección se registran detalles adicionales del documento como observaciones y otras opciones propias de cada documento. Botones: Por último la parte inferior que posee los botones para efectuar las diversas operaciones del documento como grabar o cancelar los cambios del comprobante Encabezado de los documentos El encabezado del documento contiene los siguientes datos: Cada documento posee asociados unos prefijos y una numeración, cuando usted selecciona la opción del documento correspondiente el sistema automáticamente traerá el listado de los prefijos definidos para ese tipo de documento para que usted seleccione el prefijo deseado y de esta manera indirectamente la numeración del comprobante. Si usted no ha definido los tipos de comprobante o los prefijos recibirá el mensaje Debe registrar antes los prefijos. En este caso cierre la opción y defina por prefijos por la opción Mantenimiento, Numeración del menú principal. Número: El número del comprobante se divide en dos, el prefijo que debe estar previamente definido y el número propiamente dicho que identifica de manera exclusiva al comprobante. Cuando usted ha definido más de un prefijo el sistema le permitirá seleccionarlo presionando la inicial del prefijo o usando la pequeña flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla del prefijo. Una vez seleccionado el prefijo el sistema traerá automáticamente el número actual de dicho prefijo y le permitirá cambiarlo o no dependiendo de si lo definió como automático o no. Cada documento tiene asociados otros elementos dependiendo del tipo de comprobante que se este generando Consulta de documentos previamente registrados 13

14 Mediante el botón identificado con el signo? ubicado en el extremo derecho de la casilla número del documento usted puede acceder a la ventana de búsqueda de documento, desde la cual puede hacer una consulta de los documentos previamente registrados. Figura. Consulta de documentos registrados Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar los criterios de búsqueda de los comprobantes dependiendo del documento a generar, en el ejemplo se esta consultando los comprobantes de notas debito, en este caso los parámetros de búsqueda son: Número de documento, Fecha, concepto, y Proveedor, de acuerdo con los datos que usted especifique el sistema retornará en la grilla de datos de la parte intermedia los comprobantes que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. Si no aparece ningún documento reintente especificando menos datos o verifique que los datos indicados sean correctos. Sobre la grilla de datos usted puede hacer doble clic para consultar y modificar el comprobante o presionar la tecla F4 o hacer clic sobre el botón consultar. Adicionalmente puede presionar F3 o hacer clic sobre el botón eliminar para anular el documento. Desde esta ventana puede crear un nuevo documento presionando F2 o seleccionando la opción crear, se desplegará la ventana correspondiente al documento escogido. 5.3 Cargos por Pagar 14

15 Esta opción esta disponible en la ventana principal del módulo, ingrese a ella presionando el botón Notas debito en el menú en la parte izquierda de la ventana. En esta opción se registran todos los documentos de nota debito Encabezado de los cargos Figura. Cargo en cuenta. Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega. Nit: Ingrese en esta casilla el número del nit del Proveedor o de doble clic sobre la misma para traer la ventana de búsqueda de Proveedores. Una vez haya seleccionado o ingresado el nit del Proveedor el sistema traerá el nombre correspondiente asociado a este nit. Concepto: Este concepto sirve para hacer referencia al comprobante en las consultas de movimientos. Sucursal: Si el Proveedor maneja sucursales, se debe indicar a cual se le aplicará la Cargos por Pagar. Cobrador: Seleccione de la lista de cobradores el nombre del cobrador asociado al documento actual. Vence: Indique en este campo la fecha de vencimiento del documento, para ello despliegue la flecha hacia abajo y seleccione del calendario que aparece la fecha requerida Detalle del documento 15

16 Monto: Ingrese el valor del monto de la Cargos por Pagar. Impuesto: Ingrese en la casilla correspondiente a IVA, Reteiva, Reteica y retefuente el valor del porcentaje de cada rubro. El sistema calculará el valor del monto de cada valor al indicar el porcentaje al frente de cada casilla. Neto: Es el valor de la Cargos por Pagar que quedará en Cuentas por Pagar, después de haber efectuado todos los cargos y abonos correspondientes. Comisión: Ingrese el porcentaje de la comisión del cobrador, el sistema calcula automáticamente el monto de la comisión una vez haya ingresado el porcentaje de la comisión. Observación: Puede indicar en esta casilla las observaciones generales del documento. Aplicar a: En este Campo se puede desplegar para cruzar automáticamente la Cargos por Pagar con una Devolución, o con una Descuentos o con un Anticipo, y existe el campo con opción de búsqueda del número del documento con el cual se hara el cruce automático del valor. Descuento: Esta opción se divide en las siguientes casillas: Fecha: Es la fecha en la que debe ser cancelada la Cargos por Pagar para que se haga efectivo el descuento. Descuento %: Es el porcentaje de descuento a que tiene derecho el Proveedor si cancela dentro de la fecha estipulada. Monto de descuento: El sistema calcula automáticamente el valor del descuento después de que se coloque el porcentaje en la casilla anterior. 5.4 Descuentos Puede ingresar a esta opción seleccionando el botón Descuentos en la ventana principal del módulo. En esta opción se generan y consultan los documentos de notas crédito de Proveedores. 16

17 Figura. Descuentos Encabezado del documento Descuentos. Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega. Nit:: Ingrese en esta casilla el número del nit del Proveedor o de doble clic sobre la misma para traer la ventana de búsqueda de Proveedores. Una vez haya seleccionado o ingresado el nit del Proveedor el sistema traerá el nombre correspondiente asociado a este nit. Concepto: Este concepto sirve para hacer referencia al comprobante en las consultas de movimientos. Sucursal: Si el Proveedor maneja sucursales, se debe indicar a cual se le aplicará la Cargos por Pagar. Cobrador: Seleccione de la lista de cobradores el nombre del cobrador asociado al documento actual Detalle del documento Monto: Ingrese el valor del monto de la Descuentos. Impuesto: Ingrese en la casilla correspondiente a IVA, Reteica, Reteiva y retefuente el porcentaje de cada rubro. El sistema calculará el valor del monto de cada valor al indicar el porcentaje al frente de cada casilla. Neto: Es el valor de la Descuentos que quedará en Cuentas por Pagar, después de haber efectuado todos los cargos y abonos correspondientes. 17

18 Comisión: Ingrese el porcentaje de la comisión del cobrador, el sistema calcula automáticamente el monto de la comisión una vez haya ingresado el porcentaje. Aplicar a: Hace referencia a con que factura, o nota debito se aplicará automáticamente este documento. Observación: Puede indicar en esta casilla las observaciones generales del documento. 5.5 PAGO A PROVEEDORES Esta opción esta disponible en la ventana principal del módulo, ingrese a ella presionando el botón Pagos en el menú en la parte izquierda de la ventana. En esta opción se registran los pagos a Proveedores. Figura. Pago a Proveedores Encabezado del documento pago a Proveedores El encabezado del documento contiene los siguientes datos: Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega. 18

19 Nit: Ingrese en esta casilla el número del nit del Proveedor o de doble clic sobre la misma para traer la ventana de búsqueda de Proveedores. Una vez haya seleccionado o ingresado el nit del Proveedor el sistema traerá el nombre correspondiente asociado a este nit. Concepto: Este concepto sirve para hacer referencia al comprobante en las consultas de movimientos. Cobrador: Seleccione de la lista el nombre del cobrador asociado al documento Detalle del documento Columnas del detalle Tipo documento: Una vez haya seleccionado el NIT del Proveedor el sistema trae automáticamente un listado de documentos, debe seleccionar el documento que va a utilizar, para ello despliegue la lista presionando la flecha hacia abajo una vez se ubique en la casilla tipo documento, de la lista desplegable seleccione el tipo de documento a cancelar tal como factura, nota debito, Descuentos, devolución, anticipo de Proveedor y devolución de cheque. De doble clic sobre esta columna, esta operación desplegará la ventana de Cuentas por Pagar detallada por Proveedor, puede seleccionar de allí el registro que requiera; el sistema traerá todos los valores ligados al documento seleccionado completando las demás columnas; número del documento, Reteiva, Retefuente, Reteica, descuentos y abonos para realizar el pago correspondiente. 5.6 APLICACIONES Ingrese a Aplicaciones a través de la opción del mismo nombre en el menú principal en la ventana general del módulo. En esta opción se registran todos los cruces de documentos créditos y débitos de los Proveedores. 19

20 Figura. Aplicaciones de Proveedores Encabezado del documento de Aplicaciones El encabezado del documento contiene los siguientes datos: Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega. Nit: Ingrese en esta casilla el número del nit del Proveedor o de doble clic sobre la misma para traer la ventana de búsqueda de Proveedores. Una vez haya seleccionado o ingresado el nit del Proveedor el sistema traerá el nombre correspondiente asociado a este nit. Concepto: Este concepto sirve para hacer referencia al comprobante en las consultas de movimientos. Cobrador: Seleccione de la lista el nombre del cobrador asociado al documento. Monto: Hace referencia a cual es el monto del proveedor con el cual se van a hacer cruces de documentos. Cruces: Hace referencia a documentos de proveedores que se van a aplicar con documentos de Proveedores, lo que esta opción nos evita es hacer recibos de caja negativos o egresos en 0 para cruzar documentos de un tercero que es Proveedor y es proveedor al mismo tiempo y para no hacer pagos o recibos de caja se utiliza esta opción Detalle del documento 20

21 Tipo de documento: Una vez haya seleccionado el NIT del Proveedor el sistema trae automáticamente un listado de documentos, debe seleccionar el documento que va a utilizar, para ello despliegue la lista presionando la flecha hacia abajo una vez se ubique en la casilla tipo documento, de la lista desplegable seleccione el tipo de documento. Prefijo: Coloque el prefijo del documento a abonar o de doble clic sobre esta columna, esta operación desplegará la ventana de Cuentas por Pagar detallada por Proveedor, puede seleccionar de allí el registro que requiera; el sistema traerá todos los valores ligados al documento seleccionado completando las demás columnas; número del documento, Reteiva, Retefuente, Reteica, y aplicado para realizar la aplicación correspondiente. Recuerde que siempre debe tener un documento con saldo débito y uno con saldo crédito para poder realizar la aplicación. El efecto de este documento es ANTICIPOS Usted puede ingresar a esta opción usando el botón llamado del mismo nombre en la ventana principal del módulo. A través de esta opción usted puede consultar todos los documentos de anticipos a Proveedores. Figura. Anticipos a Proveedores. El registro de este documento se efectúa desde el módulo de caja mediante el registro de recibos de caja, lo cual se explica en manual de tesorería. 5.8 MANTENIMIENTO 21

22 Este módulo le permite realizar mantenimiento a las diferentes opciones del módulo de Cuentas por Pagar Ingreso de datos FIGURA: Opciones de mantenimiento El ingreso de datos en las diferentes opciones de Mantenimiento es similar, este proceso se realiza como se explica a continuación. Para crear un nuevo elemento en las ventanas de mantenimiento usted podrá ingresar directamente los datos sobre la grilla empleando las teclas de movimiento del cursor o la tecla TAB o ENTER, cada vez que usted baja un renglón sobre la grilla está agregando un nuevo ítem, adicionalmente usted cuenta con una barra de navegación en la cual puede realizar las siguientes opciones: < Ir al primer registro, < Ir al anterior registro, > Ir al siguiente registro, > Ir al último registro, + Agregar un nuevo registro, - Elimina el registro actualmente seleccionado, X Deshace los cambios realizados en el registro seleccionado actualmente. Para grabar todos los registros ingresados en la grilla usted puede presionar F2 o hacer clic sobre el botón Grabar. Si desea deshacer los cambios realizados a las categorías presione ESC o haga clic sobre el botón Cancelar ZONAS Por medio de esta opción puede definir el código y nombre de la zona, las cuentas correspondientes a ventas, Proveedor, Retefuente, ReteIVA y ReteICA CIUDADES Desde esta opción usted puede crear, consultar o eliminar cualquier ciudad del país, sin embargo estos códigos y nombres están parametrizados de acuerdo al DANE. La ventana de ciudades se muestra a continuación: 22

23 FIGURA: Ciudades 5.9 NUMERACION Mediante esta opción se definen los parámetros de numeración de los diferentes documentos generados por el sistema, como son el prefijo y el número del comprobante, tales como notas debito, crédito, aplicaciones de Proveedores, anticipos. Figura. Registro de consecutivos Inicialmente debe seleccionar en la parte superior de la ventana el documento al que le asignará los parámetros de numeración, para ello despliegue la lista presionando la flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla documento, una vez haya seleccionado el documento requerido puede ingresar los datos de prefijo, número, debe indicar si el número del documento será automático o no y si llevará impuestos incluidos, para ello de clic en la casilla Auto y imp. Inc, si desea activar estas opciones, para desactivarla debe seleccionar nuevamente hasta quitar el visto bueno. Esta operación puede realizarla también con la barra espaciadora. 23

24 5.10 GRUPOS DE PROVEEDORES Mediante esta opción podemos agrupar la Cuentas por Pagar de acuerdo a los días de cobro el día lunes, martes, miércoles, jueves y viernes, el propósito de esta opción es asignarle a cada Proveedor la zona, para poder imprimir el informe de Cuentas por Pagar por este grupo para que no haya la necesidad de imprimir la Cuentas por Pagar completa para la realización de cobros diarios sino poder imprimirla por días dependiendo del día de la semana que el Proveedor genere los pagos. FORMATOS DE IMPRESION Cada documento tiene asociado un formato de impresión, este formato se refiere a los parámetros que cada empresa define para la impresión de sus documentos. Esta ventana aparece como se muestra en la figura. Una grilla de datos con el tipo de documento y el prefijo asociado al documento, para consultar puede dar doble clic sobre cualquiera de las columnas o simplemente clic en Modificar o F4. FIGURA. Formatos de impresión En esta ventana puede realizar operaciones como crear un nuevo formato, modificarlo y borrarlo. Cada opción se explica a continuación. F5. Nuevo: Seleccione esta opción para crear un nuevo formato de impresión, para ello de clic sobre el botón Nuevo o presione F5. 24

25 Esta ventana se divide en 4 secciones: FIGURA. Nuevo formato de impresión. Encabezado: En la primera sección se definen características generales del documento al cual se le definirá el formato de impresión, inicialmente debe seleccionar el tipo de documento, para ello despliegue la lista de documentos presionando la flecha hacia abajo en la casilla documento. Igualmente debe seleccionar el prefijo del documento, la impresora que va a utilizar, el tipo de letra, el espacio entre las líneas en el detalle del documento, el número de repeticiones de ítems en el detalle, definir si desea permitir varias páginas para el documento, de ser así debe seleccionar la casilla de verificación mediante la barra espaciadora o dando clic en el cuadro correspondiente y por último puede definir el tamaño del papel que va a utilizar en el documento. Datos a imprimir: En la segunda sección de la ventana se definen los parámetros de los datos que se desea aparezcan en el documento, esta ventana esta dividida en columnas, en cada columna debe ingresar los datos correspondientes, tal como se explica. Dato: Indique en este espacio el dato especifico de la base de datos que quiere que aparezca en el documento, por ejemplo el Artículo, la cantidad, el Proveedor, etc. Imprimir: Establezca mediante una S o N si desea que el dato se imprima o no. Posición X: Indique en esta columna el valor de la posición en X donde quiere que aparezca el dato seleccionado. Posición Y: Debe indicar igualmente el valor de la posición en Y. Formato: Ingrese el formato, es decir la forma como quiere aparezca el dato a imprimir. 25

26 Long.: Debe ingresar en este campo la longitud del dato seleccionado. Rep: Establezca mediante una S o N si el dato seleccionado se repite en el documento a imprimir. Font: Seleccione de la lista desplegable el tipo de letra que desea utilizar para el dato a imprimir. Tamaño: Indique el tamaño de la letra del dato seleccionado. Líneas y cuadros: En esta tercera sección se definen parámetros para imprimir líneas, cuadros y textos diferentes a los datos que aparecen en la base de datos. Debe ingresar la información que se solicita en las casillas tal como se indica. Tipo: Seleccione en esta casilla si lo que va imprimir es texto, línea, o cuadro, para hacerlo debe desplegar la lista mediante la flecha y escoger la opción requerida. Posición X y Posición Y: Indique los valores de la posición en X y Y donde quiere que aparezca el texto. Longitud X: Ingrese la longitud del texto en X. Longitud Y: Indique la longitud del texto en Y. Texto: Si lo que va a imprimir es texto, indique en esta columna la cadena de texto que desea aparezca en el documento. Tipo de letra: Seleccione el tipo de letra que desea utilizar para el texto. Tamaño: Ingrese el tamaño de la letra seleccionada para el texto. Por último puede grabar el formato del documento mediante el botón grabar o presionando F2 o puede cancelar los cambios hechos presionando ESC o con clic en el botón Cancelar. F4: Modificar: Usted puede cambiar los parámetros definidos para el formato, para hacerlo seleccione de la lista el documento a modificar y de clic sobre el botón del mismo nombre o presione F4, esto desplegará la ventana de formatos del documento, realice los cambios requeridos y guarde los cambios mediante la opción guardar. F3: Borrar: si desea eliminar un formato definido, seleccione el formato a borrar y de clic sobre el botón Borrar o presione F3, el sistema le pedirá verificación de la eliminación del formato seleccionado INTERFAZ CONTABLE 26

27 Mediante esta opción usted puede generar una interfaz contable para cada uno de los documentos de Cuentas por Pagar. La ventana de interfaces esta dividida en dos secciones; la primera es una grilla de datos donde aparecen los datos del documento, prefijo, nombre de la interfaz, el tipo de comprobante contable generado, el prefijo contable, y la opción de confirmar. Usted puede consultar o modificar la interfaz dando doble clic sobre la interfaz que desea consultar. FIGURA. Interfaz contable En la segunda sección aparecen los botones que se describen a continuación. F5. Nuevo: Mediante esta opción usted puede crear una nueva interfaz contable. En la parte derecha de la ventana aparece un ejemplo ilustrativo de cómo quedará la interfaz contable dependiendo de los parámetros asignados. En la sección izquierda se definen dichos parámetros como son: Documento: Utilice la flecha hacia abajo para desplegar el listado de documentos y luego seleccione de esta lista desplegable el documento al cuál le va a generar la interfaz. Prefijo: Indique aquí el prefijo del documento seleccionado, el sistema trae el prefijo asociado al documento, si hay más de un prefijo, escoja del listado que se despliega con la flecha hacia abajo el que utilizará. Nombre: En este espacio defina el nombre que le dará a la interfaz que esta creando. Comprobante: Corresponde al nombre del comprobante utilizado para la creación de la interfaz contable, para ello despliegue la lista y seleccione el comprobante requerido, este comprobante ha sido definido previamente en el módulo de contabilidad. 27

28 Prefijo contable: Se refiere al prefijo del comprobante contable, igualmente se define en el módulo contable previo a la creación de la interfaz. Cierre del comprobante: Se refiere a las cuentas con las que se debe cerrar el comprobante para que concuerden los valores totales del comprobante, como son: cuenta del Proveedor o constante, en caso de escoger esta última opción indique en la casilla la cuenta que se utilizará. Por último puede seleccionar si desea ver el comprobante en pantalla antes de grabarlo. Para grabar utilice la opción con el mismo nombre o presione la tecla F2, si desea deshacer los cambios realizados sin salir de la ventana presione ESC o de clic sobre el botón Cancelar. FIGURA. Creación de nueva interfaz contable. F4. Modificar: Esta opción permite consultar o realizar cambios a la interfaz seleccionada. De clic sobre el botón modificar o teclee F4 o simplemente desde la grilla de datos de doble clic sobre la interfaz a consultar. F3. Borrar: Para eliminar una interfaz existente seleccione de la grilla de datos la interfaz a borrar, presione F3 o clic sobre el botón Borrar, el sistema le pedirá verificación antes de borrar definitivamente la interfaz IMPORTAR DATOS Por medio de la importación de datos usted puede traer al sistema datos de una fuente externa mediante la lectura de archivos de texto plano. Usted tiene cuatro opciones de importación: a) Proveedores, b) Zonas c) Cobradores y d) saldos iniciales. 28

29 El asistente de importación se divide en tres etapas, en la primera usted selecciona el tipo de información a importar ya sea Proveedores, zonas, cobradores o saldos iniciales, haga clic sobre la opción deseada y presione Siguiente. Figura. Paso 1. Importación de datos En la segunda parte usted debe indicar los siguientes datos: Ubicación: Indique el origen de los datos, es decir la ubicación del archivo plano, el cual debe estar en una unidad a la que tenga acceso el equipo donde esta ejecutando la aplicación, si lo desea puede usar el botón explorar para acceder a una ventana que le permita explorar todas las unidades, carpetas y archivos del equipo. Sobre esta ventana seleccione el archivo y presione la opción abrir. Tipo de archivo: seleccione ancho fijo si el archivo de texto a abrir contiene separaciones con espacios que hacen que cada columna tenga una posición fija. Seleccione delimitado si el archivo contiene datos separados por comas o puntos y comas. Un ejemplo de este tipo de archivos son los archivos CSV que genera Microsoft Excel. Si indicó el tipo de archivo delimitado deberá escoger el carácter usado para separar los campos y el indicador de texto, es decir el carácter que agrupa los datos de tipo texto como nombres. 29

30 Figura. Paso 2 Importación de datos Presione Siguiente para continuar con la tercera parte del asistente en la que se le preguntarán las columnas que componen el archivo y en donde usted podrá indicar la Posición de la columna, el ancho y si se va a importar o no. Recuerde que usted no puede definir columnas nuevas en la grilla de datos, solamente puede indicar la posición del campo en el archivo y el ancho máximo del mismo. Si uno o más columnas de las que sugiere el sistema no se van a importar desmárquela haciendo clic sobre la casilla de la columna importar. Figura. Paso 3 importación de datos. 30

31 Por último presione el botón Importar para comenzar el proceso en el cual el sistema grabará tantos registros como cumplan con los requisitos y no estén previamente registrados en la base de datos EXPORTAR DATOS Opción pendiente de implementación. 6. GENERACION DE INFORMES Por medio de la opción de informes de la página principal usted puede generar cualquiera de los reportes del programa los cuales se agrupan por categorías en el orden explicado. Para todos los informes es común el uso de ciertos criterios los cuales se explican a continuación de manera general. FIGURA: Informes de Cuentas por Pagar Ordenamiento: Algunos reportes del programa preguntan el ordenamiento que se le debe dar a la información en el informe, por ejemplo un catálogo de artículos puede imprimirse por orden de código de forma ascendente o alfabéticamente por la descripción. En los reportes que cuentan con dicha opción usted deberá elegir el ordenamiento haciendo clic sobre el orden deseado de forma que el punto negro aparezca al lado del ordenamiento deseado. 31

32 Rangos: La casi totalidad de los informes pregunta un rango de datos a incluir en el informe mediante una casilla desde y una hasta, usted debe especificar los rangos inicial y final de acuerdo con el tipo de rango indicado teniendo cuidado de especificar un rango consistente y que incluya la información deseada. Tipo de impresión: En algunos informes usted puede determinar en que forma se realizará la impresión. Se puede generar la impresión resumida o completa dependiendo de las necesidades del usuario. Figura. Selección de parámetros del reporte Para proceder a generar el informe presione F2 o haga clic sobre el botón Imprimir, para cancelar la generación del informe presione ESC o haga clic sobre el botón Cancelar Una vez presionada la tecla F2 el sistema invocará la rutina de cálculo del reporte la cual le preguntará el destino del reporte sobre una pequeña ventana similar a la mostrada en la figura que incluye la siguiente información: 32

33 FIGURA: Opciones de Impresión Impresora seleccionada: Mostrará el nombre de la impresora actualmente configurada como predeterminada. Destino del reporte: Usted puede escoger entre tres diferentes opciones: Impresora, vista preliminar o archivo. Si selecciona vista preliminar el sistema mostrará en pantalla el reporte generado página por página y le dará la posibilidad de imprimirlo o guardarlo en un archivo con diferentes formatos estándar. Si selecciona archivo podrá almacenar el reporte en un archivo dentro del disco duro para luego abrirlo desde la opción abrir (icono de la carpeta abierta) de la opción de vista preliminar del reporte. FIGURA. Vista preliminar de un reporte. Cuando el sistema muestra la vista preliminar de un reporte es porque dicho reporte ya fue generado y almacenado temporalmente en el disco por lo cual 33

34 usted ya sabe cuantas hojas componen el reporte y puede ver cualquiera de dichas páginas con solo digitar el número o desplazarse entre las páginas usando los botones de la barra de navegación. Además desde esta barra de herramientas usted puede acceder a cualquiera de las opciones del menú de la vista preliminar que se explican a continuación: Archivo: Desde esta opción del menú puede abrir un archivo previamente almacenado en el disco, guardar el reporte actual para consultarlo más adelante o imprimir el reporte a cualquiera de las impresoras instaladas en Windows. Página: Ir a la primera página, a la página anterior, a la siguiente página, a la última página o ir directamente a una página específica indicando el número. Zoom: Permite ampliar o reducir la vista del reporte, además de ajustar al tamaño de la ventana a lo largo o a lo ancho PROVEEDORES Este informe muestra un listado de los Proveedores de la empresa, con los datos principales como son Nit, nombre, dirección, entre otros. Opciones del Informe: Ordenamiento: Permite generar el informe ordenado por Nit o nombre. Agrupamiento: Permite generar el informe agrupándolo por Ciudad, Zona, o cobrador, o si no desea agruparlo se escoge la opción ninguna. Rangos: Permite definir de donde a donde se desea generar el informe. Nit y nombre. Datos del Informe: El informe final muestra todos los datos del Proveedor nombre, identificación, dirección, teléfonos, fax, móvil, , contacto, zona, desde que fecha es Proveedor, cual es su aniversario, y que observaciones tiene registradas el Proveedor 6.2 COMPROBANTES Consecutivo Comprobante: Cargos por Pagar, Descuentos, aplicación, pagos, o anticipos. Rangos: Números y prefijos. Casillas de verificación: Detalle de comprobantes y anulados. 34

35 Cronológico Figura: Generación de Informe Cronológico Comprobante: Cargos por Pagar, Descuentos, aplicación, pago o anticipos. Rangos: Rango de fechas que se quiere ver ordenado cronologicamente. Casillas de verificación: Incluir documentos anulados Consecutivo Comprobante: Cargos por Pagar, Descuentos, aplicación, pago o anticipos. Agencia: Si se quiere ver el consecutivo de los documentos de una agencia en particular o de todas. Rangos: prefijos y números consecutivos desde hasta que números se quiere ver el informe. Casillas de verificación: Incluir documentos anulados Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar Ordenamiento: Nit o nombre. Agrupamiento: Ninguno, ciudad, zona, o cobrador. 35

36 Activar subgrupos: Si el informe se pide por zona también se puede agrupar por vendedor, o si se pide por vendedor también se puede agrupar por zonas Agencias: Generar el informe de Cuentas por Pagar seleccionando un grupo en particular o todos para el ejemplo generar solo la Cuentas por Pagar del día, lunes, martes etc Corte: Dado que la Cuentas por Pagar es histórica, eso quiere decir a que corte quiere ver la Cuentas por Pagar a una fecha en el pasado y cierta. Rangos: Fecha, zonas, cobradores, y nombres. Casillas de verificación: Detalle de comprobantes, incluir rangos de vencimientos, cuando se escoge esta opción inmediatamente se activa el rango de fechas desde cuando y hasta cuando esta vencida la Cuentas por Pagar ó solo Cuentas por Pagar vencida, y anulados. Columnas: Nit, nombre, zona, cobrador, y teléfono, documento, prefijo, numero, concepto, fecha, vence, días que lleva en Cuentas por Pagar siendo negativo lo que no se ha vencido y positivo los días que lleva de vendico, retefuente, reteiva, reteica, si tiene recibos provisiones ese documento y cual es el saldo del documento. Columnas detalle: Nit, nombre, sucursal teléfono, cupo, cupo disponible, monto de recibos provisionales si los tiene, sumatoria de retenciones y saldo total por tercero Documentos por Proveedor En este informe podemos ver un consecutivo o cronológico de las notas, debit, notas crédito, abonos, aplicaciones que se le hayan hecho a un Proveedor o aun rango de Proveedores ordenado por nit o por nombre, agrupado por zona, ciudad, cobrador o ningún agrupamiento, durante un rango de fechas determinado Análisis de Cuentas por Pagar Este Informe muestra de forma rápida el nit del Proveedor, con digito de verififación, nombre, teléfono, Ciudad, Contacto, código del nit, zona, cobrador, grupo, sucursal, numero de días que lleva la Cuentas por Pagar de vencida y la sumatoria de las facturas generadas al Proveedor con rangos de fechas de análisis 0-30, 31-60, y mas y total de los documentos independientemente de los vencimiento. 36

37 Desde esta opción, estando posicionado en un Proveedor en particular se puede ver el movimiento de del Proveedor del mes en el que estemos ubicados o de el rango de fecha que necesitemos analizar o la Cuentas por Pagar que tenga a la fecha del análisis el objetivo de estas opciones es optimizar el uso de las impresoras y poder buscar la información consultarla sin necesidad de imprimir. Como lo muestran las Figura Ordenamiento: Nit o nombre. Agrupamiento: Ninguna, Ciudad, Zona o Cobrador. Rangos de Proveedores: Dependiendo del Ordenamiento si es por Nit en este campo se debe digitar el Nit de el Proveedor que que necesita o el rango desde hasta de los Nits que necesite el informe, si el ordenamiento es Alfabético se debe digitar de que letra a que Letra se necesita el Informe pero si lo que se quiere es todos los terceros independientemente del ordenamiento entonces se debe dejar vacio, para que el informe incluya todos los terceros con saldo que tenga la características con las cuales se pide el informe. Agencia: de que agencia necesitamos el Informe o de todas sino se necesita o no se manejan agencias. Grupos de Cuentas por Pagar: Si se necesita un grupo de Cuentas por Pagar en particular ejemplo los lunes, los martes etc. o todos si no se manejan grupos. Fecha: A que fecha de corte se necesita el informe y con rangos de fechas se necesita el análisis este campo es para digitar ya que se puede necesitar a 1, a 2 a 3 a 8 a 10 a 15 días etc. El informe incluye tres columnas con los rangos solicitad y mas. Casillas de verificación: Detalle de comprobantes, esta condición del informe si se pone o no la diferencia es que detalle o no uno a uno los documentos que el Proveedor tienen pendientes de pago en la Cuentas por Pagar, sino se pone el chulo en esta opción lo que hace el informe es generar un solo total de los documentos por rangos de fechas de acuerdo al rango de días que se solicita el informe. Solo Cuentas por Pagar Vencida: Que en el informe solo muestra lo que estará vencido en los rangos solicitados esto para hacer análisis en gestión de cobros o para hacer provisiones de Cuentas por Pagar. 37

38 Extender Análisis: lo que hace esta opción trae el informe igual al anterior con la diferencia de que trae mas rangos de fechas para un mejor análisis de la información. El objetivo al ver este informe impreso o en pantalla es tener toda la información del Proveedor a la mano para realizar cobros Movimientos. En este informe nos muestra de forma detallada o consolidada cuales han sido los movimientos de uno o mas Proveedores durante un rango de fecha para la cual se pide el informe discriminando el nit el nombre, cobrador, zona, ciudad, cuyo de credito y numero, tipo, prefijo y numero del documento concepto fecha del documento, monto, detalle de las retenciones y el saldo de cada documento Movimiento por Proveedores. Ordenamiento: Nit o nombre. Agrupamiento: Ninguno, Ciudad, zona, o cobrador. Movimiento: Consolidado o detallado. Rangos: Fecha, zonas, cobradores, nombres. Casillas de verificación: Incluir detalle de comprobantes, incluir Proveedores sin movimiento, incluir Proveedor de contado o incluir solo recaudos. Titulo: todos los informes tienen un campo de Título para escribir lo que el usuario quiere que salga en la parte superior del informe además del encabezado normal del mismo Estado de cuenta 38

39 Este informe es un movimiento del Proveedor con la diferencia que esta en formato ordenado y separado para poder enviarlo al Proveedor que lo solicite con la información detallada para que el Proveedor la confronte con su información. Rangos: Fecha y Nit. Columnas: Fecha, documento, número, concepto, débito, crédito, saldo Retención por Proveedores Este informe nos muestra de forma detallada o resumida del rango de fechas que se solicita un listado de las retenciones que nos han hecho los Proveedores. Ordenamiento: Nit o nombre. Agrupamiento: Ninguno, Ciudad, zona o cobrador. Movimiento: Consolidado o detallado. Rangos: Fecha, cobradores, zonas y nombre. Columnas: Nit, nombre, debito, crédito, retefuente, reteiva, reteica y como todos los informes muestra un total por columna. 39

40 6. MANTENIMIENTO GENERAL El módulo de mantenimiento general del sistema permite configurar los usuarios, las impresoras y las opciones de configuración que se aplican a todos los módulos del sistema MANTENIMIENTO DE USUARIOS Una vez creada la compañía usted debe crear los usuarios que tendrán acceso a ella. No es recomendable que usted le de su nombre de usuario y clave a todas las personas que usarán el sistema ya que de esta manera no podrá identificar responsabilidades en el registro, modificación o eliminación de información, por tanto es deseable que cada persona tenga su nombre y clave de acceso al sistema. Para crearlos use el módulo de mantenimiento y la opción mantenimiento de usuarios. El sistema mostrará una grilla con los datos de los usuarios registrados y desde allá podrá crear, modificar, eliminar o asignar compañías a los usuarios. Para crear un nuevo usuario presione F5 o haga clic sobre le botón Nuevo, para consultar o modificar los datos del usuario presione F4 o haga clic sobre el botón 40

41 Consultar, Para eliminar un usuario presione el botón Eliminar o la tecla F3, para asignar compañías use la tecla F8 o haga clic sobre el botón compañías Crear usuarios. Para crear un nuevo usuario presione F5, verá una ventana similar a ésta: Figura: crear usuario Código: Ingrese el nombre corto de hasta 12 caracteres que identificará al usuario en el sistema. Este nombre debe ser único y puede aparecer impreso en el pie de algunos informes y documentos. Nombre: Nombre completo de la persona que ingresará al sistema. Clave: Clave de acceso de dicha persona al sistema puede ser de hasta 10 caracteres (números o letras) y distingue entre mayúsculas y minúsculas. Administrador: Marque esta casilla si desea que dicho usuario pueda realizar cualquier tarea en el sistema incluyendo la creación de nuevas compañías y usuarios. Para marcarla o desmarcarla haga clic sobre la casilla o ubique el cursor sobre ella y presione la barra espaciadora. Para grabar presione F2 o haga clic sobre el botón grabar, para salir sin grabar presione ESC. Al grabar el programa insertará el usuario a la base de datos pero aún no le dará acceso a ninguna empresa, usted debe manualmente asignar las empresas como se indica adelante. 41

42 Consultar o modificar los datos del usuario. Figura: consultar o modificar los daros d l usuario Una vez creado un usuario usted puede consultar o modificar sus datos excepto el código, presionando el botón Consultar o presionando F4. Los cambios realizados afectarán al usuario la próxima vez que ingrese al sistema o inmediatamente si el mismo es el que está realizando el cambio. Para grabar los cambios presione F2 o haga clic sobre el botón grabar, para salir sin grabar presione ESC Eliminar usuarios. Si desea remover completamente del programa al usuario puede usar el botón eliminar o presionar F3 estando seleccionada. El sistema pedirá una confirmación de la eliminación, si usted contesta si el usuario será borrado de la base de datos y no podrá volver a ingresar al sistema. Si el usuario estuviera trabajando en ese momento en el sistema en ese mismo equipo u otro podrá obtener como resultado el bloqueo o el reporte de errores del sistema cuando intente grabar información o generar reportes. Asignación de compañías. 42

43 Antes que un usuario pueda entrar a una compañía en el sistema el administrador deberá asignarle acceso a la misma presionando F8 o haciendo clic sobre el botón Compañías. Sobre la nueva ventana deberá registrar el acceso a la compañía usando F4 y seleccionando la compañía deseada y presionando luego Grabar (F2). Este paso debe repetirse por cada compañía a la que se quiera dar acceso. Para definir los permisos dentro de cada compañía deberá usar el botón acceso o presionar la tecla F8. Sobre la grilla de accesos deberá indicar si o no en la columna de acceso para indicar si desea permitir o no el acceso a la opción. Una vez contestadas todas las opciones deberá presionar F2 o hacer clic sobre el botón grabar CONFIGURACION DE IMPRESORAS Desde esta opción usted puede, sin salir del sistema, consultar y cambiar las propiedades de cualquiera de las impresoras instaladas para Windows en su computador, estas opciones incluyen la determinación de la impresora predeterminada, del tamaño y orientación del papel así como acceder a las propiedades específicas de la impresora seleccionada de manera idéntica a como lo haría desde el panel de control de Windows OPCIONES DE CONFIGURACION Todo sistema requiere de unas reglas de trabajo que varían de una empresa a otra y que van desde el nombre y NIT de la empresa hasta la posibilidad de permitir o no modificar un precio de venta desde la factura o prohibir la venta a un Proveedor con Cuentas por Pagar vencida. Tales opciones son solo una pequeñísima muestra de las posibilidades de configuración con que debe contar cualquier sistema que pretenda ser funcional. En este módulo usted encontrará más de 100 preguntas que determinan las reglas que aplicará el sistema al registro, consulta y eliminación de la información y que determinarán el grado de exactitud y control que se desee aplicar a dicha información. 43

44 Sobre la ventana de configuración aparecerán estas preguntas agrupadas por módulo y dentro de cada módulo por categorías. Cada pregunta deberá ser respondida de acuerdo a las necesidades de la empresa dentro del marco de respuestas posibles indicado y de acuerdo a la descripción de cómo afectan las diferentes respuestas el comportamiento del programa. Asegúrese de entender las implicaciones que tiene su respuesta sobre el comportamiento del programa y si tiene dudas consulte a su asesor antes de cambiarla para evitar inconsistencias en la información previamente almacenada Configuración del módulo Cuentas por Pagar Las siguientes son las opciones de configuración que se aplican al módulo de Cuentas por Pagar. CXPAGAR ANALISIS RANGO DE DIAS PARA EL ANALISIS DE CUENTAS POR PAGAR 30 7,15,30,45,60 Indique el número de días que conforman la edad para cada columna de los reportes de análisis de cxpagar. CXPAGAR DOCUMENTOS CAUSAR RETENCIONES A PARTIR DE LA BASE MINIMA DEL PROVEEDOR O DESDE CERO BASE MINIMA BASE MINIMA,CERO BASE MINIMA: Aplica la retención si la base del documento es superior a la base mínima del proveedor. CERO: Aplica retenciones sin tener en cuenta la base mínima del proveedor CXPAGAR DOCUMENTOS INHABILITAR FECHA EN DOCUMENTO NOSI,NO SI: La fecha del documento será siempre la fecha del sistema. NO: Se suguiere la fecha del sistema pero el usuario podrá modificarla CXPAGAR DOCUMENTOS REDONDEO AL MULTIPLO DE DIEZ EN TOTALES 0-2,-1,0,1,2 CXPAGAR GENERAL COLOR VENTANA PRINCIPAL$000000F20x xFFFFFF Indique el color en formato RGB que quiere de fondo en la ventana principal del módulo 44

45 CXPAGAR GENERAL MOSTRAR EL MOVIMIENTO DE LAS CXP AL ENTRAR AL MODULO NO SI,NO SI:Muestra automáticamente la consulta del movimiento de las cxp al entrar al módulo de cxpagar CXPAGAR GENERAL PREVISUALIZAR IMPRESION DE DOCUMENTOS SI SI,NO SI:Al imprimir cualquier documento aparece la opción preguntando el destino. NO:Imprime directamente a la impresora predeterminada. CXPAGAR PROVEEDORES GRUPO DE TERCEROS PARA PROVEEDORES 01 Debe corresponder con el grupo de terceros previamente creado en contabilidad para los proveedores. CXPAGAR SALDOS ANALISIS DE CXPAGAR CON FECHA FACTURA O VENCIMIENTO FACTURA FECHA,VENCIMIENTO FECHA:Los dias de cartera se cuentan desde la expedición del documento, VENCIMIENTO: Se cuentan a partir de la fecha de vencimiento CXPAGAR SALDODESCONTAR RETENCIONES POR CAUSACION SI SI,NO SI: Descuenta las retenciones del saldo del documento desde el momento del registro. NO:Descuenta las retenciones con el abono o aplicación. 45