MÚLTIPLES RETENCIONES POR DOCUMENTO

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1 MÚLTIPLES RETENCIONES POR DOCUMENTO Qué son múltiples retenciones? Múltiples retenciones es una funcionalidad de SIIGO la cual permite manejar varias tarifas de retención en la fuente dentro de un mismo documento contable, además de esto el sistema controla de forma automática la base para el cálculo de la retención de los no declarantes. Cuándo se puede manejar múltiples retenciones? Para manejar múltiples retenciones en SIIGO y que los cálculos se realicen de manera automática, es necesario: 1. Elaborar los documentos por el módulo de documentos 2. Definir los parámetros necesarios para el correcto cálculo y contabilización de la retención Cuáles son los parámetros que se deben definir en SIIGO para manejar múltiples retenciones? Para el manejo de múltiples retenciones por documento es necesario tener en cuenta los siguientes parámetros: 1. Registro de control Definir que la empresa manejara múltiples retenciones por documento, esto se realiza desde el registro de control (Ruta: Parametrización Registro de Control).

2 2. Catálogo de cuentas contables: Al manejar múltiples retenciones por documento en el manejo de cuentas contables es necesario: a. La cuenta contable de retención en la fuente es necesario que al momento de su apertura se marque como cuenta de Retención b. Cuando la cuenta este marcada como cuenta de Retención, el sistema solicita los porcentajes de retención y la base. c. Es necesario crear en cuentas contables un auxiliar diferente por cada uno de los conceptos de retención en la fuente que maneje la empresa. CUENTA CONTABLE CONCEPTO DE RETENCION Compras Servicios Honorarios - Comisiones d. Se recomienda crear las cuentas contables a nivel Subauxiliar diferente para contabilizar las retenciones y auto retenciones de personas naturales y jurídicas CUENTA CONTABLE CONCEPTO DE RETENCION Compras Pers. Natural Compras Pers. Jurídica

3 e. De igual forma a las cuentas contables que hagan base para el cálculo de la retención es necesario marcarlas como Sujetas a retención, el objetivo de esta marcación es poder asociar las cuentas de retenciones en las cuales se contabilizaran las retenciones en la fuente correspondientes Importante: Las cuentas contables sujetas a retención serán las cuentas de ingresos y devoluciones para el proceso de ventas y cuentas de gastos e inventarios para el proceso de compras. Importante: Para marcar una cuenta como sujeto de retención es necesario que esta se encuentre marcada como Si Tercero El programa verifica que las cuentas contables de retención que se asocien a las cuentas de ingresos o gastos NO estén marcadas como inventarios, activos fijos o detallada por cobrar o por pagar; así mismo válida que SI estén marcadas como de Retención. 3. Catálogo de terceros Al momento de ingresar al catálogo de terceros sean clientes, proveedores u otros; se habilita una ventana de múltiples retenciones:

4 Si el tercero se cataloga como Tipo de Persona Natural, el sistema solicita confirmación si es o no Declarante y Agente Retenedor Si el tercero se cataloga como Tipo de Persona Jurídica, el sistema habilita únicamente los campos de Agente Retenedor y Autoretenedor, datos que son excluyentes. 4. Definición de documentos: Al manejar múltiples retenciones por documento es necesario borrar de la definición de los documentos la cuenta contable de retención en la fuente ubicada en el tercer renglón de la columna de descuentos. La tercera casilla de descuentos se puede utilizar para cualquier otro descuento diferente a retención.

5 Cómo funciona en SIIGO el manejo de múltiples retenciones por documento? La funcionalidad de múltiples retenciones por documento aplica para los siguientes documentos: 1. Proceso de Ventas: Cotización (Tipo V) Orden de pedido (Tipo Z) Factura de venta (Tipo F) Devolución de factura (Tipo J) 2. Proceso de compras: Orden de compra (Tipo Y) Registro de compra (Tipo P) Devolución de compras (Tipo U) Al elaborar los documentos es posible de forma automática registrar los diferentes conceptos de retención en la fuente de acuerdo a los porcentajes asignados en el catálogo de cuentas contables. Ejemplo. Elaboración factura de venta: Para elaborar una factura es necesario: a. Ingresar por la ruta: Documentos Factura de Venta. b. Seleccionar el tipo de documento F a elaborar y seleccionar los datos de encabezado (Fecha tercero centro de costos vendedor - entre otros). c. Luego se asignan los productos y/o servicios a facturar y en caso que la cuenta de ventas asociada en la apertura de líneas y grupos de inventarios este marcada como Sujeto de Retención el sistema habilita el recuadro para seleccionar la cuenta contable de retención en la fuente a utilizar

6 d. El sistema habilita la ventana de retención en la fuente por cada uno de las secuencias del documento y no lo hace en los cargos y descuentos totales. e. Luego el sistema habilita la ventana con los datos de la retención en la fuente capturada y lo hace por cada uno de los conceptos de retención que apliquen. Al pasar con enter el sistema trae la información de los siguientes conceptos de retención que aplicaron en la captura de las secuencias de información

7 En la ventana de retención en la fuente por cada uno de los tres registros o cuentas contables que allí se visualizan, se hablita el icono, su funcionalidad es permitir modificar los valores calculados de retención, esta modificación solo es posible realizarla una vez por secuencia. Recomendaciones generales para el manejo de múltiples retenciones por documento Las recomendaciones generales al manejar múltiples retenciones por documento son: 1. Impresión de documentos: Para los documentos contables que se afectan con el manejo de múltiples retenciones (F, J, P, U) en la impresión estándar; se discriminan las retenciones por cada uno de los conceptos o tarifas de retención creadas. Para los documentos extracontables (V, Y, Z) en la impresión estándar solo muestra en un solo ítem llamado RETEFTE reportando el valor acumulado de todas las retenciones calculadas. 2. Datos de retención: Al momento de elaborar un documento el sistema habilita la siguiente ventana, la cual corresponde a los datos de retención en la fuente

8 Concepto: Corresponde a la descripción de los conceptos definidos en la cuenta Sujeto Retención. Base retención: Es el valor base de cálculo de retención que el sistema toma únicamente cuando la cuenta contable esta marcada como Retención y sobre el cual se aplica el porcentaje parametrizado en la cuenta contable %: Corresponde al porcentaje de retención aplicable al cálculo según lo parametrizado en la cuenta contable, esto se visualiza para cada uno de los Conceptos que se muestren. Valor retención: Corresponde al valor resultante, para ello se toma el valor base de retención al cual se le aplica el porcentaje de retención 3. SIIGO realiza una validación completa de: El tipo de tercero (Persona natural o jurídica) Si el tercero es o no declarante Las cuentas contables de inventarios y de ventas que estén asociadas en las tablas de inventarios de los productos y/o servicios deben estar marcadas como sujeto retención Por último el sistema internamente verifica el porcentaje y base para realizar el cálculo dependiendo si es persona natural o jurídica y el porcentaje para Declarante y No Declarante 4. Condiciones de la empresa y de los Terceros El sistema realiza las siguientes validaciones de acuerdo con el tipo de tercero: a. Ventas empresa NO auto retenedora: Venta a persona natural, se calcula retención siempre y cuando cumpla con la condición de Agente Retenedor, es decir:

9 Cuando sea Declarante, aplicará la tarifa de retención definida en la cuenta contable de retención para personas naturales y toma el porcentaje digitado en el campo % retención. Cuando sea No Declarante, aplicará la tarifa de retención definida en la cuenta contable de retención para personas naturales y toma el porcentaje digitado en el campo % retención No Declarantes. Venta a persona jurídica, se calcula retención siempre y cuando cumpla con la condición de Agente Retenedor a la tarifa de retención definida en la cuenta contable asignada para personas jurídicas desde el campo % Retención. b. Ventas empresa auto retenedora Venta a persona natural, se calcula retención siempre y cuando cumpla con la condición de Agente Retenedor Venta a persona jurídica, se calcula retención siempre y cuando cumpla con la condición de Agente Retenedor c. Compra empresa NO auto retenedora Compra a persona natural, se calcula retención en todos los casos y aplica la tarifa de retención definida en la cuenta contable asignada para la retención de personas naturales declarante o no declarante, según sea el caso Compra a persona jurídica se calcula retención en todos los casos siempre y cuando el tercero no sea auto retenedor y aplica la tarifa de retención definida en la cuenta contable asignada para la retención de personas jurídicas d. Compra empresa auto retenedora Compra a persona natural, se calcula retención en todos los casos y aplica la tarifa de retención definida en la Cta. Crédito Autoret. Compra a persona jurídica se calcula retención en todos los casos siempre y cuando el tercero no sea auto retenedor y aplica la tarifa de retención definida en la Cta. Crédito Autoret.