CONTROL DE CRUCES DE FACTURAS DE VENTA

Transcripción

1 CONTROL DE CRUCES DE FACTURAS DE VENTA Qué es el control de cruces de facturas de venta? El control de cruces de facturas de venta son informes que genera el programa los cuales presentan listados donde se discrimina la información por producto, documento o tercero; también detalla las cantidades que fueron contabilizadas en la factura de venta registrando la salida de productos del inventario, adicional reporta las unidades que fueron cruzadas en forma parcial o total con la nota de remisión y las que aún no tienen ningún cruce. Estos informes son de control interno para la organización y permiten realizar un análisis del inventario y servir de apoyo para la toma de decisiones. Estos informes se generan cuando en la empresa se registra primero la factura de venta y luego se elabora la nota de remisión cruzando la factura previamente contabilizada. Cuál es la ruta para generar el informe de control de cruces de facturas de venta? Para generar los informes de control de cruces de facturas de venta es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Inventarios Control de cruces de facturas de venta

2 Los informes que se pueden generar en esta opción se describen a continuación: 1. Pendiente por producto - pantalla: Consulta que permite conocer por cada uno de los productos el número de unidades contabilizadas en la factura de venta (Documento Tipo F), cuantas de esas unidades ya cruzaron con la nota de remisión (Documento Tipo S) y cuantas están pendientes por cruzar. El informe se genera sin corte de fecha, la búsqueda de productos se puede realizar por código o referencia de fábrica y como datos adiciones refleja el Nit y nombre del tercero (cliente) por cada uno de los registros pendientes de cruce bien sea parcial o total 2. Pendiente por producto - impreso: Informe que permite conocer por rango de productos el número de unidades contabilizadas en la factura de venta (Documento Tipo F), cuantas de esas unidades ya cruzaron con la nota de remisión (Documento Tipo S) y cuantas están pendientes de cruce. Se puede solicitar a nivel general o detallado y enviar a vista preliminar, impresión o Excel. a. General: Al momento de solicitar el informe a nivel general adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado también reporta el número de la nota de remisión (Documento Tipo S) que cruzo con la factura de venta (Documento Tipo F) y su correspondiente fecha de elaboración.

3 b. Detallado: Al momento de solicitar el informe a nivel detallado adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado también reporta las facturas de venta (Documento Tipo F) que registraron la salida de los productos del inventario; de igual forma reporta la fecha de elaboración del documento. El informe se genera sin corte de fecha, la búsqueda de productos se puede realizar por código o referencia de fábrica y como datos adiciones refleja el Nit y nombre del tercero por cada uno de los registros pendientes de cruce bien sea parcial o total 3. Pendiente por cliente - pantalla: Consulta que permite conocer por cada uno de los clientes el número de unidades contabilizadas en las facturas de venta (Documento Tipo F), cuantas de esas unidades ya cruzaron con la nota de remisión (Documento Tipo S) y cuantas están pendientes de cruce.

4 El informe se genera sin corte de fecha, como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos que aún tienen saldos pendientes de cruce. 4. Pendiente por cliente - impreso: Informe que permite conocer por rango de clientes el número de unidades contabilizadas en la factura de venta (Documento Tipo F), cuantas de esas unidades ya cruzaron con la nota de remisión (Documento Tipo S) y cuantas están pendientes de cruce. Se puede solicitar a nivel general o detallado y enviar a vista preliminar, impresión o Excel a. General: Al momento de solicitar el informe a nivel general adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado reporta la nota de remisión (Documento Tipo S) que cruzo con la factura de venta (Documento Tipo F) y su fecha de elaboración b. Detallado: Al momento de solicitar el informe a nivel detallado adicional a los datos mencionados anteriormente, el listado reporta las facturas de venta (Documento Tipo F) que registraron la salida de los productos en el inventario al igual que la fecha de elaboración del documento.

5 El informe se genera sin corte de fecha, como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos que aún tienen saldos pendientes de cruce 5. Auxiliar de facturas de venta: Informe que permite conocer por cada uno de los productos el número de unidades que salieron del inventario, cuantas de esas unidades ya cruzaron y cuantas están pendientes de cruce; adicional reporta las facturas de venta (Documento Tipo F) y la nota de remisión (Documento Tipo S) que registraron la salida de productos del inventario y realizo el cruce. Se puede solicitar a nivel de producto o de documento; este listado es posible enviarlo a vista preliminar, impresión o Excel. a. Producto: Al momento de solicitar el informe a nivel de producto el sistema permite seleccionar si se requiere la información de todos los productos o solamente de aquellos que tienen cantidades pendientes por cruzar

6 Al momento de generar el listado este solicita un rango de fechas (Año mes día), un rango de productos y confirma si se desea tener en cuenta todas las facturas de venta o solo un tipo de documento F; como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos al igual que el Nit y nombre de los terceros que registran movimiento b. Documento: Al momento de solicitar el informe a nivel de documento el sistema permite seleccionar si se requiere la información de todos los documentos o solamente de aquellos que tienen cantidades pendientes por cruzar Al momento de generar el listado este solicita un rango de fechas (Año mes día) y solicita confirmación si se desea tener en cuenta todas las facturas de venta o solo un tipo de documento F, adicional el sistema solicita confirmación si desean visualizar los documentos Tipo E que NO tienen cantidades pendientes por cruzar 6. Análisis de facturas de ventas: Informe que permite conocer por cada producto las unidades actuales, las que hacen falta cruzar con la nota de remisión y la sumatoria de las unidades actuales más las pendientes de cruce. Este listado se puede solicitar impreso o por pantalla a. Impreso: Al momento de generar el informe el sistema permite seleccionar la forma de presentación si se hace a nivel alfabético, numérico o referencia de fábrica; el listado se puede enviar a vista preliminar, impresión o Excel,

7 Al momento de generar el listado este solicita un rango de productos, una fecha de corte (Año mes día) y si desea tener en cuenta solo los productos activos inactivos o todos; como datos adiciones refleja el código y nombre de cada uno de los productos b. Pantalla: Al momento de solicitar el informe el sistema permite seleccionar la forma de búsqueda de los productos si se hace a nivel numérico o por referencia de fábrica Al momento de generar la consulta esta se genera producto por producto; como datos adiciones refleja los valores asignados a las 12 listas de precios, el stock mínimo y máximo y el tiempo de reposición; estos son datos definidos en el catálogo de productos. Adicional utilizando el icono que se encuentra en la parte superior de la ventana, se puede consultar el saldo del producto por cada una de las bodegas que maneja la empresa

8 7. Lista de facturas de venta: En esta opción de menú se presentan tres opciones de selección y en cada una de ellas se obtiene información diferente; estas son: a. General: Listado que permite conocer el consecutivo de todas las facturas de venta registradas en el sistema, discriminando por cada una de ellas información como el número del documento, la fecha de elaboración, Nit y nombre del tercero que afecto cada documento al igual que el código y descripción del producto y las unidades contabilizadas tengan o no cruce. El informe se puede enviar a vista preliminar, impresión o Excel,

9 Este reporte solo tiene en cuenta las unidades contabilizadas en la factura de venta independiente si el documento tiene cruce parcial o total. b. Secuencia: Informe que lista a nivel general el consecutivo de todas las facturas de venta elaboradas en un periodo de tiempo determinado (Año mes y día); adicional muestra el estado del cada uno de los documentos (Procesado Anulado Sin Grabar) c. Mantenimiento: En esta opción el sistema permite eliminar o borrar las facturas de venta, se puede hacer en forma individual o de un rango de facturas, es decir, se puede realizar en bloque. Al ingresar a esta opción el sistema solicita la clave de administrador, por que ella es la que el sistema reconoce para eliminar este tipo de documentos; a continuación se habilita la siguiente pantalla:

10 Donde solicita año, rango de meses, tipo de comprobante (facturas de venta) y un número del consecutivo (puede ser un solo documento o un rango de ellos), luego el sistema genera un informe de los documentos que fueron borrados. Por esta opción solo se pueden eliminar facturas de venta activas, tengan o no cruces parciales o totales; NO es posible borrar documentos que se encuentren anulados. 8. Auxiliar de facturas de venta por número: Informe que permite conocer el listado de todas las facturas de venta contabilizadas en el sistema que NO tengan cruce con la nota de remisión o que su cruce sea parcial o total; de igual forma también reporta datos del tercero y de los productos registrados en cada documento. Se puede generar de todos los documentos o solo de los pendientes; el listado se puede enviar a vista preliminar, impresión o Excel. a. Todos: Aquí se listan todas las facturas de venta registradas en el sistema estén cruzadas en forma parcial, total o NO tengan ningún tipo de cruce; incluye los datos del tercero y de los productos contabilizados en cada documento.

11 Este listado trae datos adicionales como Nit, nombre, dirección, teléfonos y ciudad del tercero, también el código, descripción y referencia de fábrica da cada producto, entre otros. b. Pendientes: Aquí se listan todas las facturas de venta registradas en el sistema que no estén cruzadas o solamente tengan cruce parcial, incluye los datos del tercero y de los productos contabilizados en el documento

12 Este listado trae datos adicionales como Nit, nombre, dirección, teléfonos y ciudad del tercero, también el código, descripción y referencia de fábrica da cada producto, entre otros. 9. Análisis por fechas o tipos de entrega: Informe que permite dos opciones de consulta como se visualiza en el siguiente recuadro: Cada una de ellas solicita datos diferentes al momento de su generación; su finalidad es informar de manera independiente cuales son las facturas de venta que tienen cruces parciales, cuales han sido cruzadas totalmente y cuales no tienen ningún cruce. En cualquiera de las dos opciones se puede enviar a vista preliminar, impresión o Excel a. Por rango de fechas de entrega: Al marcar esta opción el sistema muestra todas las facturas de venta contabilizadas en el sistema y discrimina las cantidades vendidas, las cantidades cruzadas y el saldo de las unidades pendientes por cruzar Este listado trae datos adicionales como Nit, nombre del tercero, también el código y descripción de cada producto, entre otros. Para la generación del informe el sistema solicita el rango de fechas (Año mes y día) y si el informe se requiere de todos los documentos Tipo F que maneje la empresa o de alguno especifico.

13 b. Tipo de entregas: Al marcar esta opción el sistema despliega el combo de selección: Parciales: Se genera un informe de todas las facturas de venta elaboradas en un periodo de tiempo determinado y que tengan solamente cruces parciales con la nota de remisión. Completas: Se genera un informe de todas las facturas de venta elaboradas en un periodo de tiempo determinado y que tengan cruce total de las unidades con la notas de remisión. Vencidos de la fecha pactada: Se genera un informe de todas las facturas de venta elaboradas y que NO tienen cruce parcial o total de las unidades.