SIIGO CONTADOR. Informes Modulo Auditor. Cartilla I

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1 SIIGO CONTADOR Informes Modulo Auditor Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Informes? 3. Qué son Informes de Auditor? 4. Cuál es la Ruta para Generar los Informes del Modulo de Auditor? 5. Cuáles son los Tipos de Informes que maneja el Modulo de Auditor?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los informes con que cuenta el programa en el Modulo Auditor, los cuales permiten realizar verificaciones y auditorias a partir de los parámetros, algunos procesos y contabilización de los documentos contables.

4 MODULO AUDITOR Qué son Informes? Los informes son documentos que describen o dan a conocer las características y/o el estado de un parámetro, también permiten conocer una actividad, movimiento o proceso ejecutado y dependiendo de los datos que presente el listado este servirá de apoyo para el análisis y la toma de decisiones Qué son Informes de Auditor? Los informes del modulo Auditor son listados que permiten evaluar y auditar ciertos parámetros o datos a partir de la información o documentos contables y algunos extracontables digitados previamente en el programa. Algunas de las características principales de los informes del Modulo Auditor son: Perspicaz: Entrega datos para descubrir dolos en el registro de la información, bien sea por intención u omisión. Analítico: Permite interpretar más rápidamente la información, al comparar los Estados Financieros (Balance, Estado de Resultados y otros) Controlador: Audita el registro de las transacciones. Amigable: No requiere de conocimientos en sistemas, ni computadores, ni en la operatividad del SIIGO para utilizarse. Ágil: Presenta información al instante después de haber realizado los registros en SIIGO. Cuál es la Ruta para Generar los Informes del Modulo Auditor? La ruta para generar los Informes del Modulo Auditor es: Auditor, allí se habilitan las opciones; dentro de cada una de ellas se despliega un menú con cada uno de los grupos en que se clasifican los listados.

5 Cuáles son los Tipos de Informes que maneja el Modulo Auditor? El modulo Auditor ofrece algunos informes los cuales se clasifican de acuerdo a algunos procesos a saber: 1. Control sobre I.V.A 2. Control sobre I.C.A 3. Control en Retención 4. Control de Impuestos 5. Comprobantes de Estados Financieros 6. Índices Financieros 7. Análisis en Ajustes de Inflación 8. Desfases Presupuestales 9. Auditoria de Registros A continuación se describen cada uno de ellos 1. Control sobre I.V.A Los listados que aquí se presentan reportan los saldos generales a nivel del impuesto de IVA para compras y ventas para un mes o rango de meses. Los informes que se pueden generar en esta opción son:

6 a. Acumulado de Ventas por Periodo Listado que reporta mes por mes el valor de las ventas y el valor del IVA de esas ventas realizadas, para su generación el sistema solicita las cuentas de IVA, las cuentas utilizadas como contado y las cuentas de clientes que fueron utilizadas en la factura de venta (Documento Tipo F) El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora b. Acumulado de Compras por Periodo Listado que reporta mes por mes el valor de las compras y el valor calculado de IVA sobre esas compras, para su generación el sistema solicita el rango de meses a presentar, las cuentas de IVA, las cuentas de contado y las cuentas de proveedores que fueron utilizadas en la factura de compra (Documento Tipo P) El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora

7 c. Ventas Acumuladas por Clientes Listado que reporta tercero por tercero (CLIENTE) el valor de las ventas totales discriminando el valor del IVA, para su generación el sistema solicita el rango de fechas (día/mes) inicio y fin, el rango de terceros a consultar, las cuentas de IVA, las cuentas de contado y las cuentas de clientes que fueron utilizadas en la factura de venta (Documento Tipo F) El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora d. Compras Acumuladas por Proveedores Listado que reporta tercero por tercero (PROVEEDOR) el valor de las compras totales discriminando el valor del IVA, para su generación el sistema solicita el rango de fechas (día/mes) inicio y fin, el rango de terceros a consultar, las cuentas de IVA, las cuentas de contado y las cuentas de proveedores que fueron utilizadas en la factura de compra (Documento Tipo P) El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora

8 e. Impresión Liquidación del I.V.A Informe que se puede generar impreso o por pantalla, donde se definen los datos a imprimir, bien sea: Asignado un rango de cuentas en cada rubro O Asignado un valor especifico, para ello se utiliza el icono que se encuentra en la parte superior de la ventana

9 f. Libro de Ventas Este a. informe Impresión tiene Liquidación en cuenta del las I.V.A cuentas contables utilizadas en la contabilización de la factura de venta, notas debito, notas crédito Listado que reporta la misma información que el libro oficial de ventas, para su generación el sistema solicita el rango de fechas (mes / día) y algunas cuantas contables con algunas características especificas: Cuentas de IVA utilizadas en documentos diferentes a la factura de ventas Las cuentas utilizadas para las ventas de contado Cuentas contables no detalladas por cobrar en las que se contabilizaron ventas con tarjeta debito y tarjeta crédito Cuentas contables de retenciones utilizadas en las notas debito y crédito Las cuentas de CARGOS Gravadas utilizadas en la factura de venta Las cuentas de CARGOS Exentos utilizadas en la factura de venta

10 El b. listado Impresión se puede Liquidación enviar a del vista I.V.A preliminar o impresora g. Libro de Compras Este a. informe Impresión tiene Liquidación en cuenta del las I.V.A cuentas contables utilizadas en la contabilización de la factura de compra y en los documentos Tipo L Listado que reporta la misma información que el libro oficial de compras, para su generación el sistema solicita el rango de fechas (mes / día) y algunas cuantas contables con algunas características especificas: Cuentas de IVA utilizadas en el documento tipo P Las cuentas utilizadas para las compras de contado El b. listado Impresión se puede Liquidación enviar a del vista I.V.A preliminar o impresora 2. Control sobre I.C.A Los listados que aquí se presentan reportan los saldos generales a nivel del impuesto de ICA para compras y ventas para un mes o rango de meses. Los informes que se pueden generar en esta opción son:

11 a. ICA por Ventas Listado que reporta en un rango de tiempo determinado (mes / día) y por documento el valor de las ventas y el valor del ICA que las ventas realizadas causaron, para su generación el sistema solicita las cuentas utilizadas para ventas de contado en la factura de venta (Documento Tipo F) El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora b. ICA por Compras Listado que reporta en un rango de tiempo determinado (mes / día) y por terceros el valor de las compras y el valor del ICA que las compras registraron, para su generación el sistema solicita el rango de terceros y las cuentas contables utilizadas para compras de contado en la factura de compra (Documento Tipo P) El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora

12 c. Impresión Liquidación de ICA Informe que se puede generar impreso o por pantalla, donde se definen los datos a imprimir, esto se realiza asignado un rango de cuentas en cada rubro Para algunos rubros el sistema sugiere algunos rangos de cuentas contables d. Certificado de Retención de ICA Es la misma funcionalidad de los certificados que se generan en la ruta: Contador Informes Generales Informes Oficiales Certificado de Retenciones

13 Permite generar: Certificados: Al seleccionar esta opción se habilitan los parámetros para generar e imprimir los certificados para ser entregados a los terceros. Bases: Al marcar esta casilla el sistema genera un informe con los porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retención. Al ingresar a la opción de Certificados se habilita la siguiente pantalla y se debe seleccionar ICA El sistema solicita los siguientes datos: a. Tabla de datos pago retención: En esta opción se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retención con una corta descripción. Es informativo y de control b. Informe: Al marcar esta opción el sistema permite generar los certificados de retención de ICA solicitando la siguiente información: Fecha de Emisión: Digitar la fecha de expedición de los certificados Ciudad Emisión del certificado: Digitar la ciudad de expedición de los certificados Ciudad donde se Consigno la Retención: Como su nombre lo indica es la ciudad en la cual se realiza la consignación y aparece de igual forma en la impresión del certificado Rango de Terceros: Corresponde al tercero desde y hasta el cual se quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el último tercero creado Tipo de Impresión: Formas en las que SIIGO puede imprimir Genérica: Formato estándar establecido en SIIGO

14 Minerva: Imprime sin formato, pues se debe colocar la forma minerva y el sistema imprime en los campos que este tiene predefinidos Imprimir Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta marcación en la impresión se habilitara o no el campo para firmar el certificado. Descripción: Corresponde a la observación que saldrá impresa en el certificado, las cuales pueden ser, el sistema permite digitar las observaciones que el usuario requiera, cuenta con cinco (5) renglones de ochenta y cinco (85) caracteres cada uno. Rango de Meses: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generación de la información, al querer tomar todo el año los campos se pasan con enter Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados

15 Los Certificados de retención de ICA pueden ser enviados a Excel, Impresión o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma Para poder visualizar los certificados de retención en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el témplate correspondiente, caso contrario no se podrá exportar en ese formato Ejemplo. a. Visualización Certificado de Retención de ICA - Con Firma Para poder generar los certificados de retención es necesario que las cuentas de 2365 Retención en la fuente, 2367 Retención de IVA y 2368 Retención de ICA estén marcadas desde su creación como cuentas de Retención.

16 3. Control en Retención Los listados que aquí se presentan reportan los saldos generales a nivel del impuesto de Retención en la Fuente para un mes o rango de meses. Las opciones que se presentan son: a. Base y Certificado de Retención Es la misma funcionalidad de los certificados que se generan en la ruta: Contador Informes Generales Informes Oficiales Certificado de Retenciones Permite generar: Certificados: Al seleccionar esta opción se habilitan los parámetros para generar e imprimir los certificados para ser entregados a los terceros. Bases: Al marcar esta casilla el sistema genera un informe con los porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retención. Al ingresar a la opción de Certificados se habilita la siguiente pantalla y se debe seleccionar Generales El sistema solicita los siguientes datos: a. Tabla de datos pago retención: En esta opción se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retención con una corta descripción. Es informativo y de control b. Informe: Al marcar esta opción el sistema permite generar los certificados de retención en la fuente solicitando la siguiente información: Fecha de Emisión: Digitar la fecha de expedición de los certificados Ciudad Emisión del certificado: Digitar la ciudad de expedición de los certificados

17 Rangos: Corresponde al rango de Nit desde y hasta el cual se quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el último tercero creado Rango de Cuentas: Corresponde a las cuentas contables que se deben tener como base para la generación del certificado. Ejemplo. CERTIFICADO CUENTA INICIAL CUENTA FINAL Retención en la Fuente Tener en cuenta que en los certificados de retención solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relación laboral o legal y reglamentaria En el rango de cuentas realizar la búsqueda con las teclas de Función F2 o F3 o digitar los diez dígitos de la cuenta contable, el sistema permite continuar con menos dígitos pero por no tener los dígitos completos el sistema genera el certificado en blanco Desea el Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta marcación en la impresión se habilitara o no el campo para firmar el certificado. Rango de Fechas: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generación de la información, al querer tomar todo el año los campos se pasan con enter Los Certificados de retención en la fuente pueden ser enviados a Excel, Impresión o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma

18 Para poder visualizar los certificados de retención en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el template correspondiente, caso contrario no se podrá exportar en ese formato Ejemplo. Visualización Certificado de Retención en la Fuente - Con Firma b. Base de Retención por Periodos Listado que reporta en un rango de meses por cada uno de los terceros las cuentas contables de retenciones que se afectaron; discriminando el valor base, el porcentaje de la retención y el valor que causa dicha retención.

19 El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora c. Impresión Liquidación de Retención Informe que se puede generar impreso o por pantalla, donde se definen los datos a imprimir, esto se realiza asignado un rango de cuentas en cada rubro

20 Para algunos rubros el sistema sugiere algunos rangos de cuentas contables 4. Control de Impuestos Los listados que aquí se presentan reportan los saldos generales de las cuentas para reportar en la Declaración de Renta. Las opciones que se presentan son: a. Auxiliar Declaración de Renta Para su generación el sistema no solicita ningún parámetro, solamente se puede generar en vista preliminar o impreso El sistema reporta los valores de cada una de las cuentas contables que se deben reportar en cada renglón de la declaración de renta. El sistema toma desde el primer día del año hasta el último día

21 b. Anexos de Renta Para su generación el sistema no solicita ningún parámetro, solamente se puede generar en vista preliminar o impreso El sistema reporta la cuenta contable y el saldo de ella que el programa calcula en cada uno de los rubros. El programa toma desde el primer día del año hasta el último día 5. Comprobantes de Estados Financieros Los Estados Financieros son informes que utilizan los entes económicos para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Es la misma funcionalidad y los mismos informes que se generan en la ruta: Contador Informes Generales Informes Financieros Las opciones que se presentan son: a. Balance General El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Básicos contemplados en el artículo 22 del decreto 2649 de 1993 que el ente económico debe preparar y generar; el cual refleja la información contable de todo lo que

22 tiene la empresa a una fecha determinada (disponibilidad de dinero inmediato y a futuro, deudas, lo que debe cobrar, entre otros). Lo componen las cuentas contables de Activo, Pasivo y Patrimonio; este estado financiero debe ser útil y confiable para la toma de decisiones. Para su generación el sistema permite definir si se requiere comparativo y contra que periodo se desea comparar Para comparar se deben seleccionar periodos o fechas inferiores no es posible selección una fecha superior El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora

23 b. Estado de Resultados El Estado de Resultados es uno de los Principales Estados Financieros Básicos contemplados en el artículo 22 del decreto 2649 de 1993 que muestra en forma ordenada y detallada el resultado de una empresa o negocio, ya sea como utilidad o pérdida del periodo contable. Lo componen las cuentas contables de Ingresos, Egresos y Costos; este Estado Financiero debe ser útil y confiable para la toma de decisiones. Para su generación el sistema permite definir si se requiere comparativo y contra que periodo se desea comparar Para comparar se deben seleccionar periodos o fechas inferiores no es posible selección una fecha superior

24 El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora c. Estado de Flujo de Efectivo El Estado de Flujo de Efectivo es un Estado Financiero Básico contemplado por el artículo 22 del decreto 2649 de 1993, que presenta la información pertinente a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico. El objetivo del flujo de efectivo básicamente es determinar la capacidad con que cuenta la empresa para generar efectivo Para su generación el sistema permite definir si se requiere comparativo y contra que periodo se desea comparar d. Estado de Cambios en la Situación Patrimonial El Estado de Cambios en la Situación Patrimonial es un Estado Financiero Básico contemplado por el artículo 22 del decreto 2649 de 1993 cuya finalidad es mostrar las variaciones que sufran los diferentes rubros que componen el patrimonio en un periodo determinado, en otras palabras, compara el saldo con que inician las cuentas del grupo 3 con el saldo final de estas. Para su generación se habilitan la siguiente ventana: Modifica: Para generar el estado financiero se debe ingresar primero a esta opción donde el programa permite asociar las cuentas contables que hacen parte de cada concepto del patrimonio, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

25 Permite seleccionar a qué nivel se desean presentar las cuentas contables (Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliar sub-auxiliar) En estos conceptos se recomiendan asignar las siguientes cuentas contables: CONCEPTO CUENTAS CONTABLES Capital Social Superávit de Capital Reservas: Obligatorias Estatutarias Ocasionales Revalorización del patrimonio Dividendos o Participaciones Resultados del ejercicio Resultados de Ejercicios anteriores Superávit por valorización Solo se puede definir un modelo a cualquier nivel de cuenta contable, si se desea un nuevo modelo se debe ingresar y modificar el existente.

26 Ejecuta: Una vez dados los parámetros, se ingresa a esta opción para generar el estado Financiero diseñado, allí el sistema solicita los parámetros para enviar a impresión. Ejemplo. a. Presentación preliminar del Estado de Cambios en la Situación Patrimonial: El Estado de Cambios en la Situación Patrimonial se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel. e. Estado de Cambios en la Situación Financiera El Estado de Cambios en la Situación Financiera es un Estado Financiero Básico contemplado por el artículo 22 del decreto 2649 de 1993, el objetivo fundamental de este estado financiero, es suministrar información relevante y concisa sobre cambios en el capital de trabajo, con los cuales se proporciona un detalle de la gestión y se mejora la comprensión de las actividades y operaciones de un ente económico sobre un período contable. El Estado de Cambios en la Situación Financiera se debe elaborar de tal forma que se reflejen las fuentes específicas de las cuales se ha obtenido el capital de trabajo. Para su generación se habilitan la siguiente ventana:

27 Modifica: Para generar el estado financiero se debe ingresar primero a esta opción donde el programa permite asociar las cuentas contables que hacen parte de cada concepto o rubro contable, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla: Permite seleccionar a qué nivel se desean presentar las cuentas contables (Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliar sub-auxiliar) Solo se puede definir un modelo a cualquier nivel de cuenta contable, si se desea un nuevo modelo se debe ingresar y modificar el existente

28 Ejecuta: Una vez dados los parámetros, se ingresa a esta opción para generar el estado Financiero diseñado, allí el sistema solicita los parámetros para enviar a impresión. Ejemplo. a. Presentación preliminar del Estado de Cambios en la Situación Financiera: El Estado de Cambios en la Situación Financiera se puede enviar a Vista Preliminar, Impresión o Excel. 6. Índices Financieros El sistema genera el análisis financiero de algunos indicadores que tiene el sistema maneja y estos permiten ser seleccionados como son:

29 El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora 7. Análisis en Ajustes de Inflación IMPORTANTE: Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no se debe realizar esta marcación En esta opción el sistema permite generar estados financieros (Balance General Estado de Resultados) comparativos reflejando el efecto que tienen los ajustes por inflación

30 Las opciones que allí se presentan son: a. Estados Financieros sin Ajuste en Balance: Genera el Balance General Comparativo b. Estados Financieros sin Ajuste en P y G: Genera el Estado de Resultados Comparativo c. Análisis de Corrección Monetaria: Listado que reporta el efecto de los ajustes por inflación en cada uno de los rubros contables El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora d. Mayor composición de Ajuste por Inflación Listado que reporta cada una de las cuentas contables marcadas como ajustables y el efecto que ha tenido este ajuste en cada partida El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora

31 8. Desfases Presupuestales Reportes que toman en cuenta la información definida en el modulo de presupuesto, las opciones que allí se presentan son: a. Partidas Ejecutadas no presupuestadas Para su generación el sistema solicita el mes a tener en cuenta, el rango de cuentas contables y el nivel de la cuenta contable para la presentación del informe y reportar todas aquellas cuentas que han tenido movimiento pero no fueros presupuestadas El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora b. Mayor Ejecución Versus Presupuesto Listado que reporta aquellas cuentas contables que se presupuestaron y su ejecución o valor contabilizado es superior al valor presupuestado El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora c. Menor Ejecución Versus Presupuesto Listado que reporta aquellas cuentas contables que se presupuestaron y su ejecución o valor contabilizado es inferior al valor presupuestado El listado se puede enviar a vista preliminar o impresora

32 9. Auditoria de Registros Estos listados reportan algunas características específicas o movimiento relacionado con documentos, terceros y parámetros generales. Las opciones que allí se presentan son: a. Análisis de Documentos: Opción que Administra y controla todo lo referente a los documentos contables definidos en el sistema. Los informes que allí se generan son: Consecutivo sin grabar anulado Documento creados versus utilizados Numero de Documentos ítems Diarios y Mensuales Documentos Borrados Documentos Borrados por periodos Documentos por Utilizar Relación de documentos e ítems por clave Estos listados se pueden generar impresos o en vista preliminar. A continuación se describen cada uno de ellos: Consecutivo sin grabar anulado: Listado que reporta en un rango de tiempo y por tipo de documento cuantos documentos han sido borrados, cuantos anulados o cuantos se encuentran sin grabar Documentos creados versus utilizados: El listado reporta todos los documentos que se encuentran previamente definidos en el sistema, discriminando si se marco el uso de generador, si están a página completa o media página, si maneja numeración automática y si durante el año han sido o no utilizados.

33 Numero de Documentos ítems Diarios y Anuales: Listado que reporta por cada uno de los días del mes: los tipos de documento que han tenido movimiento, el total de documentos elaborados por cada uno de ellos y el total de ítems registrados. Para generar el listado el sistema lee el mes de ingreso al programa. Documentos Borrados: Listado que reporta todos los documentos que han sido borrados, desde el primer día del año hasta el día de ingreso al sistema; el sistema reporta el Tipo y numero de documento borrado, que clave lo borro y la fecha en que fue borrado.

34 La fecha que reporta este informe, es la fecha de maquina NO la fecha de ingreso al programa. Documentos Borrados por periodos: Este listado presenta el listado de los documentos que fueron borrados, para su generación el sistema solicita un rango de fechas (mes día), el cual corresponde a la fecha en que fueron grabados los documentos. La fecha que reporta este informe, es la fecha de la maquina al momento de borrar el documento NO la fecha con que se ingreso al programa. Documentos por Utilizar: Listado que presenta todos los documentos definidos en el sistema y el rango o consecutivo de ellos que no han sido gravados o que no se ha contabilizado movimiento en ellos

35 Relación de documentos e ítems por clave: Reporte que presenta por clave de usuario, los tipos de documentos contabilizados, el numero de ítems registrados en todos ellos, cuantos de ellos se encuentran activos, cuantos anulados y cuantos borrados. b. Análisis de Terceros: Opción que Administra y controla todo lo referente a los terceros creados previamente en el sistema. Los informes que allí se presentan son: Nits sin Movimiento a N días Nits con Movimientos a determinada cuantía Estos listados se puede generar impresos o en vista preliminar. A continuación se describen cada uno de ellos:

36 Nits sin movimiento a N días: Listado que reporta los terceros a los cuales no se les ha registrado movimiento en un número determinado de días Nits con Movimientos a determinada cuantía: Listado que reporta a que terceros se les ha registrado movimiento superior a un valor que se digite al momento de la generación, discriminando el tipo y número del documento, al igual que la naturaleza del movimiento c. Informe de claves y Nombres: Listado que presenta el código y el nombre de todas las claves definidas en el sistema, detallando por cada una de ellas a que modulo tiene acceso y a cual no; de igual forma discrimina algunos parámetros en especial procesos que se pueden realizar con los documentos