SIIGO WINDOWS. Elaboración - Orden de Pedido. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Elaboración - Orden de Pedido Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Orden de Pedido? 3. Cuál es la Ruta para Elaborar una Orden de Pedido? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Orden de Pedido?

3 Presentación A continuación se presenta una guía que explica el proceso para la elaboración de los Documentos Extracontables (Tipo Z) - Ordenes de Pedido.

4 ELABORACION - ORDEN DE PEDIDO Qué es una Orden de Pedido? Una Orden de Pedido es un documento extracontable y tienen efecto solo a nivel administrativo es decir a nivel de informes para controlar los pedidos que realizan todos y cada uno de los clientes sobre los productos que maneja la empresa. Cuál es la Ruta para Elaborar una Orden de Pedido? La ruta para elaborar una Orden de Pedido es: Pedidos Procesos Elaboración de Pedidos Elaboración Pedidos Una Orden de Pedido SOLAMENTE se puede elaborar cuando se tiene el Modulo de Pedidos; NO es posible elaborar este Tipo de Documento por el Modulo de Documentos ni por Entrada de Comprobantes. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Orden de Pedido? Al momento de elaborar Órdenes de Pedido el sistema habilita la siguiente pantalla:

5 En esta ventana se debe escoger la Orden de Pedido que se va a elaborar, las cuales deben estar previamente parametrizadas por el modulo de contabilidad. A continuación solicita los siguientes datos: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. PEDIDO CRUZA CON COTIZACION:

6 Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Orden de Pedido se selección el campo cruza con cotización. En esta pantalla se debe indicar cuál es la Cotización que cruzara con el presente documento; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo V que no han sido cruzados. Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Orden de Pedido todos los datos digitados en la cotización, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la cotización.

7 PEDIDO SIN CRUCE: Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o binoculares permite consultarlos. Dependiendo del Tipo de SIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. F. de Entrega: Se debe digitar la fecha probable en la cual se entregara el producto al cliente, o la indicada por el cliente según su necesidad. Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica) El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la Orden de Pedido, solamente digitando el número de identificación y colocándole los datos principales. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: Se debe digitar el código del vendedor previamente creado o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con la tecla de función F2 (búsqueda alfabética). F. De Pago: En este campo se debe digitar el tipo de negociación que se pacta con el cliente. Ej. Contado, Crédito 30 días. Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo pendiente en cartera Mora: Solo muestra valor si la factura o facturas en cartera están vencidas. Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera En los campos Disponible, Mora y Saldo; el sistema trae la información de manera automática y dependiendo de la parametrizacion realizada en el catalogo de terceros

8 Datos Adicionales del Cliente: El sistema presenta automáticamente estos datos, los cuales son definidos en la creación del tercero. CAMPOS TRANSACIONALES: Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), F4 (Referencia de fábrica).

9 Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Código de Barras o Referencia. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto y permite realizar modificaciones Referencia: El sistema trae automáticamente la referencia del producto y este no es un campo editable

10 Saldo: Es un campo que el sistema alimenta de manera automática y para ello lee el sado del producto (entradas menos salidas). Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a pedir. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto. si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae en forma automática. % Desc: Permite colocarle un porcentaje de descuento, solo si se parametrizo el campo en la definición del documento. Valor Total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto.

11 En caso que se maneje Porcentaje de Descuento por producto el sistema descuenta de manera automática en el Valor Total el valor del porcentaje de descuento. DESCUENTOS: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.

12 Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos. CARGOS: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema.

13 Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS QUE SE VAN A PEDIR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. El programa presentara la siguiente ventana: El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y cargos calculados, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter.

14 Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la orden de pedido si en la parametrizacion del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento.

15 En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impresora o Excel Para volver a imprimir una Orden de Pedido se debe realizar por la opción de Impresión de Documentos previos en la Ruta: Documentos Documentos - Impresión Documentos Previos, donde es necesario digitar nuevamente el Texto de la FORMA DE PAGO.