VENDEDOR WINDOWS PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO

Transcripción

1 SIIGO Versión 4.3. VENDEDOR WINDOWS PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO 5 1

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN PROCESO DE VENTAS REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO CRUCES DE DOCUMENTOS DE VENTAS PRIMER CASO DE CRUCE SEGUNDO CASO DE CRUCE TERCER CASO DE CRUCE CUARTO CASO DE CRUCE QUINTO CASO DE CRUCE SEXTO CASO DE CRUCE SÉPTIMO CASO DE CRUCE ENLACES EN LA DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN DE COTIZACIONES MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES ORDENES DE PEDIDO MANTENIMIENTO DE PEDIDOS NOTAS REMISION COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION FACTURA DE VENTA ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA RECIBO DE CAJA COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA NOTAS DE DEVOLUCION COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION NOTAS CREDITO COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO

3 11. LIQUIDACION DE COMISIONES COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO COMISION SOBRE RANGO DE DIAS COMISIONES SOBRE PRODUCTOS INFORME DE VENTAS ESTADISTICAS DE VENTAS INFORMES DE PARTICIPACION ADMINISTRACION DE VENDEDORES TALLER

4 INTRODUCCIÓN Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida de la mercancía, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la facturación para realizar un adecuado cruce entre ellos. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía. Tomar decisiones con base en los números generales. 4

5 1. PROCESO DE VENTAS A partir de dos requerimientos como son la Definición de los Documentos y la Definición de Catálogos (creación de productos y terceros), se elaboran los documentos relacionados al proceso de ventas (Ordenes de Pedido - Cotización Nota de Remisión Factura de Venta) a partir de los cuales se pueden generar y analizar Informes de Verificación y Gestión. Al final de este proceso se obtendrán las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los clientes de la empresa. 5

6 2. REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos: Cuentas Contables Definición De Documentos Proceso de Ventas Productos Proveedores Formas de Pago Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como Cotización, Orden de Pedido, Nota de Remisión, Factura de Venta, Nota Crédito, Recibo de Caja; de tal manera que en un momento dado se identifique qué documentos se utilizarán dentro de este proceso. Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicación que se dará más adelante sobre estos cruces. 6

7 Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas: Inventarios Ingresos y servicios Descuentos Descuentos comerciales en ventas Anticipo de Retención en la Fuente Cargos Fletes Seguros Anticipo de Iva Anticipo de Ica Cuentas por Cobrar Caja General - Bancos Anticipo de Clientes Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado. Clientes: En el momento de realizar cualquier registro se debe identificar al cliente, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catálogo de terceros. Formas de pago: Corresponden a la contrapartida utilizada en la contabilización del documento. Las más importantes son: Clientes nacionales Clientes del exterior Anticipo de clientes Bancos - Caja General 7

8 3. CRUCES DE DOCUMENTOS DE VENTAS Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automáticamente la información de un tipo documento específico, previamente digitado, a otro. Dicha operación es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definición de los mismos. En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Ventas: 3.1 PRIMER CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los cuatro documentos que pueden llegar a intervenir en el proceso de ventas de SIIGO Vendedor. En primer lugar se elabora la Cotización que se enviará al cliente, el cual, como es sabido, es un documento extracontable. En segundo lugar, se elabora la Orden de Pedido, una vez autorizada por el Cliente la adquisición de los productos, y también es un documento extracontable. En tercer lugar, se procede a realizar la Nota de Remisión para dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por último, se elabora la Factura de Venta, que afectará los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. Cotización Orden de Pedido Nota de Remisión Factura de Venta 3.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Cotización, Nota de Remisión y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Cotización que se enviará al cliente, el cual, como es sabido, es un documento extracontable. En segundo lugar se procede a realizar la Nota de Remisión para dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por último, se elabora la Factura de Venta, que afectará los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. 8

9 Cotización Nota de Remisión Factura de Venta 3.3 TERCER CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Orden de pedido, Nota de Remisión y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Orden de Pedido, una vez autorizada por el Cliente la adquisición de los productos, el cual es un documento extracontable. En segundo lugar se procede a realizar la Nota de Remisión para dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por último, se elabora la Factura de Venta, que afectará los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. Orden de Pedido Nota de Remisión Factura de Venta 3.4 CUARTO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Nota de Remisión y Factura de Venta. En primer lugar la Nota de Remisión para dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por último, se elabora la Factura de Venta, que afectará los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. 9

10 Nota de Remisión Factura de Venta 3.5 QUINTO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Cotización y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Cotización que se enviará al cliente, el cual, como es sabido, es un documento extracontable. Y se realiza la Factura de Venta, la cual tendrá dos funciones: La primera es dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Remisión; y la segunda es afectar los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. Cotización Factura de Venta 3.6 SEXTO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, se están utilizando los documentos Orden de Pedido y Factura de Venta. En primer lugar se elabora la Orden de Pedido, una vez autorizada por el Cliente la adquisición de los productos, el cual es un documento extracontable. Y se realiza la Factura de Venta, la cual tendrá dos funciones: La primera es dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota 10

11 de Remisión; y la segunda es afectar los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. Orden de Pedido Factura de Venta 3.7 SÉPTIMO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, únicamente se utiliza el documento Factura de Venta, no teniendo un carácter de cruce propiamente dicho. Al elaborar la Factura de Venta, se obtendrán dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva salida a los productos vendidos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Remisión; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilización del ingreso, los impuestos, la forma de pago. Factura de Venta 3.8 ENLACES EN LA DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS Es necesario ir a la opción Contabilidad Definición de documentos Parámetros de Documentos. 11

12 En la definición de la Orden de Pedido, la opción Cruza con Cotización debe marcarse en el caso de Cruzar cotización con Orden de Pedido, tal como aparece a continuación: 12

13 En la definición de la Nota de Remisión en la opción Cruza Pedido/Cotización/No Cruza (P/C/N), al colocar la letra P, el sistema cruza la Orden de Pedido con la Remisión. Al indicar C, cruza la Cotización con la Nota de Remisión. Al indicar N, no cruza con ninguna de las anteriores (Cotización Orden de Pedido). Adicionalmente existe la opción Cruza con Factura/No cruza, al digitar la letra F, se indica que cruzará con la Factura de Venta, de lo contrario, se digita N. 13

14 En la definición de la Factura de Venta, en la opción Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza, al digitar R, se indica que cruza la Nota de Remisión con la Factura de Venta. Al digitar P, se indica que cruza la Orden de Pedido con la Factura de Venta. Cuando se digita C, se indica que cruza la Cotización con la Factura de Venta. Y, se digita N, cuando no se cruzará la Factura de Venta con alguno de los anteriores documentos. 14

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16 4. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES Ruta: Ventas Administración de Cotizaciones - Elaboración Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, más su efecto es a nivel administrativo para controlar lo cotizado vs. lo facturado a través de los informes que genera la opción Ventas Administración de Cotizaciones. RECUERDE En esta opción se debe escoger la cotización, la cual debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos. 16

17 Una vez elegida el comprobante sobre el cual se digitará el documento, se deben registrar los siguientes datos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la cotización. Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la cotización, solamente digitando el Nit o identificación del tercero, y colocándole los datos principales; si se encuentra creado se puede llamar con el ícono la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente). Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el icono la tecla de función F2, permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía. 17

18 Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono de función F2, permite consultar. o con la tecla Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema presenta automáticamente estos datos, si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por codigo de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B 18

19 Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. 19

20 Lista de Precios: Al indicar al tercero en su creación (Contabilidad Administración de Terceros Apertura), Lista de Precios 13, el sistema presenta la lista de precios con el fin de elegir aquella que se aplicará al cliente: Descripción: el sistema presenta automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a cotizar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el momento de la creación de la cotización. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en el momento de la creación de la cotización. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de la cotización. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de la cotización. 20

21 Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono. 21

22 El sistema presenta los valores totales de los descuentos calculados producto por producto, y en caso de no tener alguna modificación, se deben repasar con Enter. Para terminar, el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la cotización si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. 22

23 En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días de validez de la oferta el nombre de quien va dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo de la persona que elabora la cotización. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión o vista preliminar.. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 23

24 4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES Ruta: Ventas Administración de Cotizaciones - Mantenimiento. Esta opción se utiliza para modificar o borrar una cotización que esté grabada en el sistema. Se debe hacer doble click sobre el tipo de comprobante sobre el cual se realizará el mantenimiento: 24

25 Se debe ingresar el número de cotización que se desea modificar y digitar Enter. El sistema presenta automáticamente los productos que se realizaron en la cotización, y preguntará SI DESEA ANULARLO SI ó NO. Al responder la pregunta desea anularlo SI sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc. 25

26 Las opciones de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, las presenta sin información, en el caso en que la Cotización, no se encuentre cruzando con otro documento ( Remisión- Factura). Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en la cotización. 26

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28 5. ORDENES DE PEDIDO Ruta: Pedidos Elaboración de Ordenes de Pedido Las órdenes de Pedido son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo para controlar los diferentes pedidos de cada uno de los clientes. RECUERDE En esta opción se debe escoger la Orden de Pedido, la cual debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos. 28

29 IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Cotización y Orden de Pedido, el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual(es) es (son) la(s) Cotización(es) que cruzará(n) con el presente documento: En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono tecla de función F3. o con la 29

30 Para seleccionar la(s) Cotización(es) a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección. Al ingresar a elaborar la Cotización, el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del pedido. Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se le elabora el pedido. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del pedido, solamente digitando el número del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono o las teclas de función F2 (alfabéticamente) y/o F3 (numéricamente). Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos. Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté amarrado al Nit antes digitado. 30

31 Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica 31

32 Búsqueda por codigo de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. 32

33 Descripción: el sistema trae automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades del pedido. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el momento de la creación del pedido. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en el momento de la creación del pedido. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación del pedido. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación del pedido. Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. 33

34 RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono. El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto. 34

35 El sistema traerá automáticamente el número del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 35

36 5.1. MANTENIMIENTO DE PEDIDOS Ruta: Pedidos Mantenimiento de Ordenes de Pedido. Esta opción se utiliza para modificar o borrar una Orden de pedido que este grabado en el sistema: Se debe ingresar él número del pedido que se desea modificar y digitar Enter. El sistema presenta en forma automática, los productos que se registraron en el Pedido, y preguntará DESEA ANULARLO SI ó NO. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto. 36

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38 IMPORTANTE. La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, lo muestra sin información en el caso de que el pedido, no este siendo cruzada con otro documento (Remisión- Factura). Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el pedido. 38

39 6. NOTAS REMISION Ruta: Documentos- Notas Documentos Notas. La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga el inventario Se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de mercancía a un cliente determinado, para luego realizar la correspondiente factura de venta. Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S). 39

40 Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla: IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Orden de Pedido y Nota de Remisión, el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Orden de Pedido que se cruzará con el presente documento: 40

41 En este instante, el sistema permite traer un listado de las Órdenes de Pedido pendientes de cruce con el ícono con la tecla de función F3. o Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección. CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota de Remisión. Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota de Remisión. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota de Remisión, solamente digitando el Nit del tercero, y colocándole los datos principales, 41

42 si ya esta creado se puede llamar con el ícono o con las teclas de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente). Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono o con la tecla de función F2 permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono de función F2 permite consultarlos. o con la tecla Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras 42

43 Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. 43

44 Centro de Costo: Con el ícono o con las teclas de función F2. Con Enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales. Nit: Se puede llamar c o con las teclas de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente). Con Enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto. Débito/Crédito: El sistema genera un crédito, ya que se esta descargando mercancía del inventarios. Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga los productos. Con el ícono o con las teclas de función F2 permite consultarla. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se descargan de la Nota de Remisión. 44

45 RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Nota de Remisión se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto 45

46 El sistema traerá automáticamente el número del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. IMPORTANTE La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga los productos del inventario. 46

47 6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION Para verificar la contabilización de la Nota de Remisión, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (S) y número con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Remisión. 47

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49 Ruta: Documentos - Factura 7. FACTURA DE VENTA La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos, descuentos cargos y demás. El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce que se haya colocado en su creación: 7.1. ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta. 49

50 Se debe elegir el tipo de factura a utilizar. Al ingresar al documento Factura de Venta el sistema muestra la siguiente pantalla: 50

51 IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Nota de Remisión y Factura de Venta, el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Nota de Remisión que se cruzará con el presente documento: 51

52 En este instante, el sistema permite traer un listado de las Órdenes de Pedido pendientes de cruce con el ícono con la tecla de función F3. o 52

53 Para seleccionar la(s) Nota(s) de Remisión a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección. Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono o las teclas de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con el ícono F2 permite consultarlo. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos sí se digitaron en la creación del tercero. 53

54 CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono, y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por codigo de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos 54

55 Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. 55

56 Bodega: Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a facturar, con el ícono o las teclas de función F2 es posible consultarlo. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso. Cantidad: Se debe colocar él número de unidades a facturar según la cantidad 1. NOTA: En caso de haber habilitado el manejo de cantidad 2 y después de incluir la cantidad 1, el sistema mostrara una nueva ventana en la que solicita la cantidad 2 Cantidad 2: Se debe colocar él número de unidades a facturar según la cantidad 2. Saldo: El sistema por defecto mostrará el saldo de la cantidad 2, en caso de que se haya habilitado en el registro de control el manejo de la segunda unidad. 56

57 Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la factura. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura. 57

58 Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. NOTA: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de función f1 o con el icono de bandera. El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. 58

59 Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta. 59

60 Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento o cuota. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento o de pago de cuota. Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o cuota. Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto. 60

61 El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 61

62 7.2. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que generó la factura. 62

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64 Ruta: Documentos Recibo de Caja 8. RECIBO DE CAJA El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para registrar los diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial. Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción de Contabilidad Definición de Documentos. Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción de Documentos Recibo de Caja. Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar. 64

65 Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente). Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, se puede llamar con el ícono la tecla de función F2. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, se puede llamar con el ícono la tecla de función F2, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el módulo de Ventas. SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: Contabilización Tipo A Contabilización Tipo O Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla Enter. 65

66 IMPORTANTE Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el módulo de Cuentas por Cobrar. Al terminar el sistema muestra el mensaje: IMPORTANTE Con la tecla de función F9 el sistema permite pasar de una factura a otra, ya que en la mayoría de ocasiones no se cancelan todas las facturas. NOTA: Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con el ícono (Alfabéticamente) F3 (numéricamente). o con las teclas de función F2 66

67 Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el ícono. El sistema traerá automáticamente el número del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. 67

68 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. 68

69 Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo. 8.2 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los clientes la cuenta debe estar marcada como por Cobrar. 69

70 Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago de anticipo de clientes por la ruta Parametrización Formas de Pago. En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se debe realizar la siguiente contabilización. 70

71 Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar. Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o el ícono permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. 71

72 Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 el ícono permite consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el módulo de Ventas. Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta (anticipo de clientes), y colocarle el valor correspondiente al anticipo. Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el ícono. 72

73 El sistema traerá automáticamente el número del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la factura por la opción de Documentos- Factura. 73

74 Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos nos debemos ubicar el la opción de forma de pago: 74

75 Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes, la cual debe estar amarrada a la cuenta : Después de elegir la forma de pago, en la opción de Tipo, haciendo click sobre icono o con la tecla de función F9, el sistema mostrará el recibo de caja con el cual fue contabilizado el anticipo. 75

76 Se debe escoger el anticipo correspondiente con doble click: 76

77 Para verificar la contabilización del anticipo se debe ingresar a Contabilidad- Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes y llamar la factura. 77

78 78

79 9. NOTAS DE DEVOLUCION Ruta: Documentos- Devolución de Facturas La Nota de Devolución es un documento contable, el cual reversa todos los movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera IVA-descuentos cargos fletes). Adicionalmente. Al ingresar a la opción el sistema solicita el tipo y número de la factura que se desea afectar para la devolución. Con el ícono realizar dicha consulta. o con la tecla de función F2 es posible 79

80 El sistema pide el número de la factura que se desea devolver. 80

81 El sistema muestra automáticamente con enter los datos de la factura que se esta devolviendo como nit, centro de costo, nombre, vendedor, dirección, ciudad, teléfonos, producto, bodega, cantidad y valor. Se debe indicar el producto y el número de unidades que se desean devolver. 81

82 RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la Devolución se debe grabar con el ícono función F1. o con la tecla de Forma de Pago: El sistema trae automáticamente la forma de pago que se utilizo en la factura de venta. Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO. 82

83 El sistema traerá automáticamente el número de la nota de devolución si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION Para verificar la contabilización de la Nota de Devolución, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. 83

84 Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Devolución. RECUERDE La Nota de Devolución es un documento contable que permite devolver diferentes artículos, los cuales se hayan vendido en una factura de venta, adicionalmente reversa las contabilizaciones como cartera, IVA, devoluciones en ventas, entre otros. 84

85 10. NOTAS CREDITO La Nota Crédito es un documento contable el cual es utilizado para registrar diferentes contabilizaciones que afecten la cartera, impuestos, inventarios etc. Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la factura etc. Para la elaboración de la Nota Crédito se debe ingresar a la opción de Documentos- Notas Documentos Notas. Se debe escoger el documento de nota crédito Tipo (C). 85

86 Al ingresar al documento Nota de Crédito el sistema muestra la siguiente pantalla. CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Crédito. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Crédito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Crédito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya 86

87 esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),f4(referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes. Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia o cuenta contable, en este caso se puede consultar la cuenta F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente). 87

88 Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales. Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales. Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta contable. Debito/ Crédito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento. 88

89 Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se esta utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar. En esta opción se debe colocar el numero de la factura que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de de documento (F), numero del tipo (001), numero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago o con el icono de binoculares. NOTA: Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto. 89

90 Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que sé este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Crédito, siempre y cuando se este utilizando un producto. NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA UNA DE LAS CUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA CREDITO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el numero de la nota crédito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. 90

91 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO Para verificar la contabilización de la Nota de Crédito, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. 91

92 Se debe indicar el tipo del documento (C) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Crédito. 92

93 11. LIQUIDACION DE COMISIONES En esta opción el sistema permite calcular los valores de las comisiones otorgadas a los vendedores por concepto de facturación o recaudo. SIIGO permite calcular tres diferentes tipos de comisiones: Comisión sobre Facturación o Recaudo Comisión sobre rango de días Comisión sobre productos 11.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya colocado en la creación de los vendedores. Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no. Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión 93

94 El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI, se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina. Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos Incluidos los Descuentos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta. Incluidos los Cargos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en la factura de venta. Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la liquidación de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con F1 o con el icono de bandera pasa a la siguiente opción. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales). 94

95 El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel. 95

96 11.2. COMISION SOBRE RANGO DE DIAS El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o recaudo, dependiendo del numero del porcentaje que se haya colocado en la opción de rango de días. El sistema permite crear 99 modelos de rango de días para liquidar comisiones El programa pregunta el rango de días de las facturas vencida o por vencer y el porcentaje de la comisión. Ejemplo: Si nos cancelan una factura que tiene de vencida entre 89 y 30 días se liquidara un 3 % de comisión. 96

97 Después de realizar la parametrización del modelo para liquidar comisiones, se debe ingresar a la opción Comisión de Rango de Días. Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no. 97

98 Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI, se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina Modelo a utilizar: Se debe colocar él numero del modelo sobre el cual se realizara la comisión. 98

99 Rango de Vendedores: Se debe colocar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos. Incluye los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en el Recibo de Caja. Incluya los Cargos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc.) contabilizados en el Recibo de Caja. Vendedor de Recibo o Vendedor de la Factura: Se debe digitar si se desea liquidar la comisión al vendedor que realizado la factura o al vendedor que realizo el recibo de caja. Fecha Documento Fecha de Vencimiento: Se debe indicar si se quiere tener en cuenta para la liquidación de comisiones la fecha de elaboración de la factura o la fecha de vencimiento. Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la liquidación de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con F1 o con el icono de bandera pasa a la siguiente opción. Por ultimo el programa pregunta si quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales). Si se ingresaron saldos iniciales de cartera, se debe ingresar el numero del comprobante de saldos iniciales para que lo tome en cuenta en las liquidaciones. 99

100 Notas Crédito y Notas de Devolución Cruzan con el Recibo de Caja: Se debe responder que SI, para tener en cuenta en la liquidación de comisiones las Notas Crédito y las Notas de Devolución. El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel COMISIONES SOBRE PRODUCTOS El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre producto, es decir que cada producto tendrá un porcentaje de comisión, el cual se debe parametrizar por la opción Por Productos. 100

101 Al ingresar a esta opción el sistema pregunta Código del Vendedor Producto (con F2 binoculares consulta), y porcentaje de comisión. Después de haber realizado esta la parametrización por cada uno de los productos, se debe ingresar a la opción Comisiones por productos. 101

102 Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no. Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión. El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO: si se responde que SI, se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina. 102

103 Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos. Incluidos los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta. Detalla los Productos: Se debe responder SI desea generar el informe detallado por producto, caso contrario se debe responder NO. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales. El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel. 103

104 12. INFORME DE VENTAS 12.1 ESTADISTICAS DE VENTAS En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la empresa. SIIGO genera estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro de costo, ciudad etc. En este informe el sistema discrimina la información de cada uno de los productos, con cantidades y valores. 104

105 12.2 INFORMES DE PARTICIPACION En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos. En este informe permite analizar el porcentaje de participación de cada uno de los productos con respecto a las ventas de la compañía. El sistema muestra el producto, la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participación. 105

106 12.3. ADMINISTRACION DE VENDEDORES En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor. Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Edades por Vendedor a 5 Columnas: Esta opción permite generar informes donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales pueden ser a 5 columnas dependiendo de la impresora. NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados previamente por el Modulo de Cartera- Edades de Cartera- Actualiza a 5 Columnas. 106

107 El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, en la columna correspondiente. 107

108 TALLER FACTURACIÓN Y RECAUDO SIIGO VENDEDOR WINDOWS 108

109 TALLER Consulta Proceso de Certificación PORTAL DE CLIENTES Ubíquese en el escritorio del equipo y de clic al icono y allí ingrese por el portal de clientes para acceso a la página Digite su usuario y clave de acuerdo a la que le fue asignada en la sesión 2, teniendo en cuenta que User Name corresponde a su serial y Password a su clave. Una vez allí, ingrese por la opción de certificación y consulte el contenido de la misma 109

110 Por ultimo ingrese a la opción de certificados, verifique los resultados por usuario y nivel, recuerde que allí le muestra la relación de preguntas contestadas correctamente y las que no, por modulo y por tema. Acceso a Contáctenos Ingresa por la opción de contáctenos y verifique cada una de las áreas a las que pueden enviar mensajes, de clic sobre servicio al cliente 110

111 Preguntas Frecuentes Ingrese a preguntas frecuentes y por la opción de búsqueda por tema ubique los siguientes instructivos. 111

112 1. Cómo definir los cruces de documentos en el proceso de venta? 2. Cómo se realiza mantenimiento de cotizaciones? 3. Cómo generar el informe auxiliar de pedidos pendientes por remisionar o facturar? 4. Cómo se elabora una nota de remisión? 5. Cómo se elabora una Nota de Devolución? 112

113 ELABORACION DE LA COTIZACION Para la elaboración de la Nota la Cotización se debe ingresar a la opción de Ventas- Admón. de Cotizaciones Elaboración. En esta opción se debe escoger la cotización. 113

114 CAMPOS GENERALES: FECHA 10/02/2007 NIT F2 Consulta CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta NOMBRE Almacén Mil Vajillas VENDEDOR 0002 F2 Consulta FECHA DE ENTREGA 15/02/2007 FORMA DE PAGO CREDITO 30 DIAS Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la información de la tabla, facturar los siguientes productos con F2 permite consultar los productos: Producto MARMITA REYNOLDS 10 LTS. VAJILLA VALLADOLID 10 PUESTOS OLLA A PRESION IMUSA 5000 C.C. Cent. Costo Bodega Cant Vlr. Unit Porc Desc unid $ % unid $ % unid $ % IMPORTANTE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función f1 o con el icono de. El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto. 114

115 El sistema traerá automáticamente el número de la cotización si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días de validez de la oferta, el nombre de quien va dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo de la persona que elabora la cotización. 115

116 El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 116

117 Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo Salir. ELABORACION ORDEN DE PEDIDO Para la elaboración de la ORDEN DE PEDIDO se debe ingresar a la opción Pedidos - Elaboración de órdenes de Pedido. En esta opción se debe escoger el Pedido, si se tienen varios parametrizados. 117

118 IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Cotización y Orden de Pedido, el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual(es) es (son) la(s) Cotización(es) que cruzará(n) con el presente documento: En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono tecla de función F3. o con la 118

119 Para seleccionar la(s) Cotización(es) a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección. CAMPOS GENERALES: Verificar que el sistema traiga en forma automática la siguiente información, digitando Enter: FECHA 10/02/2007 NIT F2 Consulta CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta NOMBRE Almacén Mil Vajillas VENDEDOR 0002 F2 Consulta FECHA DE ENTREGA 15/02/2007 FORMA DE PAGO CREDITO 30 DIAS Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: 119

120 Con la información de la tabla, facturar los siguientes productos con F2 permite consultar los productos: Producto MARMITA REYNOLDS 10 LTS. VAJILLA VALLADOLID 10 PUESTOS OLLA A PRESION IMUSA 5000 C.C. Cent. Costo Bodega Cant Vlr. Unit Porc Desc unid $ % unid $ % unid $ % IMPORTANTE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función f1 o con el icono de. El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la Orden de Pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión o vista preliminar. 120

121 En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo Salir. ELABORACION DE LA NOTA DE REMISION Para la elaboración de la Nota de Remisión se debe ingresar a la opción de Documentos- Notas Documentos Notas. 121

122 Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S. Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla: IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Orden de Pedido y Nota de Remisión, el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Orden de Pedido que se cruzará con el presente documento: 122

123 En este instante, el sistema permite traer un listado de las Órdenes de Pedido pendientes de cruce con el ícono con la tecla de función F3. o Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección. Verificar que el sistema traiga en forma automática la siguiente información, digitando Enter: FECHA 10/02/2007 NIT F2 Consulta 123

124 CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta NOMBRE Almacén Mil Vajillas VENDEDOR 0002 F2 Consulta FECHA DE ENTREGA 15/02/2007 Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero. CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la información de la tabla, remisionar los siguientes productos (con F2 consulta los productos): Producto Cent. Bodega Cant Bodega Deb/Cred Costo MARMITA REYNOLDS 10 LTS unid 0001 C VAJILLA VALLADOLID unid 0001 C PUESTOS OLLA A PRESION IMUSA unid 0001 C C.C. IMPORTANTE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función f1 o con el icono de. 124

125 Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente él número del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 125

126 Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo Salir. INFORMES DE NOTAS DE REMISION Los siguientes son informes de las Notas de Remisión: Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-Pendiente por Producto (pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs. Lo Facturado. Para consultar el producto MARMITA REYNOLDS 10 LTS con la tecla de función F2. Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape). 126

127 Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-Pendiente por Cliente (pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs. lo Facturado discriminado por cliente. Se debe escoger el tercero ALMACEN MIL VAJILLAS con la tecla de función F2 consulta. Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESCAPE. 127

128 ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE INVENTARIOS Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta. Se debe elegir el tipo de factura a utilizar. 128

129 Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Remisión y Factura de Venta, el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual(es) es (son) la(s) Remisión(es) que cruzará(n) con el presente documento: En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono tecla de función F3. o con la 129

130 Para seleccionar la(s) Cotización(es) a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección. CAMPOS GENERALES: Fecha: 2007/01/15 Nit: F2 consulta Centro de Costo: 0001 F2 consulta Nombre: Almacén Mil Vajillas Vendedor: 002 F2 consulta Dirección-Ciudad-Tel El sistema trae estos datos automáticamente 130

131 CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la información de la tabla, facturar los siguientes productos: Producto C.Costo Bod. Cant Porc Desc Porc Ret MARMITA REYNOLDS 10 LTS unid 10% 3.5% VAJILLA VALLADOLID 10 PUESTOS unid 5% 3.5% OLLA A PRESION IMUSA 5000 C.C unid 10% 3.5% NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta. 131

132 Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento 2007/02/15. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento. Valor: se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto. 132

133 El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. 133

134 Sé digita OK para continuar Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo Salir. 134

135 Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (Escape). COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura. 135

136 Después de analizar este documento se debe seleccionar la opción de Ignorar. EJERCICIO PROPUESTO Después de elaborar esta secuencia de cruces, parametrice en Contabilidad Definición de Documentos Parámetros de Documentos, el cruce que desea trabajar en su empresa, y luego realice un ejercicio a criterio propio, con los documentos que intervendrán en el mismo. 136

137 ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción de Contabilidad Definición de Documentos. Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la opción de Documentos Recibo de Caja. Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar. En esta opción se debe repasar con ENTER El tipo de Documento-Documento- Numero. 137

138 Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: 2007/02/15 Cuenta: Cuenta de Caja General Nit: F2- Consulta Centro de Costo: 0001 F2- Consulta Nombre: Almacén Mil Vajillas Vendedor: 0002 F2- Consulta SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: Contabilización Tipo A Contabilización Tipo O Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. El sistema traerá las facturas pendientes digitando la tecla Enter. 138

139 Al terminar el sistema muestra el mensaje: IMPORTANTE Con la tecla de función F9 el sistema permite pasar de una factura a otra, ya que en la mayoría de ocasiones no se cancelan todas las facturas. Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente F3 numéricamente consulta. 139

140 Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita. El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar. 140

141 En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo Salir. 141

142 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo. 142

143 Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar. ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE SERVICIOS Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta. Se debe elegir el tipo de factura a utilizar. 143

144 Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: 2004/01/15 Nit: F2 consulta Centro de Costo: 0001 F2 consulta Nombre: RESTAURANTE EL BAMBU Vendedor: 001 F2 consulta Dirección- Ciudad- El sistema trae estos datos Telefono automáticamente CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la tecla de función F7, permite cambiar de producto a cuenta contable. CUENTA CENT. COST VLR TOTAL PORC Desc. IVA $ % 16% NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. 144

145 El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta. 145