SIIGO WINDOWS. Costeo Predeterminado. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Costeo Predeterminado Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es Costo? 3. Qué es Costeo? 4. Qué es Costeo Predeterminado? 5. Cuáles son las Características del Proceso de Costeo Predeterminado? 6. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar Costeo Predeterminado? 7. Cuál es el Efecto del Sistema de Costeo Predeterminado en el Proceso de Facturación? 8. Cuáles son los Procesos que se Ejecutan al Manejar Costeo Predeterminado? INCREMENTO AL PREDETERMINADO 9. Qué es Incremento al Predeterminado? 10. Cuál es la Ruta Para Realizar el Incremento al Predeterminado? 11. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Realizar Incremento al Predeterminado? ANALISIS AL PREDETERMINADO 12. Qué es Análisis Predeterminado? 13. Cuál es la Ruta Para Generar el Análisis al Predeterminado? 14. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar el Análisis al Predeterminado? COMPROBANTE DE AJUSTE AL PREDETERMINADO 15. Qué es el Comprobante de Ajuste al Predeterminado? 16. Cuál es la Ruta Para Generar el Comprobante de Ajuste al Predeterminado? 17. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Realizar el Comprobante de Ajuste al Predeterminado?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de Costeo Predeterminado, como es su contabilización y ejecución de ajustes.

4 COSTEO PREDETERMINADO Qué es Costo? El costo es el gasto económico que representa la fabricación y/o comercialización de un producto. Al determinar el costo, se puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (el precio al público es la suma del costo más el beneficio). El costo de un producto puede estar formado por: El precio de la materia prima, el precio de la mano de obra directa empleada en su producción, el precio de la mano de obra indirecta empleada para el funcionamiento de la empresa, el costo de amortización de la maquinaria y de los edificios y por último el beneficio o utilidad establecida por la empresa al momento de realizar la venta de un bien Qué es Costeo? Es un proceso por medio del cual teniendo en cuenta algunas variables (mano de obra directa e indirecta, costos directos e indirectos de fabricación, entre otros) se le asigna el valor del costo a un bien Qué es Costeo Predeterminado? El Costeo Predeterminado consiste en asignarle individualmente a cada producto en su creación un costo predeterminado; dicho costo lo calcula la empresa dependiendo de un estudio de costos previo realizado a cada uno de los productos. El Costeo Predeterminado al momento de efectuar una Nota de Remisión, Factura de Venta o Nota de Salida descarga cantidades en el inventario a un valor estimado o predeterminado, permitiendo realizar salidas en cantidades negativas y al final de mes mediante un proceso de Ajuste al predeterminado se contabiliza el costo real.

5 Sin embargo SIIGO calcula independientemente el costo promedio de cada producto dependiendo del movimiento que haya tenido Cuáles son las Características del Proceso de Costeo Predeterminado? Las características fundamentales del proceso de Costeo Predeterminado son: Se pueden realizar salidas de mercancía con saldos negativos en los inventarios sin dañar el costo promedio del producto; es decir no es necesario disponer de la mercancía para realizar el proceso de facturación. Todas las salidas de inventario el sistema descarga el inventario y contabiliza el costo predeterminado que se haya asignado para cada producto. El orden de ingreso de los documentos contables no afecta el costo de los productos (se pueden primero ingresar las ventas dejar el inventario en rojo y luego registrar las compras). Se pueden repasar, modificar o borrar documentos contables. Se puede obtener Estado de Resultados con valores Estimados ya que los Costos utilizados durante el mes son Predeterminados El último día del mes se debe ejecutar el proceso de Ajuste al Predeterminado El informe de Valorización de Saldos, se puede obtener con valores estimados en cualquier momento y solo a final de mes después de correr el proceso de ajuste al predeterminado se pueden obtener valores reales Se recomienda que mientras se está ejecutando el proceso de ajuste al predeterminado, ningún usuario ingrese al programa o se encuentre trabajando en el sistema; el proceso demora dependiendo del nivel de información y la capacidad del equipo donde se ejecute el proceso. El Proceso de ajuste al predeterminado genera contabilizaciones en Documentos Tipo L. Después de ejecutar el proceso de ajuste al predeterminado no se deben borrar documentos contables del mes, esto altera la información de inventarios en valores o cantidades dependiendo de la contabilización realizada Importante: El costeo predeterminado reúne características del Costeo en Línea y Costeo en Batch; en cualquier momento del mes se tiene el informe de Valorización de Saldos y Estado de Resultados en un costo estimado fijado por la empresa y se puede o no ajustar a final de mes corriendo el proceso de ajuste al predeterminado

6 Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar Costeo Predeterminado? Antes de ejecutar el proceso de costeo se debe revisar: Registro de Control: a. Se debe digitar el código de la bodega y centro de costos principal que maneja la empresa y en caso que el tipo de SIIGO lo maneje y si se definieron ubicaciones y sub centro de costos estos también se deben digitar allí: Importante: En caso que la empresa tenga creadas ubicaciones y/o sub centro de costos y no digitar estos códigos en el registro de control al momento de ejecutar el proceso de costeo se pueden presentar inconsistencias que impedirán la culminación correcta del proceso

7 b. Debe estar marcado el tipo de Costeo que maneje la empresa, en este caso Costeo Predeterminado. Importante: Para el Costeo Predeterminado a las tres preguntas se debe responder SI, para ello las casillas se deben seleccionar Definición de Documentos a. Tener definido DOS documentos Tipo L; uno de ellos para realizar el ajuste de inventarios y el otro para realizar la contabilización del proceso de ajuste al predeterminado

8 b. Verificar que los documentos contables que cargan el inventario (Nota de Entrada, Compras, entre otros) y descargan los inventarios (Nota de Remisión, Factura de Venta, entre otros) este marcado en su definición la casilla Actualiza Inventario Elaboración de Documentos: a. Digitar completamente la información, es decir se deben ingresar todos los documentos del mes que afecten el inventario (Registro de Compras, Facturas de Venta, Notas de Remisión, Notas de Entrada, Notas de Devolución etc.). No es necesario que sea en orden cronológico Catalogo de Productos: a. Antes de digitar los movimientos del inventario del mes, es necesario registrar el costo predeterminado o presupuesto a cada uno de los productos; para ello se debe ubicar el campo Costo Predeterminado y allí se habilita una casilla para ingresar el costo estimado del producto por cada mes

9 Cuál es el Efecto del Sistema de Costeo Predeterminado en el Proceso de Facturación? Cuando se maneja Costeo Predeterminado al momento de realizar una Remisión, Factura de Venta o Nota de Salida, el programa descarga el inventario en cantidades y afecta directamente el costo de ventas.. Importante: El valor del costo nunca se verá en la impresión del documento Ejemplo: Al revisar la contabilización de la Factura de Venta cuando esta sea la que descarga el inventario el sistema afecta la cuenta 14nnnn de inventarios y la cuenta 61nnnn de costo de ventas con valores Importante: Tener en cuenta que es diferente el Precio de Venta al Costo de Venta

10 Importante: Al momento de contabilizar una Nota de Remisión Factura de Venta o Nota de Salida; se afectara inmediatamente las cuentas de Inventario y de Costo de Ventas: Crédito: Cuenta de Inventarios (14) Débito : Cuenta de Costo (61) El costo de ventas se puede visualizar en el Informe de Movimiento de Inventarios, indicando el costo estimado que se asigno a cada uno de los productos en el catalogo Cuáles son los Procesos que se Ejecutan al Manejar Costeo Predeterminado? Los procesos que se ejecutan al manejar Costeo Predeterminado son: Incremento Predeterminado Análisis Predeterminado Comprobante Ajuste Predeterminado

11 INCREMENTO AL PREDETERMINADO Qué es Incremento al Predeterminado? La opción de Incremento al predeterminado se usa para iniciar los costos estándares o predeterminados de los productos o actualizarlos periódicamente según se requiera, utilizando algunos criterios de selección en el programa Cuál es la Ruta Para Realizar el Incremento al Predeterminado? La ruta para realizar el proceso de Incremento al Predeterminado es: Inventarios Procesos Administración de Costeo Incremento Predeterminado Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Realizar Incremento al Predeterminado? Importante: Para realizar este tipo de proceso, se recomienda ingresar al sistema con clave de Administrador el último día calendario del mes; de igual forma se recomienda que ningún otro usuario ingrese a la empresa o se encuentre ejecutando otros procesos

12 Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana: Lo primero a seleccionar son los criterios que el sistema tiene en cuenta al momento de realizar este proceso: Al costo promedio: Al seleccionar esta opción, el sistema carga como costo predeterminado, el costo promedio del producto; para esto el sistema solicita el producto o rango de productos a los cuales se les va a aplicar este costo

13 Ejemplo. El costo predeterminado para el producto en el mes de Diciembre esta en ceros, se ejecuta la Opción de Incremento Predeterminado Al Costo Promedio

14 En este caso el programa toma y asigna de forma automática el valor del costo promedio y lo incluye como costo predeterminado para el mes de Diciembre.

15 Al % de valor de Compra: Al seleccionar esta opción, el sistema carga como costo predeterminado, el porcentaje asignado del último valor de compra del producto. Aquí el sistema solicita el producto o rango de productos a los cuales se les aplicara este costo y el porcentaje a tener en cuenta sobre el ultimo valor de compra Ejemplo. El costo predeterminado para el producto en el mes de Diciembre esta en ceros, se ejecuta la Opción de Incremento Predeterminado Al % de valor de Compra

16 En esta marcación el sistema toma el valor de la ultima compra registrada para este ejemplo es la P 3 21, en la cual se adquirieron 50 unidades por un valor de $ , Importante: Valor Unitario = Valor Total / Cantidades Valor Unitario = / 50 Valor Unitario = 4.900

17 Importante: Costo Predeterminado = Ultimo valor de Compra * % de Calculo Costo Predeterminado = * 85% Costo Predeterminado = % de precio de Venta: Al seleccionar esta opción, el sistema carga como costo predeterminado, el porcentaje asignado del precio de venta de acuerdo a la lista de precios seleccionada. Aquí el sistema solicita el producto o rango de productos a los cuales se les aplicara el porcentaje Ejemplo.

18 El costo predeterminado para el producto en el mes de Diciembre esta en ceros, se ejecuta la Opción de Incremento Predeterminado % de precio de Venta El sistema valida los valores incluidos en las listas de precios asignadas en el catalogo del producto para validar el valor de la lista asociada en la opción de incrementos

19 Importante: Costo Predeterminado = Valor Lista de Precios * % de Calculo Costo Predeterminado = * 75% Costo Predeterminado = Incremento en porcentaje: Esta opción es utilizada básicamente para incrementar en un porcentaje, el costo predeterminado ya asignado a cada

20 Ejemplo: producto. Aquí el sistema solicita el producto o rango de productos a los cuales se les aplicara Se ejecuta el incremento al costo predeterminado fijando un 95%

21 Importante: Costo Predeterminado = Costo Predeterminado Fijado + % de Calculo Costo Predeterminado = % Costo Predeterminado = 3.633,75 ANALISIS AL PREDETERMINADO Qué es Análisis Predeterminado? La opción de análisis al predeterminado se debe correr mensualmente para determinar la diferencia entre el costo predeterminado utilizado en los documentos que dan salida al inventario y el costo promedio calculado por el sistema. Importante: En esta opción el sistema nos muestra la diferencia entre las salidas de inventarios al costo predeterminado con respecto al costo promedio.

22 Cuál es la Ruta Para Generar el Análisis al Predeterminado? La ruta para generar el Análisis al Predeterminado es: Inventarios Procesos Administración de Costeo Análisis Predeterminado Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar el Análisis al Predeterminado? Importante: Para realizar este tipo de proceso, se recomienda ingresar al sistema con clave de Administrador el último día calendario del mes; de igual forma se recomienda que ningún otro usuario ingrese a la empresa o se encuentre ejecutando otros procesos Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

23 El sistema solicita el producto o rango de productos sobre los cuales se desea realizar el ajuste; allí solicita un Margen Predeterminado, el cual corresponde a un porcentaje tope que el programa tiene para realizar el ajuste. Se da la opción para incluir o no los traslados para determinar el costo promedio del mes para de esta forma valorizar los traslados dentro del mismo mes. Ejemplo. Costo Promedio: $ Costo Predeterminado $

24 Se contabiliza una factura por 10 unidades y la cual contabiliza el costo predeterminado ($ por unidad y se facturaron 10 unidades para un costo total de $ ) Al momento de generar el Informe de Análisis al Predeterminado se presenta el valor a ajustar, comparando el costo promedio con el costo predeterminado UNIDADES COSTO PROMEDIO COSTO PREDETERMINADO DIFERENCIA VALOR A AJUSTAR 1 $ $ 4000 $ $ $ $ COMPROBANTE DE AJUSTE AL PREDETERMINADO Qué es el Comprobante de Ajuste al Predeterminado? Comprobante de Ajuste al Predeterminado es la opción donde el sistema contabiliza el valor de la diferencia entre el Costo Predeterminado (Fijado por el Usuario) y el Costo Promedio (Establecido por el Sistema), esta es la diferencia encontrada en el análisis del predeterminado; lo cual se realiza a través de un comprobante tipo L-Otros. Cuál es la Ruta Para Generar el Comprobante de Ajuste al Predeterminado? La ruta para generar el Comprobante de Ajuste al Predeterminado es: Inventarios Procesos Administración de Costeo Comprobante Ajuste Predeterminado

25 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Realizar el Comprobante de Ajuste al Predeterminado? Importante: Para realizar este tipo de proceso, se recomienda ingresar al sistema con clave de Administrador el último día calendario del mes; de igual forma se recomienda que ningún otro usuario ingrese a la empresa o se encuentre ejecutando otros procesos Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana: En esta se debe seleccionar el Tipo de Documento L; en el cual se realizara la contabilización del Ajuste de Costeo Predeterminado; posterior el sistema solicita algunos datos para realizar la contabilización del documento

26 Comprobante: El sistema trae por defecto el documento Tipo L previamente seleccionado donde se va a contabilizar el ajuste del costo de los inventarios. Numero: El sistema lo asigna al momento de contabilizar el documento Centro de costo: Se debe digitar el código del centro de costo en el cual se contabilizara el documento, con la tecla de Función F2 o con el icono de permite consultarlos. Importante: Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. Nit: Se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica) Importante: Por ser un proceso interno de la organización se recomienda digitar el Nit de la empresa Sucursal: Este campo se habilitara únicamente si el tercero en su apertura se marco que maneja sucursales

27 Bodega: Se debe digitar el código de la bodega en la cual se contabilizara el ajuste del producto, con la tecla de Función F2 o con el icono de permite consultarlos. Importante: Dependiendo del Tipo de SIIGO y si la bodega está manejando ubicaciones el sistema también solicita este código en la segunda casilla. Actualización Correcta: Al seleccionar la casilla el sistema inicia en forma automática el proceso de contabilización de los documentos Tipo L para contabilizar el Ajuste al Predeterminado Importante: Este proceso demora dependiendo de la cantidad de información (productos) a los cuales se les tiene que realizar ajustes y a la capacidad que tenga el computador en el cual se ejecutan los procesos. Al terminar el sistema presenta el siguiente mensaje:

28 La contabilización del documento se vera de la siguiente forma: Importante: Si en algún momento es necesario realizar alguna modificación, se deben borrar los comprobantes generados en el proceso de ajuste al predeterminado, correr proceso de Recupera y volver a comenzar el proceso

29 1. Si el Valor del Costo Predeterminado es Inferior al Costo Promedio el sistema realiza la siguiente contabilización: 14nnnn (Crédito) 61nnnn (Debito) Ejemplo: Costo Promedio $ Costo Predeterminado $ 4000 Análisis al Predeterminado

30 Contabilización del Documento CUENTA CONTABLE DEBITO CREDITO 14nnnn nnnn Si el Valor del Costo Predeterminado es Superior al Costo Promedio el sistema realiza la siguiente contabilización: 14nnnn (Debito) 61nnnn (Crédito) Ejemplo: Costo Promedio $ Costo Predeterminado $ 5300

31 Análisis al Predeterminado Contabilización del Documento

32 CUENTA CONTABLE DEBITO CREDITO 14nnnn nnnn Importante: El proceso de Ajuste al Predeterminado se debe correr una vez al mes el último día calendario; donde el sistema automáticamente ajusta los valores del costo de los Documentos que dieron salida a los inventarios (Notas de Remisión Factura de Venta Nota de Salida) que hayan contabilizado el costo predeterminado y lo ajusta al costo real o promedio que genera el sistema