SIIGO PYME PLUS. Comprobante Prefijado. Cartilla I

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1 SIIGO PYME PLUS Comprobante Prefijado Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es un Comprobante Prefijado? 3. En qué Casos se Pueden Manejar Comprobantes Prefijados? 4. Qué se Debe Tener Definido Antes de Ejecutar el Comprobante Prefijado? 5. Cuál es la Ruta para Ingresar a la Opción de Comprobantes Prefijados? 6. Qué Opciones Presenta el Sistema al Ingresar a Comprobantes Prefijados y Cuál es su Finalidad? 7. Cuáles son los Datos que el Sistema Solicita en Cada una de las Opciones del Comprobante Prefijado? 8. Recomendaciones para la Ejecución del Comprobante Prefijado

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los comprobantes prefijados; cuales son los parámetros a definir para la correcta ejecución de acuerdo a las necesidades del usuario.

4 COMPROBANTE PREFIJADO Qué es un Comprobante Prefijado? Es una opción del menú que tiene el sistema la cual permite definir los parámetros requeridos para realizar contabilización de documentos de forma periódica y automática, sin que sea necesario hacerlo manualmente. En qué Casos se Pueden Manejar Comprobantes Prefijados? Los comprobantes prefijados se pueden utilizar para: Efectuar el cálculo y contabilización de las provisiones de nómina como son las cesantías, intereses de cesantías, primas de servicios, vacaciones Realizar el cálculo y contabilización de los parafiscales para los usuarios que no cuentan con el módulo de nómina. Se puede usar para registros que manejen dos cuentas, como lo pueden ser la depreciación de activos cuando no se tiene módulo de Activos fijos. Realizar procesos mensuales como amortizaciones. Qué se Debe Tener Definido Antes de Ejecutar el Comprobante Prefijado? Algunos aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar comprobantes prefijados son: 1. Tener creadas las cuentas contables con sus marcaciones correspondientes 2. Tener definido un documento Tipo L (Otros) para realizar la contabilización del comprobante prefijado, en lo posible pueden ser varios uno para cada proceso en caso de ser necesario Ejemplo. Provisiones, Parafiscales, etc. 3. Conocer cuáles son los módulos con los que se cuenta, porque de ello depende para que el proceso se pueda hacer por el modulo o por prefijado Ejemplo. Si no se tiene el módulo de nómina las provisiones se pueden realizar por comprobante prefijado cuenta por cuenta sin conceptos de nómina, pero en caso de tener el módulo de nómina las provisiones se pueden realizar por el modulo 4. Antes de ejecutar la contabilización del comprobante prefijado realizar copia de seguridad 5. Se sugiere que ningún usuario debe estar trabajando en el sistema o tratar de ingresar a él, mientras se ejecuta la contabilización del comprobante prefijado. 6. Fijar los comprobantes prefijados se puede hacer en cualquier fecha, pero al momento de ejecutarlos o contabilizarlos se debe ingresar a SIIGO con el

5 último día del mes o la fecha en que se requiere la contabilización de acuerdo a las necesidades de la empresa. 7. Ejecutar el comprobante prefijado con clave de administrador Cuál es la Ruta para Ingresar a la Opción de Comprobantes Prefijados? La ruta para ingresar a la opción de comprobantes prefijados es: Contabilidad Generación de Comprobantes Comprobantes Prefijados Qué Opciones Presenta el Sistema al Ingresar a Comprobantes Prefijados y Cuál es su Finalidad? Al ingresar al menú de comprobante prefijado se presentan tres opciones: a. Fija: En esta opción se definen los parámetros a tener en cuenta en el momento de la contabilización.

6 b. Imprime: Esta opción permite generar un informe de los comprobantes prefijados que se han parametrizado previamente, el cual se puede enviar a impresora, pantalla y Excel. c. Utiliza: Esta opción permite realizar la contabilización del comprobante

7 Cuáles son los Datos que el Sistema Solicita en Cada una de las Opciones del Comprobante Prefijado? A continuación se describen cada una de las opciones 1. Fijación de Comprobantes Es importante paramétrizar cada uno de los comprobantes profijados que se desean utilizar para poder luego contabilizar los correspondientes documentos, en este caso se va a definir el prefijado para realizar el cálculo de provisiones de prestaciones sociales sobre el concepto de sueldo, el sistema solicita la siguiente información: Comprobante: Corresponde a un consecutivo interno que maneja el sistema y se pueden crear hasta 999 comprobantes, este se tendrá en cuenta posteriormente al momento de realizar la contabilización del documento. Se debe crear un comprobante por cada concepto. Ejemplo. 001 Provisiones de Cesantías 002 Provisiones Prima de Servicios 003 provisiones de Vacaciones 004 Provisiones Intereses de Cesantías.

8 Importante: El usuario tiene el criterio para definir la forma y el orden en que será parametrizado el comprobante prefijado Secuencia: Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias. Permiten efectuar un registro ordenado de cada una de las contabilizaciones que se quieren realizar o para organizar las cuentas que forman base para el cálculo. Ejemplo. Comprobante 1 - Provisiones para concepto de sueldo Secuencia 1 Provisión Cesantías Secuencia 2 Provisión Int. Cesantías Secuencia 3 Provisión Prima de Servicios Secuencia 4 Provisión Vacaciones Porcentaje - Valor: Son excluyentes en cada secuencia. Para el caso de las provisiones de prestaciones sociales se recomienda efectuar la marcación por porcentaje. Saldos - Movimiento: Son excluyentes en cada secuencia. Importante: Esta opción únicamente se habilitara para seleccionar si se escogió la opción Porcentaje en la casilla anterior. Movimiento: El sistema tomara el valor registrado en la cuenta de cálculo del mes, dependiendo de la fecha en la cual este ubicado en el programa Saldo: Al marcar esta opción el sistema tomara el saldo final de la cuenta, para ello se toma el saldo inicial más y/o menos el movimiento debito y crédito del mes Importante: Para el cálculo de las provisiones de prestaciones sociales se deben efectuar sobre el movimiento de las cuentas de cálculo que son base para la liquidación de la provisión Porcentaje/ Valor: Después de escoger la opción de saldo o movimiento el programa habilita un campo según la marcación anteriormente mencionada

9 Porcentaje: Valor: Para el caso de las provisiones de prestaciones sociales los porcentajes para ejecutar el comprobante prefijado mensual son: CONCEPTO PORCENTAJE Provisión Cesantías 8.33 % Provisión Int. Cesantías 1 % Provisión Prima de Servicios 8.33 % Provisión Vacaciones 4.16 % Cuenta de Cálculo: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear la cuenta contable que se van a tomar como base para el cálculo de las provisiones de prestaciones sociales; para el ejemplo se tomara la cuenta contable de Sueldos ( ). Sera necesario crear una nueva secuencia por cada una de las diferentes cuentas contables que forman base para el cálculo de las provisiones

10 Importante: Para el caso de prestaciones sociales se debe tener como cuenta de cálculo cada uno de los grupos contables que maneje la empresa ( ) Centro de Costo: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro de costo y sub centro de costos (si el centro de costos lo maneja) que afectará el movimiento contable. Importante: Si una misma cuenta de cálculo afecta varios centros de costo o subcentros de costo; se debe crear una secuencia por cada centro de costos y subcentro que se requiera afectar.

11 Importante: Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Centros de Costo. Descripción: Se debe escribir el detalle o descripción de la contabilización que se está efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad. Débito: Cuenta: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear la cuenta contable del gasto de la provisión en la que se realizará la contabilización, de acuerdo al cálculo que efectúe el programa.

12 Centro de Costo / Subcentro: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro de costo y sub centro de costos (si el centro de costos lo maneja) que afectará el movimiento contable.

13 Importante: Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Centros de Costo. Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este caso se debe digitar el Nit de la empresa, en esta opción es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el número de Nit. Importante: Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Tercero, Crédito: Cuenta: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear la cuenta contable del pasivo que corresponde a la provisión en la cual se realizara la contabilización, de acuerdo al cálculo que efectúe el programa.

14 Centro de Costo / Subcentro: Es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro de costo y sub centro de costos (si el centro de costos lo maneja) que afectará el movimiento contable. Importante: Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Centros de Costo.

15 Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este caso se debe digitar el Nit de la empresa, en esta opción es posible digitar, realizar la búsqueda o crear el número de Nit. Importante: Este campo se habilitara siempre y cuando la cuenta contable utilizada este marcada como si Tercero, Importante: El valor el programa lo contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta de cálculo por el porcentaje establecido en el comprobante prefijado. 2. Impresión de Comprobantes Permite verificar la información parametrizada en la fijación del comprobante, para esto el sistema solicita el rango de comprobantes a visualizar

16 Del Nro.: Digitar el Código inicial del comprobante fijado Al Nro.: Digitar el Código final del comprobante fijado. Destacado: En este campo se puede seleccionar la opción por vista preliminar, impresora o Excel. Para generar el informe Importante: Si se desea realizar alguna modificación en el prefijado, se debe ingresar por la opción de fija comprobante, repasar el prefijado incluyendo su respectiva modificación. 3. Utiliza Prefijados Permite realizar la contabilización del comprobante en este ejemplo de las provisiones de prestaciones sociales Allí el sistema solicita la siguiente información:

17 Tipo: Corresponde al Tipo de documento previamente parametrizado y definido para este tipo de contabilización En el ejemplo por ser provisiones de prestaciones sociales, la contabilización se realizara en un documento Tipo L Numero de Comprobante Inicial: Digitar el Número del comprobante en el cual se desea realizar la contabilización. Numero de Comprobante Final: Digitar el Número del comprobante Final hasta el que desea realizar la contabilización.

18 Luego el sistema solicita confirmación del proceso Por último muestra el avance de la contabilización y finaliza indicando que el proceso termino. Importante: El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta de cálculo por el porcentaje establecido en el comprobante prefijado. Recomendaciones para la Ejecución del Comprobante Prefijado Algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta son: Al manejar en el comprobante prefijado en la opción de fija cuentas contables que estén detalladas por cobrar o pagar, el sistema solicita la información del documento cruce, (tipo de comprobante, numero tipo de comprobante, numero cruce, secuencia y fecha en que vence).

19 Al manejar en el comprobante prefijado en la opción de fija una cuenta contable marcada como Inventarios por que se tiene el modulo y la cuenta se encuentra asociada en una tabla, el sistema solicita el código y datos del producto. Al manejar en el comprobante prefijado en la opción de fija una cuenta contable marcada como Activos Fijos o Depreciación por que se tiene el modulo y la cuenta se encuentra asociada en una tabla, el sistema solicita el código del activo.