SIIGO Pyme. Requerimientos de Materia Prima Manejo Órdenes de Producción. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO Pyme Requerimientos de Materia Prima Manejo Órdenes de Producción Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Requerimientos de Materia Prima? 3. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Crear un Requerimiento de Materia Prima? 4. Cuál es la Ruta para Crear Requerimientos de Materia Prima? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Requerimientos de Materia Prima? 6. Cuál es la Ruta Para Generar Informes de los Requerimientos de Materias Primas? 7. Qué Informes el Sistema Permite Generar de los Requerimientos de Materia? 8. Cuál es la Funcionalidad de los Requerimientos de Materia Prima? 9. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Elaborar Notas de Producción? 10. Cuál es la Ruta para Elaborar Notas de Producción? 11. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar Notas de Ensamble o Desensamble?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía sobre la parametrización de los requerimientos de materia prima y la funcionalidad que tienen en la elaboración de las órdenes de producción

4 REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA MANEJO ORDENES DE PRODUCCIÓN Qué son Requerimientos de Materia Prima? Los requerimientos de materia prima son una formulación sobre los materiales necesarios para realizar otro producto ya sea un producto en proceso o un producto terminado. Esta opción tiene como funcionalidad agilizar el proceso de digitación de las órdenes de producción Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Crear un Requerimiento de Materia Prima? Los aspectos a tener en cuenta antes de crear un Requerimiento de Materia Prima son: 1. Realizar copia de seguridad 2. Tener instalado el Modulo de Inventarios 3. Haber creado las líneas y grupos de Inventario Importante: Si la empresa es productiva se recomienda realizar esta clasificación de manera ascendente. Ejemplo: Línea 100 y 200: Para Materias Primas Línea 300 y 400: Para Productos en Proceso Línea 500 y 600: Para Productos Terminados Línea 700: Para Mercancías No Fabricadas por la Empresa Línea 800: Servicios Línea 900: Consumos 4. Haber creado todos los productos que maneja la empresa de cada uno de los conceptos (Materia Prima Producto en Proceso o Producto Terminado) Cuál es la Ruta para Crear Requerimientos de Materia Prima? La ruta para crear Requerimientos de Materia Prima es: Inventarios Requerimientos de Materia Prima Graba Requerimientos

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Requerimientos de Materia Prima? Al momento de ingresar a crear los requerimientos de Materia Prima, el sistema habilita la siguiente pantalla: Numérico Referencia: Estas opciones son excluyentes y la funcionalidad de cada una de ellas es permitir que por el concepto seleccionado se realice la búsqueda de los producto; al realizar la selección se habilita la siguiente pantalla:

6 Producto Terminado: Dependiendo de la selección anterior el sistema habilita la casilla del código del producto o referencia de fábrica, en cualquiera de los casos la búsqueda se puede realizar con las teclas de función F2 o F3 o con el icono. En esta casilla se debe asignar el PRODUCTO EN PROCESO O TERMINADO al cual se requieran asociar cada una de las materias primas Ejemplo. Se creara el requerimiento para elaborar Galletas de Avena con Chocolate Materia Prima: Dependiendo de la selección anterior el sistema habilita la casilla del código del producto o referencia de fábrica, en cualquiera de los casos la búsqueda se puede realizar con las teclas de función F2 o F3 o con el icono. En esta casilla se deben asignar cada una de las MATERIAS PRIMAS o PRODUCTOS EN PROCESO necesarios para realizar el PRODUCTO TERMINADO

7 Ejemplo. Para elaborar Galletas de Avena con Chocolate, se requiere de las siguientes Materias primas para su elaboración: Harina de Avena Leche Entera Leche en Polvo Avena en Hojuelas Levadura Mantequilla Azúcar Huevos Sal Chips de Chocolate Cantidad: Se debe indicar la cantidad que se requiera de cada una de las materias primas; para producir una sola unidad del producto terminado. Sera dado en la unidad de medida asignada para cada materia prima en el catálogo de productos (Ej. Unidad Gramo Libra, Litro, Mililitro, etc.) Peso Representativo: Es una campo informativo; se debe indicar el porcentaje de cada una de las materias primas sobre el producto terminado. Importante: Se deben ingresar de la misma manera cada una de las materias primas, que componen el producto terminado. Para verificar todas las materias primas asociadas al producto terminado se pueden consultar con el icono de

8 Cuál es la Ruta Para Generar Informes de los Requerimientos de Materias Primas? La ruta para generar informes de los Requerimientos de Materia Prima es: Inventarios Requerimientos de Materia Prima: Qué Informes el Sistema Permite Generar de los Requerimientos de Materia? El sistema permite generar los siguientes informes sobre los requerimientos de materia prima creados: 1. Consulta de Requerimientos:

9 Este informe permite generar únicamente por pantalla y permite conocer la cantidad de materias primas que se requieren para producir algún número determinado de productos terminados, adicional el sistema genera en el informe las cantidades existentes en el inventario de las materias primas y si faltan o no unidades para producir las cantidades sugeridas de producto terminado Importante: Esta consulta se puede realizar por código de producto o referencia de fábrica y solo genera datos informativos pero no realiza ningún tipo de registro o contabilización. 2. Informe de Requerimientos: Este informe se puede generar en vista preliminar, impreso o en Excel, y se visualizan cada una de las materias primas que se requieren para realizar un número determinado de unidades de producto terminado; reflejando el costo de las materias primas, si hay faltantes y el costo de la mercancía faltante Cuál es la Funcionalidad de los Requerimientos de Materia Prima? Los requerimientos de materia prima se usan en la elaboración de los documentos contables ordenes de producción (Documento Tipo O); el cual registra la trasformación de de la materia prima en productos en proceso o productos terminados

10 Estos documentos pueden ser catalogados como Notas de Ensamble y Desensamble Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Elaborar Notas de Producción? Los aspectos a tener en cuenta antes de elaborar Notas de Producción son: 1. Tener instalado el Modulo de Inventarios 2. Haber creado las líneas y grupos de Inventario Importante: Si la empresa es productiva se recomienda realizar esta clasificación de manera ascendente. Ejemplo: Línea 100 y 200: Para Materias Primas Línea 300 y 400: Para Productos en Proceso Línea 500 y 600: Para Productos Terminados Línea 700: Para Mercancías No Fabricadas por la Empresa Línea 800: Servicios Línea 900: Consumos 3. Haber creado todos los productos que maneja la empresa de cada uno de los conceptos (Materia Prima Producto en Proceso o Producto Terminado) 4. Crear requerimientos de Materia Prima 5. Definir documentos Tipo O Notas de Producción y marcar cada una de ellas si es de ensamble o desensamble Cuál es la Ruta para Elaborar Notas de Producción? La ruta para Elaborar Notas de Producción es: Documentos Notas (Ensamble o Desensamble) según el proceso a realizar

11 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar Notas de Ensamble o Desensamble? Al momento de elaborar una Nota de Producción el sistema permite seleccionar si será Nota de Ensamble o Nota de Desensamble, para ello el programa lee la marcación que se realizó en la definición o parámetros de los documentos Tipo O; al seleccionar esta opción el programa habilita la siguiente ventana en la cual se debe seleccionar el Tipo de Documento a elaborar:

12 Al seleccionar el tipo y número de documento a utilizar, se presenta el siguiente recuadro: Producto: Se debe asignar el producto en proceso o terminado que fue definido previamente en los requerimientos de Materia Prima, al cual se le asociaron todas las materias primas requeridas para su elaboración, La búsqueda se puede hacer con las teclas de Función F2 o F3 o con el icono de búsqueda Cantidad: Digitar el número de unidades que se requieran producir del producto en proceso o terminado seleccionado; a continuación se continua con la elaboración del documento DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. Importante: El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos datos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El

13 sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono centro y subcentro de costos el cual permite realizar la creación del Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Importante: El Nit que se recomienda asociar en este tipo de Documentos es el Nit de la empresa; por ser un movimiento interno el que se está registrando.

14 Sucursal: Este campo se habilitara únicamente si el tercero en su apertura se marcó que maneja sucursales Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: En este documento el sistema solicita el vendedor de manera informativo, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el vendedor directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación DATOS DE TRANSACCIONES:

15 Los datos de transacciones corresponden a cada una de las materias primas que se asignaron en la creación del Requerimiento de Materia Prima, se debe repasar con Enter y el sistema trae automáticamente cada una de las materias primas con sus respectivas cantidades que son necesarias para ensamblar o desensamblar el número de unidades digitado al inicio del documento en la casilla producto Importante: La naturaleza de las contabilizaciones que el sistema realiza depende del tipo de marcación definida en el documento que se está elaborando: NOTA ENSAMBLE: Registra primero todos los Créditos que corresponden a cada una de las materias primas y luego un Debido al producto en proceso o producto terminado NOTA DESEMSAMBLE: Registra primero un solo Crédito al producto en proceso o producto terminado y luego todos los Débitos a cada una de las materias primas

16 Ejemplo: Contabilización Nota de Ensamble. Ejemplo: Contabilización Nota de Desensamble AL TERMINAR DE INGRESAR TODAS LAS MATERIAS PRIMAS CON SU CONTRAPARTIDA DEL PRODUCTO TERMINADO, LA NOTA DE PRODUCCION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por último el sistema pregunta sí el documento está correcto.

17 El sistema traerá automáticamente el número de la Nota de Producción si en la parametrización del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento También se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Importante: Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos.

18 Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento Importante: El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel, este último siempre y cuando se elabore el template de documentos. Ejemplo Impresión Orden de Produccion Ensamble Ejemplo Impresión Orden de Produccion Desensamble