SIIGO Pyme Plus. Instalación de Empresa. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO Pyme Plus Instalación de Empresa Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Empresa? 3. En qué Momento se debe Instalar una Empresa? 4. Cuál es el Proceso para Instalar la Primera Empresa? 5. Qué se Debe Revisar Antes de Instalar la Segunda Empresa y Siguientes? 6. Cuáles son las formas de Instalar la Segunda Empresa y Siguientes?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía para explicar el proceso de creación de empresas, es de vital importancia porque de algunos parámetros que allí se definen tienen efecto en la ejecución de procesos y presentación de informes de acuerdo a las necesidades del usuario.

4 INSTALACION DE EMPRESA Qué es una Empresa? De acuerdo al decreto 2649 de 1993 la empresa es un ente económico, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes Para SIIGO, una empresa es un ente donde se deben paramétrizar y definir los conceptos contables y de parámetros para posteriormente poder contabilizar todos los recursos y hechos económicos. En qué Momento se debe Instalar una Empresa? Una empresa se puede instalar: Cuando se adquiere la licencia y se realiza la instalación del software, es necesario instalar por lo menos la primera empresa, para incluir parámetros iníciales y luego información También se puede instalar una segunda, tercera o siguientes empresas; dependiendo de las necesidades del usuario Cuál es el Proceso para Instalar la Primera Empresa? Cuando se instala el software contable es necesario realizar la instalación de la primera empresa, en este caso se debe proceder de la siguiente forma: Ubicar la unidad local del equipo en la cual se instalara la empresa Ejemplo. C:\ En esta unidad se debe crear una carpeta o directorio llamado SIIWI01

5 En la carpeta SIIWI01, se debe copiar el archivo Z2121.GNT, el cual se encuentra en el directorio de programas es decir en SIIGO Windows, Si el sistema operativo de la maquina esta en español la ruta es: [Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles la ruta es: [Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows Luego en el directorio de programas, es decir en SIIGO Windows, se debe ejecutar o dar doble clic sobre el archivo Z000.

6 Allí el sistema solicitara los datos necesarios para realizar la instalación de la empresa, los cuales se explican a continuación: Numero de empresa a Instalar: Se debe digitar el numero de empresa consecutivo este no se puede alterar de lo contrario no permitirá su instalación; Ejemplo. Empresa 01 Unidad: Corresponde a la unidad local o de red en la cual se ubicaran o encuentran los directorios de información Ejemplo. C:

7 Importante: Al momento de instalar empresas, se recomienda que el teclado se encuentre en letras mayúsculas Número de Empresa: Confirmación del número de empresa a instalar. Corresponde a una reinstalación: Esto aplica cuando se desea reutilizar una empresa que ya está creada en el sistema y no se está usando, de igual forma el sistema solicita confirmación del proceso

8 Importante: Al reinstalar una empresa el sistema borrara toda la información, es decir los archivos existentes son eliminados y de maneta automática se crean unos nuevos archivos en blanco (sin parámetros ni información) Si se marca la opción de reinstalación, el sistema solicita la Clave de Administrador de la empresa a reinstalar para poder continuar con el proceso, si no es una reinstalación no se habilitara esta pantalla Serial - SIIGO: Digitar el número de serial o licencia adquirido con SIIGO, este número de serial es único para cada cliente, en la cuarta casilla se debe anteponer un cero

9 Nombre empresa: Es el nombre con el que se va a identificar la nueva empresa, este debe ser igual al registro realizado en Cámara y Comercio. Identificación: Corresponde al número de NIT de la compañía, se debe digitar sin puntos separadores de miles ni comas. Dígito de Verificación: Último número del Nit después del guión. Agente retenedor: Seleccionar si la empresa que se está instalando es auto retenedor del impuesto de Retención en la Fuente, de lo contrario con enter se deja en blanco. Maneja múltiples ret x documento: Se debe marcar cuando se requiera manejar más de un tipo o porcentaje de retención en la fuente dentro de un mismo documento de manera automática. Ejemplo. En una misma factura calcular retención en la fuente por venta de productos y por servicios. Importante: En caso de no marcar esta opción en la instalación de la empresa pero requerir este manejo, se puede definir este parámetro en la definición del registro de control. Inventario periódico: Corresponde al sistema de valoración de inventarios que se va a llevar en la empresa. Para manejar el sistema Permanente deje en blanco Importante: Esta marcación tiene efecto cuando se tiene el módulo de Inventarios y en la forma como el sistema aplica el costo a los productos. Esta opción no es posible cambiarla después de instala la empresa. Fecha Corte Saldos: Corresponde a la fecha del Balance General con la cual se va a iniciar la empresa. Si corresponde a una empresa que va a empezar operaciones la fecha es la de constitución. El orden en que se ingresa es año, mes y día Importante: Se recomienda digitar como fecha de saldos iníciales; el último día del mes inmediatamente anterior al cual se va a ingresar movimiento. Ejemplo. Digitar como fecha de saldos iníciales 2012/12/31 si el movimiento se inicia a partir del 1 de enero de 2013, La fecha de corte de saldos es la fecha con la que se debe ingresar al sistema para incluir los saldos de balance general o saldos iníciales

10 Maneja IVA Diferencial: Seleccionar esta opción si la empresa es comercializadora de productos que manejen varias tarifas de IVA. Ejemplo. 10%, 16%, etc. Importante: En caso de no marcar esta opción en la creación de la empresa pero requerir este manejo, se puede realizar después la marcación al momento de definir el registro de control. Si maneja la tarifa general, productos exentos y/o excluidos no se debe marcar esta opción, esto se parametriza en el catalogo de productos. Mantiene el P.U.C: Corresponde al (Plan único de cuentas) para asignar el tipo de plan de cuentas, de acuerdo a la actividad económica de la compañía. Importante: Al marcar la opción al momento de crear el plan de cuentas en SIIGO y digitar el código de la cuenta contable el sistema trae la descripción de la cuenta, en caso de no seleccionarlo al repasar el plan de cuentas en SIIGO, se debe digitar el código de la cuenta y la descripción o nombre de la misma.

11 Acepta Licencia: Paso seguido el sistema habilita la ventana para realizar la aceptación de la licencia y confirmar si desea ver el contrato de licenciamiento Importante: Se recomienda siempre revisar el contrato de licenciamiento Confirmación: Al continuar el sistema solicita confirmar si los datos digitados son o no correcto para poder corregirlos o confirmar para continuar.

12 Instala Módulos Adicionales: En caso que se tengan estos módulos, el sistema en pantalla informara cuales son los módulos adiciones y si desea realizar la instalación de ellos, en caso de ser varios se debe instalar uno a uno. Dependiendo del módulo el sistema solicitara los datos básicos en la instalación de cada uno de ellos En caso de no requerir instalar módulos o de terminar de instalarlos, se debe dar clic en la puerta para salir y el sistema presentara el siguiente mensaje: Para visualizar que la empresa quede instalada en forma correcta se debe ingresar al sistema para verificarla en el menú de acceso:

13 Importante: Para ingresar a la empresa recién instalada la clave de ingreso es: USUARIO: ADMON CLAVE: 1111 Qué se Debe Revisar Antes de Instalar la Segunda Empresa y Siguientes? Antes de instalar una empresa se debe: Realizar copia de seguridad de las empresas ya instaladas Verificar que exista un orden consecutivo de los directorios de las empresas (SIIWI01 SIIWI02 )

14 Importante: Al borrar un directorio de información SIIWI01, SIIWI02, se desencadenan las empresas Revisar que las empresas estén encadenadas, esto se puede visualizar al momento del ingreso. Importante: En caso que las empresas instaladas no se encuentren encadenadas, NO es posible realizar el proceso de instalación de una nueva empresa o reinstalación de alguna ya existente.

15 Cuáles son las formas de Instalar la Segunda Empresa y Siguientes? Importante: Las empresas siempre se deben instalar en orden consecutivo, NO es posible realizar la instalación en forma aleatoria Las formas de instalar la segunda empresa y siguientes son dos, las cuales se describe a continuación: 1. Forma Uno: Ubicar el directorio de programas, es decir en SIIGO Windows, y allí ejecutar o dar doble clic sobre el archivo Z000. Allí el sistema solicitara los datos necesarios para realizar la instalación de la empresa, estos son los mismos que solicita la instalación de la empresa 01:

16 2. Forma Dos: Es posible instalar una empresa ingresando con clave de administrador a una de las empresas previamente creadas; en este caso el proceso de instalación de empresas, se realizara de la siguiente manera: Ingresar a la empresa previamente instalada con clave de administrador por la ruta: Administración Creación Nueva Empresa Allí el sistema habilitara los mismos campos que la instalación de la empresa 01.