SIIGO CONTADOR Definición Catalogo de Terceros Cartilla

Transcripción

1 SIIGO CONTADOR Definición Catalogo de Terceros Tabla de Contenido Cartilla I

2 1. Presentación 2. Qué es el Catalogo de Terceros? 3. Cuál es la Ruta para Ingresar a la Apertura de Terceros? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear un Tercero? 4.1 Otros 4.2 Clientes 4.3 Proveedores Presentación

3 Este instructivo es una guía práctica para explicar al lector la definición de cada uno de los campos solicitados en el catalogo de terceros, los cuales afectan la contabilización de documentos y generación de informes.. DEFINICION CATALOGO DE TERCEROS

4 Qué es el Catalogo de Terceros? El catálogo de terceros es la base de datos de todos los terceros con los cuales tiene contacto comercial o de otro tipo la empresa; en SIIGO estos se catalogan como: Clientes, Proveedores, Otros. Cuál es la Ruta para Ingresar a la Apertura de Terceros? La ruta para ingresar a crear terceros es: Contador Administración de Terceros Apertura de Terceros A partir de esta versión, los terceros también pueden ser creados en el momento que se requieran, puede ser al elaborar un documento, al ejecutar un proceso y al generar informes; para ello al momento de realizar la búsqueda del tercero con las teclas de función o los iconos correspondientes en la ventana de búsqueda se habilita un nuevo icono, con el cual es posible realizar la creación del tercero con cualquier tipo de marcación (Cliente, Proveedor u Otro) Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear un Tercero? Para crear un tercero se deben diligenciar los siguientes datos:

5 Nit: (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dígito de verificación. El sistema mostrará el mensaje CREACIÓN, digite ENTER Maneja Sucursales: Seleccionar si este NIT maneja facturación por Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones). Sucursal: Si se marco el campo anterior el sistema solicitara el número de Sucursal. Se pueden crear hasta 999. Cabe anotar. Nombre: (Campo 60 posiciones alfanuméricas), corresponde al nombre con el que el NIT se ha registrado en la cámara de comercio, para efectos de información Tributaria. Datos de Información Exógena: Esta ventana tiene como finalidad registrar datos de los terceros para generar el archivo para presentación de medios magnéticos y está compuesta por los siguientes datos:

6 Razón Social: Es un check box que debe marcarse cuando el nombre del tercero que se haya incluido, corresponda a una RAZON SOCIAL, de lo contrario, el programa asumirá que el nombre del tercero es de una persona natural y podrán digitarse los datos de apellidos y nombres. Si se marca este campo, el programa permite continuar Nombre 1 Nombre 2 Apellido 1 Apellido 2: Estos campos se habilitan cuando no es razón social porque se trata de un tercero persona natural, se debe ingresar la información, estos datos son vitales para la generación de los archivos planos para medios magnéticos. Cada uno de estos campos manejan quince caracteres alfanuméricos Número de Identificación del Extranjero: El sistema permite incluir el Nit genérico asignado para los terceros del exterior, esta información se ve reflejada en el archivo plano para medios magnéticos. Es un campo de 9 caracteres alfanuméricos. Código Identificación fiscal: Este check solo se habilita si se ha seleccionado el campo anterior. En el campo de identificación se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el Impuesto a la Renta o su similar, sin guiones, puntos o comas. Contacto: Campo de 50 posiciones alfanuméricas, permite establecer una persona específica con quien comunicarse o a quién enviar correspondencia.

7 Dirección: Campo de 100 posiciones alfanuméricas, se asigna la dirección del tercero en uno, existen dos campos por si existen dos direcciones para el tercero. El campo de dirección queda como obligatorio esto para garantizar que cuando se genere la información para la DIAN de Medios Magnéticos el sistema asigne la dirección del tercero en los campos requeridos. País Ciudad: Datos de la ubicación del terceros los cuales deben estar previamente creados por la ruta: Parámetros Registro de Ciudades Activo: Esta opción aplica con el objetivo que el sistema permita realizar registros contables (comprobantes) que afectan al tercero que se está creando. Cabe aclarar que el sistema no borra de las búsquedas el tercero inactivo. Importante: SIIGO, no permite borrar parámetros cuando estos tienen movimiento, por ello en el caso que la empresa ya no siga teniendo relaciones comerciales con el tercero en cuestión, se retira la marca de Activo, para que en el momento de realizar cualquier documento o generación de informe, el sistema indique que se encuentra en estado inactivo Teléfonos Fax A.A: El sistema permite incluir hasta cuatro números telefónicos del NIT, el Número del Fax y el Apartado Aéreo del Tercero. Sexo: Asignar si es Empresa, Masculino o Femenino, este campo aplica para personas Naturales o Jurídicas. Cumpleaños: Digitar la fecha de nacimiento o de Constitución si es una persona jurídica, año de cuatro dígitos, mes y día de dos dígitos seguidos sin separaciones. Este campo también puede ser utilizado para incluir la fecha de creación del Tercero. Campo de 100 posiciones alfanuméricas, el sistema valida que se tenga el símbolo de arroba, para ser un campo valido. Tipo: Seleccione el correspondiente, NIT, Cédula, Número unic IDE Personal, Cedula de extranjería, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, Tarjeta de extranjería, Tipo de documento extranjero. Digito Verif: Si en el campo anterior seleccionó NIT debe asignar el dígito de verificación para este tercero, si asignó Cédula no lo exige.

8 Clasificación: Seleccionar el correspondiente al tipo de tercero que se está creando (CLIENTE, PROVEEDOR, OTROS). Beneficio DIAN Reteiva Compras: Al marcar esta opción el sistema realizara el cálculo correspondiente a la retención de IVA del 50% (Aplica solo para Clientes o Proveedores) Tarifa Diferencial del Reteiva Ventas y Tarifa Diferencial Reteiva Compras: Se incluye este campo para optimizar las validaciones y cálculos automáticos del impuesto Retención en la Fuente a Titulo de IVA de acuerdo a las normas legales vigentes para Compras y Ventas incluyendo el Decreto 493 de febrero de Importante: Tarifa Diferencial Reteiva Compras y Tarifa Diferencial Reteiva Ventas. En caso que se asigne allí algún porcentaje se entenderá que la tarifa de Reteiva a utilizar es la asignada en este campo y NO la que se encuentra en el registro de control. Por lo anterior si se asigna una Tarifa de Reteiva en el catalogo de Terceros pero según el tipo de Régimen no se debe aplicar Retención de IVA, el sistema NO la calculara ni contabilizara algún valor por este concepto así se haya asignado un porcentaje en el l

9 Clasificación: Seleccionar de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA. Calcula Retención con Método de Asalariados: De acuerdo con el artículo 173 de la ley 1450 de Junio de 2011, los trabajadores independientes que tengan contratos de prestación de servicios y no ganen más de 300 UVT mensuales, sin importar la cantidad de contratos que tengan, sufrirán su retención en la fuente con la tabla de los asalariados. El Decreto 3590 de septiembre 28 de 2011 dispuso que a partir de octubre de 2011 ya no es opcional sino obligatorio que todo contratante agente de retención de renta le aplique a este tipo de trabajadores independientes la tabla de retención de los asalariados estipulada en la tabla de retención en la fuente contenida en el Artículo 383 del E.T., modificado por la Ley 1111 de Calcula Retención con Método de Asalariados: Este check indica que para este tercero se calculara la retención en la fuente por el método de asalariados. Valor Seguridad Social Pensión y Salud: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por aportes a seguridad social (salud y pensión). Valor AVP: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por Aportes Voluntarios de Pensión. Valor AFC: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por Aportes Fondo de la construcción.