Manual del Integrador Contable Premium Soft

Transcripción

1 Manual del Integrador Contable Premium Soft Desarrollado por el TSU. Douglas D. Diaz A. El módulo de Integración Contable permite registrar la información de manera automática al sistema de Contabilidad Premium Soft proveniente del sistema Administrativo y del sistema de Nómina así como también del sistema de Administración de Clínicas y Hospitales. Permite que la empresa automatice el proceso Contable y éste se mantenga actualizado basado en la información que se registra en el sistema Administrativo. 23 de Abril del 2013

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3 Índice de las opciones del Integrador Contable. Estas opciones corresponden a los procesos que son manejados en el módulo de Integración Contable Premium Soft, estas opciones serán documentadas durante este manual de manera detallada con ejemplos y pantallas que permitirán al usuario ejecutar los procesos del módulo. Botón BORRAR DUPLICADOS: Desarrollado para limpiar los registros de asientos generados a través del integrador contable, esto debe utilizarse si se han ejecutado integraciones con ejecutables anteriores a la fecha 01/12/2012.

4 1.- Empresas. Desde esta opción se registra la empresa a la cual se le establecerán las reglas de integración a utilizar, tomando en cuenta que el módulo permite tener una cantidad de empresas registradas y cada una de ellas tendrá su propia configuración, reglas, usuarios y directorios de configuración. En esta pantalla se cargan los datos básicos de la empresa tales como Nombre o Razón Social, Datos fiscales, Dirección, Teléfono, Fax, el nombre del Representante Legal y el correo electrónico de la empresa.

5 2.- Usuarios del sistema. En esta ventana se realiza la creación y modificación correspondiente a los usuarios que tendrán acceso al integrador, esto con la finalidad de ejecutar las opciones del sistema. En esta ventana se agregan los datos básicos de los usuarios tales como: código, nombre, clave de usuario, cédula de identidad, dirección, números telefónicos, página WEB y el correo electrónico del Usuario así como las empresas a las cuales el usuario tendrá acceso.

6 3.- Configuración de las reglas de integración Contable (Avanzadas). En esta pantalla del sistema se cargan las reglas de integración contable para cada una de las operaciones a integrar. Básicamente en esta pantalla se establece el llamado a la información, los filtros y las condiciones que deben tener los datos para ser integrados con el sistema de contabilidad. Permite además configurar las reglas de integración que pasarán a formar parte del proceso automático de pase de datos. En esta pantalla se configura inicialmente el código que corresponde al encabezado del comprobante contable. Luego se selecciona la conexión ODBC a la base de datos de la cual se extraerá la información y en los campos posteriores se establecen las tablas de las cuales se extraerán los datos, las condiciones que deben cumplir para ser tomados, el criterio de ordenamiento para la muestra de datos y el query (de ser preciso) que se usará en caso de no configurar las reglas contables. Este modulo incluyen al menos 8 modelos de comprobantes contables que requiere ajustes minimos como por Ej.: Asignacion de cuentas contables, Descripcion del comprobante, tipo de documentos, orden del comprobante, etc.

7 Configuración de las reglas de integración Contable. Al oprimir el botón AMPLIAR se pueden apreciar las líneas correspondientes al asiento del comprobante contable a generar. En cada una de las líneas y por medio de sentencias SQL se puede hacer el llamado de la información necesaria para el asiento contable. Configurando así que cada movimiento pertenezca a una cuenta contable y se coloque en la columna adecuada (Debe / Haber).

8 4.- Integración de comprobantes. (Manual) El proceso de integración contable manual permite seleccionar de la lista de las reglas de integración definidas cuales son las reglas que se van a ejecutar, las reglas seleccionadas corresponden a consultas SQL que cargarán la información del sistema Administrativo a un archivo plano (.txt) para que posteriormente sea cargado a la contabilidad.

9 5.- Integración de comprobantes. (Automático) El proceso de integración automático, se basa en la configuración realizada sobre el integrador contable y las reglas de integración que ejecutarán las consultas SQL en el tiempo que el usuario determine (horas y minutos establecidos)

10 6.- Configurador de integración contable Desde esta ventana el sistema permite generar asientos contables de una manera sencilla, generando el asiento seleccionando de una lista de tipos de comprobantes los campos que el usuario seleccione, éstos dependerán de las tablas que considere el asiento contable.

11 Configuración Básica Es posible seleccionar de una lista de variables ya definidas indicar los campos que se desean mostrar en el comprobante contable. Las mismas formarán partes de las líneas del asiento que podrán posteriormente ser modificadas o borradas del comprobante en cualquier momento que el usuario lo requiera. Lista de campos que permitirán configurar el asiento, estos campos traerán valores de la base de datos. Si en el campo cuenta no se indica la cuenta contable la información será tomada de las tablas CTASCON (cuentas de clasificación) o TIPOTRAN (tipo de transacciones) (depende de la naturaleza del movimiento) (Deben tener cuenta contables asignadas en estos conceptos del sistema Administrativo)

12 Configuración Básica Cada línea corresponde a una consulta SQL y desde esta ventana se permite la modificación de la misma; De no realizarse adecuadamente estas modificaciones se podrá ocasionar que la consulta no sea la correcta. La ventana muestra una lista de variables y los operadores lógicos disponibles, al dar doble clic la variable o el operador se carga inmediatamente a la consulta. Este método incluye al menos 6 comprobantes modelos donde se arman los asientos contables dependiendo de la naturaleza del movimiento, solo es necesario indicar la cuenta contable de cada registro.

13 Integración de comprobantes. (Automático) El servicio de integración contable se mantiene activo hasta tanto no se cierre la ventana, la ventana muestra un contador que indica el tiempo restante para ejecutar nuevamente el proceso. Desde esta ventana se puede visualizar el proceso ejecutado, el sistema indicará cuando exista un error y lo detallará en un archivo que se carga al directorio nativo del módulo de integrador contable o ruta seleccionada en la configuración del sistema. Ventana de alerta que muestra que existen registros en el sistema de contabilidad. El sistema valida que existen registros ya integrados en el sistema de contabilidad, para evitar que existan duplicados en los comprobantes.

14 7.- Integración de libros fiscales. La integración de libros fiscales permite importar la información que se ha generado en el sistema Administrativo correspondientes a los libros fiscales (Libro de ventas y Libro de Compras) Adicionalmente permite importar la información registrada de CLIENTES y PROVEEDORES. Esto con el propósito que el usuario sólo tenga que crear el registro una sola vez para ambos sistemas.

15 8.- Opciones de usuario. Lista que se despliega para la selección de los tipos de cuentas que el usuario puede ejecutar. Desde esta ventana se pueden determinar las opciones a las que el usuario tiene acceso, la opción que se encuentra desmarcada no será mostrada en las opciones de menú del integrador contable. Adicionalmente se debe indicar que tipo de reglas de integración puede el usuario visualizar, manuales, automáticas o ambas, de esta el usuario sólo podrá acceder o no a reglas que no estén configuradas para la empresa.

16 9.- Bitácora de Usuarios. Esta opción permite visualizar las transacciones del usuario realizadas con la aplicación, con esto se tiene control de todos los procesos que en un rango de fecha ejecuta un usuario determinado. Para los registros se aplican filtros que pueden ser seleccionados por el usuario para mostrar información mas detallada.

17 10.- Opciones del sistema. Pestaña GENERAL: Permite indicar el método a utilizar al momento de definir o configurar las reglas de integración contable, la cantidad de comprobantes que se generan en lote para así mejorar los resultados basados en los recursos disponibles del hardware y el nombre por defecto que muestra para el archivo plano que se genera al momento de ejecutar la integración.

18 Opciones del sistema. Pestaña CORREO ELECTRONICO: permite enviar el archivo plano (.txt) por correo electrónico inmediatamente al ejecutar el proceso de INTEGRACION CONTABLE MANUAL, lo que permite que el sistema de contabilidad no se encuentre instalado en el mismo servidor del sistema Administrativo. Desde esta opción permite configurar el servidor de correo de salida SMTP y las cuentas de correo electrónico a las cuales se les enviará la información.

19 Opciones del sistema. Pestaña AVANZADO: desde esta opción se configura todo lo referente a la INTEGRACION CONTABLE AUTOMATICA, para esta configuración es necesario tomar en cuenta las configuraciones que requiera el usuario del sistema Contable.

20 Funciones básica de las opciones: A) Se indican la cantidad de horas o minutos que se desea se ejecute el proceso de integración contable. B) Se toma en cuenta una fecha o cantidad de días anteriores para capturar la información en el sistema Administrativo. Esto tomando en cuenta que en algunos casos el proceso Administrativo inició mucho antes de la configuración de la integración contable, por tanto pueden existir registros que no deberán ser tomados en cuenta. C) Se indican las rutas donde se almacenarán los archivos de asientos generados y los errores durante el proceso de integración que se documentan para poder determinar la falla de la regla. Ventana para la selección de la conexión ODBC del sistema de contabilidad. D) Es necesario seleccionar el ODBC de la base de datos de contabilidad, si no existe desde el panel de control/herramientas Administrativas/Orígenes de datos ODBC de Windows se deberá crear la conexión que apunte a la base de datos del sistema contable. E) Se debe indicar el código de la empresa del sistema contable, ya que el proceso permite insertar los registros directamente a las tablas de los comprobantes contables. F) El proceso de integración automático puede omitir la generación de archivos planos permitiendo que los datos sean integrados a las tablas de comprobantes. En caso de que las opciones no sean marcadas el sistema cargará los asientos generados a la ventana de CARGAR INTEGRACION del sistema de Contabilidad Premium y deberán ser procesados en dicha ventana. G) Opción para evaluar la BITACORA: esto muestra el Histórico de las integraciones cargadas donde se muestran las fechas de ejecución periodo de ejecución, si el comprobante fue contabilizado. Ventana para la selección de la empresa a la cual se insertaran los registros generados por el Integrador Contable.

21 11.- Actualización de estructura de datos Esta opción permite realizar ajustes sobre los archivos propios del integrador contable, tomando en cuenta que el mismo sufre cambios y requiere ser actualizado, es de hacer notar que la información registrada no se pierde ya que la actualización de estructuras hace los ajustes manteniendo la integridad de los registros. Las tablas que almacenan la información son archivos.dbf. Nombre de las estructuras del integrador contable: premiumica7struc.dbf

22 Procesos adicionales que deben ejecutarse. Sistema Administrativo En el sistema Administrativo se deberán realizar ajustes correspondientes a la configuración del Integrador Contable. La ventana INTEGRACION CONTABLE permite seleccionar las cuentas contables correspondientes a una integración básica. Una vez que el sistema está integrado se habilitan en las ventanas campos para que se indiquen la cuenta contable (Clientes, Proveedores, Artículos, Grupos de inventario, Tipo de operaciones, etc.)

23 Sistema de Contabilidad Opción Cargar integración, esta opción permite visualizar y procesar los comprobantes contables que se generaron a través del integrador fiscal, esta información se procesa al cargar los archivos planos (.txt) o en caso de tener activada la opción automática los datos generados quedarán disponibles en esta ventana para que el usuario decida cuáles comprobantes va a incluir al sistema.

24 Filosofía del integrador contable. Administrativo Empresarial Nomina Extended Administrativo para clínicas y hospitales. Integrador Contable Contabilidad Extended Plan de cuentas