Gestión de datos maestros

Transcripción

1 Gestión de datos maestros Con el administrador de datos maestros le será posible administrar y realizar tareas de mantenimiento en datos maestros comunes de la base de datos actual como un proceso. Esto sin la necesidad de herramientas externas como Data Transfer Workbench. Gestión Datos Maestros de Socio de Negocios / Gestión datos maestros de artículos NOTA: Lo siguiente será explicado en términos y pantallas del administrador de datos maestros de socios de negocios, pero las dos herramientas trabajan exactamente igual. El administrador de datos maestros de socios de negocios es una herramienta que le permite modificar datos comunes en Socios de Negocios existentes en la base de datos en la que está trabajando actualmente. La herramienta está dividida en 4 secciones principales / pasos de uso: (1) Aplicar condiciones y encontrar datos. Lo primero que debe de hacer es encontrar lo Socios de Negocios que desea modificar (en el paso 2 se verá más específicamente si se requiere).

2 Si solamente presiona el botón Buscar todos los socios de negocios serán mostrados, pero si sabe alguna propiedad común de los socios de negocios a los cuales aplicarle condiciones de filtro puede seleccionarlas antes de aplicar el botón buscar. Por defecto nosotros proporcionamos condiciones básicas de búsqueda pero si desea agregar condiciones adicionales puede crearas guardaras para el uso futuro. La condición del sistema está basada en SQL (SELECT OCRD.CardCode, OCRD.CardName FROM OCRD <tu condición>) y es mejor mostrar un ejemplo: Ejemplo 1: Hacer una consulta que solo muestre SN de Estados Unidos. En la tabla OCRD hay un campo de país (país de la dirección fiscal por defecto) y para poder aplicar este filtro escribimos la siguiente condición de SQL. Si ahora presiona buscar solo mostrará los socios de negocios de Estados Unidos. Para guardar estas consultas, simplemente agregue un nombre y presione el botón Guardar, lo mostrará en las consultas guardadas para un futuro uso. Si en algún momento requiere actualizar una condición guardada, solo tiene que realizar los cambios y presionar el botón guardar (si el nombre es el mismo la condición se actualizará pero si el nombre es diferente se guardará como una nueva). TIP: También es posible hacer condiciones avanzadas utilizando JOINS y/o subconsultas. (2) Seleccione los Socios de Negocios a modificar. Una vez que incluimos nuestras condiciones y presionamos buscar, todos aquellos socios de negocios que cumplan con ella serán mostrados.

3 En la parte superior de la lista puede visualizar el total de socios de negocios en su búsqueda Sin embargo, no se requiere la modificación de todos ellos. Simplemente utilice la casilla de selección junto a los códigos para determinar cuáles desea incluir en la modificación. (3) Seleccione los valores que desea sean cambiados. Ahora que ha seleccionado los socios de negocios que desea modificar el próximo paso es especificar los datos a modificar. Tiene varas opciones, pero pueden ser divididas en 5 tipos de modificaciones que se explicarán con los ejemplos mostrados a continuación. NOTA: Por favor note que este paso solo selecciona las modificaciones mientras que el paso 4 las ejecuta. TIP: Puede seleccionar más de una modificación si es necesario. Modificación por casilla de selección. Esta es la modificación más común. Por defecto todos los campos que pueden ser cambiados estarán con el valor ---No cambiar este campo--- que es el indicador que ningún cambio será realizado. Por ejemplo si desea cambiar el grupo de clientes simplemente seleccione e nuevo grupo que aplicará para todos los socios de negocios seleccionados. (Como se puede observar en el ejemplo, algunos de los socios de negocios son

4 proveedores y no se les puede aplicar un grupo de clientes, requieren un grupo de proveedores por lo cual los cambios serán ignorados. Modificación por casilla de selección y valor seleccionado. Algunos de los valores no pueden ser elegidos de una casilla de selección como el grupo de clientes. Un ejemplo de ello es si deseas aplicarle a los socios de negocios seleccionados cierto importe de descuento, para lo cual ingresamos el valor deseado y hacemos clic en la casilla de selección (La aplicación de la casilla de selección es requerida, ya que se puede dar el caso de que la actualización sea aplicar un descuento de 0 el cual es el valor por defecto del campo, de esta manera sabría que tendría que cambiarlo a este valor). Modificación de propiedades. La modificación de cualquiera de las 64 propiedades funciona de la misma manera que las modificaciones por casilla de selección, salvo por una pequeña diferencia, los valores a seleccionar son sí, no o ignorar. Modificaciones de campos definidos por el usuario.

5 También contará con la opción de modificar los valores definidos por el usuario (UDF). Esto es similar a la modificación con casilla de selección y valor seleccionado. Simplemente active la casilla del campo que desea modificar e ingrese el valor deseado. Tareas especiales. La última casilla de selección provee tareas especiales, como el borrado de los socios de negocios seleccionados. Esta tarea es ejecutada cuando el botón es seleccionado, no está relacionado con el botón ejecutar del paso 4 (pero aplica la opción de transacciones del paso 4). (4) Aplicar las transacciones necesarias y ejecute. Ahora que ha seleccionado los socios de negocio que desea modificar el paso final es ejecutar las modificaciones. Esto se realiza presionando el botón ejecutar y confirmar el siguiente mensaje.

6 En este ejemplo hemos seleccionado 3 socios de negocios a los cuales se les cambiará el porcentaje de descuento a 10%. Cuando presionamos el botón de Si el proceso iniciará. NOTA: La velocidad del proceso dependerá en la cantidad de socios de negocios así como el número de modificaciones requeridas y el rendimiento del sistema. Algunas ejecuciones pueden tomar minutos/horas todo dependiendo de lo anterior. También considere que si realiza transacciones otros usuarios podrían no poder utilizar el sistema mientras la ejecución este en proceso. Una vez terminado el proceso el resultado es mostrado. En este caso todos los cambios fueron realizados, pero esta herramienta sigue las mismas reglas de SAP Business One asi que si se trata de realizar algo que no es válido en los clientes, se obtendrá un resultado negativo. En el ejemplo siguiente, tratamos de cambiar los mismos tres clientes a que se convirtieran en proveedores (algo que no es posible ya que esos tres socios de negocios ya tienen transacciones). En ese caso obtenemos el siguiente resultado. En el caso de que una o más modificaciones podrían fallar (ya sea que sean inválidas o que se pierda la conexión, usted tiene la opción de manejo transaccional y definir si se realizan todas o ninguna si el error se

7 presenta. No está activada esta opción por defecto pero para habilitarla, solo seleccione la casilla Usar transacción (Revierte si uno o más fallan) ). TIP: La opción antes mencionada también aplica para la pestaña de Tareas especiales.

8 Gestor de parametrizaciones de formulario. Nota: La siguiente herramienta solo funciona en versiones SBO2007A PL49/ SBO2007B SP00 PL12 i superior, debido a un bug en el SDK de SAP; ver la nota para mayor información. Una de las mayores características de SAP Business One es que cada usuario puede tener su propio estilo de pantallas incluyendo las estructuras a nivel línea (Ejemplo las columnas a mostrar en la factura de deudores). Sin embargo esto es complicado de mantener y por ello surge esta herramienta. Cabe señalar que desde la versión SBO2007A SP01, SAP incluyo una funcionalidad similar (nuevo botón en la ventana de Usuarios; vea nota SAP para mayor información) pero la hemos extendido con las siguientes opciones: Opción de copiar solo las configuraciones de ciertas ventanas en vez de todas. Opción de Importar/Exportar las parametrizaciones de formulario de una base de datos a otra. Utilizar plantillas de XML para parametrizaciones de formulario. Cuando abra el gestor de parametrizaciones de formulario, se mostrará la siguiente ventana. El uso de esta herramienta consiste en dos pasos antes de su ejecución. (1) Seleccione de donde copiar. Lo primero que necesita elegir es la fuente de donde está tomando las parametrizaciones. Puede seleccionar un archivo de XML (exportado de otra base de datos) o elegir a alguno de los usuarios de la base de datos a la cual se encuentra conectado. Si selecciona un usuario tendrá la opción de elegir cuál de las ventanas (formularios) incluir. (2) Seleccione a donde copiar. Una vez que el origen esta seleccionado, deberá seleccionar el destinatario, que pueden ser otros usuarios de la base de datos (seleccione los usuarios a los que se le coparán las parametrizaciones) o un archivo de XML

9 para poder importarlo desde otra base de datos (haga clic en el botón para seleccionar la carpeta en la que se guardará el archivo). (3) Ejecute. NOTA: Debido a la manera en la que SAP almacena la información de las parametrizaciones de los usuarios, es importante que los usuarios seleccionados como objetivos o destinatarios estén desconectados del sistema mientras que el copiado es realizado (si no lo cambios podrían no aplicarse). Una vez que las dos opciones anteriores están seleccionada puede presionar el botón ejecutar y después de la selección de su confirmación se iniciará con el copiado de las parametrizaciones. En este ejemplo exportaremos las parametrizaciones de Dors Labour y las copiaremos a Fred Buyer. Después de que confirmar y que el copiado se haya llevado a cabo finalmente se presenta la siguiente pantalla.

10 Gestión de autorizaciones El administrador de autorizaciones es una herramienta que extiende la opción normal de SAP de arrastrar y soltar de SAP Business One. Los puntos adicionales son los siguientes: Opción para aplicar las autorizaciones a un número de usuarios en vez de copiar de uno en uno. Opción de Importar/Exportar autorizaciones de una base de datos a otra. Usar XML como plantillas de autorizaciones. Cuando abrimos el administrador de autorizaciones aparecerá la siguiente pantalla. El uso de la herramienta consiste en dos pasos de selección más la ejecución. (1) Seleccione de donde copia. Primero deberá seleccionar la fuente de donde desea obtener las autorizaciones. Puede seleccionar tanto un archivo XML (exportado desde otra base de datos) o seleccionar un usuario de la base de datos en la cual se encuentra conectado. Si selecciona un usuario puede tener a opción de incluir Autorizaciones del sistema (autorizaciones estándar de SAP) y/o autorizaciones de usuario (autorizaciones personalizadas por usuarios/add-ons en el Creador de autorizaciones de usuario ). (2) Seleccione a donde copiar. Una vez que el origen esta seleccionado tendrá que seleccionar a cuales de los usuarios de la base de datos desea copiar la autorizaciones (seleccione la casilla del usuario a que desea copiar) o la ubicación del archivo XML para importarlo posteriormente a otra base de datos (haga clic en el botón y defina el nombre del archivo para guardarlo). (3) Ejecute. Una vez que las dos primeras opciones están seleccionadas puede presionar el botón ejecutar y después de la confirmación se iniciará el proceso de copiado.

11 En este ejemplo exportamos todas las autorizaciones de Doris Labour y las copiamos a Fred Buyer. El sistema primero buscará todas las autorizaciones de Doris. Y las aplicará a Fred las que sean necesarias. Una vez finalizado el proceso se mostrará la confirmación. NOTA: Dada la naturaleza de cómo el SDK de SAP lee y aplica las autorizaciones, el proceso se puede alentar mientras más usuarios son seleccionados.

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