1.- CREACIÓN DE CONSULTAS.

Transcripción

1 1.- CREACIÓN DE CONSULTAS. Una consulta permite efectuar preguntas acerca de la información almacenada en las tablas. En una consulta se pueden obtener datos de una tabla e incluso de varias tablas, por ejemplo los datos de los pedidos y de sus clientes correspondientes. En las consultas podremos ver los datos de las tablas, analizarlos e incluso realizar cambios en ellos. Los cambios se registrarán también en la tabla correspondiente. También podremos utilizar las consultas para realizar formularios. Al seleccionar el objeto Consultas de la base de datos se observan tres métodos diferentes de crear una consulta ver la figura: 2.- CREAR CONSULTA CON EL ASISTENTE. Este es el camino más sencillo para crear consultas sencillas; pero cuando hay que incluir condiciones de Lorenzo José Díaz de Haro - 1 de 26

2 selección es necesario recurrir al diseño. Ejemplo de aplicación: Vamos a realizar una consulta para obtener los campos Nombre, Apellidos y Teléfono de los cliente de la tabla CLIENTES que cumplan algunas de las condiciones que se exponen a continuación. Paso 1: Abrimos el asistente y, en la primera pantalla, elegimos la tabla CLIENTES de la lista Tablas/Consultas y los campos de la misma. Hacemos clic en cada uno de los campos que van a formar la consulta (y que vamos a utilizar en las condiciones más adelante) quedando como muestra la siguiente figura: Paso 2: Después de haber hecho clic en el botón Siguiente, la siguiente pantalla nos pide el Orden que van a mostrar los campos que seleccionados. Se pueden ordenar por varios criterios, dependiendo de los campos que hayamos seleccionado. En este caso, vamos a ordenarlos únicamente por el Apellidos de cada cliente, quedando como se muestra a continuación: Lorenzo José Díaz de Haro - 2 de 26

3 Paso 3: El siguiente paso, será el de establecer una o varias condiciones de búsqueda en los campos seleccionados, de este modo, se visualizarán sólo aquellos campos que cumplan dicha condición. En este caso a modo de ejemplo, vamos a establecer una condición de búsqueda, consistente el mostrar sólo aquellos cuya categoría es empleado (quiere decir que el id de categoría es 0), cuya condición, en este caso, van a cumplirla todos los clientes. A continuación podemos ver como quedaría dicha condición: Lorenzo José Díaz de Haro - 3 de 26

4 Paso 4: A continuación, debemos de seleccionar el tipo de consulta, indicando si vamos a mostrar todos los campos que obtenemos en la consulta ( Consulta Detallada ), o bien, vamos a mostrar el resultado de aplicar ciertas funciones a dichos campos ( Consulta Resumida ). En este ejemplo, no vamos a aplicar ninguna función a dichos campos, por lo tanto lo dejamos tal cual aparece en la figura: Paso 5: El siguiente pasó será asignar un Alias a uno o varios campos de lo seleccionados. Un Alias podemos definirlo como un nuevo nombre que pueden contener dichos campos, principalmente para que sean más cortos a la hora de teclearlos y hacer referencia a ellos. En nuestro caso, vamos a definir un Alias para cada uno de ellos, quedando como vemos en la siguiente imagen: Lorenzo José Díaz de Haro - 4 de 26

5 Paso 6: Por último, veremos un resumen de la consulta que hemos realizado, pudiente en este caso, Mostrar la Consulta o bien, Modificar dicha Consulta, en el caso de que se haya optado por añadir o suprimir determinados elementos o condiciones. En este misma pantalla, vamos a asignarle un nombre a nuestra consulta, en este caso, la llamaremos consultaclientes1. Lorenzo José Díaz de Haro - 5 de 26

6 Al mostrar dicha consulta, veremos la siguiente información: 3.- CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DE DISEÑO. Si elegimos esta opción la consulta se crea manualmente. En primer lugar, se visualizan dos ventanas. La primera es la ventana para elegir las tablas que participarán en la consulta, y la que aparece debajo es la ventana del diseño de las consultas, ver la figura. La segunda ventana se activa al cerrar la ventana de elección de tablas. Lorenzo José Díaz de Haro - 6 de 26

7 Los botones específicos para consultas de la barra de herramientas que tenemos disponibles son: Modo Diseño : activar/desactivar el modo Diseño (si lo desactivamos vamos a la edición del lenguaje SQL, que es el lenguaje con el que se realizan las consultas sobre la base de datos). Ejecutar : muestra el resultado de la consulta sin necesidad de salir del modo de edición. Hay que tener en cuenta que no guarda la consulta. Borrar : borra la consulta y quita todas las tablas de la vista Diseño. Añadir tablas : permite agregar más tablas a la consulta. Funciones : activa/desactiva la posibilidad de asociar funciones a los campos. Lorenzo José Díaz de Haro - 7 de 26

8 Nombre de la Tabla : activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se muestra el nombre de la tabla a la que pertenece el campo. Alias : activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se puede introducir el alias de un campo. Valores unívocos : si se activa, aquellas filas que aparecen repetidas varias veces en el resultado de una consulta sólo se mostrarían una vez. Por ejemplo, si creamos una consulta que devuelva las categorías de los empleados (Id Categoría), aparecerían tantas filas con la columna Id Categoría como hubieran en la tabla, pero aparecerían todas (o sea, que si tenemos 7 empleados aparecerá 7 veces el Id Categoría con valor 0) a menos que se activara esta casilla y ya sólo aparecería una vez. En cuanto a los campos y sus distintas opciones tenemos: Campo: muestra los nombres de los campos que se desean visualizar. En el caso de querer mostrar todos los campos de una tabla, tenemos la posibilidad de poner Nombre de tabla.* en lugar de poner uno a uno cada uno de los campos. Alias: el valor que se escriba se mostrará en la cabecera de la columna de resultados en lugar del nombre del campo que tiene la tabla. Tabla: muestra la tabla a la que pertenece al campo. Orden: podemos elegir entre ordenar los resultados por los valores de ese campo de forma ascendente o descendente. Visible: si queremos que se muestre ese campo en el resultado estará marcada. Los campos con esta opción desmarcada se utilizan para fijar condiciones de filtrado de los resultados. Función: permiten realizar distintas operaciones sobre los resultados. Hay que tener en cuenta que, una vez que a un campo se le incluye alguna función, el resto de los campos también deben llevar asociada alguna de las funciones disponibles. Se ofrecen las siguientes funciones: Agrupar: permite agrupar los resultados a mostrar en función de uno o varios campos. Cantidad: devuelve el número total de filas devueltas que contengan algún valor para ese campo. Lorenzo José Díaz de Haro - 8 de 26

9 Promedio: para campos de tipo numérico devuelve la media de los resultados para ese campo. Suma: para campos de tipo numérico devuelve la suma de los resultados para ese campo. Máximo: para campos de tipo numérico devuelve el valor máximo de los resultados para ese campo. Mínimo: para campos de tipo numérico devuelve el mínimo de los resultados para ese campo. Criterio: Especifica criterios de filtro (que un campo contenga un valor mayor, menor, igual, etc..) para el campo. Se pueden incluir varios criterios al mismo tiempo. Ejemplo de aplicación: Vamos a realizar una consulta para obtener los campos Fecha, Id Cliente y Total de los pedidos de la tabla PEDIDOS, que cumplan algunas de las condiciones que se exponen a continuación. Paso 1: Elegir la opción Crear una consulta en vista de diseño. Paso 2: Elegir la tabla PEDIDOS, hacer clic en el botón Añadir y cerrar la ventana de mostrar tablas. Paso 3: Aparece ahora la ventana de diseño de consultas, dividida en dos partes. En la superior aparecen las tablas elegidas y en la inferior aparecen varias columnas formando una cuadrícula en la que colocaremos los campos que seleccionemos para la consulta y los criterios de selección. Ver figura: Lorenzo José Díaz de Haro - 9 de 26

10 Paso 4: Elegimos los campos que queremos consultar, desplegando la lista que acompaña a Campo. Paso 5: Seleccionamos los campos Fecha, Id Cliente,Total y Servido en la lista desplegable. Paso 6: Para que el campo Servido no se visualice, se hace clic en la casilla de selección de la fila Visible y aparecerá sin seleccionar. Paso 7: Agregar el criterio de selección, en la fila Criterio y en la primera columna que tiene el campo Servido indicamos que sea Verdadero (es igual a decir que Sí, mientras que Falso es igual que decir que No). Ver la figura: Lorenzo José Díaz de Haro - 10 de 26

11 Paso 8: Pulsar el botón Guardar y llamar a la consulta consultapedidos1 Paso 9: Para ver el resultado de la consulta, pulsar el botón Ejecutar Consulta. Se visualizarán 4 registros en una tabla de respuesta mostrando la información solicitada. Ver figura: Lorenzo José Díaz de Haro - 11 de 26

12 Aunque en dicha consulta no hemos indicado un alias para cada uno de los campos de la tabla ( Fecha, ID Cliente y Total ) se podría haber realizado dicha consulta habiendo establecido sus alias correspondientes. 4.- CONSULTA CON DOS O MÁS TABLAS. En ocasiones necesitamos obtener datos de varias tablas, para ello es necesario realizar consultas utilizando dichas tablas. Podremos utilizar el asistente para consultas eligiendo las tablas correspondientes y los campos correspondientes o también la vista de diseño. En nuestro caso, vamos a utilizar la Vista Diseño para crear una consulta con dos tablas. Ejemplo de aplicación: Utilizando las tablas PEDIDOS y CLIENTES de la base de datos de pruebas que tenemos, pedimos obtener los datos de los clientes: Id Cliente, Nombre y Apellidos, y los datos del pedido correspondiente: Id Pedido, Total y Servido. Paso 1: Abrir la base de datos. Paso 2: Abrir el objeto Consultas y hacer doble clic en la opción Crear una consulta en vista de Diseño. Paso 3: Seleccionar la tabla PEDIDOS, clic en Añadir; seleccionar la tabla CLIENTES, clic en Añadir; y a continuación cerramos esta ventana. Paso 4: Si no nos aparece la relación entre las dos tablas hemos de crear la relación entre ellas, y para ello accedemos a la Barra de Menús y elegimos Insertar --> Nueva relación..., obteniendo la siguiente pantalla: Lorenzo José Díaz de Haro - 12 de 26

13 En dicha pantalla, seleccionamos para cada tabla el campo por el que las vamos a relacionar, en este caso Id Cliente que es el común a ambas. Paso 5: Una vez hemos establecido la Relación entre dichas tablas, obtendremos la siguiente figura: Lorenzo José Díaz de Haro - 13 de 26

14 Paso 6: En la ventana de diseño aparecen ahora las dos tablas, elegimos los campos indicados de cada tabla como hacíamos en la consulta anterior. Ver la figura. Paso 7: Una vez terminada el diseño de la consulta nos falta salvarla con el nombre consultaclientes- Pedidos1 y ejecutarla para ver cual es el resultado que obtenemos. Aunque este caso lo hemos realizado mediante la Vista Diseño, también es posible realizar una consulta Lorenzo José Díaz de Haro - 14 de 26

15 entre varias tablas desde el asistente. 5.- CREACIÓN DE CONSULTAS QUE INCLUYEN FUNCIONES. Vamos a crear una consulta que realiza operaciones sobre los resultados. Así, vamos a crear una consulta que muestre el nombre de cada cliente almacenado y el total de pedidos que ha realizado cada uno de ellos. Es decir, el objetivo es realizar una consulta sobre CLIENTES y PEDIDOS de manera que agrupemos las filas devueltas en función de cada cliente (quiere decir que creará grupos de filas de cada empleado) para así poder contarlas y poder saber el número de pedidos asociados a cada uno de ellos. El resultado de nuestra consulta, con las filas que tenemos actualmente en CLIENTES y PEDIDOS, debe ser como el de la siguiente Figura. Para empezar, elegimos las tablas sobre las que vamos a realizar la consulta, CLIENTES y PEDIDOS. Lorenzo José Díaz de Haro - 15 de 26

16 Los campos que necesitamos son, por una lado Id Cliente de CLIENTES, que es sobre el que agruparemos los resultados devueltos y, por otro, un campo de la tabla PEDIDOS que estemos seguros que siempre tendrá un valor (no estará vacío) para cada fila de Pedidos. Por ejemplo, podemos elegir el campo Id_Pedido que siempre va a tener valor para cada pedido. Los campos seleccionados se muestran en la siguiente figura. Lorenzo José Díaz de Haro - 16 de 26

17 A continuación, debemos asociar la función correspondiente a cada uno de los dos campos. En primer lugar, hemos dicho que queremos agrupar los resultados en función de cada cliente (Id Cliente), para ello vamos a incluirle la función Agrupar asociada al campo Id Cliente. Y, en segundo lugar, lo que queremos es contar los pedidos realizados por cada cliente. Esto último lo conseguimos asociando la función Cantidad al campo Id Pedido de Pedidos. Lorenzo José Díaz de Haro - 17 de 26

18 Guardamos entonces la consulta como consultaclientes-pedidos1 y al lanzarla nos encontramos una pantalla como en la siguiente figura. Como vemos, la cabecera con el total de los pedidos está mostrando la función que estamos utilizando Lorenzo José Díaz de Haro - 18 de 26

19 junto con el nombre del campo. Si queremos que el resultado aparezca con algo más intuitivo podemos poner como alias total pedidos, es decir, una cabecera significativa. Para poder ver el nombre y apellidos del cliente al mismo tiempo (ya que el campo Id Cliente es poco intuitivo) simplemente añadimos los atributos Nombre y Apellidos a la consulta, tanto en los campos a mostrar como en los campos a agrupar. Lorenzo José Díaz de Haro - 19 de 26

20 Hemos de tener en cuenta que la agrupación ha de ser por los campos Id Cliente, Nombre y Apellidos, pero solo mostraremos visibles el campo Nombre y Apellidos. 6.- CRITERIOS DE SELECCIÓN. Para diseñar consultas es esencial saber cómo y qué criterios podemos especificar para recuperar únicamente los datos que deseamos. Podemos aplicar los siguientes tipos de criterios: A) Seleccionar intervalos de valores en un campo. Se puede seleccionar registros en los que los valores de algunos campos estén en un rango determinado. Por ejemplo que el total del pedido sea mayor de 100 o que el total de pedido esté entre 50 y 150. Para identificar un rango dentro de una expresión se utiliza el operador Entre...Y o los operadores de comparación ( >, <, >=, <= ). Por ejemplo aplicamos varios criterios a la columna Total de la tabla PEDIDOS: Lorenzo José Díaz de Haro - 20 de 26

21 B) Usar caracteres comodín. A veces interesa seleccionar campos que contengan un determinado modelo de caracteres, por ejemplo, seleccionar los nombre de clientes que empiecen por la letra M. Para esto utilizaremos los siguientes caracteres comodín: El signo de interrogación (?) para sustituir un carácter por cualquiera en esa posición. Por ejemplo,?a busca aquellos valores que empiecen por cualquier letra y la segunda sea una "a". El asterisco (*) para representar cualquier número de caracteres situados en la misma posición que el asterisco. Al utilizar estos criterios, Base los encierra entre comillas y antepone la palabra Como. Por ejemplo aplicamos varios criterios a la columna Nombre de la tabla CLIENTES. Por ejemplo, seleccionar Clientes cuyo nombre de cliente empieza por M. Lorenzo José Díaz de Haro - 21 de 26

22 C) Seleccionar registros que no coinciden con un valor. Utilizaremos el operador NO. Por ejemplo, podemos introducir la expresión NO COMO 'M*' para encontrar todos los clientes cuyo nombre no empieza por M. Base añade la palabra COMO. El ejemplo muestra los clientes cuyo nombre no empieza por la letra M pero contiene una letra e. D) Especificar varios criterios. Los casos anteriores muestran cómo utilizar un solo criterio para un campo. Sin embargo, podemos especificar varios criterios para un campo. Para ello utilizaremos los operadores "Y" y "O". Por ejemplo, para ver los clientes de la provincia de Granada o de Almería, escribiremos en la casilla criterios Granada, y en la casilla o Almería. Ver la figura: Lorenzo José Díaz de Haro - 22 de 26

23 7.- CREACIÓN DE CONSULTAS PARAMETRIZADA. Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se indiquen para buscar datos en la tabla. Por ejemplo, si queremos realizar una consulta de los pedidos de un cliente en concreto diseñaremos una consulta con parámetros (con un único parámetro en este caso) que no pida que cliente es al que deseamos localizar sus pedidos, así cada vez que se ejecute la consulta nos aparecerá una ventana para indicar el cliente. Para la creación de una consulta parametrizada sobre todos los pedidos de un cliente en concreto, Lorenzo José Díaz de Haro - 23 de 26

24 solicitando como dato cada vez el código de cliente, seguiremos los siguiente pasos: Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación vamos a la opción de Consultas y pulsamos la opción Crear consulta en vista Diseño... Paso 2: Seleccionamos la tabla PEDIDOS y la tabla CLIENTES, donde de la tabla PEDIDOS mostraremos las columnas Id Pedido, Fecha y de la tabla CLIENTES mostraremos las columnas ApellidosNombre y Teléfono. Lorenzo José Díaz de Haro - 24 de 26

25 Paso 3: Ahora debemos seleccionar el campo por el que vamos a parametrizar la consulta, o sea, el campo por el que preguntaremos cada vez. El campo en este caso es Id Cliente de la tabla PEDIDOS que no deberá ser visible. Para la creación de un parámetro simplemente igualaremos el campo a una constante (recordar simplemente que para igualar un campo a otro o a una constante, la operación se realiza en el apartado Criterio)con dos puntos por delante (Ejemplo :Cliente). Lorenzo José Díaz de Haro - 25 de 26

26 Paso 4: Guardamos los cambios, con lo que nos pedirá que le asignamos un nombre a la nueva consulta. El nombre con la que la guardaremos será PedidosClienteParam. Una vez guardada simplemente la abrimos en modo ejecución (o sea para que funcione, no en modo edición para realizar cambios en ella) con lo que nos aparecerá una pantalla para indicar los valores de los parámetros que hemos creado. Paso 5: Ponemos en valor el código de cliente que deseamos mostrar los pedidos y nos aparecerá exclusivamente los pedidos de dicho cliente (en este caso seleccionaremos el cliente 4). Lorenzo José Díaz de Haro - 26 de 26