Consultas de Selección Unitabla

Transcripción

1 Consultas de Selección Unitabla Tabla de contenidos 1.- INTRODUCCIÓN CLIENTES DE SALAMANCA O ZAMORA (CON ASISTENTE) PRECIO CON IVA (VISTA DISEÑO) CANTIDAD DE PEDIDO (VISTA DISEÑO) VENTAS DE MAHOU Y DAMM (VISTA DISEÑO) PROMEDIO DE CANTIDAD DE VENTAS (CON ASISTENTE) SUMA DE PEDIDOS (VISTA DISEÑO) CLIENTES POR LOCALIDAD (VISTA DISEÑO)... 8 Universidad de Salamanca Facultad de Economía y Empresa Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa

2 Federico Cesteros. All rights reserved. Prohibida la reproducción parcial o total del presente documento sin permiso explícito del autor. Universidad de Salamanca. Facultad de Economía y Empresa. Departamento de Economía e Historia Económica.

3 1.- Introducción Access dispone de un objeto denominado Consultas que permite seleccionar de una o varias tablas un conjunto de registros con los que trabajar en un determinado momento, fijando para ello una determinada condición o criterio. Además, permitirán establecer resúmenes sobre los datos seleccionados y obtener nuevos datos calculados a partir de los almacenados. Para hacer una consulta de selección (Etiqueta Crear de las Cinta de Opciones/Grupo Otros) se pueden seguir dos procedimientos: realizarla con el asistente, o bien, construirla directamente en la ventana de diseño. 2.- Clientes de Salamanca o Zamora (con asistente) - Se pulsa en el botón Asistente para consultas del grupo Otros, de la etiqueta Crear incorporada en la Cinta de Opciones. - En la primera ventana del asistente se elige la opción para consultas sencillas. - Seleccionar la tabla Clientes y los campos: Nombre, Dirección y Localidad. Siguiente - Título: Clientes de Salamanca o Zamora. Siguiente. - Comprobamos que está activa la opción Abrir la consulta para ver información. Finalizar. - Pasamos a la vista diseño de la consulta y efectuamos las siguientes modificaciones: - Ordenar en forma ascendente el campo Localidad. - Escribimos en la fila de criterios del campo Localidad de la cuadrícula QBE: Salamanca. - En la fila siguiente de criterios escribimos Zamora (criterio en O). Comprobar que si se escribe en la misma fila de criterios Salamanca y Zamora (sería un criterio en Y) entonces la consulta en vista hoja de datos aparece vacía, debido a que no hay ningún cliente cuya localidad sea a la vez Salamanca y Zamora. Si bien, en la misma fila de criterios se puede escribir Salamanca o Zamora (criterio en O) que produciría el mismo resultado que escribir ambas localidades en dos filas diferentes. - También se podrían utilizar los comodines (*,? y #) en los criterios de esta consulta. Así, si escribimos S* y Z* en las filas correspondientes de criterios el resultado es el mismo que el obtenido en el apartado anterior. Si escribimos *a seleccionaría todos los registros cuya localidad terminará en a. Si escribimos S*a, seleccionaría todos los registros cuyo dato tuviera cualquier longitud, pero comenzase por S y terminara en a. Y si escribimos *Salamanca* se seleccionaría todos los registros de esta localidad. El comodín? actúa como cualquier carácter en la posición especificada (por ejemplo,?sa, seleccionaría los registros cuyo dato constara de tres caracteres y los dos últimos fueran SA). El comodín # actúa como cualquier dígito en la posición especificada (por ejemplo, 12#45 seleccionaría registros del tipo 12145, 12245, 12345, etc.). Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 3

4 - Añadimos el campo DNI ó CIF haciendo doble clic sobre su nombre en la tabla de campos que aparece en la rejilla superior de la ventana vista diseño. - Pasamos a vista Hoja de datos para comprobar el resultado obtenido. Supongamos que el campo DNI ó CIF que acabamos de agregar no nos parece ahora adecuado. Pasamos a vista diseño y podemos, o bien eliminarlo (seleccionándolo y Edición / Eliminar), o bien, no visualizarlo (desactivando la casilla mostrar de dicho campo). - Guardar las modificaciones realizadas. 3.- Precio con IVA (vista diseño) - Se hace clic en el botón Diseño de Consulta del grupo Otros, de la etiqueta Crear de la Cinta de opciones. - Seleccionamos la tabla Pedidos y de ella los campos: Proveedor, Cantidad Pedido y Precio Compra (También se pueden seleccionar los campos que van a formar la consulta haciendo clic sobre una celda vacía de la fila Campo de la casilla QBE y sobre el botón que da paso a la lista desplegable, seleccionando los campos oportunos). - Creamos un campo calculado escribiendo en un campo vacío de la cuadrícula QBE: Precio con IVA:[Precio Compra]*1,18 - Para el campo calculado que acabamos de crear aplicamos un formato. Para ello, en vista diseño, hacemos clic en cualquier fila del campo y picamos en el botón Hoja de propiedades de la etiqueta Diseño. En el panel que aparece, en la opción formato, de la ficha General, seleccionamos de la lista desplegable el formato de Euro. Cerramos dicho panel. - En el campo Proveedor asignamos un orden ascendente y en la casilla de criterios escribimos en la primera fila: Cervecera del Oeste SL. En la siguiente fila escribimos: Bebidas de España SA (así los alumnos ven como se puede escribir un criterio en O, es decir, que se cumpla al menos uno de los criterios). - Otra posibilidad de introducir un criterio en O es escribirlo en la misma fila de criterios de la siguiente manera: Cervecera del Oeste SL O Bebidas de España SA. - Recordar que en los campos tipo Memo, Objeto OLE e Hipervínculo no se pueden introducir criterios. Además, en los campos de tipo Si/No solo se pueden introducir dos criterios: Sí o Activado, para seleccionar los registros cuyo contenido en el campo sea Sí, y No o Desactivado para seleccionar los contrarios. - Guardamos la consulta con el nombre: Precio con IVA. - En la siguiente imagen se puede apreciar en la ventana de diseño la consulta creada: Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 4

5 4.- Cantidad de Pedido (vista diseño) - Igual que antes, se hace clic en el botón Diseño de Consulta del grupo Otros, de la etiqueta Crear de la Cinta de opciones. - Seleccionamos la consulta Precio con IVA que acabamos de realizar. - Doble clic sobre la barra de título de la consulta Precio con IVA para seleccionar todos los campos. - Arrastramos los campos seleccionados hasta la primera celda de la fila Campo de la cuadrícula QBE para añadir todos los campos a este recuadro (otra forma, la tercera, de incluir campos en la cuadrícula QBE). - En la fila de criterios del campo Cantidad Pedido escribimos: >=125 y <=300 (así se escribe un criterio en Y, es decir, que se cumplan todos los criterios a la vez). - Guardamos la consulta (que proviene, a diferencia de las anteriores, de otra consulta) con el nombre: Cantidad de Pedido. - Como se observa, en la consulta que acabamos de realizar no hace falta escribir nuevamente los criterios que pusimos en la consulta de la que proviene; precisamente por eso, por que procede de una consulta ya guardada con sus respectivos criterios. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 5

6 5.- Ventas de Mahou y Damm (vista diseño) - Como en los casos anteriores, se hace clic en el botón Diseño de Consulta del grupo Otros, de la etiqueta Crear de la Cinta de opciones. - Agregamos la tabla Ventas y de ella seleccionamos los campos: Concepto, Fecha de Venta, Cantidad y Precio Venta. - En la primera fila de criterios del campo Concepto escribimos Mahou* y en la siguiente *Damm (Criterio en O para este campo). Orden ascendente para este campo. - Asignamos también un orden ascendente en el campo Fecha de Venta. - En la primera fila de criterios del campo Fecha de Venta escribimos <= (criterio en Y con el campo Concepto). - En la primera fila de criterios del campo Cantidad escribimos >20 (criterio en Y con los campos Concepto y Fecha de Venta) y en la siguiente, también, >20 (criterio en Y con el campo Concepto y a la vez criterio en O para este campo). - En la primera fila de criterios del campo Precio Venta escribimos >250 y < 450 (criterio en Y con los restantes campos de esta fila) y en la fila siguiente >300 y <500 (criterio en Y con los restantes campos de esta fila y a la vez criterio en O para este campo). - Se guarda la consulta con el nombre: Ventas de Mahou y Damm. - En la imagen siguiente se visualiza en la ventana de diseño la consulta creada: Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 6

7 6.- Promedio de cantidad de ventas (con asistente) - Como en la primera consulta creada, se hace clic en el botón Asistente para consultas de la etiqueta Crear incluida en la Cinta de Opciones. - En el primer cuadro de diálogo del asistente se elige la opción de consultas sencillas. - Se selecciona la tabla Ventas y de ella elegimos los campos Concepto, Cantidad y Precio Venta. Siguiente. - Como se han seleccionado campos que contienen datos numéricos (Cantidad y Precio Venta) aparece un nuevo cuadro de diálogo que nos proporciona opciones de detalle o resumen para los registros. Picamos en Resumen y en Opciones de Resumen seleccionamos Promedio para el campo Cantidad y Suma para el campo Precio Venta. Siguiente. - Se guarda la consulta con el nombre: Promedio de Cantidad de Ventas. - En vista diseño hacemos clic en cualquier fila del campo Promedio de Cantidad y seleccionamos la opción Propiedades del menú contextual de dicho campo (también etiqueta Diseño/ grupo Mostrar u Ocultar/ botón Hoja de propiedades) y elegimos para la propiedad formato, la opción Estándar. También, se cambia el nombre del campo que Access propone por defecto para este resumen (Promedio de Cantidad) por Promedio Cantidad, escribiendo, en la fila de la propiedad Título el nuevo. Igualmente se cambia el título al campo Suma de Precio Venta por el de Total Ventas. - Como se observa, en la cuadrícula QBE ha aparecido una nueva fila llamada Total que muestra para cada campo el operador correspondiente (Agrupar por, Promedio, Suma). - En la ventana de la Hoja de datos, la consulta creada tendría el siguiente aspecto: Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 7

8 7.- Suma de Pedidos (vista diseño) - Se hace clic en el botón Diseño de Consulta del grupo Otros, de la etiqueta Crear de la Cinta de Opciones. - Agregamos la tabla Pedidos y pasamos a la cuadrícula QBE los campos Proveedor, Cantidad Pedido y Precio Compra. - Se incluye la fila Total en la cuadrícula QBE ( botón Totales de la etiqueta Diseño) - En esta fila de Total elegimos Agrupar por para el campo Proveedor y la opción Suma para los otros dos campos. - Se cambia el nombre de los campos que Access propone por defecto para estos resúmenes (Suma de Cantidad Pedido y Suma de Precio Compra) por Total Pedidos y Total Compras, respectivamente. Para ello, se sitúa el cursor en cualquier fila de la columna Cantidad en la cuadrícula QBE y se selecciona la opción Título en la ventana de Propiedades escribiendo en esa línea Total Pedidos. Lo mismo se hace para el campo Precio Compra, escribiendo ahora Total Compras. - Guardamos la consulta con el nombre: Suma de Pedidos. 8.- Clientes por localidad (vista diseño) - Igual que en la anterior consulta, se hace clic en el botón Diseño de Consulta del grupo Otros, de la etiqueta Crear de la Cinta de Opciones. - Se agrega la tabla Clientes. - Se pasan a la cuadrícula QBE los campos Localidad y Nombre. - En la fila Total se elige de la lista desplegable respectiva las opciones Agrupar por para el campo Localidad y Cuenta para el campo Nombre. - Igual que en la consulta anterior se modifica el nombre del campo que se ha resumido Cuenta de Nombre por Número de Clientes. - Guardamos la consulta con el nombre: Clientes por Localidad. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 8