Crear una tabla dinámica

Transcripción

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2 Introducción En este manual de referencia se explican los procedimientos para crear, administrar y personalizar tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Los ejemplos ilustrativos de este material están basados en una ejemplo de planilla de tabla dinámica, según el siguiente contexto. Una empresa se dedica a la venta de productos de plásticos para el hogar. Los productos están clasificados en diversas líneas y dentro de ellas en distintas categorías. La empresa cuenta con varios despachantes que distribuyen los productos a sus distintas sucursales a través de transportistas contratados. La planilla dónde se registran estos datos, tiene la siguiente estructura: 2

3 Crear una tabla dinámica Las tablas dinámicas pueden ser originadas desde una lista de Microsoft Excel, como lo es el ejemplo de registro de las ventas de la fábrica de productos de plásticos para el hogar, también puede ser basada en una base de datos externa. Tenga en cuenta que en el caso de originar la tabla en una lista de Microsoft Excel, los datos deben estar organizados como una lista y con las características de la misma, con rótulos exclusivos para cada columna, con una composición de registro similar en todas las filas, sin filas ni columnas en blanco dentro del rango y sin celdas combinadas. Un aspecto importante a tener en cuenta, es que al realizar modificaciones en los datos de origen, las tablas dinámicas configuradas con dicho origen, no se actualizarán de forma automática, sino que el usuario debe realizar la actualización de la/s misma/s, o configurar para que se actualice de forma automática al abrir el libro. Crear una tabla dinámica cuyo origen de los datos es una lista de Microsoft Excel Tenga en cuenta que al crear una tabla dinámica, Microsoft Excel, utiliza títulos, formatos y funciones totalizadoras por defecto. Estos parámetros pueden ser modificados posteriormente. Para crear una tabla dinámica cuyo origen de los datos es una lista de Microsoft Excel, siga los siguientes pasos: 1) Posiciónese haciendo clic en alguna celda de la lista origen de datos. 2) Seleccione de la cinta de opciones la ficha Insertar. 3) Elija el comando Tabla Dinámica dentro del grupo Tablas. Aparecerá el siguiente Asistente para crear tablas dinámicas: 3

4 4) Elija el origen de los datos para la tabla dinámica, haciendo clic sobre el botón de opción en Seleccione una tabla o rango. 5) Determine el rango completo de datos a incluir en la tabla dinámica, incluyendo títulos (Recuerde que no deben existir celdas combinadas). Microsoft Excel, hará una autoreconocimiento de rango y propondrá al mismo como el rango de los datos para el origen de la tabla dinámica. Seleccione el rango sólo en el caso que el rango propuesto no sea el rango correcto. Un ejemplo de un conjunto de datos organizados en forma correcta como lista, sería el siguiente: 6) Seleccione con el botón de opción la ubicación que desea darle a la tabla dinámica. Puede elegir insertar la tabla dinámica en una nueva hoja o en ubicarla en una hoja existemte. 7) Haga clic en el botón Aceptar. 4

5 Aparecerá la grilla de diseño de la nueva tabla dinámica y el panel correspondiente a Lista de campos de tabla dinámica. 8) Ahora deberá armar la estructura de datos de la tabla dinámica. Para ello primero veremos cuáles son las áreas de una tabla dinámica (FILTRO DE INFORME ETIQUETAS DE FILA ETIQUETAS DE COLUMNAS DATOS): 5

6 FILTRO DE INFORME: Aquí se agrega opcionalmente, aquel dato por el que de desea visualizar la tabla dinámica para cada elemento por separado. Por ejemplo, si incluimos como área de FILTRO DE INFORME la fecha de venta, una vez finalizada la tabla dinámica, nos permitirá elegir una fecha específica y poder visualizar la tabla dinámica únicamente con los datos correspondientes a esa fecha. ETIQUETAS DE FILA: Aquí se agrega aquel dato o aquellos datos que se deseen utilizar como agrupamiento por filas. Por ejemplo, si incluimos como área de fila la línea del producto, veremos en cada fila una línea de producto distinta. 6

7 ETIQUETAS DE COLUMNAS: Aquí se agrega aquel dato o aquellos datos que se deseen utilizar como agrupamiento por columnas. Por ejemplo, si incluimos como área de columna la sucursal, veremos en cada columna una sucursal distinta. VALORES: Aquí se agrega aquel dato o aquellos datos que se deseen totalizar. Por ejemplo, si incluimos como área de valores el importe total, veremos la suma de los importes totales para los agrupamientos elegidos en las otras áreas. Las funciones que se pueden utilizar para incluir en el área VALORES, para totalizar en una tabla dinámica, son las siguientes: SUMA CUENTA PROMEDIO MAX MIN PRODUCTO CONTAR NUMEROS DESVEST DESVESTP VAR VARP. 7

8 Función Resumen Muestra la suma los valores para el dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. SUMA Por ejemplo, si se aplica sobre el dato IMPORTE TOTAL y se ha definido la LÍNEA del producto como agrupamiento por fila, mostrará para cada línea de producto, la suma de los importes totales. Muestra la cuenta de valores para el dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. CONTAR Por ejemplo, si se aplica sobre el dato CÓDIGO PRODUCTO y se ha definido la LÍNEA del producto como agrupamiento por fila mostrará para cada línea de producto, la cantidad de celdas no vacías correspondiente a la columna CÓDIGO PRODUCTO de la planilla origen. Equivale a la función CONTARA de Microsoft Excel. Muestra el promedio de los valores para el dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. PROMEDIO Por ejemplo, si se aplica sobre el dato CANTIDAD UNIDADES y se ha definido la LÍNEA del producto como agrupamiento por fila, mostrará para cada línea de producto, el promedio de unidades. Muestra el valor máximo entre los valores para el dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. MÁX Por ejemplo, si se aplica sobre el dato IMPORTE TOTAL y se ha definido la CATEGORÍA como agrupamiento por fila, mostrará para cada categoría, su mayor importe total. Muestra el valor mínimo entre los valores para el dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. MÍN Por ejemplo, si se aplica sobre el dato IMPORTE TOTAL y se ha definido la CATEGORÍA como agrupamiento por fila, mostrará para cada categoría, su menor importe total. 8

9 PRODUCTO CONTAR NÚMEROS DESVEST DESVESTP VAR VARP Muestra el producto (multiplicación) entre los valores para el dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. Muestra la cuenta de valores numéricos para el dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. Equivale a la función CONTAR de Microsoft Excel. Muestra la estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra es un subconjunto de toda la población, para el dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. Muestra una estimación de la desviación estándar de una población, donde la población son todos los valores del dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. Muestra la varianza de una población, donde la muestra es un subconjunto de toda la población, para el dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. Muestra la varianza de una población, donde la población son todos los valores del dato elegido respetando los agrupamientos seleccionados. En cualquiera de las 4 áreas de la tabla dinámica, se pueden agregar más de un dato. Una tabla dinámica debe ser organizada, incluyendo por lo menos un dato en el área de FILA o COLUMNA, y con un dato en el área de DATOS. Para incluir un dato en un área, siga los siguientes pasos: 1) Haga clic sobre el control del dato correspondiente a incluir. 2) Sin soltar el botón del mouse, arrastrar el botón al área que desee. 9

10 Por ejemplo si hemos incluido la Línea del producto al área de ETIQUETAS DE FILA, y el Importe Total al área de VALORES, la estructura se verá así: Al incluir un dato numérico al área de VALORES, por defecto se aplicará la función SUMA para totalizarlo. En el caso de incluir un dato 10

11 alfanumérico al área de VALORES, por defecto se aplicará la función CONTAR para totalizarlo. La función a aplicar sobre el dato incluido en el área DATOS, podrá ser modificada. Editar una tabla dinámica Quitar un dato Si desea quitar algún dato incluido en alguna área, siga los siguientes pasos: 1) Haga clic sobre el dato incluido dentro de la tabla que desea quitar. 2) Sin soltar el botón del mouse, arrastrar el dato fuera de área de estructura. Mover un dato a otra área Si desea mover algún dato incluido en alguna área hacia otra área, siga los siguientes pasos: 1) Haga clic sobre el dato incluido dentro de la tabla que desea mover. 2) Sin soltar el botón del mouse, arrastrar el dato hasta el área donde desea ubicarlo. 11

12 Tenga en cuenta que una vez que tiene armado el diseño de la estructura de la tabla, puede modificarla en cualquier momento. Al activar cualquier celda de su hoja de cálculo fuera de la estructura de la tabla dinámica, se ocultará automáticamente el panel correspondiente a la Lista de campos de tabla dinámica. 12

13 Modificar el nombre de algún dato de la tabla dinámica 1) Haga clic sobre el control del dato al que desea modificar su nombre. 2) Elija la opción Configuración de campo de valor. Aparecerá el siguiente cuadro de opciones: 3) Escriba en el cuadro correspondiente a Nombre personalizado, el nuevo nombre para el dato. 13

14 4) Haga clic en el botón Aceptar. Modificar función totalizadora de datos Para cambiar la función a aplicar a un dato del área DATOS, siga los siguientes pasos: 1) Haga clic sobre el control del dato del que se desea cambiar la función para totalizar. 2) Elija la opción Configuración de campo de valor. 14

15 Aparecerá el siguiente cuadro de opciones: 3) Elija en las opciones mostradas en Resumir por, la función que desea aplicar. 4) Haga clic en el botón Aceptar. Visualizar Panel Lista de campos de tabla dinámica En el caso de activar cualquier celda correspondiente a la estructura de una tabla dinámica, se visualizará de forma automática el panel correspondienye a Lista de campos de tabla dinámica, el que permitirá realizar modificaciones en la misma. 15

16 Si el panel no se mostrará de forma automática, deberá activar su visualización. Para ello siga los siguientes pasos: 1) Posiciónese haciendo clic en alguna celda correspondiente a la tabla dinámica. 2) Seleccione de la cinta de opciones la ficha Opciones. 3) Haga clic en el comando Lista de campo dentro del grupo Mostrar. 16

17 Borrar la estructura de una tabla dinámica Para borrar la estructura de una tabla dinámica, siga los siguientes pasos: 1) Posiciónese haciendo clic en alguna celda correspondiente a la tabla dinámica. 2) Seleccione de la cinta de opciones la ficha Opciones. 3) Elija el comando Borrar dentro del grupo Acciones. 4) Seleccione la opción Borrar todo. Eliminar una tabla dinámica Para eliminar una tabla dinámica, siga los siguientes pasos: 1) Posiciónese haciendo clic en alguna celda correspondiente a la tabla dinámica que desea eliminar. 2) Seleccione de la cinta de opciones la ficha Opciones. 3) Elija el comando Seleccionar dentro del grupo Acciones. 4) Seleccione la opción Toda la tabla dinámica. 5) Presione la tecla SUPR. 17

18 Mover una tabla dinámica Para mover una tabla dinámica, siga los siguientes pasos: 1) Posiciónese haciendo clic en alguna celda correspondiente a la tabla dinámica. 2) Seleccione de la cinta de opciones la ficha Opciones. 3) Elija el comando Mover tabla dinámica dentro del grupo Acciones. 4) Elija la nueva ubicación para la tabla dinámica. 5) Para finalizar haga clic en el botón Aceptar. 18

19 CONTENIDO Introducción... 2 Crear una tabla dinámica... 3 Crear una tabla dinámica cuyo origen de los datos es una lista de Microsoft Excel... 3 Editar una tabla dinámica Quitar un dato Mover un dato a otra área Modificar el nombre de algún dato de la tabla dinámica Modificar función totalizadora de datos Visualizar Panel Lista de campos de tabla dinámica Borrar la estructura de una tabla dinámica Eliminar una tabla dinámica Mover una tabla dinámica