Una tabla dinámica permite presentar desde distintos puntos

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1 1. CREAR TABLAS DINÁMICAS Una tabla dinámica permite presentar desde distintos puntos de vista una misma información, usando para ello funciones de resumen, como la suma o el promedio. Una tabla dinámica funciona de una forma interactiva, de forma que, una vez creada, puedes resumir y organizar de distintas formas la información mostrada. Cuando se modifican los datos origen de la tabla, se puede volver a calcular esta tabla dinámica. Además, también puedes mostrar el nivel de detalle que quieras en cada momento. Para construir una tabla dinámica, hay que indicar los campos que queremos incluir y la forma en que se van a organizar. En una tabla dinámica, entendemos por campo una categoría de datos. Por ejemplo, en la hoja de cálculo que te muestro a continuación, Año, Mes y Producto serían campos. Un elemento es una subcategoría o un integrante de un campo. Por ejemplo: 2002, Feb, Mar, COD-1, COD-2..., son elementos. Es decir, que los elementos representan las entradas únicas de los campos en los datos de origen. Estos campos y elementos de los datos de origen aparecen también representados en las tablas dinámicas que crees a partir de ellos. Copyright Computer Aided E, S.A. 1

2 Por otra parte, una tabla dinámica utiliza dos tipos de campos: Campos que se utilizarán como títulos del campo de fila, columna y campos de filtro de la tabla. Estos campos suelen contener texto. Campos de valores que se utilizarán para realizar los cálculos (también se llaman, en ocasiones, campos de datos). Estos campos suelen tener datos numéricos. dinámica Para crear tablas dinámicas, pulsa el botón Insertar tabla, que está en la ficha Insertar de la Cinta de opciones. Desde las opciones del menú de este botón, puedes crear, además de tablas dinámicas, gráficos dinámicos. Si antes de pulsar el botón estabas situado en una celda de una lista de datos, Excel establece automáticamente el rango de datos que utilizará para crear la tabla dinámica. 2

3 Incluso podrías utilizar un rango de datos externo (por ejemplo, procedente de una base de datos), a través de una conexión, para crear la tabla dinámica a partir de estos datos externos. De todas formas, si quieres (por ejemplo, si el rango de datos establecido por Excel no es correcto), puedes cambiarlo a través del campo Tabla o rango, indicando el libro y la hoja donde están los datos, si fuera necesario. En la sección inferior del cuadro puedes indicar dónde se creará la tabla dinámica: en una hoja nueva o en una hoja que ya exista en el libro (que puede ser la misma hoja en la que estamos trabajando u otra cualquiera). Al aceptar el cuadro de diálogo se creará el esquema de la tabla en la hoja de cálculo. Entonces tendremos que establecer su diseño, indicando los campos que actuarán como categorías de información, aquéllos para los que resumiremos la información, etc. Copyright Computer Aided E, S.A. 3

4 En la parte derecha de la ventana aparece el panel Lista de campos de tabla dinámica, desde el que indicarás los distintos campos que se incluirán en la tabla, así como la función que tienen que desempeñar en la misma. Al ir seleccionando campos, Excel los añade en el área predeterminada de la sección de diseño del informe, aunque siempre puedes organizar estos campos, cambiando el área en el que se encuentran o su posición dentro del área. Vamos a ver cómo se distribuyen los campos en la tabla dinámica, según el área en la que se encuentren en el panel Lista de campos de tabla dinámica. 1. Los datos que queremos representar pueden estar en una hoja de cálculo o proceder de un origen de datos externo. 2. Los campos que estén en el área Filtro de informe se situarán como filtro de informe en la tabla dinámica. 3. Los campos que estén en el área Rótulos de columna se situarán como campo de columna en la tabla dinámica. 4. Los campos que estén en el área Rótulos de fila se situarán en el área de los campos de fila en la tabla dinámica. 5. Los campos que estén en el área Valores se convertirán en campos de valores en la tabla dinámica. Para mover un campo de un área a otra también puedes pulsar sobre él y arrastrarlo entre las áreas; si lo arrastras fuera de las zonas de las áreas se eliminará dicho campo de la tabla dinámica. Si, en alguna de las áreas del panel Lista de campos de tabla dinámica, pulsas en algún campo, se mostrará un menú. Las primeras opciones de este menú permiten mover el campo dentro del área en que se encuentra, para situarlo en la posición adecuada respecto al resto de campos del área. Lasotrasopcionessirvenparamover el campo a otra área de la tabla dinámica, quitarlo de la tabla dinámica o establecer ciertas características del mismo. 4

5 Para añadir un nuevo campo a la tabla, indicando a la vez el área en el que se colocará, puedes utilizar el menú contextual del campo, en la sección Seleccionar campos para agregar al informe. Otra posibilidad es arrastrar el campo desde esta sección hasta el área adecuada. Al ir colocando los distintos campos en los lugares adecuados, la tabla dinámica resumirá la información que presenta el rango de datos seleccionado. De esta forma es más sencillo el analizar los datos. Si sitúas un campo en el área Filtro de informe, la tabla dinámica sólo mostrará los datos de un sólo elemento de este campo a la vez, es decir, que este campo actuará como un filtro para la tabla. Además, se calculan los totales generales, tanto por filas como por columnas;detodasformas,estaesunacaracterísticaquepodemoscambiar a través de las opciones de la tabla, como veremos más adelante. El botón Ver que aparece en la parte superior derecha del panel Lista de campos de tabla dinámica permite cambiar la vista de este panel, mostrando de distintas formas la lista de campos y las áreas de colocación. Para ocultar o mostrar este panel, desactiva o activa, respectivamente, el botón, que está en la ficha contextual de la tabla dinámica Opciones. 2. TRABAJO CON TABLAS DINÁMICAS Tras crear con una tabla dinámica, podemos personalizarla para que realice y presente todo aquello que nos sea de interés. Al seleccionar una tabla dinámica, aparecen las fichas contextuales Opciones y Diseño en la Cinta de opciones, a través de las que podemos realizar acciones sobre ella. Copyright Computer Aided E, S.A. 5

6 Por ejemplo, ya hemos dicho que el botón permite mostrar u ocultar este panel, desde el que podrías añadir o quitar campos de la tabla dinámica. Desde los controles del grupo de comandos Ordenar puedes ordenar la información mostrada en la tabla dinámica, según el campo que tengas seleccionado. Desde las opciones del menú del botón puedes realizar ciertas acciones sobre el campo seleccionado en la tabla. Con las opciones Contraer todo el campo o Expandir todo el campo podrás ocultar las filas de detalle del campo activo o mostrarlas, respectivamente. De esta forma puedes ocultar y mostrar ciertos elementos en cada momento, para observar los que te interesen con mayor claridad. El botón de la Cinta de opciones permite ocultar o mostrar, alternativamente, estos botones y que aparecen en los elementos de la tabla dinámica. Para ocultar o mostrar filas de detalle de un determinado elemento puedes hacer doble clic en dicho elemento o, lo que es lo mismo, utilizar los botones y que aparecen a la izquierda del elemento de que se trate. 6

7 Desde el cuadro de diálogo que aparece al seleccionar Configuración de campo, en el menú del botón, puedes establecer algunas configuraciones de formato, diseño, impresión y subtotales para el campo de la tabla dinámica. Por ejemplo, desde la sección Subtotales puedes indicar si quieres mostrar algún subtotal en el campo o no, pudiendo incluso seleccionar la función o funciones de subtotal que quieres mostrar. La casilla Insertar salto de página después de cada elemento hace que se cambie de página tras cada elemento, al imprimir la tabla dinámica. A través de la ficha Mostrar valores como puedes utilizar un cálculo personalizado, mostrando los valores como la diferencia respecto de otro, el porcentaje de otro u otros cálculos. En cuanto a la ficha Diseño e impresión, si muestras los elementos del campo en forma de esquema, puedes seleccionar si quieres mostrar los subtotales en la parte superior y si los elementos del campo siguiente estarán en la misma columna que el campo actual (si te fijas en la tabla, los elementos del campo Año se muestran en la misma columna que los elementos del campo Mes). Por otra parte, puedes insertar una línea en blanco a continuación de cada elemento del campo y mostrar o no los elementos que no tengan datos. En el caso de los campos de valores, puedeselegirlafunciónde resumen que se aplicará a los elementos de la tabla. Desde el botón Formato de número puedescambiarelformato de los números del campo de valores, lo que puede servir para apreciar mejor los distintos datos. Copyright Computer Aided E, S.A. 7

8 Por otra parte, aparte de configurar las propiedades de cada campo, también existen algunas características de la tabla dinámica en general que se pueden ajustar. Para esto, pulsa el botón para mostrar su menú y selecciona Opciones. Como ves, existen muchas opciones de la tabla que se pueden configurar. El nombre de las opciones suele ser bastante explicativo; de todas formas, si necesitas más información, accede a la ayuda de Excel. Por ejemplo, desde la ficha Totales y filtros puedes ocultar la columna y la fila de los totales generales, que aparecen en la parte derecha y en la parte inferior de la tabla dinámica, respectivamente, a través de las casillas de la sección Totales generales. 8

9 Entre otras posibilidades, a través de otros comandos disponibles en la ficha Opciones de la Cinta de opciones podemos cambiar los datos de origen de la tabla dinámica o moverla a otra ubicación en el libro. Desde la ficha contextual Diseño puedes establecer varias opciones relativas al diseño de la tabla: mostrar u ocultar los subtotales o los totales generales, ajustar el diseño del informe, poner una línea en blanco después de cada elemento, cambiar el estilo visual de la tabla, etc. Otra cosa que puedes hacer en una tabla dinámica es comprobar los datos a partir de los cuales se ha calculado una celda en concreto del área de datos. Para ello, haz doble clic sobre la celda. Excel presentará los datos fuente usados para calcular la celda en una nueva hoja, justo antes de la hoja actual. Ten en cuenta que los datos que aparecen en esta nueva hoja son una copia de los datos originales; si cambias cualquier cosa aquí, esta modificación no se verá reflejada en los datos originales ni en la tabla dinámica. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 3. ACTUALIZACIÓN Y GRÁFICOS DINÁMICOS Si se modifican los datos a partir de los cuales se formó la tabla, se puede actualizar la tabla sin tener que volver a crearla. Para actualizar la tabla, utiliza el botón Actualizar grupo de comandos Datos de la ficha contextual Opciones. Los cambios que se pueden realizar son: Cambios en los datos de un campo de datos en la tabla de datos fuente. Campos o elementos eliminados de la tabla de datos fuente. Elementos nuevos o modificados en las filas o campos actuales de la tabla fuente. Cuando se actualiza la tabla, Excel sólo mira los datos originales que se utilizaron en la creación de la tabla. Si se han añadido nuevas filas en los datos iniciales, habrá que indicar el nuevo rango desde. del En la ficha Datos del cuadro de las Opciones de tabla dinámica existe la casilla Actualizar al abrir el archivo, que hace que Excel actualice la tabla dinámica automáticamente cada vez que se abre en libro en el que se encuentra. Ten en cuenta que, para que los gráficos dinámicos sean fáciles de entender, la tabla dinámica no debe tener más de dos campos de filas y dos de columnas. Otro asunto importante es la posibilidad de crear gráficos dinámicos. Es la misma idea que se tiene a la hora de crear tablas dinámicas, pero con un gráfico. Puedes crear un gráfico dinámico a partir de un rango de datos desde la opción Gráfico dinámico del menú del botón ficha Insertar. de la Otra posibilidad es crear el gráfico partiendo de una tabla dinámica ya existente, a través del botón del grupo de comandos Herramientas de la ficha contextual Opciones. Tras seleccionar el tipo de gráfico, se creará dicho gráfico dinámico; es dinámico porque puedes cambiar la forma de presentar la información. Si expandes o contraes elementos en la tabla dinámica de la que procede el gráfico, también se expandirá o contraerá en el gráfico. 10

11 Puedes mostrar este tipo de gráficos dinámicos como gráficos incrustados o en una hoja de gráfico independiente. En este tipo de gráficos, lo primero que te puede llamar la atención es el Panel de filtros del gráfico dinámico. Puedes ver este panel acoplado en una parte de la ventana de Excel o flotante, pulsando y arrastrando en su título y colocándolo en la posición adecuada. Este panel sirve para filtrar la información que se muestra en el gráfico, permitiendo elegir los elementos que quieres ver en cada momento. Puedes crear filtros sencillos para el gráfico, eligiendo los elementos que quieres mostrar, o filtros más avanzados, mediante las distintas opciones de los submenús Filtros de etiqueta y Filtros de valor. Además, desde aquí también puedes ordenar el campo. En este panel aparecen los distintos campos que se representan en el gráfico dinámico. Con las listas de estos campos puedes elegir los elementos que quieres mostrar en el gráfico. Como ves, el hecho de que se llamen gráficos o tablas dinámicas no es casualidad: puedes conseguir la información que realmente te interesa en cada caso, sin necesidad de volver a crear ni la tabla ni el gráfico. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 El botón Lista de campo del Panel de filtros permite mostrar u ocultar el panel de Lista de campos de tabla dinámica, desde el que puedes añadir, eliminar o cambiar el área en el que están situados los distintos campos del gráfico. Hay algunas diferencias entre los gráficos dinámicos y los no dinámicos: por ejemplo, hay algunos tipos de gráficos que no puedes usar en un gráfico dinámico y no puedes mover con el ratón ni cambiar el tamaño del área de trazado, la leyenda y los títulos del gráfico o de los ejes. Aparte de las fichas contextuales correspondientes a los gráficos, en los gráficos dinámicos aparece la ficha Analizar, que permite mostrar u ocultar el Panel de filtros o la Lista de campos, actualizar los datos y borrar los filtros aplicados al mismo. Gran parte de las posibilidades que hay a la hora de trabajar con gráficos también están disponibles cuando creas un gráfico dinámico. Podrás cambiar el tipo de gráfico, mostrar u ocultar distintos elementos, establecer distintas opciones de formato, cambiar la ubicación del gráfico, etc. De la misma forma que en los gráficos dinámicos, también puedes utilizar las listas desplegables de los campos para mostrar sólo la información que selecciones. Los campos en los que hay aplicados filtros se indican con un icono especial en el botón que sirve para desplegar su lista, distinto al icono normal. Al crear un gráfico dinámico desde un rango de datos también se crea la tabla dinámica asociada al mismo. De esta forma, estos dos elementos (tabla y gráfico dinámicos) están enlazados, de forma que los filtros aplicados en una se tienen en cuenta también en el otro. 4. CONSOLIDACIÓN DE DATOS También podemos resumir datos que tenemos en distintas hojas de cálculo, con distribuciones similares y con rótulos de fila iguales, consolidando la información en una hoja maestra. Por ejemplo, podemos tener en un libro los datos para dos zonas de venta (Levante y Madrid) de una misma empresa, referidos a los años 2006 y 2007, distribuidos en cuatro hojas de cálculo. Fíjate cómo los rótulos de fila y de columna de las distintas hojas son iguales. Ahora nos interesa consolidar ambas zonas de venta, para obtener los datos globales de la empresa. 12

13 Lo primero que tienes que hacer es colocarte en la celda a partir de la cual se colocarán los datos consolidados y, a continuación, pulsar el botón de la ficha Datos de la Cinta de opciones. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13

14 En la lista Función podrás seleccionar la función de resumen, que es el cálculo que realizaremos en los subtotales al consolidar los datos. Los rótulos o etiquetas que no coincidan con los de los otros rangos de datos origen crearán filas o columnas independientes en la consolidación. Luego tendrás que indicar cada rango de datos a consolidar, agregándolos en la lista Todas las referencias. En la sección Usar rótulos en debes indicar dónde se encuentran los rótulos o etiquetas en los rangos de origen, que puede ser en la fila superior, en la columna izquierda o en estos dos sitios. Al aceptar el cuadro de diálogo, se consolidarán todos datos seleccionados, con lo que logramos juntar y resumir toda la información, de forma que puede resultar más sencillo analizar los datos y obtener conclusiones a partir de ellos. 14