Microsoft Office Excel 2007.

Transcripción

1 Microsoft Office Excel Tema: Gráficos. Ya sabemos que en Excel podemos incluir dibujos e imágenes en las hojas de cálculo, para mejorar su presentación y su diseño. Además, también tenemos la posibilidad de incluir elementos gráficos en las hojas de cálculo para ver de otra forma los valores que hay en una tabla de datos. El añadir este tipo de elementos gráficos no es simplemente para mejorar la presentación de la hoja. Muchas veces es mucho más sencillo entender e interpretar un gráfico que estudiar una tabla con montones y montones de cifras. Un gráfico en Excel representa de una forma visual los datos de una hoja de cálculo. Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien crearlos en una hoja distinta (normalmente llamada hoja de gráfico); en este segundo caso, esta hoja se comporta igual que cualquier otra hoja de Excel (tiene su propio nombre, puedes copiarla o eliminarla, etc.). Los datos que se utilizan al crear un gráfico se vinculan automáticamente a la hoja de cálculo, de forma que cualquier cambio que hagas en los datos de la hoja se verá también reflejado en el gráfico. Cuando vayamos a crear un gráfico, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los datos que se mostrarán en el gráfico. En un gráfico se representa el valor que hay en las celdas de la hoja de cálculo, de forma que puedes analizar de una forma rápida y sencilla los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles tendencias, etc. Página 1 de 10

2 Creación de un gráfico. Un gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de cálculo, al igual que el texto, una imagen o cualquier otro elemento gráfico. Por lo tanto, podrás cambiar su tamaño, la posición donde está en la hoja, etc., seleccionándolo y arrastrando con el ratón. Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieres ver o imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo, la tabla de origen, otros datos, otros gráficos u otros objetos). Antes de crear el gráfico, tenemos que seleccionar los datos a partir de los que se creará el gráfico. Tienes que incluir en la selección los rótulos o títulos de las distintas series de datos de la tabla, si quieres que se muestren en el gráfico; si no lo haces, no te preocupes: después podrás añadir estos rótulos, si quieres. Ejemplo: escribir los siguientes datos y seleccionar el rango de celdas A3:D7 En la categoría Gráficos, de la ficha Insertar están los tipos de gráficos que tiene Excel. Al pulsar en uno de los botones de un tipo, se abrirá un menú con los subtipos de gráficos, para que selecciones el que quieras utilizar. Como ves, podemos crear gráficos de columnas, de líneas, circulares y otros tipos (radiales, de anillo, de burbuja...). Página 2 de 10

3 Además, muchas veces habrá subtipos en dos dimensiones y subtipos tridimensionales. Selecciona el que más te interese para cada ocasión. Aunque el tipo pueda ser el detalle más importante del gráfico, no te preocupes si después no te gusta el que has elegido, ya que podrás cambiarlo fácilmente. Al seleccionar el tipo que queramos, se creará directamente el gráfico en la hoja. A continuación, podrás modificarlo de la forma que quieras, añadirle o eliminarle elementos, cambiar su formato, etc., para personalizarlo completamente. Al seleccionar un gráfico, aparecen tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. Estas herramientas contextuales de gráficos permiten trabajar con el gráfico seleccionado y todos sus elementos Desde la ficha Diseño puedes seleccionar distintas opciones de diseño y formato del gráfico, así como cambiar el tipo de gráfico, su ubicación o los datos que está mostrando. La ficha Presentación se utiliza para mostrar, ocultar o cambiar la posición de los elementos del gráfico, mientras que desde Formato podemos cambiar el formato de los distintos elementos (colores, estilos de línea, efectos especiales...). Imagínate que no nos gusta cómo se muestra el gráfico con el tipo seleccionado o que quieres ver cómo quedaría con otro tipo. Pues bien, puedes cambiar su tipo desde el botón (1). En el cuadro que aparece puedes seleccionar el tipo y subtipo de gráfico que quieres utilizar en el gráfico. Puedes situar un gráfico en cualquier lugar de la hoja, así como cambiar su tamaño y otras características. Al seleccionar un gráfico, Excel resalta en la hoja de cálculo, cuál es el rango que está siendo representado en el mismo. Además, también se señalan las celdas que se utilizan en otros elementos del gráfico, como las que actúan de rótulos de las series de datos y las que representan a las distintas categorías de valores. Página 3 de 10

4 Con el botón (2) puedes cambiar los datos de los ejes del gráfico: los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al eje horizontal y viceversa. Cambiar el aspecto. Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos (desde los grupos (3) Diseños de gráfico y (4) Estilos de diseño de la ficha Diseño), de manera que puedes aplicarlos para cambiar rápidamente el gráfico, en lugar de ir añadiendo o cambiando cada uno de los elementos del gráfico manualmente. Hay diseños con título del gráfico, con leyenda, con títulos en los ejes, etc. Para cambiar el título del gráfico o los títulos que puedas añadir al eje vertical y al horizontal, pulsa en dicho título para seleccionarlo y, a continuación, haz clic otra vez para que aparezca el cursor de texto. En cuanto a los estilos de diseño del gráfico, de manera similar a los estilos de la hoja de cálculo, son combinaciones de colores y formatos que se aplican de forma conjunta al gráfico, cambiando su aspecto general. Aunque hayas aplicado un diseño o un estilo determinado al gráfico, siempre puedes personalizarlo, añadiendo o eliminando los elementos que quieras o cambiando el formato de los ya existentes. Otra característica que podemos establecer es la ubicación del gráfico, es decir, dónde estará situado. Podemos incrustarlo como un objeto más de la hoja de cálculo (como en este caso) o en otra hoja aparte, en cuyo caso estará situado en una hoja de cálculo independiente que sólo tendrá el gráfico, llamada hoja de gráfico. Tras seleccionar el gráfico o seleccionar la hoja de gráfico en la que se encuentra el gráfico, el comando (5) permite transformar un gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al revés. Página 4 de 10

5 Al poner un gráfico en una hoja de gráfico, Excel crea esta hoja situándola delante de la hoja de cálculo donde están los datos que se representan en el gráfico. Elementos del gráfico. Vamos a centrarnos ahora en los elementos que podemos mostrar en el gráfico. Hemos comentado que desde la ficha Presentación se puede mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico. Por ejemplo, puedes mostrar u ocultar el título del gráfico o de los ejes, la leyenda, el área de trazado, etc Por ejemplo, desde el botón (6) puedes seleccionar si quieres mostrar o no el título del gráfico, así como si mostrarlo encima del gráfico o superpuesto en el mismo. Desde las opciones del botón (7) puedes mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula del gráfico, que son líneas horizontales o verticales que parten desde los ejes y se extienden por el área de trazado del gráfico. Estas líneas sirven para facilitar la lectura de los datos del gráfico. Las etiquetas (8) de datos muestran los valores adecuados en los puntos de datos del gráfico, que son los valores que se están representando en estos puntos. Otra característica que a veces se suele utilizar al crear una hoja de gráfico es la de mostrar, a la vez que el gráfico, la tabla de datos correspondiente. Para lo que puedes utilizar el botón. Página 5 de 10

6 Título del gráfico. Eje Vertical. Eje horizontal. Rótulo del eje vertical. Etiquetas del eje horizontal. Tabla de datos. Rótulos del eje horizontal. De esta forma se mostrará, pegada a la parte de abajo del gráfico, la tabla de datos que está siendo representada. Añadir Datos. Si, una vez creado un gráfico, quieres representar en este gráfico otras series de datos, no es necesario volver a crearlo. Desde el botón, en la ficha (10) Diseño, se puede cambiar el rango de celdas que se representarán gráficamente, cambiando las celdas a las que se hace referencia en el campo Rango de datos del gráfico de este cuadro de diálogo. Nombre de la/las leyendas. Nombre las etiquetas del eje horizontal. Para agregar o añadir datos a un gráfico ya existente también puedes utilizar el ratón para extender el rango de los datos representados en el gráfico. Al seleccionar un gráfico, Excel te indica, con un rectángulo azul, el rango de datos representados, y con un rectángulo verde, los rótulos de las series de datos. Página 6 de 10

7 En Excel ingresar los siguientes datos: Ejemplo para realizar un gráfico. Vamos a realizar un gráfico comparativo de Primer, Segundo y Tercer trimestres. 1. Para ello, seleccionar el rango de celdas de A3:D7. 2. In a la ficha insertar, hacer clic en Gráfico de columna y elegir uno de los subtipos de gráficos. 3. Se generará el siguiente gráfico en la hoja: Página 7 de 10

8 Recordar: para trabajar con el gráfico,se utilizan 3 fichas nuevas que aparecen para trabajar con gráficos, las llamadas Diseño, Presentación y Formato, que aparecen como Herramientas de gráficos Estas fichas solo aparecen, si se tiene el gráfico seleccionado. Cambiar de lugar el gráfico. en la parte superior, donde se encuentran las demás fichas. Teniendo seleccionado el gráfico, ir al botón Mover gráfico (5), que se encuentra en la ficha Diseño. Allí, elegir Hoja Nueva, y colocar el nombre que va a tener la hoja que va a contener el gráfico, ejemplo: Gráfico comparativo. Aceptar, y el gráfico será llevado a una hoja nueva, cuyo nombre es Gráfico comparativo, que solo contiene el gráfico. Agregar un título al gráfico. 1. Teniendo el gráfico seleccionado, ir a la ficha Presentación y hacer clic en el botón Título del gráfico, que se encuentra en la categoría Etiqueta. 2. Allí elegir Encima del gráfico. En la parte superior del gráfico aparecerá un cuadro de texto para colocar un título al gráfico. 3. En dicho cuadro de texto, hacer un clic. 4. Borrar el texto: Título del gráfico y escribir como título: Gráfico de 3 trimestres. 5. Luego hacer 1 clic fuera del título. Se colocará como título dicho texto. Página 8 de 10

9 Agregar Datos. En el caso que el gráfico aparezca de la siguiente manera (sin los nombres de la leyenda, ni las etiquetas del eje horizontal). Completar la leyenda con el texto correspondiente. Hacer clic en el botón Seleccionar Datos, de la ficha Diseño, nos llevará a la hoja donde se encuentran los datos que graficamos, y mostrará la siguiente ventana. Para agregar los nombres de las series, se debe hacer de a uno. 1. Seleccionar el texto Serie Hacer clic en el botón Editar, aparecerá la siguente ventana: 3. Ir a la hoja que contiene los datos que graficamos y hacer clic en la celda que contiene el nombre de la leyenda que se grafica como serie 1, en este caso hacer clic a la celda B3 que es la que contiene el texto Equipo 1, que es lo que se grafica. 4. Hacer clic en aceptar. Aparecerá cambiado el nombre de la Serie 1 por Primer Trimestre. Hacer lo mismo con las otras 2 series. Página 9 de 10

10 Completar las etiquetas del eje horizontal. Hacer clic en el botón Seleccionar Datos, de la ficha Diseño, nos llevará a la hoja donde se encuentran los datos que graficamos, y mostrará la siguiente ventana. Para agregar las Etiquetas del eje horizontal. 1. Hacer clic en el botón Editar, de la opción Etiquetas del eje horizontal. 2. Aparecerá la siguiente ventana: 3. Ir a la hoja que contiene los datos que se grafican y seleccionar los datos correspondientes a las etiquetas del eje horizontal (rango de celdas A4:A7). 4. Hacer clic en Aceptar. Aparecerá la siguiente ventana. Aceptar nuevamente, y debe aparecer el gráfico con los datos completos. Página 10 de 10