Para crear un gráfico, es necesario contar con los datos que se quieren graficar. Supongamos los siguientes datos: A B C D E

Transcripción

1 LECCION 5 GRAFICOS INTRODUCCION Los gráficos permiten representar datos numéricos. Pueden aportar mayor comprensión y claridad sobre su significado, relaciones, comparaciones y tendencias. Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. La creación de un gráfico se realiza mediante un asistente. Además, una vez creado el gráfico, todos sus componentes pueden ser modificados y se pueden agregar componentes como títulos y leyendas. CREACION DE GRAFICOS Para crear un gráfico, es necesario contar con los datos que se quieren graficar. Supongamos los siguientes datos: 1 A B C D E 2 Año Total Mujeres Varones Población por sexo. Total del país. Años Para crear un gráfico se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar los datos que se quieren graficar 2. Elegir el tipo de gráfico en el grupo Gráficos de la ficha Insertar de la Cinta de Opciones. En la Cinta de Opciones se presentan los distintos tipos de gráficos agrupados por categoría, como se muestra en la figura siguiente: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 74

2 Al elegir alguna de estas categorías, se desplegará una lista de los tipos de gráficos que la componen. Por ejemplo si se elige la categoría de gráficos Columna, se desplegará la siguiente lista: Con un clic en alguna de estas miniaturas se insertará el gráfico. 3. Opcionalmente se pueden utilizar los comandos situados en Herramientas de gráficos de la Cinta de Opciones para cambiar el aspecto del gráfico como así también agregar o eliminar elementos. Es recomendable seleccionar los datos que se quiere graficar antes de crear el gráfico. De lo contrario el gráfico se mostrará en blanco y será necesario seleccionar los datos posteriormente. Suponiendo que se eligieron los datos de la tabla de la página anterior se obtendrá el siguiente gráfico: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 75

3 Título del gráfico Total Varones Mujeres Se debe tener en cuenta que los gráficos son dinámicos ya que mantienen un vínculo permanente con los datos que utilizan. En caso de cambiar esos datos, el gráfico se actualizará automáticamente reflejando dichos cambios. MODIFICAR GRAFICOS La creación de un gráfico ha sido simplificada en esta versión de Excel. Se han incluido una variedad de estilos y esquemas que se pueden aplicar rápidamente obteniendo resultados inmediatos. Sin embargo, si se quiere optimizar el diseño, el formato y la presentación, se pude recurrir a diversas técnicas para modificar manualmente cualquiera de los elementos que lo conforman. Estos métodos implican desde cambios en la apariencia, tales como colores, tipos de líneas o algunos más significativos como cambios de las escalas de los ejes o agregar la tabla de valores. Un gráfico está constituido por una serie de elementos. Algunos de ellos son los siguientes: Área de trazado Área del gráfico Eje vertical Eje horizontal Leyenda Títulos del gráfico Series de valores Líneas de división Etiquetas de datos EXCEL 2007 LIFAU - UNT 76

4 Todos estos elementos pueden ser modificados manualmente luego de haber creado el gráfico. Para realizar cualquier modificación, es necesario seleccionar el elemento previamente. Se dispone de tres métodos de selección: Selección de un elemento de un gráfico utilizando el mouse Selección de un elemento de un gráfico utilizando el teclado Selección de un elemento de un gráfico utilizando la lista de elementos de gráfico Selección con el mouse Simplemente se debe picar en el elemento que se desea seleccionar. El elemento seleccionado aparecerá con unos pequeños círculos en sus esquinas. Para asegurarse de que es el requerido, es conveniente observar la lista de selección de elementos de gráficos que se encuentra en la ficha presentación del grupo de fichas Herramientas de gráficos de la Cinta de opciones. En el siguiente ejemplo se muestra un elemento seleccionado y el contenido de la lista de selección de elementos de gráficos: Se observa que se ha seleccionado una serie en el gráfico y la lista de selección de elementos de gráfico indica que el elemento seleccionado es la Serie Total. En el siguiente ejemplo se ha seleccionado únicamente un punto de la serie de datos Serie Total Punto 1970: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 77

5 Cuando se mueve el puntero del mouse sobre un elemento, esperando un instante aparecerá una etiqueta con su nombre, con lo cual se facilita la selección. Se debe tener en cuenta que algunos elementos están formados por múltiples objetos, tales como las series de datos. Un primer clic en una serie de datos seleccionará todos los objetos, pero un segundo clic seleccionará únicamente ese objeto, tal como se muestra en la figura anterior. Selección mediante el teclado Si el gráfico estuviese seleccionado, con las teclas flecha arriba, flecha abajo, flecha derecha y flecha izquierda, se puede recorrer los elementos hasta llegar al requerido. La tecla ESC cancela lo seleccionado y la tecla TAB y SHIFT-TAB permiten desplazarse entre otros elementos que no se pueden acceder con las flechas. Selección mediante la lista de elementos de gráfico Esta lista se encuentra en la ficha Formato situada en el grupo Selección actual de las Herramientas de gráficos de la Cinta de opciones. Desplegando la lista se mostrarán los elementos del gráfico desde donde se podrá elegir el elemento requerido. En la siguiente figura se muestra la Lista de elementos de gráficos en donde se ha seleccionado el elemento Leyenda: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 78

6 INTERFACES PARA MODIFICAR LOS ELEMENTOS DE UN GRAFICO Una vez seleccionado el elemento que se quiere modificar, se puede recurrir a dos métodos distintos, utilizando el Cuadro de diálogos de formato o utilizando la Cinta de opciones y la Mini barra de herramientas. Modificar elementos de un gráfico con el Cuadro de diálogos de formato Una vez seleccionado un elemento, la forma más rápida de acceder al cuadro de diálogos de formato es hacer un clic con el botón derecho sobre el elemento. Se desplegará un cuadro de diálogos de formato que es único para cada elemento. Contendrá opciones y controles específicos para modificar los parámetros de ese elemento. En la siguiente imagen se muestra el Cuadro de diálogos de formato para modificar el área del gráfico: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 79

7 Modificar elementos de un gráfico usando la Cinta de Opciones Cuando un gráfico está seleccionado, se agregan tres fichas con comandos para gráficos: Diseño, Presentación y Formato. FICHA DISEÑO Esta ficha está formada por varios grupos: Grupo Tipo La opción Cambiar tipo de gráfico despliega un cuadro de diálogos con todos los tipos de gráficos disponibles. Seleccionando alguno de ellos se cambiará el gráfico. La opción Plantillas de ese cuadro de diálogos, permite aplicar al gráfico una plantilla que haya sido guardada por el usuario. Con Guardar como plantilla se puede guardar una plantilla a partir del gráfico seleccionado. Las plantillas son una opción muy conveniente. Grupo Datos Cambiar entre filas y columnas invierte la forma de mostrar las series de datos, conmutando los datos que se muestran en los ejes, es decir cambia las filas por las columnas. Seleccionar datos abre el cuadro de diálogos Seleccionar origen de datos que habilita al usuario a seleccionar o cambiar los datos que se graficarán. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 80

8 Grupo Diseños de gráficos Una vez creado un gráfico se puede cambiar rápidamente la distribución de sus elementos eligiendo uno de los diseños predeterminados que se encuentran en el grupo de Diseños de gráfico. Por el mismo procedimiento se puede optar por mostrar elementos adicionales tales como títulos o tabla de datos. Este grupo de opciones intenta minimizar el trabajo del usuario, ya que evita realizar varias tareas manualmente. Si el diseño no fuese exactamente como el que se pretende, es posible realizar algunos cambios manuales adicionales. Ya que los diseños de gráficos no se pueden almacenar, es aconsejable guardar una plantilla del gráfico conteniendo el diseño personalizado. Este botón despliega un cuadro de diálogos con todos los diseños de gráficos. Grupo Estilos de diseño Un estilo de diseño es una combinación de colores de los elementos que conforman un gráfico. El usuario puede elegir entre una variedad de combinaciones predeterminadas y aplicarlas rápidamente. De la misma forma que con los Diseños de gráficos es posible realizar modificaciones a un estilo para lograr el resultado buscado. Guardando una plantilla del gráfico se almacena el estilo de diseño del gráfico para su posterior aplicación. Este botón despliega una lista con todos los estilos de diseño como se muestra en la siguiente figura: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 81

9 Grupo Ubicación Esta opción sirve para cambiar la ubicación de un gráfico. Se utiliza el siguiente cuadro de diálogos: Se puede colocar el gráfico en otra hoja del libro o en una hoja nueva. FICHA PRESENTACION Esta ficha contiene varios grupos: Grupo Insertar Se pueden insertar imágenes desde archivos externos, una variedad de formas y cuadros de textos. En la figura de la derecha se muestran las formas disponibles: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 82

10 Grupo Etiquetas Desde estos botones, se pueden insertar Títulos, Rótulos a los ejes, cambiar la ubicación de la Leyenda, colocar Etiquetas a los datos y mostrar la Tabla de datos. Grupo Ejes Este grupo permite mostrar el Eje horizontal primario en distintas ubicaciones y mostrar u ocultar las etiquetas. Se puede mostrar u ocultar al Eje vertical primario, como así también cambiar la escala como por ejemplo: millares, millones y escala logarítmica. También se pueden mostrar las distintas Líneas de la cuadrícula tanto verticales como horizontales. Grupo Fondo Se puede borrar el área de trazado o mostrarla con el relleno predeterminado. De la misma forma se puede proceder con el cuadro y con el plano inferior del gráfico. El último botón de este grupo abre el cuadro de diálogos Formato del área del gráfico en la opción Giro 3D siempre y cuando el gráfico se represente en 3D. Posibilita girar el gráfico alrededor de los distintos ejes x, y, z. Entre otras posibilidades se puede establecer la perspectiva. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 83

11 Grupo Análisis Las opciones de este grupo se utilizan para agregar Líneas de tendencia a aquellos tipos de gráficos que permitan esta opción como por ejemplo los gráficos de líneas. Asimismo se pueden agregar Líneas tales como líneas de unión, líneas de máximos y mínimos y Barras ascendentes o descendentes. El último botón permite agregar Barras de error tales como error típico o error con desviación estándar. Grupo Propiedades Este grupo muestra el nombre del gráfico, permitiendo cambiarlo. Puede resultar útil cuando se cuenta con varios gráficos en la misma hoja. FICHA FORMATO Esta ficha contiene los siguientes grupos: Grupo Selección actual El elemento del gráfico seleccionado por el usuario constituye la Selección actual. Uno de los métodos para seleccionar un elemento es mediante la lista desplegable que se encuentra en la zona superior de este grupo. Se listan todos los elementos del gráfico y permite al usuario elegir alguno de ellos. La opción Aplicar formato a la selección abre el cuadro de diálogo Formato con las opciones para ese elemento seleccionado. Cuando se ha modificado el formato de algún elemento, la opción Restablecer para hacer coincidir el estilo devolverá a ese elemento las características del estilo aplicado al gráfico. Es decir que eliminará todas las modificaciones hechas manualmente por el usuario con las cuales modificó el formato. Seleccionando el Área del gráfico, esta opción se aplica a todos los elementos del gráfico. Nota: Recuerde que los gráficos se modifican cuando se modifica un Tema. Pero el tema no cambiará los elementos que fueron modificados EXCEL 2007 LIFAU - UNT 84

12 manualmente por el usuario. Por este motivo, si se piensa cambiar de Tema, se debe tener en cuenta si es conveniente modificar algún elemento manualmente. Grupo Estilos de forma Se puede seleccionar un estilo visual desde la lista desplegable que se encuentra en este grupo y aplicarlo a un elemento del gráfico. Es importante señalar que los estilos visuales que se presentan en esta lista variarán de acuerdo al Tema elegido para el libro. En la siguiente figura se muestra la lista de estilos visuales para un determinado tema: Los tres botones a la izquierda del grupo permiten establecer por otro método el formato de un elemento del gráfico tanto en el relleno, el contorno y los efectos. Grupo Estilos de WordArt WordArt está conformado por una galería de estilos de texto. Se pueden aplicar efectos decorativos al contorno y al relleno de los textos. Asimismo, se dispone de efectos como sombras, reflejos, resplandores, efectos tridimensionales y biselados. Los estilos que se presentan en la lista de Estilos rápidos están relacionados y variarán de acuerdo al tema aplicado al documento. En la siguiente figura se muestra la lista de estilos rápidos: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 85

13 Las restantes herramientas: Contorno de texto, Relleno de texto y Efectos de texto permiten modificar manualmente los textos con formatos WordArt. Grupo Organizar Traer al frente ubica al elemento gráfico seleccionado delante del resto de los objetos para que no quede ninguna parte oculta por otro objeto gráfico. Enviar al fondo actúa a la inversa de Traer al frente. Alinear agrupa varios comandos para alinear objetos gráficos de distintas formas. El Panel de selección abre un panel en donde se listan todos los objetos gráficos en la hoja de manera de poder seleccionarlos mediante esa misma lista. Agrupar se utiliza cuando a varios objetos gráficos se los quiere tratar como una unidad agrupada. Girar posibilita girar a algunos tipos de objetos gráficos. Grupo Tamaño Contiene dos opciones para cambiar el tamaño en sentido horizontal y vertical de un objeto gráfico. Asimismo el botón permite acceder al cuadro de diálogos como se muestra en la siguiente figura: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 86

14 En este cuadro de diálogos se puede cambiar el tamaño, el ángulo de giro y la escala. En caso de que el objeto fuese una imagen se puede utilizar la opción Recortar para establecer algún recorte. GRAFICOS COMBINADOS Un gráfico combinado es un gráfico simple que contiene series representadas por distintos tipos de gráficos. El gráfico debe contener al menos dos series de valores. Para cambiar el tipo de gráfico de una de las series, se la debe seleccionar y desplegar el menú contextual con el botón derecho del mouse. Seguidamente se debe elegir la opción Cambiar tipo de gráfico de series para cambiar el tipo de gráfico. En la siguiente imagen se muestra un gráfico combinado: Si ocurre, como en el gráfico de la figura, que una de las series tiene valores muy pequeños comparados con la otra, se podrá agregar a la derecha un eje secundario. Para ello se debe seleccionar la serie y activar el menú contextual desde donde se elegirá Dar formato a eje de datos. Seguidamente se marcará la opción Eje secundario. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 87

15 No todos los tipos de gráficos admiten un eje secundario. El gráfico de la figura anterior, del tipo de Columna agrupada, es uno de los que admiten un eje secundario. TIPOS DE GRAFICOS Para mostrar gráficamente un mismo conjunto de datos, se puede elegir entre una amplia variedad de tipos y subtipos de gráficos. La elección del tipo de gráfico puede determinar la claridad de la información que se quiere transmitir. Es conveniente detenerse a examinar las diversas posibilidades de graficar datos provistas por Excel. Gráficos de columnas Este tipo de gráfico puede utilizarse para graficar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. Probablemente sea el tipo de gráfico más utilizado. Frecuentemente se utilizan para comparar un conjunto limitado de elementos organizados en series de valores. Normalmente se disponen las categorías en el eje horizontal y los valores en el eje vertical, como se muestra en el siguiente ejemplo: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 88

16 SUBTIPOS DE GRÁFICOS DE COLUMNAS En la siguiente tabla se muestran algunos de los subtipos de la categoría de gráficos de columna: Columna agrupada Se comparan valores entre categorías. Muestran valores en rectángulos verticales en 2D Columna apilada Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de elementos individuales con el conjunto. Columna agrupada 3D Se comparan valores entre categorías. Muestran valores en rectángulos verticales en 3D Cono 3D Este subgrupo tiene los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, apilados 100% y en 3D proporcionados para gráficos de columnas rectangulares. Se comportan de manera similar. La forma es cónica en lugar de rectangular, EXCEL 2007 LIFAU - UNT 89

17 Gráficos de líneas Se pueden utilizar cuando se desean mostrar tendencias o fluctuaciones de datos continuos en el tiempo. Normalmente el eje de categorías se dispone en intervalos regulares mientras que en el eje vertical se distribuyen los valores uniformemente. Excel dispone de varios subtipos de gráficos de líneas, entre ellos: Líneas Líneas apiladas. Líneas apiladas con marcadores Líneas 3D EXCEL 2007 LIFAU - UNT 90

18 Gráficos circulares Un gráfico circular usa únicamente una serie de datos. Son más efectivos con un reducido número de datos, generalmente no más de seis o siete. Si se incrementa mucho este número, el gráfico será de difícil interpretación. Este tipo de gráficos muestran a cada elemento como un porcentaje de la suma total. Es conveniente utilizar esta variedad cuando los datos se organicen en una única serie, cuando los valores numéricos de los datos no sean negativos ni cero, cuando no se tengan más de seis o siete categorías y cuando las categorías sean un porcentaje de la suma del total. En la siguiente figura se muestra un gráfico circular sobre datos de población: Los gráficos circulares tienen varios subtipos:. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 91

19 Circular Circular seccionado Circular 2D o 3D seccionado Pueden extraerse manualmente cualquier sección. Circular con subgráfico de barras Útiles cuando desea que los pequeños sectores del gráfico circular principal se vean mejor. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 92

20 Gráficos de barras Un gráfico de barras es similar a un gráfico de columnas rotado 90 grados en el sentido de las agujas del reloj. Una de las mayores ventajas es que los rótulos de las categorías son más fáciles de leer cuando tienen una extensión de varias palabras. Asimismo, son más convenientes cuando se grafican múltiples categorías. Los subtipos de gráficos de barras son similares a los subtipos de gráficos de columnas vistos en una sección anterior. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 93

21 Gráficos de área Representan datos o magnitudes cambiantes en el transcurso del tiempo. Un gráfico de área podría considerarse como un gráfico de línea en que el área bajo la línea ha sido coloreada. Existen varios subtipos: área, área apilada, área 100% apilada, y los mismos subtipos en su versión 3D. En el siguiente ejemplo se muestra el gráfico de una función trigonométrica: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 94

22 Gráficos de dispersión También conocidos como gráficos XY, difieren del resto de los otros tipos de gráfico en que ambos ejes contienen valores, es decir que no tienen categorías. Se usan frecuentemente para mostrar la relación entre dos variables. También se usan para graficar funciones matemáticas. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 95

23 Gráficos de superficie Son adecuados para mostrar relaciones y combinaciones entre dos conjuntos de datos. En algunas aplicaciones, los colores y tramas muestran áreas en que los datos poseen características en común. En el siguiente ejemplo se muestra un gráfico del paraboloide f(x,y) = x 2 + y 2 construido sobre una región acotada: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 96

24 Otros tipo se gráficos Gráficos de anillos Muestran la relación de las partes con un todo, de manera similar a los gráficos circulares, aunque pueden contener más de una única serie de datos. Asimismo, contienen un hueco en el medio, con lo cual también se diferencian con los gráficos circulares. Gráficos radiales Es un tipo especializado de gráfico que contiene un eje para cada categoría. Estos ejes se extienden desde el centro del gráfico hacia fuera. El valor de cada dato se representa en el correspondiente eje. Gráficos de burbujas Es un tipo de gráfico de dispersión o XY que puede mostrar una serie adicional de datos, la cual es representada por el tamaño de la burbuja. Es decir que el tamaño de la burbuja indica el valor de una tercera variable. Una forma de organizar los datos es situar los valores de X en una fila o columna y, a continuación, los valores de Y. Los tamaños de burbuja se establecen en las filas o columnas adyacentes. Gráficos de cotizaciones Son útiles para mostrar información de cotizaciones, stock y datos de magnitudes físicas como la temperatura. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 97

25 Ejercicio: utilizando los datos que se encuentran en la hoja Población en el archivo Lección 5 Ejercicio 1 debe crear un gráfico con las mismas características que se muestran en la siguiente figura Ejercicio: utilizando los datos que se encuentran en la hoja Población ocupada en el archivo Lección 5 Ejercicio 2 debe crear un gráfico con las mismas características que se muestran en la siguiente figura EXCEL 2007 LIFAU - UNT 98