Microsoft Excel Tabla dinámica

Transcripción

1 Microsoft Excel 2003 Tabla dinámica Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los métodos de cálculo que se elijan. En esta tabla se podrán girar los encabezados de fila y columna alrededor del área de los datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos fuente. Se puede actualizar la tabla dinámica a medida que éstos cambian. Una tabla dinámica proporciona una manera fácil de mostrar y analizar información resumida acerca de los datos ya creados en Microsoft Excel o en otra aplicación. Por ejemplo, con la siguiente tabla de Microsoft Excel que contiene registros con datos de ventas, se puede crear una tabla dinámica que organice y calcule el total de ventas usando las categorías o campos "Mes" y Tipo. Mes Tipo Vendedor Región Unidades Ventas Ene Productos lácteos Castro Este $ Ene Verduras Castro Este $ Ene Productos lácteos Pérez Norte $ Ene Carne Suárez Norte 350 $ Ene Verduras Atencio Norte 325 $ Ene Carne Castro Oeste 140 $ Ene Verduras Ripoll Oeste $ Ene Carne Pérez Sur 120 $ Ene Carne Atencio Sur 250 $ Ene Verduras Suárez Sur 490 $ Feb Productos lácteos Castro Este $ Feb Verduras Pérez Este 800 $ Feb Productos lácteos Atencio Norte $ Feb Carne Ripoll Norte 250 $ Feb Productos lácteos Suárez Oeste $ Feb Verduras Atencio Oeste 320 $ Feb Productos lácteos Pérez Sur $ Feb Carne Castro Sur 620 $ Mar Verduras Pérez Este $ Mar Productos lácteos Suárez Norte $ Mar Carne Ripoll Sur 250 $ Mar Verduras Atencio Oeste 490 $ En la siguiente tabla dinámica, se muestran los datos de los totales de ventas de la lista anterior resumidos según mes y tipo. Suma de Ventas Tipo Mes Carne Productos lácteos Verduras Total general Ene Feb Mar Total general Una tabla dinámica crea un resumen de datos usando los métodos de cálculo, o funciones de resumen, que se elige, como por ejemplo SUMA, PROMEDIO, etc. 1

2 Pasos para crear una tabla dinámica sencilla Para crear una tabla dinámica se utiliza el Informe de tablas y gráficos dinámicos del menú Datos. El Asistente para tablas dinámicas es un conjunto interactivo de cuadros de diálogo que guían a través de los pasos para elegir los datos fuente y la distribución que se desea usar para la tabla dinámica. Se puede crear una tabla dinámica en cualquier hoja de cálculo que se elija. También se puede tener más de una tabla dinámica en una hoja de cálculo. Es conveniente si se cambia la tabla dinámica a menudo, colocarla en su propia hoja. Iniciar el Asistente para tablas dinámicas Del menú Datos, elija el comando Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece el Paso 1 del cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Paso 1 - Especificar el tipo de datos fuente En el Paso 1 del cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos debe indicar a Microsoft Excel el tipo de datos fuente que desea usar y el tipo de informe que desea crear. La opción que elija determinará qué pantalla aparecerá a continuación. Se puede crear una tabla dinámica con datos procedentes de: Una sola lista, base de datos o cualquier rango de hoja de cálculo de Microsoft Excel que contenga columnas con rótulos. Un archivo o una tabla de base de datos de una aplicación o de un sistema de administración de bases de datos externo, como por ejemplo Microsoft Access, FoxPro, DBASE, ORACLE o SQL Server. Un conjunto de rangos de Microsoft Excel con datos que se desea consolidar. Estos rangos deben tener rótulos tanto en las filas como en las columnas. Datos de una tabla dinámica existente o de una tabla sinóptica creada con la versión 4.0 de Microsoft Excel. 2

3 Paso 2 - Especificar la ubicación de los datos fuente En el paso 2 del cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos, identifique la ubicación de los datos fuente. Por ejemplo, si seleccionó la opción "Lista o base de datos de Microsoft Excel" en el paso anterior, especifique el rango de la hoja de cálculo que desee usar. Paso 3 - Seleccionar el destino de la hoja de cálculo, diseño y opciones En el paso 3 del cuadro de diálogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos, debe especificar dónde desea que aparezca la tabla dinámica. Se puede colocar una tabla dinámica en cualquier hoja de cálculo existente en el libro o una hoja nueva que se creará con la tabla. Si el destino es una hoja existente basta con escribir o seleccionar la referencia de celda para la celda superior izquierda del rango donde desee que aparezca la tabla dinámica. El Diseño de la tabla dinámica puede realizarse a través del botón Diseño antes de elegir el botón Finalizar o puede realizarse luego en la hoja. El botón "Finalizar" creará la tabla dinámica y mostrará la barra de herramientas tabla dinámica en la hoja de cálculo. Diseño de la tabla dinámica Se llama Diseño o Distribución a la organización de los campos en una tabla dinámica. En una lista de Microsoft Excel el nombre del campo es el rótulo de la columna en la que se encuentran los datos. Cuantos más campos incluya en un área, más detalles contendrá la tabla Dinámica terminada. En la tabla dinámica, se pueden diferenciar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuente: Campos de organización de filas, columnas y páginas en la tabla dinámica. Estos campos generalmente contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo el campo Región 3

4 contiene las subcategorías Norte, Sur, Este y Oeste. Campos de datos, que contienen los datos que se desean resumir. Estos campos generalmente contienen datos numéricos, como por ejemplo los campos cantidades de ventas, totales de inventarios o datos estadísticos, pero también pueden contener texto. Campos de la lista fuente Campo de datos Campo de fila Campo de columna Elementos de un campo Las subcategorías de un campo se convierten en rótulos de filas o de columnas en la tabla dinámica resultante. En el siguiente ejemplo, los elementos Productos lácteos, Verduras y Carnes, que aparecen en el campo Tipo de la lista fuente, aparecen en la tabla dinámica como subcategorías bajo el campo de la columna Tipo. Las subcategorías Ene, Feb y Mar que aparecen en el campo Mes de la lista fuente aparecen como subcategorías bajo el campo de la fila Mes en la tabla dinámica. Los datos numéricos y a veces los datos de texto, se resumen en el área de datos de la tabla dinámica. Esta tabla dinámica hace un resumen de los datos del campo Ventas en la lista fuente. 4

5 Diseño de la tabla La tabla dinámica puede diseñarse en el paso 3 del Asistente a través del Botón Diseño o cuando se finaliza el Asistente: Botón Diseño Seleccionando el botón Diseño, aparece el siguiente cuadro de diálogo. El Diseño se realiza arrastrando los nombres de campo hasta el área Fila, Columna, Datos o Página. Los campos se pueden arrastrar a cualquier área. En la Lista o Base de datos de Excel, los campos están representados por las columnas por ejemplo Mes, Región, Ventas, etc. 5

6 Diseño una vez finalizado el Asistente Finalizado el Asistente sin realizar el Diseño, aparecerá en la hoja un croquis para realizar el diseño, la barra de herramientas Tabla dinámica y la ventana Lista de campos de tabla dinámica. Al igual que en el cuadro de diálogo Diseño, deberán arrastrarse los campos a las áreas de acuerdo al resultado que se desee obtener. Cualquiera haya sido la forma de Diseño, una vez obtenida la tabla se puede cambiar la distribución usando el mouse, así como dar otro nombre a los campos y a los elementos situándose en la celda y modificándolo. Cómputo del campo de datos Si el campo de datos que se elige de la lista o de la tabla fuente contiene datos numéricos, Microsoft Excel usa la función SUMA para calcular los valores en el área de datos de la tabla dinámica. Si el campo de datos que se elige contiene elementos de texto, Microsoft Excel usa la función CUENTA para contabilizar los elementos fuente. Se puede cambiar el tipo de cálculo por otra función, como por ejemplo PROMEDIO, usando el comando Configuración de Campo en la barra de herramientas Tabla Dinámica. Mostrar solamente los detalles que desee Se puede elegir el nivel y el tipo de detalles que se desea incluir en una tabla dinámica. Por ejemplo, se puede desear ocultar en Tipo, las verduras. Para ocultar una subcategoría, se debe desplegar la lista del nombre del campo y destildar la casilla de la subcategoría que no se desea visualizar. Suma de Ventas Tipo Mes Vendedor Carne Productos lácteos Total general Ene Atencio Castro Pérez Suárez Total Ene Feb Atencio Castro Pérez Ripoll Suárez Total Feb Mar Ripoll Suárez Total Mar Total general

7 O se puede desear ver la información más desagregada. Para ello se agregan más campos de datos. En el ejemplo se agregó el campo Vendedor para visualizar quienes efectuaron las ventas en cada mes. Los campos de página filtran la presentación de los datos Para filtrar la presentación de los datos en una tabla dinámica, se debe utilizar un campo de página. El campo de página divide la tabla dinámica en páginas individuales, permitiéndole ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento. Por ejemplo, en la tabla dinámica anterior los datos de ventas de todos los vendedores se presentan por Mes y Tipo. Para ver las ventas totales de un solo vendedor a la vez, se asigna el campo Vendedor de la lista fuente a un campo de página en la tabla dinámica. Solamente se muestran los datos de venta del vendedor Castro. Para mostrar los datos de otro vendedor, debe seleccionar la flecha junto al nombre Castro y elegir un nombre de la lista. 7