Operaciones básicas con hojas de cálculo

Transcripción

1 Operaciones básicas con hojas de cálculo Insertar hojas de cálculo. Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla. Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar hoja. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una hoja de cálculo existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cambiar el nombre de una hoja de cálculo. 1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. 2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo. SUGERENCIA También puede hacer doble clic con el botón primario del mouse (ratón) en la hoja de cálculo existente. Eliminar hojas de cálculo. 1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar. Para seleccionar Una hoja individual Haga lo siguiente Haga clic en la etiqueta de la hoja. Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella. Dos o más hojas adyacentes Dos o más hojas no adyacentes Todas las hojas de un libro Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla SHIFT mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar. Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en la ficha de hoja de una hoja de cálculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar. Ayuda en línea. Esta herramienta auxilia en caso de que se tengan dudas sobre cómo realizar alguna acción con Microsoft Excel, ejemplos: Cómo usar el asistente de funciones, Como insertar una fecha, Como importar datos,

2 Cuáles son las teclas rápidas, etc. Para abrir la ventana, basta con dar clic en el icono Ayuda de Microsoft Office Excel o presionar la tecla F1. Guardar un libro. Haga clic en la ficha Archivo de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar o presione las teclas Ctrl + G, aparece: 1. En el árbol de direcciones: Elegir la Unidad o Carpeta 2. En el área de contenido: Elegir la carpeta y abrirla 3. Teclear el nombre del libro Seleccionar el tipo: Libro de Excel o Libro de Excel para versiones pasadas 5. Verificar que los datos de nomenclatura estén correctos y dar clic en Guardar 6. Para seguridad del archivo: clic en la opción Herramientas, clic en Opciones generales, aparece: En esta ventana se escriben las contraseñas de apertura y escritura que no se deben olvidar, ya que si eso ocurriera sería lo mismo que perder el archivo. Por último clic en Aceptar. Edición de datos. Edición contenido de celdas Para la edición hay dos formas: 1. Sobre la celda seleccionada dar doble clic 2. Seleccionar la celda y presionar la tecla F2 Se observa como ahora se pueden insertar datos y moverse dentro con las teclas de navegación izquierda y derecha Edición de formato de celdas Selección de celdas con puntero Flecha doble vertical Flecha doble horizontal Seleccionar con flecha gruesa blanca Cruz negra para rellenar Mover contenido con cruz de flechas Formulas y Funciones

3 Fórmulas Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=) o por un signo suma (+). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 o +5+2*3 se obtiene igualmente el resultado 11 Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes. Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Tipos de operadores Partes de una fórmula Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma 3+3 Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3, Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. (signo menos) Resta Negación * (asterisco) Multiplicación 3*3 / (barra oblicua) División 3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2 Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. El resultado es un valor lógico, VERDADERO o FALSO. Operador de comparación Significado Ejemplo = (signo igual) Igual a A1=B1 > (signo mayor que) Mayor que A1>B1 < (signo menor que) Menor que A1<B1 >= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1 <= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1 <> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1 Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto Significado Ejemplo & ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo "Viento"&"norte" Operadores de referencia Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de referencia Significado Ejemplo

4 : (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas. ; (punto y coma) Operador de unión, que combina varias referencias en una sola B5:B15 SUMA(B5:B15;D5:D15) (espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias B7:D7 C6:C8 Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Uso de paréntesis Operador : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) Descripción Operadores de referencia Negación (como en 1) % Porcentaje Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) ^ Exponenciación * y / Multiplicación y división + y - Suma y resta & = < > <= >= <> Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La sintaxis de las funciones El siguiente ejemplo de la función SUMA sumando una serie de números en este caso el valor contenido en la celda A10, y el número dos Ilustración de la sintaxis de una función.

5 Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =SUMA( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas. Inserción de una función Existen dos formas de insertar una función: 1. Inserción por edición de celda 2. Inserción por asistente de funciones Inserción por edición de la celda Se inicia la inserción de la función con el símbolo igual (=) dentro de la celda seleccionada, seguido por el nombre de la función, los parámetros necesarios (valores). Inserción por asistente de funciones La diferencia de utilizar el asistente, es que nos guiara paso a paso en la determinación de los valores o rangos que contengan los valores que serán utilizados por la función. Para iniciar el asistenta basta con hacer clic en siguiente pantalla:, o en la cinta de fórmulas, insertar función. Después de esto, se abrirá la Categorías Permite recomendar funciones, acorde a una descripción y presionando el botón ir Despliega el nombre de las funciones de una categoría Agrupa diversas funciones Muestra la sintaxis de la función elegida, una descripción de su empleo Una vez elegida la función se desplegara un cuadro de dialogo con las especificaciones de cada una de las función, los cuales se deben ir recabado, para que al final la función pueda realizar su trabajo. Ejemplo:

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