Seminario 1. Excel Básico

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Ana Belén Araya Cárdenas
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1 Seminario 1. Excel Básico

Contenidos 1. Qué es Microsoft Excel? 2. Identificar celdas 3. La barra de herramientas de acceso rápido y la cinta de opciones 4. Abrir y guardar libros de trabajo 5. La ayuda 6.

2 Contenidos 1. Qué es Microsoft Excel? 2. Identificar celdas 3. La barra de herramientas de acceso rápido y la cinta de opciones 4. Abrir y guardar libros de trabajo 5. La ayuda 6. Trabajando con celdas: seleccionar celdas, formato de celdas, editar celdas 7. trabajando con hojas 8. Tipos de datos 9. Fórmulas 10. Filtros y subtotales 11. Funciones 12. Referencias 13. Gráficos 14. Imprimir una hoja de cálculo

3 1. Qué es Microsoft Excel? Plantilla de cálculo, orientadas a generar información numérica preferentemente, para realizar cálculos y gráficos complejos. Sumar, restar, multiplicar, dividir, calcular sumatorios, porcentajes, funciones matemáticas, financieras, etc. Cada documento se llama libro (libro de trabajo), formado por hojas. * Más de 16 mil columnas y 1M de filas.

4 1. Qué es Microsoft Excel?

5 2. Identificar Celdas Las columnas se nombran por letras (A, B, C, ZZ, AAA,...) y las filas se numeran desde el 1 hasta más de 1M de filas. Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de fila. D6

6 3. Barra de Acceso Rápido y Cinta de Opciones En Microsoft Excel existe una barra de herramientas de acceso rápido bajo la cinta de opciones

4. Abrir y guardar libros de trabajo Para abrir un documento hemos de hacer click en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido, o bien desde la pestaña Archivo de la cinta de opciones

7 4. Abrir y guardar libros de trabajo Para abrir un documento hemos de hacer click en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido, o bien desde la pestaña Archivo de la cinta de opciones haremos click en Abrir. Para guardar un libro de trabajo hemos de hacer click en la pestaña Archivo de la cinta de opciones y seleccionar Guardar, o bien en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido: se mostrará un cuadro de diálogo en el que se podrá dar un nombre al libro de trabajo.

8 5. La ayuda Hay varios métodos para obtener Ayuda con Excel 1. Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante: 2. Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

6. Trabajando con celdas: seleccionar celdas, formato de celdas, editar celdas 1. Establecer alto de fila y ancho de columna 2. Ocultar y mostrar filas y columnas 3.

9 6. Trabajando con celdas: seleccionar celdas, formato de celdas, editar celdas 1. Establecer alto de fila y ancho de columna 2. Ocultar y mostrar filas y columnas 3. Insertar filas y columnas 4. Seleccionar celdas: una celda, un rango de celdas, filas y columnas completas. 5. Formatos de celdas. Aplicar y borrar formatos. 6. Editar celdas.

10 7. Trabajando con hojas Insertar hojas: Para insertar una Hoja de cálculo hemos de hacer click en el icono a la derecha de las pestañas en la parte inferior izquierda de la ventana. Otra forma es haciendo click con el botón derecho sobre una de las pestañas y seleccionando Insertar, para a continuación, en el cuadro de diálogo que se nos muestra seleccionar Hoja de Cálculo y hacer click en Aceptar. Cambiar nombre: Doble click sobre cada hoja. Los nombres tienen límite de caracteres y de símbolos, no exclamaciones, etc. Mover o copiar una hoja: botón derecho o arrastrando con ratón. Eliminar hoja: con botón derecho Ocultar o mostrar hojas: con botón derecho Añadir fondo, diseño: desde menú de opciones

11 8. Tipos de datos Tipo de Datos Descripción Numérico Fecha/Hora Texto Números con dígitos (15 máx.) del 0 al 9 con signos + - () y %. Si un número no cabe se pasa a notación científica e Fracciones con 0 para evitar que sean fechas. Para introducir una fecha u hora, hemos de escribirla normalmente, como por ejemplo 10/06/2016 y 23:50:52 Horas y fechas pueden sumarse y restarse Para introducir texto se selecciona la celda y se escribe Texto en varias líneas alineación Un retorno de carro con Alt + Enter

12 9. Fórmulas Las fórmulas en Excel se usan para calcular resultados a partir de los datos de la Hoja. A la hora de construirlas se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Valores de error Valor Error Descripción ### La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda. # DIV/0! # NOMBRE? #N/A #NUM #REF #VALOR Se divide entre cero un valor. Para Hace referencia a un nombre que no existe Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para devolver un resultado Hay algún tipo de problema con un número Se ha hecho una referencia a una celda no válida Se ha usado un parámetro u operando incorrecto

13 9. Fórmulas Principales operadores Tipo Aritméticos Texto Operadores +, -, *, /, %, ^ & Relacionales / comparación <, >, =, <=, >=, <> Las prioridades de evaluación de los operadores, son similares a las aritméticas, lógicas, etc. (Ej: Multiplicación preferencia frente a sumas y restas).

10. Filtros y subtotales Los filtros de Microsoft Excel pueden ser usados para mostrar únicamente los que contengan los valores elegidos. - Se puede filtrar seleccionando un rango de celdas.

14 10. Filtros y subtotales Los filtros de Microsoft Excel pueden ser usados para mostrar únicamente los que contengan los valores elegidos. - Se puede filtrar seleccionando un rango de celdas. - Se puede filtrar con los filtros avanzados. - Filtrando por valores. Subtotales: Con los subtotales se puede agrupar y resumir valores en función de diversas agrupaciones. De tal manera que se incluyan automáticamente subtotales a una serie de datos. Con los iconos + y - podremos ampliar y contraer la lista, haciendo que se muestren o no cada una de las filas, además de los subtotales

15 11. Funciones Podríamos decir que las funciones son fórmulas que vienen ya incorporadas en Microsoft Excel. Su sintaxis es: =nombre_función(parámetro_1; parámetro _2;... ) Los parámetros pueden ser números, textos, referencias a una celda o rango de ellas, otras funciones, etc. Tipos de funciones: Matemáticas: sumas, sumas condicionadas, potencias, etc. Financieras: generalmente aplicadas para tasas de préstamos, cálculos complejos, etc. Textos: permiten trabajar con los textos. Búsquedas: Permiten buscar valores. Lógicas: Permiten realizar comparaciones.

16 12. Referencias En Excel, las referencias nos permiten acceder al contenido de una celda, y pueden ser Relativas, Absolutas o Mixtas. Referencia relativa. Cada celda permite recuperar su valor a través de su referencia. A2=> Devuelve el valor de la celda A2. Si se copia fórmula con referencia relativa se extiende y varía. B2=> Pasa a otro valor Referencias Absolutas. Se incluye siempre un $ por delante, de la columna o la fila. $A$2 Referencias Mixtas. Tienen un valor fijo o absoluto y un valor relativo, variable. $A$2 Con F4 se fija una referencia a absoluta.

17 13. Gráficos Para representar datos usando un gráfico, después de seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y en la cinta de opciones de la pestaña Insertar seleccionar el tipo de gráfico deseado. También se pueden incluir los minigráficos.

18 14. Imprimir una hoja de cálculo Microsoft Excel permite configurar varios aspectos de la página (márgenes, encabezado y pie de página, etc.) haciendo click en el icono a la derecha de Configurar página, dentro de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño de página. Se configuran márgenes, pie de página, título y cabecera a repetir, etc.

19 Muchas Gracias!!

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